Báo cáo công việc là nhiệm vụ mà bất kể người quản lý hay nhân viên đều cần làm trong quá trình làm việc. Có một cách báo cáo công việc cho sếp chỉnh chu sẽ phản ánh được sự chuyên nghiệp và thái độ làm việc của bạn.
Tuy nhiên, nhiều bạn có thể sẽ gặp khó khăn khi đi tìm cách báo cáo công việc chuyên nghiệp. Để giúp bạn biết cách làm báo cáo công việc chính xác và hiệu quả, hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Bài cùng chủ đề:
- Cách viết email báo cáo công việc chuyên nghiệp
- Cách lập mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc ghi điểm với sếp
- Phần mềm báo cáo công việc hàng ngày
1. Báo cáo công việc là gì?
Báo cáo công việc là một tài liệu hoặc hồ sơ mô tả chi tiết về các hoạt động, nhiệm vụ, thành tựu và kết quả của một cá nhân hoặc một nhóm làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này được sử dụng để tổng kết, phân tích và đánh giá tiến độ và hiệu quả của công việc đã hoàn thành.
Báo cáo công việc là cách để người quản lý theo dõi tiến độ kế hoạch đề ra
Báo cáo công việc thường bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin chi tiết kế hoạch làm việc
- Kết quả, thành tựu, sản phẩm
- Đánh giá của nhân viên và bộ phận đảm nhiệm công việc
- Đề xuất hướng giải quyết
2. Tại sao cần báo cáo công việc cho sếp
Biết được cách báo cáo công việc cho sếp hiệu quả có thể giúp bạn quản lý và tăng cường hiệu suất làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.
Việc nhân viên báo cáo công việc giúp nhà quản lý theo đồng bộ được tiến độ của toàn team, kết quả công việc được sắp xếp rõ ràng. Từ đó xác định được hiệu suất công việc, hiểu được cách nguyên nhân làm chậm tiến độ để đưa ra được hướng giải quyết nhanh chóng và tốt nhất.
Một số lý do quan trọng vì sao cần viết báo cáo công việc cho sếp:
- Cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ công việc, những gì đã được hoàn thành, những gì đang tiến hành và những thách thức đang phải đối mặt.
- Đánh giá kết quả làm việc của mình so với mục tiêu và tiêu chuẩn đã đề ra ban đầu.
- Viết báo cáo công việc cho sếp cho thấy sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc.
- Thông tin trong báo cáo công việc giúp sếp hiểu rõ hơn về tình hình công việc nhằm đưa ra quyết định thông minh về việc phân chia công việc, cung cấp nguồn lực và đề xuất giải pháp cho các vấn đề phát sinh.
- Báo cáo công việc giúp theo dõi tiến trình làm việc và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng các yêu cầu đã đề ra.
- Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động và dự án tương lai dựa trên kinh nghiệm từ công việc trước đó.
3. Cách báo cáo công việc cho sếp - viết thế nào cho ấn tượng?
Vậy đâu là cách báo cáo công việc cho sếp đúng và ấn tượng? Có thể lúc đầu bạn sẽ hơi bỡ ngỡ, nhưng khi quen dần, bạn sẽ thấy không khó như mình nghĩ. Tham khảo các bước sau đây để biết cách viết báo cáo công việc cho sếp chuẩn nhất nhé!
Các bước viết báo cáo công việc cho sếp ấn tượng
- Bước 1: Xác định đúng đối tượng đọc báo cáo
- Bước 2: Tổ chức và sắp xếp thông tin cần đưa vào báo cáo
- Bước 3: Tiến hành viết báo cáo
- Bước 4: Kiểm tra, chỉnh sửa bản trước khi gửi báo cáo
Bước 1: Xác định đúng đối tượng đọc báo cáo
Trước khi bắt đầu viết báo cáo, xác định rõ ai sẽ là đối tượng đọc báo cáo. Điều này sẽ giúp bạn xác định phạm vi, nội dung và cách trình bày báo cáo phù hợp với đối tượng đó. Có thể là sếp, cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác hoặc những bên liên quan khác. Hiểu được mục tiêu đọc của báo cáo giúp bạn tập trung vào các thông tin quan trọng và hữu ích cho đối tượng đó.
Bước 2: Tổ chức và sắp xếp thông tin cần đưa vào báo cáo
Sau khi xác định đối tượng đọc báo cáo, bạn cần tổ chức và sắp xếp thông tin một cách có trình tự và logic. Xác định các thông tin chính, thành tựu, hoạt động, kết quả và các số liệu, dữ liệu hỗ trợ khác cần được bao gồm trong báo cáo. Có thể sử dụng các tiêu đề, đoạn văn, danh sách hoặc bảng biểu để tổ chức thông tin một cách rõ ràng và dễ theo dõi.
