Cấp quyền chỉnh sửa Google Sheet

Trên Google Sheets, người chủ sở hữu file dù đã cấp quyền chỉnh sửa nhưng vẫn có thể giới hạn vùng dữ liệu được chỉnh sửa. Bạn đã biết những chức năng như vậy?

Google Sheets (Google Trang tính) là một ứng dụng bảng dữ liệu tương tự Microsoft Excel nhưng hoạt động trên nền tảng online. Trong thời điểm mà mọi người đều phải làm việc trực tuyến thì Google Trang tính sẽ rất hữu ích.

Google Trang tính đặc biệt hữu ích ở tính một nhóm có thể làm việc tương tác trên cùng một file bảng tính, tất nhiên quyền được cấp cho mỗi thành viên vẫn chia ra các mức độ như quyền xem, quyền nhận xét, quyền chỉnh sửa...

Hơn nữa người chủ sở hữu file dù đã cấp quyền chỉnh sửa nhưng vẫn có thể giới hạn vùng dữ liệu được chỉnh sửa trong phạm vi nhất định. Phần bên dưới sẽ hướng dẫn cụ thể hơn về những chức năng này.

Bình thường Google Trang tính tự động giúp chúng ta lưu dữ liệu lên đám mây, tránh mất dữ liệu khi gặp những hiện tượng như máy hỏng cài lại Win hay ổ cứng bị hỏng, đồng thời hỗ trợ làm một file dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.

Và vì thế nhiều người đang lựa chọn sử dụng Google Trang tính lâu dài (xem hướng dẫn sử dụng Google Trang tính cơ bản ở đây).

Hướng dẫn sử dụng Google Sheets chia sẻ file "Excel" cho nhiều người chỉnh sửa

Khi muốn chia sẻ trang tính Google Sheets, tại góc phải trên cùng bạn chọn "Chia sẻ".

Hãy nhập các địa chỉ email người nhận và bấm Gửi để chia sẻ file Google Sheets. Ngoài ra chúng ta cũng có thể lấy liên kết để chia sẻ thủ công.

Dù chia sẻ bằng cách nào thì quyền của người nhận cũng được chia làm 3 mức độ tùy theo bạn cấp mức nào, gồm:

+ Có thể sửa: người khác có thể sửa bất cứ dữ liệu trong trang tính này

+ Có thể nhận xét: chỉ được nhận xét không được sửa

+ Có thể xem: người đó chỉ được xem thôi, không được làm gì cả.

Người được chia sẻ file có thể thêm nhận xét hoặc ghi chú cho từng phần dữ liệu, lựa chọn này có trong danh mục chức năng khi bấm chuột phải vào phần dữ liệu mong muốn.

Đối với người chia sẻ file, trong danh mục chuột phải cũng có lựa chọn "Bảo vệ dải ô" để người chia sẻ file khóa không được nhận xét hoặc chỉnh sửa cho phần dữ liệu nhất định.

Người chia sẻ file cũng có thể bấm chuột phải vào trang tính và khóa không ai khác được chỉnh sửa.

Khóa ô trong bảng tính Google Sheet sẽ giúp hạn chế các dữ liệu bị sửa đổi khi bạn làm việc trên laptop, dù là vô tình hay cố ý. Vậy nên, trong bài viết hôm nay, điện máy XANH sẽ hướng dẫn bạn cách khóa các ô trong bảng tính Google Sheet nhanh và đơn giản nhất.

1Khóa ô tính trong bảng tính

Cách này được áp dụng khi bạn không muốn người mà bạn cấp quyền truy cập có thể chỉnh sửa nội dung trong một số ô tính cụ thể.

Nội dung chính

• Khóa ô trong bảng tính Google Sheet sẽ giúp hạn chế các dữ liệu bị sửa đổi khi bạn làm việc trên laptop, dù là vô tình hay cố ý. Vậy nên, trong bài viết hôm nay, điện máy XANH sẽ hướng dẫn bạn cách khóa các ô trong bảng tính Google Sheet nhanh và đơn giản nhất.
• 1Khóa ô tính trong bảng tính
• 2Hiển thị cảnh báo khi người dùng sửa đổi nội dung
• 3Khóa toàn bộ trang tính trong Google Sheet
• 4Thêm ngoại trừ khi khóa toàn trang tính
• 5Mở khóa ô tính, khối ô, bảng tính trong trang tính
• Video liên quan

Bạn làm theo các bước sau nhé:

Bước 1:Bạn cần bôi đen để lựa chọn các ô tính cần khóa.

Bước 2:Tiếp đó, bạn hãy nhìn trên thanh công cụ và nhấp vào Dữ Liệu > Chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ.

Bước 3:Thanh tùy chọnTrang tính và dải ô được bảo vệ sẽ xuất hiện bên tay phải cửa sổ và bạn chỉ việc điền một dòng mô tả ngắn ngọn về lý do khóa ô, xong chọn Đặt quyền.

