Cách lập sơ đồ tổ chức công ty

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải hoạt động dưới một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Việc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty giúp quá trình vận hành được trơn tru và đạt được mục tiêu chung cho doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để xây dựng được một sơ đồ phù hợp với tổ chức/doanh nghiệp mình. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi trong bài viết dưới đây của Nef Digital.

Xây dựng Sơ đồ tổ chức công ty thế nào?

Cách tạo dựng một sơ đồ công ty phù hợp với mô hình kinh doanh là điều tất cả các chủ doanh nghiệp đều quan tâm.

Sơ đồ tổ chức là gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh thể hiện được nguồn lực của công ty có thực sự phù hợp với chiến lược và tầm nhìn của doanh nghiệp hay không. Cũng như tạo ra sự rõ ràng trong sự liên kết về quy trình công việc.

Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng đều cần hoạt động với một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Mô hình kinh doanh đảm bảo có chiến lược và có chiều sâu.

Đồng thời luôn thể hiện rõ các mối quan hệ báo cáo và hỗ trợ cho giao tiếp thông tin thông suốt. Mang đến hiệu qủa trong kết quả công việc.

Cách tạo sơ đồ tổ chức công ty

Ban lãnh đạo cấp cao cần nghiên cứu về mô hình sơ đồ tổ chức nào mà có thể hỗ trợ tốt nhất các hoạt động nội bộ của công ty. Và đưa ra quyết định cuối cùng là họ sẽ quyết định sử dụng.

Quyết định loại sơ đồ tổ chức

Có 2 câu hỏi cần phải trả lời trước khi quyết định lựa chọn sơ đồ tổ chức nào:

1. Các nhóm chức năng trong quy trình làm việc là gì?
2. Có những phòng ban hay các đội nhóm không?

Người lãnh đạo nhìn vào tất cả các chức năng và xác định cách mà họ muốn các hoạt động công việc được tổ chức và thực hiện như thế nào. Quá trình này giúp xác định rõ các mối quan hệ báo cáo tự nhiên và hệ thống điều hành.

Cách tạo sơ đồ

• Điểm lại tất cả các vai trò công việc trong công ty. Vẽ bảng mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và có thể có trong tương lai. Chú ý ghi rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc và yêu cầu về kỹ năng kinh nghiệm cho vị trí đó.
• Vẽ sơ đồ quy trình của từng công việc cần hoàn thành theo cách tối ưu và hiệu quả nhất. Cũng như cách các nhóm công việc liên quan và thông tin đến nhau thế nào.

Dựa vào việc này, bạn sẽ biết những đội nhóm chính cần có trong doanh nghiệp của bạn. Cũng như nhiệm vụ giao cho mỗi vị trí công việc sẽ được xác định rõ. Ví dụ, bạn muốn có các phòng ban bán hàng, marketing, tài chính kế toán và sản xuất.

Một bước quan trọng khác trong phần này là đảm bảo tính thông suốt về giao tiếp trong sơ đồ tổ chức công ty. Ví dụ như bạn có thể thiết kế cho phòng bán hàng có liên hệ trực tiếp với phòng phát triến sản phẩm.

Khi công ty lớn mạnh lên, một số nhân viên có thể làm việc trong các nhóm chức năng chéo và báo cáo tới các trưởng phòng khác nhau. Do vậy, sơ đồ tổ chức cần phải cho bạn xác định rõ được các mối quan hệ báo cáo công việc.

5 sơ đồ tổ chức công ty phổ biến

Dưới đây là 5 sơ đồ tổ chức phổ biến nhất

Sơ đồ Tổ chức Ma trận

Mô hình ma trận được thể hiện dưới cả theo chiều dọc và chiều ngang trong cấp độ báo cáo.

Nghĩa là nhân viên có thể là một mắt xích trong một nhóm chức năng này [ví dụ như kỹ sư] nhưng cũng có thể làm việc trong một đội nhóm khác hỗ trợ [ví dụ như thiết kế]. Mô hình này giúp linh hoạt trong việc sử dụng nhân sự.

Ví dụ, một kỹ sư xây dựng làm việc cho một công ty xây dựng, có thể phụ trách chính trong lĩnh vực xây dựng trong phòng ban xây dựng nhà cửa.

Bên cạnh đó có thể sử dụng nhân sự đó trong một nhiệm vụ khác. Như kết hợp làm việc với các kiến trúc sư thiết kế để tính kết cấu cho một tòa nhà.

Ưu điểm của sơ đồ tổ chức ma trận đó là nhân viên đều có trách nhiệm công việc không chỉ trong phòng ban của riêng họ mà còn đối với cả toàn bộ dự án của tổ chức.

