Sổ kế toán là cụm từ đã quá quen thuộc với những người trong nghề kế toán. Nhưng liệu rằng bạn đã biết Sổ kế toán là gì? Và nguyên tắc xây dựng sổ kế toán chưa? Bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây về Sổ kế toán của Kế toán NewTrain nhé.
>>> Xem thêm: Các quy tắc cơ bản về sổ kế toán
1. Sổ kế toán là gì? Nguyên tắc xây dựng sổ kế toán
a. Khái niệm sổ kế toán
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Ví dụ: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản…
b. Nguyên tắc xây dựng mẫu sổ kế toán
Kết cấu của sổ kế toán phải khoa học hợp lý và đầy đủ các yếu tố cơ bản sau:
+ Tên sổ
+ Ngày, tháng ghi sổ
+ Số hiệu và ngày của chứng từ dùng để ghi sổ
+ Diễn giải [trích yếu] tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
+ Tài khoản đối ứng
+ Phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế về mặt giá trị và về mặt số lượng.
Các đơn vị phải tuân thủ những quy định của chế độ kế toán hiện hành về sổ kế toán. Hệ thống kế toán DN đã ban hành các mẫu sổ kế toán chủ yếu cho các đơn vị kế toán trong đó được chia thành hai loại:
+ Mẫu sổ kế toán bắt buộc: Được sử dụng cho tất cả các đơn vị kế toán, trong quá trình thực hiện các đơn vị không được tuỳ ý thay đổi mẫu sổ kế toán.
+ Mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn: Các đơn vị căn cứ vào tình hình quản lý cụ thể của đơn vị, căn cứ vào những quy định: Bộ Tài chính đã xây dựng các mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn cho các đơn vị kế toán, tuỳ theo yêu cầu quản lý, trình độ quản lý và các điều kiện cụ thể của từng đơn vị, các đơn vị căn cứ vào mẫu sổ kế toán đã được hướng dẫn để xây dựng mẫu sổ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
Sổ kế toán
2. Cách phân loại sổ kế toán
Để ghi nhận hệ thống hoá và tổng hợp thông tin từ các chứng từ kế toán để đáp ứng các nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin do kế toán cung cấp, sổ kế toán bao gồm nhiều loại có kết cấu, mức độ phản ánh khái quát của thông tin… Để sử dụng sổ kế toán có hiệu quả, từ đó cung cấp các thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế, cần hiểu rõ các loại sổ kế toán. Vậy phân loại sổ kế toán là việc rất cần thiết.
Sổ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:
a. Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:
– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế [theo từng tài khoản kế toán]. Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.
– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.
b. Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán
Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:
– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát [theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I]. Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán này cung cấp các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hoá của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết [tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…]. Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…
Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ cung cấp tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị DN.
– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hoá số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.
c. Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.
Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:
– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một been [xem mẫu sổ kế toán ở phần sau].
– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên [xem mẫu sổ kế toán ở phần sau].
– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.
d. Phân loại sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán
Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:
– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.
– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.
>>> Xem thêm: Phương pháp tính giá tài sản trong kế toán
Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:
Trung tâm đào tạo NewTrain
Hotline: 098.721.8822
Fanpage: Kế Toán Newtrain – Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế
Email:
Trung tâm đào tạo NewTrain chúc các bạn thành công!
SỔ SÁCH KẾ TOÁN LÀ GÌ? CÓ NHỮNG LOẠI SỔ SÁCH KẾ TOÁN NÀO? MỤC ĐÍCH CỦA TỪNG LOẠI SỔ.
Nhằm ôn lại kiến thức kế toán cơ bản cho những bạn đang học kế toán trung tâm, cho những bạn đang tìm hiểu kế toán. Chúng ta học gì cũng vậy, chúng ta phải nắm chắc cái gốc lễ thì những phần sau chúng ta sẽ học nhanh hơn. Nhiều khi làm kế toán trên phần mềm quen, nhưng đôi lúc không hiểu hết ý nghĩa của từng loại sổ. Nguyên tắc học kế toán là: học phần nào chắc phần đó nhé.
