Excel là công cụ quan trọng bậc nhất của các Kế toán viên, Kiểm toán viên. Với bảng dữ liệu hàng trăm dòng, hàm trăm cột thì biết sử dụng Excel thôi là chưa đủ. Bạn cần biết dùng đúng …

Excel là công cụ quan trọng bậc nhất của các Kế toán viên, Kiểm toán viên. Với bảng dữ liệu hàng trăm dòng, hàm trăm cột thì biết sử dụng Excel thôi là chưa đủ. Bạn cần biết dùng đúng công cụ, đúng thời điểm để thu được hiệu quả công việc cao nhất. Vậy hàm gì là hàm excel cho kiểm toán, kế toán? Họ dùng nó trong công việc như thế nào?

1. Hàm VLOOKUP

VLOOKUP là hàm phổ biến nhất trong Kế toán, Kiểm toán. VLOOKUP chính là Vertical Lookup, tìm kiếm theo chiều dọc.

Công dụng của hàm VLOOKUP

• Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng kê Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
• Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Bảng chi tiết danh mục hàng hóa về Bảng Nhập Xuất Tồn.
• Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư của tháng N-1.
• Tìm số “Khấu hao [Phân bổ] luỹ kế từ kỳ trước” của Bảng khấu hao [bảng phân phối chi phí trả trước ] căn cứ vào Giá trị khấu hao [phân bổ] luỹ kế của tháng N-1.
• Tìm kiếm số dư của chi tiết từng khách hàng phải thu, phải trả cuối năm dựa trên báo cáo tuổi nợ và Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng.

Câu lệnh

\=Vlookup [lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]]

Giải thích

• lookup_value: Giá trị để tìm kiếm chỉ là một Ô và phải có Tên trong Vùng dữ liệu tìm kiếm [là Ô mã hàng hoá, Mã tài khoản, Mã tài sản, Mã Công Cụ dụng cụ….].
• table_array: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị để tìm kiếm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Để bắt đầu của vùng được tính từ dãy số có chứa “Giá trị để tìm kiếm”. [Cụ thể: là bảng dữ liệu của tháng trước hoặc dữ liệu của Sheet khác].
• col_index_num: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang vủa vùng dữ liệu tìm kiếm [Bạn đếm từ bên trái của vùng sang đến cột cần lấy dữ liệu xem là cột thứ mấy].
• range_lookup: thường để giá trị là 0, nghĩa là không thực hiện sắp xếp theo thứ tự nào.

~> Bài tập luyện tập hàm VLOOKUP

~> 3 lỗi thường gặp của hàm VLOOKUP

2. Hàm IF

Công dụng

Hàm IF là hàm được sử dụng nhiều nhất trong Kế toán, Kiểm toán. Hầu như trong trường hợp nào bạn cũng có thể sử dụng hàm IF. Thông thường, hàm được sử dụng để: kiểm tra sự chính xác của HTK, so sánh các giá trị, tính lương,v.v

Câu lệnh

\= IF[Logical_test, value_if_true, value_if_false]

Giải thích

• Logical_test: Biểu thức điều kiện
• Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện
• Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện

~> Bài tập luyện tập hàm IF

3. Hàm SUMIF

Công dụng

• Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
• Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu [BNL] lên Bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên bảng nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả cho khách hàng v.v
• Các bảng tính có liên quan.

Câu lệnh

\=SUMIF [range, criteria, [sum_range]]

Giải thích

• range: Là dãy ô chưa điều kiện cần tính. Ví dụ: Là dãy ô chứa tài khoản trong cột TK Nợ/TK Có trên BNL, hoặc dãy ô chứa mã hàng trên Phiếu nhập kho, Xuất kho…
• criteria: Phải có “Tên“ trong dãy ô điều kiện. Cụ thể trong bài: Là Tài khoản cần tính trên BNL hoặc mã hàng trên kho [bảng Nhập Xuất Tồn] hoặc TK cần tổng hợp trên bảng Cân đối phát sinh…. [Điều kiện cần tính chỉ là một ô].
• sum_range: Là dãy ô chưa giá trị tương ứng liên quan đến điều kiện cần tính. Cụ thể trong bài: là cột phát sinh Nợ hoặc phát sinh Có trên BNL…. Chú ý: Điểm đầu và điểm cuối của dãy ô tính tổng và dãy ô điều kiện phải tương ứng nhau.

~> Bài tập tổng hợp hàm VLOOKUP, SUMIF

4. Hàm SUBTOTAL

Công dụng

SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Hàm SUBTOTAL thường dùng để: Tính tổng phát sinh trong kỳ, tính tổng tiền tồn cuối ngày, tính tổng cho từng tài khoản kế toán.

eXcel kế toán | Là 1 kế toán thường xuyên với những con số lớn nhỏ thì đòi hỏi cần phải biết ít nhất 1 số hàm excel kế toán cơ bản. Excel luôn là công cụ hỗ trợ nhân viên làm việc linh động và hiệu quả nhất với số liệu.để ghi nhận sổ sách kế toán và lập kế hoạch tài chính. Có thể tạo ra một chương trình kế toán cơ bản hoặc sổ kế toán để theo dõi các giao dịch tài chính và so sánh thu nhập, chi tiêu của tổ chức – hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu sâu hơn qua bài viết. Các hàm cơ bản trong Excel kế toán cần nắm rõ

♦ Hàm SUM

– Tính tổng tất cả các số trong vùng dữ liệu được chọn.