Bước 4:Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện, bạn hãy nhấp vào Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh (thiết lập những ai được phép chỉnh sửa các ô tính đang được chọn)

Bước 5:Tích chọn vào hộp kiểm bên cạnh tên người dùng mà bạn muốn họ có thể chỉnh sửa nội dung và nhấn Done để hoàn tất.

2Hiển thị cảnh báo khi người dùng sửa đổi nội dung

Nếu như bạn vẫn muốn cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung, nhưng trước khi họ chỉnh sửa thì phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo đến với họ. Cách thực hiện như sau:

Bước 1:Bạn hãy nhìn trên thanh công cụ vànhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ.

Bước 2:Nhấp chọn vào dải ô bạn thiết lập khóa để chỉnh sửa thành xuất hiện cảnh báo.

Bước 3:Sau đó chọn Thay đổi quyền.

Bước 4:Cửa sổ mới hiện ra, bạn hãy chọn vào Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này > nhấp chọn Đã xongđể hoàn tất.

Lần tiếp sau nếu ai muốn chỉnh sửa nội dung thì sẽ xuất hiện ra bảng này "Bạn đang cố gắng chỉnh sửa một phần của trang tính này mà không cần phải thay đổi ngẫu nhiên. Bạn vẫn muốn chỉnh sửa?"

3Khóa toàn bộ trang tính trong Google Sheet

Nếu như muốn khóa toàn bộ trang tính thì đơn giản bạn chỉ cần thiết lập lại quyền của người khác là quyền xem chứ không phải quyền chỉnh sửa.

Thế nhưng đôi khi, trong vài trường hợp bạn cần chừa một vài ô để người khác chỉnh sửa chẳng hạn như mẫu đơn đăng ký, hóa đơn thanh toán,...thì phải làm thế nào? Trước hết là bạn cần phải khóa toàn bộ trang tính nhé.

Bước 1:Bạn vẫn cứ thực hiện như bình thường là truy cập vào trang tính,nhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ.

Bước 2:Trên thanh công cụ hiện ra ở bên phải, lần này bạn sẽ chọn tab Trang tính kế bên Dải ô > chọn trang tính bạn muốn thiết lập khóa ở menu bên dưới > xong hãy chọn Đặt quyền.

Bước 3:Và cũng tương tự như cách trên, bạn chọnGiới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > nhấp vào menu thả xuống > chọn Tùy chỉnh.

Bước 4:Tích chọn vào hộp kiểm bên cạnh tên người dùng mà bạn muốn họ có thể chỉnh sửa nội dung vànhấn Doneđể hoàn tất.

4Thêm ngoại trừ khi khóa toàn trang tính

Tiếp nối với phần trên, sau khi thiết lập khóa toàn bộ trang tính xong, bạn cần "chừa" vài ô để người khác có thể chỉnh sửa. Vậy làm thế nào đây?

Bạn hãy làm theo các bước này nhé:

Bước 1:Bạn hãynhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ.

Bước 2:Trên thanh công cụ hiện ra ở bên phải,chọn trang tính bạn đã thiết lập khóa.

Bước 3:Tiếp đó bạn tích vào hộp kiểm Ngoại trừ một số ô nhất định, xong bạn có thể nhập một ô tính hoặc khối ô tính bạn muốn.

Bạn có thể nhấp vào hình bảng bên cạnh để chuyển qua chế độ dùng chuột bôi các ô mà bạn muốn mở khóa.

Nếu như bạn muốn chọn nhiều dải ô hoặc ô làm ngoại trừ thì bạn hãy nhấp chọn vào Thêm phạm vi khác ở bên dưới. Cuối cùng là nhấn Đã xong.

Sau khi thiết lập xong, nếu người khác chỉnh sửa vào các ô bị khóa thì họ sẽ được nhận thông báo rằng họ không có quyền chỉnh sửa những ô này.

5Mở khóa ô tính, khối ô, bảng tính trong trang tính

Để mở khóaô tính, khối ô, bảng tính trong trang tính thì bạn cần làm như sau:

Bước 1:Bạn hãynhấp vào Dữ Liệu > ChọnTrang tính và dải ô được bảo vệ.

Bước 2:Trên thanh công cụ hiện ra ở bên phải, bạn chọn vào dải ô, trang tính bạn đã thiết lập khóa để thực hiện xóa bỏ.

Bước 3:Chọn vào biểu tượng thùng rác để xóa bỏ khóa.

Bước 4:Thông báo xuất hiện yêu cầu xác nhận xóa bỏ khóa, bạn chỉ cần nhấn Remove để hoàn tất mở khóa nhé.

Sau khi loại bỏ khóa thì những người khác đều có thể chỉnh sửa được những ô tính vốn đã khóa từ trước.

Tham khảo một số mẫu laptop giá tốt tại Điện máy XANH:

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách khóa các ô trong bảng tính Google Sheet nhanh và đơn giản nhất. Chúc bạn thực hiện thành công nè. Nếu còn điều gì thắc mắc thì bạn hãy comment bên dưới nhé!