1. Chuyển sang dạng ảnh
Nếu tệp tin của bạn không có hình ảnh động. bạn có thể chuyển file trình diễn đó sang dạng ảnh, như vậy, các ảnh được tạo ra trong quá trình chuyển đổi sẽ chứa nội dung của từng slide gốc trong tệp tin Power Point. Cách này rất dễ dàng thực hiện và rất hữu ích, bạn có thể bảo vệ một số slide nhất định. Và điều này cũng rất hữu ích nếu bạn cho phép người dùng thay đổi một số các slide khác. Thực hiện theo các bước như sau:
+ Chọn File/Save As [trong Word 2007, thực hiện lệnh Office button > Save As].
+ Trong hộp thoại Save As, bạn kích chọn vào menu Save as type và chọn dạng file xuất là JPG hay PNG, TIF, BITMAP.
+ Sau khi kích lệnh Save, một hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn chọn các tuỳ chọn để xuất file ảnh. Xuất tất cả các slide hay chỉ xuất slide hiện hành. Bạn có thể kích chọn Every Slide để xuất tất các các slide có trong tệp tin trình diễn ra ảnh.
+ Kích OK trên hộp thoại sau để chương trình tự động Save các ảnh vào một thư mục có tên thư mục trùng với tên tệp tin trình diễn
+ Sau khi hoàn thành, bạn tạo một tệp tin Power Point mới và chèn toàn bộ các ảnh vừa được export. Cách nhanh nhất là bạn sử dụng đặc tính Photo Album. Chọn Insert > Picture > New Photo Album. [Trong Power Point 2007, chọn Insert tab> Illustrations group> Photo Album drop-down arrow> New Photo Album.]
+ Trong hộp thoại Photo Album, kích nút lệnh File/Disk. Chọn ảnh từ thư mục vừa Export và kích Open, sau đó nhấn chọn nút lệnh Creat để hoàn thành.
+ Thực hiện thêm vài động tác, chèn ảnh vào mỗi slide, tạo tiêu đề cho slide và ghi lại tệp trình diễn này. Giờ thì bạn có thể gửi đi được rồi đó.
2. Chuyển sang dạng file PDF
Một phương pháp phổ biến sử dụng để chuyển đổi tệp tin thuyết trình sang định dạng PDF. Với cách này, bạn mất tất cả hình ảnh động, nhưng người dùng sẽ không thể thay đổi bất kỳ trang trình bày, hoặc thậm chí xóa. Một số lựa chọn:
Cách này, bạn có thể sử dụng một số các phần mềm khác có tính năng chuyển đổi file Power Point sang dạng PDF.
+ Adobe Acrobat
+ Phần mềm miễn phí PDF Creator [như PDF995 or PrimoPDF]
+ Prep4PDF
+ Một add-in từ Microsoft [Plug in này chỉ dùng cho PowerPoint 2007]. Nếu bạn sử dụng add-in này, bạn có thể chọn Office button> Save As> PDF or XPS. Bạn có thể download tại địa chỉ: //download.microsoft.com/download/f/4/b/f4bfd843-a0b6-4031-aa98-0a3db7403d0f/SaveAsPDFandXPS.exe
[Sẽ có những bài viết hướng dẫn đơn giản về các phần mềm này trong các số báo tới].
3. Chuyển sang định dạng SWF, AVI
Chuyển đổi file Power Point sang định dạng file SWF. Phương pháp này có thể giữ được những hình ảnh động, mặc dù là sự chính xác sẽ phụ thuộc vào các công cụ mà bạn sử dụng. File bạn nhận được có thể đưa lên trang web, youtube. Đặc biệt, bạn có thể đưa trực tiếp trở lại Power Point trong các file trình diễn khác, có thể sử dụng nhiều lần mà lại nhanh gọn. Giới thiệu với các bạn phần mềm miễn phí iSpring, phần mềm rất tốt được sử dụng để chuyển đổi định dạng Power Point sang SWF.
Để chuyển đổi sang các kiểu định dạng Video các bạn có thể sử dụng các phần mềm như Camtasia, SnagIt [phần mềm bắt định dạng video]. Ngoài ra còn nhiều công cụ chuyển đổi giữa các định dạng video khác.