Phiếu giao việc là một trong những căn cứ để thống kê công việc của nhân viên, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên kỹ thuật thực hiện nhiều công việc sự vụ mỗi ngày. Khi mà các phần mềm giao việc phù hợp với đặc thù của ngành chưa được phổ biến rộng rãi thì phiếu giao việc là một hình thức được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất.
Cùng Zinwork tìm hiểu thêm về phiếu giao việc cho nhân viên kỹ thuật ở phần tiếp theo của bài viết nhé!
1. Phiếu giao việc cho nhân viên là gì?
Phiếu giao việc là một mẫu văn bản được người quản lý, người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ giao cho cấp dưới của mình, cụ thể là các nhân viên kỹ thuật thường xuyên di chuyển bên ngoài. Mẫu phiếu giao việc của các đơn vị trong ngành máy văn phòng tương tự như hình bên dưới:
Mẫu văn bản này có có chứa các thông tin công việc cụ thể. Tùy vào đặc thù công việc của mỗi doanh nghiệp, phiếu giao việc sẽ có những hình thức trình bày khác nhau, nhưng về mặt nội dung thì hầu hết đều bao gồm: thông tin khách hàng, người thức hiện, thời gian bắt đầu và thời hạn kết thúc…
2. Lý do lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật cần sử dụng phiếu giao việc
Phiếu giao việc là một hình thức bàn giao công việc giúp người giao việc truyền tải và người nhận việc cụ thể là các nhân viên kỹ thuật nhận được thông tin rõ ràng hơn liên quan đến công việc cần thực hiện
Người thực hiện công việc có thể sử dụng phiếu giao việc này làm minh chứng để được ra ngoài hợp lệ dù trong giờ làm việc, minh chứng cho công việc mình đã được giao và gặp khách hàng đã hẹn. Phiếu giao việc cũng là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc mà nhân viên được giao đã thực hiện.
3. Phiếu giao việc cho nhân viên bao gồm những nội dung nào?
Thông tin công ty:
Điều này sẽ bao gồm tên, số điện thoại công ty, email, nhận diện thương hiệu công ty như logo… những thông tin này sẽ giúp nhân viên kỹ thuật có được lòng tin của khách hàng khi đến tận nơi, giúp khách hàng chắc chắn họ là nhân viên được cử đến từ công ty của bạn tránh các trường hợp mạo danh…
Tên phiếu giao việc:
Phiếu giao việc có rất nhiều cách gọi tên khác nhau tùy vào cách thức người quản lý lựa chọn, đối với các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật tên phiếu giao việc còn gọi là “phiếu dịch vụ khách hàng”.
Thông tin khách hàng cần hỗ trợ:
Mục này sẽ bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, thời gian hỗ trợ,… mà khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp giúp các bạn kỹ thuật viên dễ dàng đến nơi và liên hệ khách hàng khi cần thiết, cũng là một căn cứ để khách hàng xác nhận kỹ thuật viên của bạn đã đến đúng địa điểm cần hỗ trợ.
Thông tin nhân viên kỹ thuật hỗ trợ khách
Khách hàng, người giao việc, người quản lý và kể cả nhân viên kỹ thuật đều cần thông tin người thực hiện nhiệm vụ này bởi
Đối với khách hàng: Nếu có vấn đề liên quan đến máy móc thiết bị không được xử lý tốt, đây sẽ là căn cứ để khách hàng phản ánh với doanh nghiệp
Đối với người quản lý, người giao việc: thông tin nhân viên thực hiện giúp người quản lý thống kê được số lượng công việc nhân viên thực hiện để tính lương vào mỗi tháng. Ngoài ra còn giúp họ nắm được người chịu trách nhiệm xử lý hỗ trợ khách hàng để nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết khi có vấn đề xảy ra.
Đối với nhân viên kỹ thuật: thông tin này giúp họ phân biệt được công việc của mình và người khác tránh nhầm lẫn chồng chéo và đảm bảo quyền lợi lương thưởng của mỗi cá nhân…
Vấn đề khách hàng cần hỗ trợ:
Đây là thông tin quan trọng nhất trong phiếu giao việc cần được thể hiện rõ ràng bao gồm Sự cố do khách hàng thông báo, Hiện tượng, Nguyên nhân, Cách xử lý,… giúp nhân viên kỹ thuật dễ dàng nắm bắt và dự đoán vấn đề khách hàng đang gặp phải rút ngắn thời gian xử lý.
Ngoài ra, phiếu giao việc sẽ có chứa các thông tin như sản phẩm vật tư thay thế đi kèm [nếu có], người giao việc ký tên – đóng dấu xác nhận, Người được phân công ký tên, xác nhận của khách hàng,…
5. Giao việc cho nhân viên bằng phần mềm quản lý giao việc
Cùng với sự phát triển của công nghệ, ngày càng nhiều các phần mềm giao việc ra đời, giúp đơn giản hóa các thao tác bàn giao công việc. Hãy lựa chọn cho mình và đội ngũ một công cụ giao việc đơn giản phù hợp với đặc thù công việc trong lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật.
Zinwork là phần mềm quản lý giao việc cho kỹ thuật đầu tiên tại Việt Nam. Mỗi công việc được tạo đều có đầy đủ các thông tin cần thiết phù hợp với đặc thù lĩnh vực dịch vụ kỹ thuật như: tên công việc, thông tin khách hàng, Lưu ý công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, nhãn việc, người thực hiện, người giao việc, sản phẩm máy móc thiết bị đi kèm,…
Mỗi công việc sẽ tích hợp cộng điểm thưởng tự động theo cài đặt trước, giúp hỗ trợ người quản lý dễ dàng thống kê hiệu suất làm việc vào mỗi tháng thay vì thống kê từng phiếu giao việc như trước đây.
Hy vọng bài viết về Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên kỹ thuật sẽ giúp ích cho bạn trong quản lý vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Bạn đang muốn phát triển công việc kinh doanh? Bạn đang cần tìm một giải pháp quản lý công việc, hiệu suất nhân sự hiệu quả, thông minh và tiết kiệm trong ngày dịch vụ kỹ thuật? Với nỗ lực tạo ra giải pháp tốt nhất, công ty cổ phần Zinwork xin giới thiệu sản phẩm: Phần mềm quản lý công việc Zinwork