Hy vọng bài viết này giúp các bạn nắm rõ các vấn đề sau:
1. Sổ sách kế toán là gì? Có những loại sổ sách kế toán nào. 2. Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký chung là để làm gì?Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký đặc biệt là để làm gì? 3. Mục đích của việc ghi sổ cái tài khoản là để làm gì?
4. Mục đích của việc ghi sổ chi tiết là để làm gì?
Trả lời:
1. Sổ sách kế toán là gì? Có những loại sổ sách kế toán nào.
- Sổ sách kế toán là ghi loại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra trong công ty và ghi theo trình từ thời gian để thuận tiện cho việc đối chiếu và theo dõi. Ngoài ra còn có những loại sổ là để theo dõi chi tiết biến động của 1 loại đối tượng kế toán nào đó [Ví dụ Sổ theo dõi thu chi; Sổ theo dõi chi tiết công nợ phải thu của khách hàng A; Sổ theo dõi biến động tăng giảm của hàng tồn kho; Sổ chỉ chuyển theo dõi bán hàng chưa thu tiền; Sổ chuyên theo dõi mua hàng chưa trả tiền]
- Do đó có những loại sổ sách kế toán như sau: Sổ nhật ký chung; Sổ cái theo dõi biến động tăng giảm của 1 đối tượng kế toán; Sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng; Sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng. Và cũng có vài trường hợp công ty thiết kế sổ nhật ký đặc biệt [Sổ nhật ký thu tiền; Sổ nhật ký chi tiền; Sổ nhật ký bán hàng chưa thu tiền; Sổ nhật ký mua hàng chưa trả tiền]
2. Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký chung là để làm gì?.Mục đích của việc ghi Sổ Nhật Ký đặc biệt là để làm gì?
- Sổ nhật ký chung: là sổ ghi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty dựa vào Bộ chứng từ kế toán [Gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc]. Và ghi theo trình tự thời gian. Sổ nhật ký chung này được mở 1 tháng 1 lần [1 năm có 12 quyển sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, cũng có Công ty 1 năm mở sổ nhật ký chung 1 lần cũng không sao cả]. Mục đích là để ghi lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty trong 1 quyển sổ này thôi. Muốn biết trong tháng đó, Quý đó, Năm đó có bao nhiêu nghiệp vụ thì chỉ cần lấy sổ nhật ký chung là ra là biết.
MẪU SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÁC BẠN THAM KHẢO
- Sổ nhật ký đặc biệt là gì? hay Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm những gì – Mẫu sổ như thế nào?. Mẫu này hiện nay không còn sử dụng nữa vì toàn làm kế toán bằng phần mềm kế toán nên chủ yếu thấy sổ nhật ký chung thôi, còn sổ nhật ký đặc biệt này là nói ra cho các bạn biết thôi [Thời hồi xưa làm kế toán bằng tay thì có, chứ bây giờ thì không còn áp dụng khi làm kế toán máy nữa]
- Sổ Nhật Ký Đặc Biệt là số ghi chép RIÊNG các nghiệp vụ, thường áp dụng cho các công ty có SỐ LƯỢNG PHÁT SINH NHIỀU, gồm có: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, và nhật ký mua hàng. Ghi riêng ra những sổ này để tiện cho việc quản lý, tìm kiếm thông tin.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào SỔ NHẬT KÝ CHUNG. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và GIẢM BỚT khối lượng KHI CHUYỂN TỪ SỔ NHẬT KÝ CHUNG VÀO SỔ CÁI phải ghi nhiều dòng [Thì đối với sổ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT thì chỉ cần dựa vào nó và chuyển ghi vào sổ cái đúng 1 dòng], bên cạnh đó là để PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG cùng 1 lúc ghi nhiều sổ nhật ký [Người thì ghi NHẬT KÝ CHUNG, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT THU TIỀN, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT CHI TIỀN, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN, Người thì ghi NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT MUA HÀNG CHƯA TRẢ TIỀN], doanh nghiệp có thể mở các Sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
- Các sổ Nhật ký đặc biệt là MỘT PHẦN của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
- Có các loại sổ nhật ký đặc biệt sau: Sổ nhật ký thu tiền; Sổ nhật ký chi tiền; Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký mua hàng
• Sổ nhật ký đặc biệt bán hàng chưa thu tiền: ghi chép các nghiệp vụ bán chịu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Các nghiệp vụ bán hàng mà thu tiền liền sẽ ghi vào Sổ nhật ký đặc biệt Thu tiền. Các nghiệp vụ bán chịu tài sản khác mà không phải là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ [như tài sản cố định, phế liệu..] được ghi vào sổ nhật ký chung.
