Hướng dẫn dùng microsoft project task mode năm 2024

Bạn có thể liên kết bất kỳ hai tác vụ nào trong project để hiển thị mối quan hệ của chúng [còn được gọi tác vụ phụ thuộc]. Sự phụ thuộc thực hiện kế hoạch project – một khi bạn liên kết các tác vụ, mỗi việc bạn thay đổi trước đây sẽ ảnh hưởng đến sau này, nó ảnh hưởng đến từng cái một và cứ tiếp tục như vậy.

Liên kết tác vụ

1. Chọn View > Gantt Chart.

1. Giữ phím Ctrl và chọn hai tác vụ bạn muốn liên kết [trong cột Task Name].
2. Chọn Task > Link Tasks.

Để xóa một liên kết, chọn hai tác vụ được liên kết, sau đó chọn Task \> Unlink Tasks

Project tạo mặc định một liên kết tác vụ finish-to-start đơn giản, có nghĩa là tác vụ đầu tiên cần phải hoàn thành trước khi tác vụ thứ hai bắt đầu.

Nếu bạn là một Project Online subscriber, bạn cụng có thể chọn các tác vụ cụ thể để liên kết tới việc sử dụng drop-down box từ cột Predecessors hoặc Successors.

1. Chọn View > Gantt Chart.
2. Tìm cột Predecessors hoặc Successors và chọn ô cho tác vụ mà bạn muốn liên kết.

Note: Cột Successors không được hiển thị mặc định. Để hiển thị, di chuyển đến ô cuối cùng trong hàng, và chọn Add New Column. Chọn Successors.

1. Trong danh sách phân cấp các tác vụ của bạn, kéo lên hoặc xuống để tìm tác vụ bạn muốn, chọn check box bên cạnh tác vụ đó, sau đó click vào bất kỳ chỗ nào bên ngoài drop-down box. Task ID của tác vụ mà bạn đang liên kết đến sẽ xuất hiện trong ô.

Chọn các liên kết từ drop-down đặc biệt hữu dụng nếu tác vụ bạn muốn liên kết không được xác định vị trí gần với tác vụ mà bạn đang liên kết.

Chèn một tác vụ vào giữa các tác vụ đã được liên kết

Bạn có thể cài đặt Project khi bạn chèn một tác vụ mới giữa các tác vụ được liên kết, tác vụ mới được tự động liên kết tới những tác vụ xung quanh.

1. Chọn File > Options.
2. Trong hộp hội thoại Project Options, chọn Schedule và kéo xuống mục Scheduling options in this project.
3. Chọn check box Autolink inserted or moved tasks.
4. Chèn tác vụ mới.

Liên kết tác vụ trong Network Diagram

1. Chọn View > Network Diagram.

1. Chỉ đến vị trí trung tâm của predecessor task box.
2. Kéo đến successor task box.

Liên kết tác vụ trong Calendar

1. Chọn View > Calendar.

1. Chỉ đến thanh Calendar của predecessor task.
2. Kéo đến thanh Calendar của successor task.

Liên kết tác vụ được lên lịch thủ công

Khi bạn liên kết một tác vụ được lên lịch thủ công với tác vụ khác, Project đặt tác vụ được lên lịch thủ công liên quan đến các tác vụ khác.

Bạn có thể định dạng Project để tác vụ được lên lịch thủ công không di chuyển khi bạn liên kết nó với một tác vụ khác:

1. Chọn File > Options.
2. Trong hộp thoại Project Options, chọn Schedule và kéo đến mục Scheduling options in this project.
3. Bỏ chọn check box Update manually scheduled tasks when editing links.

Tìm hiểu thêm về các tác vụ được lên lịch một cách thủ công và tự động.

Các cách liên kết tác vụ khác

• Nếu bạn có tác vụ phụ thuộc vào hoàn thành công việc của toàn bộ project, bạn nên xem xét việc cài đặt một master project.
• Để làm nổi bật một tác vụ liên quan đến các tác vụ khác như thế nào, sử dụng task paths.

Thay đổi hoặc xóa tác vụ phụ thuộc

Sau khi các tác vụ được liên kết để tạo các phụ thuộc tác vụ, bạn có thể dễ dàng thay đổi hoặc xóa các phụ thuộc, nếu cần thiết, hãy thực hiện một trong các cách sau:

Thay đổi loại liên kết của tác vụ phụ thuộc

Theo mặc định, Project liên kết các tác vụ trong phụ thuộc finish-to-start. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi loại tác vụ phụ thuộc trên tab Advanced của hộp thoại Task Information. Để mở hộp thoại Task Information, double-click tên tác vụ của loại liên kết mà bạn muốn thay đổi.

Note: Double-click liên kết đến một tác vụ bên ngoài để mở project có chứa tác vụ, nếu như project có sẵn. Các tác vụ được liên kết xuất hiện bên ngoài bị làm mờ trong danh sách tác vụ. Nếu bạn muốn thay đổi loại liên kết cho tác vụ bên ngoài, double-click tác vụ được liên kết bên ngoài để mở project có chứa tác vụ đó, sau đó làm theo các bước sau để thay đổi tác vụ được liên kết. Ví dụ, nếu bạn đã liên kết Task A trong Project Z với Task 1 trong Project 5, bạn có thể thay đổi loại llien6 kết trong task information cho Task 1.

1. Chọn View > Gantt Chart.
2. Double-click dòng liên kết mà bạn muốn thay đổi.

Để thay đổi loại liên kết, double-click vào đây.

1. Để thay đổi loại tác vụ phụ thuộc, chọn một loại khác từ danh sách Type.

Liên kết đến một tác vụ khác

Nếu bạn có một tác vụ vừa được liên kết với tác vụ sai khác, bạn cò thể dễ dàng thay đổi liên kết để nó phản ánh đúng phụ thuộc.

1. Chọn View > Gantt Chart.
2. Trong danh sách tác vụ, chọn tác vụ cho liên kết bạn đang thay đổi.
3. Trên tab Task, trong nhóm Properties, chọn Information.
4. Trên tab Predecessors, trong cột Task Name, chọn tác vụ không nên được liên kết, và sau đó chọn một tác vụ từ danh sách để xác định phụ thuộc đúng.
5. Thay đổi loại liên kết, lag time, hoặc lead time trên cột Type và Lag.

Tip: Để nhập lead time, gõ một giá trị âm vào cột Lag, ví dụ -2 cho 2 ngày lead time.

Xóa tất cả phụ thuộc cho một tác vụ

Nếu tác vụ của bạn không còn phụ thuộc vào bất kỳ tác vụ nào khác, bạn có thể xóa đồng loạt tất cả các phụ thuộc của tác vụ.

1. Chọn View > Gantt Chart.
2. Trong phần Task Name, chọn các tác vụ mà bạn muốn bỏ liên kết.

Để chọn nhiều tác vụ không được liệt kê liên tiếp, giữ phím CTRL và chọn mỗi tác vụ. Để chọn các tác vụ được liệt kê liên tiếp, chọn tác vụ đầu tiên, giữ phím SHIFT, và sau đó chọn tác vụ cuối cùng mà bạn muốn chọn trong danh sách.

1. Trên tab Task, trong nhóm Schedule, chọn Unlink Tasks.

Các tác vụ được lên lịch lại, dựa trên bất kỳ liên kết nào với các tác vụ khác hoặc các hạn chế.

Note: Việc xóa một liên kết tác vụ xóa sự phụ thuộc giữa 2 tác vụ, khi được biểu thị bởi liên kết xếp thành hàng giữa các tác vụ. Nếu bạn muốn thay đổi cấu trúc phân cấp của tác vụ hoặc tác vụ phụ như một phần của cấu trúc outline cho project của bạn, sau đó bạn cần phải outdent tác vụ hơn là xóa liên kết tác vụ.

Xóa các phụ thuộc tác vụ cụ thể

Nếu tác vụ của bạn được liên kết với nhiều tác vụ và bạn cần phải xóa các liên kết cụ thể, bạn có thể chọn các liên kết để xóa trong hộp thoại Task Information.

1. Chọn View > Gantt Chart.
2. Trong danh sách tác vụ, chọn tác vụ để bạn xóa các phụ thuộc.
3. Trên tab Task, trong nhóm Properties, chọn Information.
4. Trên tab Predecessors, chọn phụ thuộc mà bạn đang xóa, sau đó nhấn DELETE.

Bật hoặc tắt liên kết tự động

Bạn có thể định dạn Project khi bạn muốn chèn một tác vụ vào trong các tác vụ được liên kết, tác vụ mới được liên kết tự động với các tác vụ xung quanh. Đây được gọi là autolinking. Ví dụ, nếu bạn có 3 tác vụ với liên kết finish-to-start và bạn thêm một tác vụ mới giữa chúng, tác vụ mới sẽ cho phép liên kết finish-to-start với các tác vụ trên và dưới nó.

Theo mặc định, autolinking không được hiển thị. Thực hiện các bước sau để bật autolinking.

1. Chọn File > Options.
2. Trong hộp thoại Project Options, click Schedule và kéo đến mục Scheduling options in this project.
3. Bật autolinking, chọn check box Autolink inserted or moved tasks. Tắt autolinking lần nữa, tắt check box.

Các loại tác vụ

Khi bạn liên kết các tác vụ trong Project, loại liên kết mặc định là finish-to-start. Tuy nhiên, liên kết finish-to-start không hiệu lực trong mọi trường hợp. Project cung cấp các loại liên kết tác vụ bổ sung sau đây để bạn có thể làm mẫu cho project thực tế của bạn:

Loại liên kết

Ví dụ

Mô tả

Finish-to-start [FS]

Tác vụ phụ thuộc [B] không thể bắt đầu cđến khi tác vụ mà nó phụ thuộc vào [A] hoàn thành.

Ví dụ, nếu bạn có 2 tác vụ, "Dig foundation" và "Pour concrete," tác vụ "Pour concrete" khọng thể bắt đầu đến khi tác vụ "Dig foundation"hoàn thành.

Start-to-start [SS]

Tác vụ phụ thuộc [B] không thể bắt đầu đến khi tác vụ mà nó phụ thuộc vào [A] bắt đầu.

Tác vụ phụ thuộc có thể bắt đầu vào bất cứ lúc nào sau khi tác vụ mà nó phụ thuộc vào bắt đầu. Loại liên kết SS không yêu cầu cả hai tác vụ bắt đầu cùng một lúc.

Ví dụ, nếu bạn có 2 tác vụ, "Pour concrete" và "Level concrete," tác vụ "Level concrete" không thể bắt đầu đến khi tác vụ "Pour concrete" bắt đầu.

Finish-to-finish [FF]

Tác vụ phụ thuộc [B] không thể hoàn thành đến khi tác vụ mà nó phụ thuộc [A] hoàn thành.

Tác vụ phụ thuộc có thể được hoàn thành bất kỳ lúc nào sau khi tác vụ mà nó phụ thuộc vào hoàn thành. Loại liên kết FF không yêu cầu cả hai tác vụ phải hoàn thành cùng lúc.

Ví dụ, nếu bạn có 2 tác vụ, "Add wiring" và "Inspect electrical," tác vụ "Inspect electrical" không thể hoàn thành đến khi tác vụ "Add wiring" được hoàn thành.

Start-to-finish [SF]

Tác vụ phụ thuộc [B] không thể hoàn thành đến khi tác vụ mà nó phụ thuốc vào [A] bắt đầu.

Tác vụ phụ thuộc có thể hoàn thành bất kỳ lúc nào sau khi tác vụ mà nó phụ thuộc vào bắt đầu. Loại liên kết SF không yêu cầu tác vụ phụ thuộc hoàn thành đồng thời với tác vụ mà nó phụ thuộc vào bắt đầu.

Ví dụ, những miếng lợp nhà cho dự án xây dựng của bạn được xây bên ngoài. Hai trong số các tác vụ trên project của bạn là "Truss delivery" và "Assemble roof." Tác vụ "Assemble roof" không thể hoàn thành đến khi tác vụ "Truss delivery" bắt đầu.

Xử lý sự cố

Nếu bạn đã liên kết các tác vụ nhưng tác vụ trước không dịch chuyển, có thể bởi một số nguyên nhân sau:

• Nếu một tác vụ có các thực tế được áp dụng, ví dụ như ngày bắt đầu thực tế hoặc phần trăm hoàn thành công việc, tác vụ không thể được dời lịch lại sớm hơn ngày thực tế đó khi tác vụ thực sự bắt đầu. Nếu không quá trình nào được nhập và tác vụ có hạn chế không linh hoạt, hạn chế có ưu tiên hơn các phụ thuộc tác vụ.

Ví dụ, nếu một tác vụ có hạn chế Start No Earlier Than [SNET] cài đặt ngày 1/7, tác vụ sẽ được gắn với ngày đó và không được dời lịch sang ngày sớm hơn, thậm chí nếu các tác vụ trước hoàn thành vào ngày 28/6 và tác vụ sau có thể bắt đầu sớm hơn ngày 1/7.

• Trên Project, nếu bạn tạo một tác vụ bằng cách kéo pointer vào phần biểu đồ của Gantt Chart view, hạn chế Start No Earlier Than [SNET] được cài trên tác vụ cho các project được lên lịch từ ngày bắt đầu. Đối với các project được lên lịch từ ngày kết thúc, hạn chế Finish No Later Than [FNLT] được cài trên tác vụ.
• Nếu tác vụ trước hoàn thành, nó sẽ không di chuyển để phản ánh liên kết đó.

Dưới đây là một số giải pháp:

• Để cài lại hạn chế tác vụ trở nên linh hoạt hơn, chọn tác vụ, chọn Information, sau đó chọn tab Advanced. Trên danh sách Constraint type, chọn As Soon As Possible. Project sau đó lên lịch ngày bắt đầu của tác vụ dựa theo phụ thuộc tác vụ. Để các phụ thuộc tác vụ gạt bỏ các hạn chế không linh hoạt cho các tác vụ, chọn File > Options > Schedule. Trong mục Scheduling options, bỏ chọn check box Tasks will always honor their constraint dates.