Bước 3: Tiến hành viết báo cáo
Bắt đầu viết báo cáo công việc dựa trên các thông tin đã sắp xếp. Bạn nên bắt đầu bằng một phần mô tả ngắn gọn về báo cáo, sau đó tiến hành mô tả các hoạt động đã thực hiện và kết quả đạt được. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản và chính xác để tránh hiểu nhầm và giúp đối tượng đọc hiểu rõ hơn về nội dung báo cáo.
Cấu trúc của một bản báo cáo công việc có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của công ty hoặc tổ chức.
Tiêu đề báo cáo: Tiêu đề phải nêu rõ nội dung của báo cáo và cung cấp thông tin cơ bản về công việc, dự án hoặc sự kiện liên quan.
Mở bài: Mở bài là phần đầu tiên của báo cáo, nơi bạn cung cấp một tóm tắt ngắn gọn về nội dung của báo cáo. Bao gồm mục tiêu, phạm vi và các thông tin quan trọng mà đọc giả cần biết từ đầu.
Thân bài: Đây là phần chính của báo cáo, trong đó bạn cung cấp chi tiết về công việc đã làm. Thân bài có thể chia thành các phần con như sau:
- Bảng nội dung công việc, hiệu quả, doanh số, v.v.: Cung cấp các số liệu và dữ liệu hỗ trợ để minh họa tiến độ công việc, hiệu suất làm việc và kết quả đã đạt được.
- Nguyên nhân, điều kiện, đề mục các công việc đã được xử lý: Mô tả các nguyên nhân, điều kiện và các nhiệm vụ đã được thực hiện trong quá trình công việc.
- Ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình làm việc: Đánh giá các ưu điểm và khuyết điểm trong quá trình thực hiện công việc, đưa ra nhận xét và cải tiến.
- Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan: Đánh giá kết quả của công việc dựa trên tiêu chí đã đề ra ban đầu và so sánh với mục tiêu đề ra.
Kết luận: Phần kết luận tóm tắt những điểm chính của báo cáo và rút ra những kết luận quan trọng. Nêu rõ những nhiệm vụ tiếp theo và các đề xuất giải pháp.
- Tổng hợp tài liệu, đề xuất các giải pháp phù hợp: Tổng hợp các thông tin quan trọng và đề xuất các giải pháp phù hợp để cải thiện công việc hoặc giải quyết các vấn đề đã đề cập trong báo cáo.
\>>> Xem thêm bài viết: Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần bằng Excel về tiến độ kế hoạch triển khai
Bước 4: Kiểm tra, chỉnh sửa bản trước khi gửi báo cáo
Trước khi gửi báo cáo, hãy kiểm tra lỗi chính tả, cấu trúc và mạch lạc của báo cáo để đảm bảo tính chính xác và chất lượng. Chú ý kiểm tra lỗi ngữ pháp, sử dụng từ, định dạng và xem xét lại xem báo cáo đã phù hợp với mục tiêu và đối tượng đọc hay chưa. Nếu cần, hãy chỉnh sửa và điều chỉnh báo cáo để đảm bảo nó thể hiện đầy đủ thông tin và ý nghĩa.
4. Giải pháp báo cáo công việc trực quan với CoDX Task
Việc đi tìm cách báo cáo công việc cho sếp không còn là vấn đề khi sử dụng CoDX Task, bạn có thể quản lý công việc, nhân viên online bất kể nơi đâu.
Một số tính năng nổi bật được tích hợp trong phần mềm:
- Dashboard tổng quan: Tổng quan tình trạng thực hiện công việc của các nhân viên, phòng ban, nhóm và các dự án phụ trách.
- Danh sách công việc: Theo dõi danh sách công việc của bản thân/nhóm/phòng ban theo thời gian thực, lập báo cáo, tiến độ công việc
- Phân bổ nguồn lực: Tạo kế hoạch, thêm công việc, giao việc, phân quyền và điều chỉnh nhân sự hoặc thời gian theo kế hoạch.
- Hệ thống Kanban: Trực quan hóa công việc thành các bảng theo tình trạng và nhân viên thực hiện, cho phép kéo thả điều chỉnh.
- Sơ đồ ngang Gantt: Theo dõi tiến độ thực hiện, tình trạng thực hiện công việc trong bức tranh tổng thể về dự án qua các sơ đồ ngang Gantt.
Chính xác và hiệu quả là những điểm cần lưu ý để tạo nên một báo cáo công việc chuyên nghiệp. Hy vọng qua bài viết của CoDX về cách báo cáo công việc cho sếp, bạn đã có thêm kiến thức hữu ích để có thể viết được báo cáo cũng như hiệu quả công việc trở nên tốt hơn nhé.