• Sổ nhật ký thu tiền:để ghi chép tất cả nghiệp vụ thu tiền của Công ty [tách riêng Sổ nhật ký đặc biệt thu tiền mặt và sổ nhật ký đặc biệt thu tiền gửi ngân hàng]. Các nghiệp vụ thu tiền thông thường chủ yếu là thu tiền từ bán hàng bằng tiền ngay và thu tiền từ khách hàng trả nợ
• Sổ nhật ký mua hàng chưa trả tiền: Dùng để ghi toàn bộ nghiệp vụ mua mà chưa trà tiền cho nhà cung cấp [Mua TSCĐ, Mua hàng hóa, Mua nguyên vật liệu, Mua công cụ dụng cụ…]
• Sổ nhật ký chi tiền:Sổ nhật ký chi tiền dùng để ghi toàn bộ nghiệp vụ chi tiền của công ty [Có thể tách Sổ Nhật ký chi tiền mặt riêng và Sổ nhật ký chi tiền gửi ngân hàng riêng]
Chú ý: các nhật ký đặc biệt không bắt buộc phải lập, mà tùy tình hình quản lý của doanh nghiệp. Các Nhật ký đặc biệt lập nhằm để giảm lượng ghi chép các nghiệp vụ vào sổ cái, nếu nghiệp vụ phát sinh ít thì không cần lập sổ nhật ký đặc biệt. TRONG THỰC TẾ LÀM THÌ LÀM HOÀN TOÀN BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN, Nên vấn để sổ nhật ký đặc biệt này không được áp dụng. Hồi xưa làm các loại sổ này là chủ yếu làm kế toán thủ công làm bằng tay.
3. Mục đích của việc ghi sổ cái tài khoản là để làm gì?
- Sổ cái của một tài khoản: là sổ dùng để theo dõi biến động tăng giảm của một tài khoản trong 1 kỳ kế toán [Tháng, Quý, Năm] và dùng để theo số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản đó. Và sổ cái này thì mỗi 1 tháng chúng ta mở sổ 1 lần. Tuy nhiên có công ty 1 năm mở sổ 1 lần cũng đúng luôn. Nói đến đây các bạn đã hình dung ra được sổ cái là gì rồi đúng không. Tạm thời các bạn hiểu như trên. Các bạn sẽ được học tính chất ghi sổ của từng loại từ loại 1 đến loại 9 thì lúc đó các bạn quay lại định nghĩa sổ cái sẽ hay hơn.
Mẫu sổ cái tạm ứng và tiền mặt được ghi từ sổ nhật ký chung bên trên để các bạn tiện theo dõi