Thách thức lớn nhất với mô hình này là nhân viên cần có kỹ năng cao. Cũng như việc nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc khiến họ không xác định được thứ tự ưu tiên. Do vậy người quản lý cần thông minh trong việc xử lý bài toán đó.

Sơ đồ Tổ chức theo Chức năng

Sơ đồ tổ chức theo chức năng là dạng phổ biến nhất hiện nay. Cơ cấu của dạng sơ đồ này nhóm những cá nhân theo những chức năng hoạt động cụ thể. Những phòng ban cơ bản như Nhân sự, Kế toán, Marketing, Sales được phân chia theo từng lĩnh vực và quản lý độc lập với nhau.

Ví dụ, trưởng phòng của từng bộ phận chức năng đều báo cáo trực tiếp lên cấp trên người chịu trách nhiệm trực tiếp trong các lĩnh vực hoạt động đó.

Ưu điểm của mô hình này là các chức năng được phân chia rõ rệt theo chuyên môn. Giúp tăng hiệu suất nhờ tính hệ thống hoá.

Tuy nhiên khó khăn lớn nhất là các phòng chức năng chỉ tập trung vào lĩnh vực chuyên môn mà họ thực hiện và chịu trách nhiệm. Dẫ đến không có sự hỗ trợ về chuyên môn giữa các phòng ban.

Mô hình Sơ đồ Tổ chức công ty theo Sản phẩm

Một mô hình phổ biến khác được tổ chức theo loại sản phẩm cụ thể. Nghĩa là mỗi nhóm sản phẩm sẽ nằm trong một mô hình báo cáo cho một người quản lý. Người đó sẽ chịu trách nhiệm bao quát được tổng thể mọi thứ liên quan tới dòng sản phẩm đó.

Ví dụ một người quản lý ngành hàng điện tử trong siêu thịu sẽ chịu trách nhiệm mọi sản phẩm theo nhãn hàng như: điều hoà, quạt máy, tivi

Ưu điểm của mô hình này là tổ chức sản phẩm theo hạng mục sản phẩm. Nhưng có thể sẽ phải có nhiều quy trình cho từng mảng sản phẩm khác nhau.

Sơ đồ Tổ chức theo Khách hàng

Có những lĩnh vực sẽ cần phải tổ chức công ty theo nhóm khách hàng. Điều này là để đảm bảo đáp ứng được mong muốn của từng nhóm khách hàng cụ thể và phát triển mối quan hệ với khách hàng.

Ví dụ dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân. Những bệnh nhân ngoại trú chắc chắn sẽ có những nhu cầu riêng so với bệnh nhân nội trú. Một sơ đồ tổ chức theo khách hàng sẽ xây dựng một mô hình chăm sóc riêng biệt từng khung bệnh nhân này.

Ưu điểm của mô hình này là nó đi sâu vào đáp ứng nhu cầu của từng nhóm khách hàng. Tuy nhiên cũng đôi khi lại bỏ sót nhu cầu của những khách hàng khác.

Do vậy, nó đòi hỏi lãnh đạo phải nghiên cứu sâu sát và trực tiếp quan sát để tìm ra những phần còn thiếu trong quy trình chăm sóc khách hàng.

Sơ đồ tổ chức theo Địa lý

Đối với những công ty có hoạt động tại nhiều vùng địa lý khác nhau. Điều dễ hiểu là công ty đó cần phải tổ chức theo vùng.

Điển hình của sơ đồ tổ chức theo vùng địa lý là sẽ cần phải báo cáo về cho trụ sở chính. Bạn sẽ bắt gặp loại mô hình này tại các công ty, tập đoàn lớn. Như công ty đa quốc gia hay có nhiều chi nhánh trên toàn quốc.

Ban lãnh đạo cần thiết kế mô hình hoàn chỉnh cho công ty của mình. Điều này giúp cho nhân sự có cái nhìn rõ ràng chức năng của công ty và hiểu rõ các mối quan hệ của chuỗi mệnh lệnh.

Công ty hoạt động trong một cơ cấu được xác định rõ ràng, với quy trình giao tiếp và báo cáo thông suốt, tổ chức công việc trôi chảy sẽ luôn đảm bảo quản lý nguồn lực rất hiệu quả về con người, thời gian và tiền bạc.

Những kiến thức tổng quan về Sơ đồ tổ chức công ty cũng như vai trò của nó trong thành công của doanh nghiệp đã được tổng hợp tương đối đầy đủ. Đây chắc chắn rất bổ ích dành cho người lãnh đạo doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!

Đội ngũ Nef Digital

Trân trọng cảm ơn!

Công Ty CP.Nef Digital

• Trụ sở:Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• VPGD:Tầng 6 -Tòa nhà 272 Nguyễn Lân, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0246655 2266
• Website://nef.vn
• Email: