Hướng dẫn sử dụng Invoice
Trụ sở chính Show Số 15, Đặng Thùy Trâm, phường Cổ Nhuế 1, quận Bắc Từ Liêm, TP.Hà Nội 024.3754.5222 Trung tâm lập trình Số 15, Đặng Thùy Trâm, phường Cổ nhuế 1, quận Bắc Từ Liêm, TP.Hà Nội 024.3754.5222 Chi nhánh TP.HCM 33A - Cửu Long- F.2 - quận Tân Bình,Thành phố Hồ Chí Minh 028.3547.0355 Chi nhánh Bình Dương B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin, Thủ Dầu Một, Bình Dương 027.4384.8886 Chi nhánh Đồng Nai 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai 025.1887.1868 Chi nhánh Đà Nẵng T4 - Tòa EVNGENCO 2, Số 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Khuê Trung, Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng 023.6386.8363 Cách dùng hóa đơn điện tử E-invoice như thế nào để tối ưu tất cả các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn? Đây chắc chắn là thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp khi trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, E-invoice được nhiều tên tuổi lớn tin tưởng và lựa chọn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lần đầu triển khai hóa đơn điện tử nên chưa nắm rõ các bước sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết nhất để doanh nghiệp biết cách sử dụng tối ưu nhất. Hướng dẫn cách dùng hóa đơn điện tử E-invoice chi tiết nhất. 1. Giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử E-invoicePhần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp - đơn vị 18 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp kê khai điện tử như: Hải quan điện tử, hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Bảo hiểm điện tử,.. E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn tuân thủ chặt chẽ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC. Với nhiều tính năng ưu việt, tiện lợi và dễ sử dụng cùng những lợi ích mang lại, E-invoice là sự lựa chọn của nhiều tên tuổi hàng đầu như: Coca Cola, AEON MALL, Samsung,... 2. Hướng dẫn cách dùng hóa đơn điện tửDưới đây là hướng dẫn cách dùng hóa đơn điện tử xác thực E-invoice để tạo lập hóa đơn theo các bước sau: Các bước sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice. 2.1 Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơnĐể tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn, bạn chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn” ở giữa giao diện màn hình của chương trình. Các chỉ tiêu thông tin doanh nghiệp mà bạn đã thiết lập trong quá trình cài đặt phần mềm sẽ tự động điền. Bạn nhập các chỉ tiêu sau:
Xem trước các mẫu hóa đơn trước khi sử dụng
2.2 Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơnSau khi khởi tạo mẫu hóa đơn, bạn cần tạo thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan Thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp của bạn bằng cách chọn “Phát hành hóa đơn” ở giữa giao diện màn hình chương trình. Kế tiếp, bạn nhập các thông tin cho thông báo phát hành hóa đơn gồm: Mẫu hóa đơn, ngày lập, ký hiệu hóa đơn, số lượng phát hành và ngày sử dụng. Đối với mục “Tên cơ quan Thuế tiếp nhận thông báo”, bạn chọn mã của cơ quan Thuế hoặc danh mục cơ quan Thuế đã nhập sẵn trong hệ thống. Bạn ấn “Ghi” để lưu lại các thông tin trên thông báo vừa tạo lập. Nhập thông tin cho thông báo phát hành hóa đơn. Sau khi tạo xong thông báo, bạn cần đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan Thuế bằng cách bấm “Đăng ký trên VAN”, giao diện sẽ chuyển sang trang lập hóa đơn của Tổng cục Thuế và đăng ký mẫu cho doanh nghiệp của bạn theo các thông tin đã thiết lập. Bạn bấm “Lưu” để thông báo phát hành mẫu hóa đơn trên trang của Tổng cục Thuế. Hệ thống sẽ chuyển sang giao diện ký số, bạn nhập mật khẩu để ký số. Khi đó, bạn mở lần phát hành và chọn “Yes” để hoàn tất. Nếu hệ thống hiển thị “Hóa đơn đã được phát hành thành công” tức là bạn đã hoàn thành. 2.3 Bước 3: Lập hóa đơn sử dụngPhần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hỗ trợ lập đầy đủ các loại hóa đơn sau:
Dưới đây là hướng dẫn lập hóa đơn giá trị gia tăng, loại hóa đơn mà nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Các loại chứng từ khác, doanh nghiệp làm tương tự theo các bước. Đối với dữ liệu này, bạn có thể nhập tay hoặc nếu đã có sẵn danh mục hàng hóa thì chỉ cần lấy ở “Danh mục hàng hóa thường dùng”. Các thông tin sẽ tự động điền, bạn chỉ cần bổ sung số lượng, VAT. Nhập xong, bạn bấm “Ghi” để lưu lại thông tin hóa đơn. Nhập các thông tin để xuất hóa đơn điện tử. Để xuất hóa đơn GTGT, bạn click “Xuất hóa đơn”, xác nhận bấm “Yes” nếu đồng ý xuất hóa đơn hoặc “No” nếu muốn kiểm tra hoặc chỉnh sửa lại. Nếu bạn chọn “Yes”, giao diện sẽ hiện ra danh sách chứng thư số, bạn lựa chọn để ký số sau đó nhập mật khẩu, ấn “Đăng nhập”, nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị “Xác thực thành công”. Bạn ấn “OK”, thông tin xác thực hóa đơn sẽ được gửi về ở tab “Thông tin xác thực”. Nếu bạn muốn hóa đơn cho khách hàng, cách dùng hóa đơn điện tử để gửi cho khách là chọn “Gửi email”, phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn qua email của khách hàng, đối tác. Nếu thành công, hệ thống sẽ thông báo “Gửi email thông báo thành công”. Trên đây là hướng dẫn cách dùng hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Nếu doanh nghiệp còn vướng mắc, vui lòng liên hệ theo số hotline 24/7 để được hỗ trợ chi tiết hơn:
|