– Công thức: SUM[Number1, Number2, Number3…]

– Trong đó, Number1, Number2, Number3… là các số cần phải tính tổng.

♦ Hàm SUMIF

– Tính tổng giá trị của các ô được chỉ định với điều kiện cụ thể, thường dùng trong nghiệp vụ kết chuyển cuối tháng khi làm Nhật ký chung, làm các bảng tổng hợp nhập – xuất hàng…

– Công thức SUMIF[Range, Criteria, Sum_range] = SUMIF[Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng]

– Trong đó:

Range: Dãy số muốn xác định tổngCriteria: điều kiện muốn tính tổng [có thể là biểu thức, chuỗi hoặc số]Sum_range: các ô chứa giá trị cần tính tổng

– Ví dụ: =SUMIF [B2:B10, “1000”] – Đếm tất cả các ô trong dãy từ A2 đến A30 thỏa mãn điều kiện lớn hơn 1000.

2. Các hàm excel kế toán nhóm ĐIỀU KIỆN

♦ Hàm IF

– Hàm điều kiện này trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai. Hàm này thường được sử dụng khi lập bảng lương cho nhân viên, tính thuế thu nhập cá nhân, thưởng doanh số cho nhân viên kinh doanh…

– Công thức: IF[logical-test,[value_if_true],[value_if_true]] = IF[Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2]

– Ví dụ: =IF[C2>=5, “DUNG”, “SAI”] = DUNG

\=IF[C2>=6, “DUNG”, “SAI”] = SAI

3. Các hàm excel kế toán nhóm TÌM KIẾM

♦ Hàm VLOOKUP

– Là hàm trả về giá trị tìm kiếm theo cột đưa từ bảng tham chiếu với bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. Nếu X = 0 thì kết quả dò tìm chính xác, X = 1 là kết quả dò tìm một cách tương đối.

– Công thức: VLOOKUP[Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]] = VLOOKUP[Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy, X]

– Ví dụ: =VLOOKUP[E15,$C$20:$D$22,3,0] – tìm một giá trị bằng giá trị ở ô E15 và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 3.

♦ Hàm HLOOKUP

– Tìm kiếm giá trị như hàm VLOOKUP nhưng bằng cách so sánh với giá trị trong hàng đầu tiên của bảng tham chiếu nhập vào.

– Công thức: HLOOKUP[Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]]

4. Các hàm excel kế toán nhóm LOGIC

♦ Hàm AND

– Công thức: AND[Logical1, Logical2,…]

– Trong đó, Logical1, Logical2,… là các biểu thức có điều kiện. Các đối số nhập vào phải là giá trị logic hoặc mảng/ tham chiếu có chứa giá trị logic, nếu không kết quả sẽ trả về

VALUE!

– Nếu hàm cho kết quả TRUE [1] nếu các đối số nhập vào là đúng, và khi hàm trả về giá trị FALSE [0] nếu có 1 hay nhiều đối số của nó bị nhập sai.

– Ví dụ: =AND[D6>0,D604/03/67,D6>01/01/2018]

♦ Hàm NOT

– Đây là hàm đảo ngược giá trị của đối số nhập vào.

– Công thức: NOT[Logical]

– Trong đó Logical là biểu thức logic hoặc một giá trị

5. Các hàm excel kế toán nhóm TOÁN HỌC

♦ ​Hàm ABS

– Hàm ABS giúp lấy giá trị tuyệt đối của một số.

– Công thức: ABS[Number]

– Trong đó, Number là một giá trị số, một biểu thức/ tham chiếu

– Ví dụ: =ABS[B7+7]

♦ Hàm PRODUCT

– Tính tích của một dãy số nhập vào.

– Cú pháp: PRODUCT[Number1, Number2, Number3…]

– Trong đó, Number1, Number2, Number3… là dãy số cần tính tích.

♦ ​Hàm MOD

– Tính giá trị dư của phép chia

– Công thức: MOD[Number, pisor]

– Trong đó, number là số bị chia, pisor là số chia.

6. Các hàm excel kế toán nhóm TIỀN LƯƠNG

– Những hàm sẽ sử dụng khi lập bảng tiền lương bao gồm:

• Hàm LEFT[text,số ký tự cần lấy]

VD: LEFT[“ketoanviethung”,13]= “ketoanviethung”

• Hàm VLOOKUP như trên
• Hàm LEN[text]

VD: LEN[“ketoanviethung”]=13

• Hàm SUMIF
• Hàm SUBTOTAL[function_num,relf1,relf2,…]

function_num: là con số từ 1 -> 11 [có thêm 101 đến 111 trong Excel 2003,2007]

relf1,relf2: là các vùng địa chỉ tham chiếu

VD: Kế toán thường sử dụng đối số 9 & thường sử dụng tính tổng cho từng tài khoản, tính tổng phát sinh bên Nợ, Có tính tổng số tiền cuối ngày.

\= SUBTOTAL[9;dãy ô cần tính tổng] [Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng]

• Hàm MAX
• Hàm MIN
• Hàm MID
• Hàm IF
• Hàm AND[đối 1, đối 2,…]

VD: =AND[D7>0,D703/02/74,F7