Cho phép nhập khẩu dữ liệu kế toán từ tệp Excel vào phần mềm. Gồm các loại dữ liệu sau: Danh mục, Số dư, Chứng từ
Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn: Tại đây [Xem hướng dẫn tải phim]
Cách thao tác
- Vào menu Tệp\Nhập khẩu từ Excel.
- Chọn loại dữ liệu là Danh mục/Số dư/Chứng từ.
- Chọn danh mục/số dư/chứng từ cần nhập khẩu. VD: danh mục Khách hàng.
- Chọn tệp excel cần nhập khẩu bằng cách nhấn vào biểu tượng
Lưu ý: Tệp dữ liệu nhập khẩu có thể là tệp dữ liệu bằng excel có sẵn của Doanh nghiệp hoặc có thể nhấn Tải tệp dữ liệu mẫu… để lấy tệp mẫu của chương trình. Sau đó sao chép dữ liệu trên tệp có sẵn vào tệp mẫu nhập khẩu.
- Chọn hình thức nhập khẩu:
- Nhập khẩu Thêm mới: Sử dụng hình thức này nếu danh mục/số dư/chứng từ trên file excel nhập khẩu chưa tồn tại trên phần mềm, chương trình sẽ thêm mới các danh mục/số dư/chứng từ trên file excel vào phần mềm
- Nhập khẩu cập nhật: Sử dụng hình thức này nếu muốn khẩu lại để bổ sung thêm thông tin hoặc điều chỉnh lại giá trị đã nhập khẩu trước đó [chương trình sẽ không xóa các thông tin đã có trên phần mềm mà không có trên file excel nhập khẩu lại]
- Nhập khẩu ghi đè: Xóa toàn bộ thông tin đã nhập khẩu để nhập khẩu lại theo file excel mới.
- Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép dữ liệu.
- Thực hiện ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu => Hệ thống đã tự động ghép những cột mà có thể nhận dạng được, kế toán thực hiện ghép các cột còn trống.
Lưu ý:
1. Với các cột được tích chọn Bắt buộc, kế toán bắt buộc phải ghép cột trên phần mềm với cột trên tệp dữ liệu cần nhập khẩu. Nếu không ghép thì sẽ không thực hiện được bước tiếp theo. => Hệ thống cho phép kế toán chọn thêm các cột bắt buộc phải ghép.
2. Với các cột không có nhu cầu cần nhập khẩu, kế toán có thể sử dụng chức năng Ẩn/hiện thông tin để giảm bớt các cột cần ghép.- Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Kiểm tra dữ liệu.
- Tại bước này, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trên tệp nhập khẩu
- Sau khi chương trình kiểm tra xong, lọc trên cột Tình trạng, nếu có cột dữ liệu không hợp lệ thì nhấn nút Sửa lại tệp dữ liệu… để mở tệp dữ liệu nhập khẩu, căn cứ vào lý do không hợp lên trên từng dòng không hợp lệ để sửa lại hoặc nhấn Xuất khẩu để xuất ra excel kết quả kiểm tra dữ liệu nhập khẩu, giúp đối chiếu nhanh và nhiều dữ liệu hơn.
- Sau khi cất tệp dữ liệu nhập khẩu đã sửa, nhấn Kiểm tra lại dữ liệu…, chương trình sẽ thực hiện kiểm tra lại tính hợp lệ của dứ liệu nhập khẩu. Nhấn Thực hiện, chương trình sẽ thực hiện nhập khẩu dữ liệu vào phần mềm và thông báo kết quả nhập khẩu. Cho phép cập nhật hàng loạt dữ liệu đang được lưu trữ trên file Excel vào phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa dữ liệu. Các nội dung có thể cập nhật hàng loạt trên phần mềm như: Hồ sơ, Hợp đồng, Phụ lục hợp đồng…
Hướng dẫn thực hiện
Để cập nhật hàng loạt dữ liệu, có thể sử dụng tệp Excel có sẵn hoặc xuất khẩu dữ liệu cần chỉnh sửa từ chương trình để tạo tệp nguồn.
Trên giao diện danh sách nhấn Tiện ích\Cập nhật hàng loạt, Cập nhật\Cập nhật hàng loạt hoặc nhấn chuột phải chọn Cập nhật hàng loạt.
Chọn tệp Excel cần cập nhật bằng cách nhấn vào biểu tượng
Tại mục Sheet nhập khẩu: nhấn biểu tượng
Tại mục Dòng tiêu đề là dòng: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp Excel vào các cột trên phần mềm.
Lưu ý: Trường hợp tiêu đề nằm trên nhiều dòng thì nhập số thứ tự dòng tiêu đề là dòng dưới cùng.
Nhấn Tiếp theo.
Chương trình căn cứ vào cột Cột dữ liệu kiểm tra bản ghi trùng\Cột dữ liệu trong phần mềm để kiểm tra dữ liệu trùng. Vì vậy, nếu không sử dụng tệp mẫu của phần mềm thì phải tự xác định Cột dữ liệu kiểm tra bản ghi trùng\Cột dữ liệu trong tệp nguồn tương ứng để chương trình có căn cứ đối chiếu. Khi có dữ liệu trùng, chương trình sẽ thực hiện ghi đè dữ liệu.
Thực hiện ghép các cột trên phần mềm với các cột trên tệp Excel.
- Nếu sử dụng tệp Excel theo mẫu do phần mềm cung cấp, thì chương trình đã tự động ghép các cột trên phần mềm tương ứng với các cột dữ liệu trên tệp Excel
- Nếu sử dụng tệp Excel theo mẫu của đơn vị, thì chương trình sẽ tự động ghép các cột có thể nhận dạng được và Nhân sự sẽ phải tự chọn ghép các cột còn lại.
Lưu ý: Ngoài ra, có thể sử dụng chức năng Thiết lập từ điển ghép cột: Áp dụng trong trường hợp đơn vị không sử dụng tệp Excel mẫu do phần mềm cung cấp. Khi đó, với mỗi tên cột mặc định trên phần mềm, Nhân sự sẽ khai báo tên cột tương ứng thường dùng trên tệp Excel của đơn vị [có thể một hoặc nhiều tên cách nhau bằng dấu “;”] để chương trình nhận biết và ghi nhớ. Mỗi lần thực hiện cập nhật hàng loạt chương trình sẽ tự động ghép các cột trên phần mềm với các cột dữ liệu trên tệp Excel căn cứ theo tên cột đã khai báo, giúp Nhân sự không mất công phải chọn lại từng cột để ghép như trên. Cách thực hiện:
Tại cột Tên cột tự động ghép trên tệp nguồn: Nhấn đúp chuột vào dòng muốn khai báo và nhập thêm tên cột thường dùng.
Nhấn Kiểm tra dữ liệu. Chương trình sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu cập nhật và thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu.
Nhấn Nhập khẩu, chương trình sẽ thực hiện cập nhật hàng loạt dữ liệu vào phần mềm và thông báo kết quả cập nhật