4. Mục đích của việc ghi sổ chi tiết là để làm gì?
- Sổ chi tiết của 1 tài khoản: là dùng để theo dõi chi tiết một đối tượng [Cá nhân hay pháp nhân] hoặc theo dõi chi tiết theo số lượng của từng mặt hàng. Và tính chất sổ chi tiết cũng giống sổ cái là theo dõi Biến động tăng, biến động giảm của đối tượng và mặt hàng đó. Và đồng thời cũng theo dõi số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ chi tiết này cũng mở theo tháng. Và có những công ty mở sổ chi tiết theo năm cũng đúng luôn. Và cách ghi sổ chi tiết thì các bạn lấy nguyên si những gì ghi bên sổ cái [Gồm số hiệu; Ngày tháng năm, Diễn giải, Tài khoản đối ứng] các bạn sao chép toàn bộ bỏ qua sổ chi tiết hoặc các bạn có thể dựa vào Bộ chứng từ kế toán để ghi sổ chi tiết [hoặc có thể lấy chứng từ ghi sổ để ghi]. Vậy sổ chi tiết khác sổ cái của một tài khoản là ở điểm sổ chi tiết là phải theo dõi chi tiết một cá nhân hay một pháp nhân nào đó hoặc một mặt hàng nào đó và chắc chắn 100% là sổ chi tiết phải có mã đối tượng hoặc mã mặt hàng để theo dõi. Trong khi sổ cái thì ghi chung mà không có theo dõi đối tượng nào cả
Dưới đây là mẫu số chi tiết theo 1 đối tượng và mẫu số chi tiết theo dõi mặt hàng cho các bạn xem
1.Mẫu sổ chi tiết theo dõi mặt hàng của tài khoản sổ cái 1561 để các bạn dễ hình dung
2.Mẫu sổ chi tiết theo dõi đối tượng của sổ cái tài khoản 331 để các bạn dễn hình dung
Lưu ý:
- Tổng tất cả các sổ chi tiết của 1 sổ cái cộng lại về mặt số tiền [Gồm phát sinh Tăng, Phát sinh giảm, Số dư đầu kỳ và Số dư cuối kỳ] phải bằng đúng số tiền bên sổ cái cúa 1 tài khoản đó.
- Ví dụ minh họa để các bạn có thể dễ dàng theo dõi về số tiền bên sổ cái bằng tổng số tiền của tất cả sổ chi tiết cộng lại của sổ cái đó nhé, cụ thể như sau:
Trong tháng 1/2015. Có 2 khoản tạm ứng 1. Tạm ứng cho MR Tuấn đi công tác Hà Nội 2 ngày là 2.000.000 đồng ngày 1/1/2015
2. Tạm ứng cho Mr Nguyễn Hà đi mua nguyên vật liệu với số tiền là 4.000.000 ngày 5/1/2015
Giải:
- Đầu tiên ghi vào Sổ cái tài khoản tạm ứng [Tài khoản 141] của 2 nghiệp vụ trên [Tôi bỏ qua ghi vào nhật ký chung vì đang nói về mối quan hệ giữa sổ cái và sổ chi tiết của 1 tài khoản].
- Sau đó, ghi vào sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà
- Sau đó, lập Bảng tổng hợp về sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà [Bảng này được lấy từ sổ chi tiết tạm ứng của từng đối tượng], cụ thể như sau:
===>Vậy các bạn so sánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tạm ứng so với , số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của Sổ cái tài khoản tạm ứng 141 là đúng bằng 6.000.000 đồng. [BẢNG TỔNG HỢP TẠM ỨNG ĐƯỢC LẬP TỪ CÁC SỔ CHI TIẾT THEO TỪNG ĐỐI TƯỢNG ĐỂ CHO DỄ NHÌN]
=> Vậy với Ví dụ trên thì sổ cái của tài khoản 141 có liên quan đến đối tượng tạm ứng là Mr Tuấn=> Chắc chắn 100% chúng ta phải mở sổ chi tiết tạm ứng để theo dõi đối tượng là Mr Tuấn. Cụ thể sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn được viết như sau:
Bài giải sổ chi tiết tạm ứng Mr Tuấn [Các bạn tham khảo]
Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được sổ sách kế toán là gì. Và gồm những loại sổ nào, và cách phân biệt từng loại sổ.
LIÊN HỆ VỚI TÔI Hotline hỗ trợ: 0914.540.423
Facebook [Hải Bùi]: //www.facebook.com/hai.bui.526
Group Facebook: tự học kế toán và thuế
Fanpage: //www.facebook.com/tuhocketoanvathue/
Youtube: tự học kế toán Email:
Website bán sách tự học kế toán: www.sachketoan.org
Địa chỉ: 194/50/2D Bạch Đằng, Phường 24, Quận Bình Thạnh, Tp.Hồ Chí Minh
Số điện thoại: 0914.540.423
Email:
Sửa