Chữ ký dấu trong chứng từ thanh toán năm 2024

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập vừa có hiệu lực đầu tháng 5, nhiều sai sót trong lĩnh vực kế toán sẽ bị phạt tiền, cùng với việc chữ ký không đúng với sổ đăng ký mẫu. Cụ thể, các hành vi ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu; ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn; chứng từ chi tiền không ký theo từng liên… cũng sẽ bị phạt từ 3-5 triệu đồng; nặng hơn thì mức phạt có thể lên đến 30 triệu đồng.

STT Hành vi vi phạm Mức phạt 1

Bản báo cáo minh bạch khi công bố không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được ủy quyền

Cảnh cáo 2

Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ kế toán trên giấy

1-2 triệu đồng 3 Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế trên phương tiện điện tử) 1-2 triệu đồng 4 Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định 1-2 triệu đồng 5 Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn 3-5 triệu đồng 6 Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định 3-5 triệu đồng 7 Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký 5-10 triệu đồng 8 Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ 5-10 triệu đồng 9 Báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán 5-10 triệu đồng 10 Lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định 5-10 triệu đồng 11 Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán 20-30 triệu đồng

Sau khi quy định này có hiệu lực, nhiều ý kiến của những người hành nghề kế toán tỏ ra lo ngại vì có khoảng hơn 60 lỗi kế toán rất hay mắc phải được nhắc đến và phạt tiền. Trong đó, có nhiều lỗi được bổ sung chế tài vào Nghị định 41, đặc biệt lưu ý là lỗi chữ ký không thống nhất. Dưới góc độ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhất là doanh nghiệp siêu nhỏ, không có bộ phận kế toán chuyên hoặc thường phải thuê ngoài dịch vụ làm báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quý, năm thì có nguy cơ bị phạt hoặc bị cơ quan quản lý "làm khó" khi đến đợt thanh - kiểm tra.

Với những quy định về lỗi và mức phạt về lỗi chữ ký rõ ràng như vậy, đòi hỏi kế toán cần cẩn thận hết sức để tránh mắc phải những sai phạm kể trên.

Không ít người sử dụng chữ ký khắc sẵn dưới dạng con dấu để đóng vào hợp đồng, hóa đơn để tiết kiệm thời gian và tiện lợi. Vậy con dấu chữ ký khắc sẵn có giá trị pháp lý không?

1. Thế nào là con dấu chữ ký?

Hiện nay, không có quy định nào về con dấu chữ ký, việc sử dụng, làm dấu chữ ký là tự do.

Theo thực tế, con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu.

Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp - ký tươi, được sử dụng thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.

2. Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Về nguyên tắc, chữ ký phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật).

Theo khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh, được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Đồng thời, theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP, về công tác văn thư, "Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Theo đó, có thể khẳng định, con dấu chữ ký khắc sẵn không được pháp luật công nhận, không có giá trị pháp lý.

3. Lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký:

- Dấu chữ ký khắc sẵn có thể bị sử dụng không đúng mục đích. Khi giao cho người khác sử dụng con dấu chữ ký, cần có văn bản ủy quyền quy định rõ phạm vi được đóng dấu chữ ký;

- Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn dạng con dấu đóng vào chứng từ kế toán. Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị phạt từ 3 - 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán)

- Chỉ nên sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp để tránh bị từ chối giao dịch.