Microsoft access database engine 2010 là gì năm 2024
Dưới đây là một số nhiệm vụ cơ sở dữ liệu cơ bản mà bạn có thể thực hiện để giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Access 2010. Show
Trong bài viết nàyAccess là gì?Access 2010 là một thiết kế ứng dụng cơ sở dữ liệu và công cụ triển khai mà bạn có thể sử dụng để theo dõi thông tin quan trọng. Bạn có thể giữ dữ liệu của mình trên máy tính của mình hoặc bạn có thể phát hành lên web — để những người khác có thể sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn với một trình duyệt web. Nhiều người bắt đầu sử dụng Access khi chương trình mà họ đang sử dụng để theo dõi điều gì đó dần dần trở nên ít phù hợp với nhiệm vụ. Ví dụ, giả sử bạn là người tổ chức sự kiện và bạn muốn theo dõi tất cả các chi tiết mà bạn cần để quản lý để làm cho các sự kiện của bạn thành công. Nếu bạn sử dụng bộ xử lý Word hoặc chương trình bảng tính để thực hiện điều này, bạn có thể dễ dàng gặp phải sự cố với dữ liệu trùng lặp và không nhất quán. Bạn có thể sử dụng phần mềm lịch, nhưng theo dõi thông tin tài chính trong lịch không phù hợp nhất. Cơ sở dữ liệu quan hệ trong AccessĐôi khi bạn cần một cơ sở dữ liệu quan hệ để theo dõi thông tin đó — một kho dữ liệu đã được phân tách vào các bộ sưu tập dữ liệu nhỏ hơn (được gọi là bảng) để loại bỏ dư thừa, sau đó liên quan đến cùng nhau dựa trên các phần thông tin chung (gọi là trường). Ví dụ, cơ sở dữ liệu có quan hệ kế hoạch sự kiện có thể chứa một bảng có thông tin khách hàng, một bảng có thông tin nhà cung cấp và một bảng có thông tin về sự kiện. Bảng có thông tin sự kiện có thể có một trường để liên hệ với bảng khách hàng và một trường để liên hệ với bảng nhà cung cấp. Như vậy, ví dụ, nếu số điện thoại của nhà cung cấp đã thay đổi, thông tin có thể được thay đổi một lần trong bảng nhà cung cấp, thay vì trong mọi sự kiện liên quan đến nhà cung cấp. Access là một công cụ mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng và dễ dàng phát triển các ứng dụng cơ sở dữ liệu quan hệ giúp bạn quản lý thông tin. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu để giúp bạn theo dõi chỉ về bất kỳ loại thông tin nào, chẳng hạn như hàng tồn kho, liên hệ chuyên nghiệp hoặc quy trình kinh doanh. Trong thực tế, Access đi kèm với các mẫu mà bạn có thể sử dụng ngay để theo dõi một loạt thông tin, giúp mọi việc dễ dàng ngay cả đối với một người mới bắt đầu. Khi bạn mở AccessKhi bạn bắt đầu Access 2010, bạn sẽ thấy dạng xem Backstage của Microsoft Office, nơi bạn có thể nhận được thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở một cơ sở dữ liệu hiện có và xem nội dung nổi bật từ Office.com. Dạng xem Backstage cũng chứa nhiều lệnh khác mà bạn có thể sử dụng để điều chỉnh, duy trì hoặc chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình. Các lệnh ở dạng xem Backstage thường áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, không phải đối tượng bên trong cơ sở dữ liệu. Lưu ý: Bạn có thể đến dạng xem Backstage vào bất kỳ lúc nào bằng cách bấm vào tab tệp . Tìm và áp dụng mẫuAccess cung cấp cho bạn nhiều mẫu mà bạn có thể sử dụng để tăng tốc quá trình tạo cơ sở dữ liệu của mình. Mẫu là cơ sở dữ liệu sẵn dùng có chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, có các mẫu có thể được dùng để theo dõi các vấn đề, quản lý liên hệ hoặc giữ bản ghi chi phí. Một số mẫu có chứa một vài bản ghi mẫu để giúp mô tả cách sử dụng các mẫu đó. Có thể sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu như, hoặc bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp hơn với nhu cầu của mình. Để tìm và áp dụng mẫu cho cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm như sau:
Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu và mở nó để sử dụng. Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầuNếu bạn muốn giới thiệu thêm chi tiết về các khái niệm sau bằng cách sử dụng Access để tạo cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu. Nếu không có mẫu nào phù hợp với nhu cầu của bạn, hoặc nếu bạn có dữ liệu trong một chương trình khác mà bạn muốn sử dụng trong Access, bạn có thể quyết định sẽ tốt hơn khi tạo cơ sở dữ liệu từ đầu. Trong Access 2010, bạn có một lựa chọn: cơ sở dữ liệu bàn làm việc tiêu chuẩn hoặc cơ sở dữ liệu web. Để biết thêm thông tin về cơ sở dữ liệu web, hãy xem bài viết xây dựng cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên web. Để tạo cơ sở dữ liệu mới, hãy thực hiện các thao tác sau:
Nếu bạn không muốn nhập dữ liệu, hãy bấm đóng .Lưu ý: Access sẽ xóa Table1 nếu bạn đóng nó mà không lưu. Mở cơ sở dữ liệu Access hiện cóMẹo: Để nhanh chóng mở một trong vài cơ sở dữ liệu cuối cùng mà bạn đã mở, trên tab tệp , hãy bấm vào gần đây, rồi bấm vào tên tệp.
Nếu bạn không tìm thấy cơ sở dữ liệu mình muốn mở
Bạn có thể mở trực tiếp một tệp dữ liệu trong định dạng tệp bên ngoài (chẳng hạn như dBASE, Paradox, Microsoft Exchange hoặc Excel). Bạn cũng có thể mở trực tiếp mọi Nguồn dữ liệu ODBC, chẳng hạn như Microsoft SQL Server hoặc Microsoft FoxPro. Access tự động tạo một cơ sở dữ liệu Access mới trong cùng một thư mục với tệp dữ liệu và thêm liên kết đến từng bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài. Bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu mới của bạnTùy thuộc vào mẫu mà bạn đã sử dụng, bạn có thể cần thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau để bắt đầu với cơ sở dữ liệu mới:
Đối với máy tính để bàn và cơ sở dữ liệu web, bạn cũng muốn bắt đầu với một trong các bước sau:
Thêm bảngBạn có thể thêm một bảng mới vào cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng các công cụ trong nhóm bảng trên tab tạo . Lưu ý: Trong cơ sở dữ liệu web, chỉ lệnh bảng có sẵn trong nhóm bảng . Bất kể dạng xem nào bạn bắt đầu, bạn luôn có thể chuyển sang dạng xem khác bằng cách sử dụng các nút dạng xem trên thanh trạng thái của cửa sổ Access. Tạo bảng trống trong dạng xem biểu dữ liệu Trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu ngay lập tức, và cho phép truy nhập xây dựng cấu trúc bảng phía sau các cảnh. Tên trường được gán số thức (field1 in, Field2, v.v.) và Access sẽ đặt kiểu dữ liệu trường, dựa trên kiểu dữ liệu mà bạn nhập vào.
Tạo bảng bắt đầu từ dạng xem thiết kế Trong cửa sổ Thiết kế, bạn phải tạo cấu trúc bảng mới trước tiên. Sau đó, bạn có thể chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu để nhập dữ liệu hoặc nhập dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng một số phương pháp khác, chẳng hạn như biểu mẫu. Dạng xem thiết kế không sẵn dùng cho các bảng trong cơ sở dữ liệu web.
Tạo bảng dựa trên danh sách SharePoint Với danh sách SharePoint, dữ liệu của bạn có thể được những người không có quyền truy nhập. Hơn thế nữa, danh sách dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ, vốn thường cung cấp bảo vệ tốt hơn so với mất dữ liệu so với các tệp được lưu trữ trên máy tính để bàn. Bạn có thể bắt đầu với một danh sách mới, hoặc bạn có thể liên kết tới một danh sách hiện có. Bạn phải có đủ quyền trên site SharePoint nơi bạn muốn tạo danh sách; Điều này có thể khác nhau theo site để liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để biết chi tiết về các tùy chọn của bạn. Tính năng này không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu web.
Để tìm hiểu thêm về bảng, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về bảng. Dán dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng AccessNếu dữ liệu của bạn hiện đang được lưu trữ trong một chương trình khác, chẳng hạn như Excel, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu vào bảng Access. Nói chung, cách thức này hoạt động hiệu quả nhất nếu dữ liệu của bạn đã được phân tách sẵn thành các cột, tương tự như trong một trang tính Excel. Nếu dữ liệu của bạn nằm trong chương trình xử lý văn bản, trước tiên bạn nên tách các cột dữ liệu bằng cách sử dụng tab, hoặc chuyển đổi dữ liệu thành bảng trong chương trình xử lý văn bản, rồi sao chép dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn cần bất kỳ chỉnh sửa hoặc thao tác nào (ví dụ, hãy tách tên đầy đủ thành tên và họ), bạn có thể muốn thực hiện điều này trước khi bạn sao chép dữ liệu, đặc biệt là nếu bạn không quen với quyền truy nhập. Khi bạn dán dữ liệu vào một bảng trống, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của từng trường theo loại dữ liệu có trong trường đó. Ví dụ: nếu một trường đã dán không chứa dữ liệu gì ngoài các giá trị ngày, Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Nếu trường được dán chỉ chứa từ "có" và "không", Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Có/Không cho trường. Access đặt tên các trường dựa trên nội dung có trong hàng đầu tiên của dữ liệu được dán. Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán tương tự như kiểu nhập vào các hàng theo dõi, Access sẽ xác định rằng hàng đầu tiên là một phần của dữ liệu và gán các tên trường chung (Field1 in, Field2, v.v.). Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán không tương tự như các hàng theo dõi, Access sẽ sử dụng tên trường đầu tiên dưới dạng và không bao gồm hàng đầu tiên trong dữ liệu thực tế. Nếu Access gán tên trường chung, bạn nên đổi tên các trường càng sớm càng tốt để tránh nhầm lẫn. Sử dụng thủ tục sau đây:
Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu từ một nguồn khácBạn có thể có dữ liệu mà bạn đã được thu thập trong chương trình khác mà bạn muốn sử dụng trong Access. Có thể bạn làm việc với những người lưu trữ dữ liệu của họ trong các chương trình khác và bạn muốn làm việc với dữ liệu của họ trong Access. Hoặc, có thể bạn có nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, và cần có một "bộ đệm đích", nơi bạn có thể đưa tất cả cùng nhau để phân tích sâu hơn. Access giúp bạn dễ dàng nhập hoặc liên kết dữ liệu từ các chương trình khác. Bạn có thể đưa vào dữ liệu từ một trang tính Excel, từ một bảng trong cơ sở dữ liệu Access khác, từ danh sách SharePoint hoặc từ bất kỳ nguồn nào khác nhau. Quy trình này hơi khác nhau tùy thuộc vào nguồn dữ liệu nhưng các chỉ dẫn sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu:
Truy nhập nhập dữ liệu vào bảng mới, rồi Hiển thị bảng bên dưới bảng trong ngăn dẫn hướng. Để tìm hiểu thêm về cách nhập dữ liệu vào Access, hãy làm theo các nối kết trong phần xem thêm của bài viết này. Bước tiếp theoPhần còn lại của quy trình thiết kế khác nhau dựa trên mục tiêu của bạn, nhưng có thể bạn muốn cân nhắc việc tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và macro. Bài viết này không cung cấp thông tin về việc tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu bổ sung. Để biết thêm thông tin, hãy xem các bài viết sau:
Nhập dữ liệu từ một bảng tính hoặc chương trình khácNếu bạn đã quen thuộc với cơ sở dữ liệu hoặc chương trình bảng tính khác, bạn có thể biết những điều cơ bản về cách thức các ứng dụng này hoạt động và những cơ sở dữ liệu nào được sử dụng cho. Truy nhập khác với nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu khác bằng cách cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ, và nó khác với hầu hết các chương trình bảng tính bằng cách cung cấp các công cụ để phát triển các truy vấn, biểu mẫu và báo cáo phức tạp. Access cũng cung cấp nhiều tùy chọn để làm việc với các chương trình cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như SQL Server. Nhập một trang tính Excel vào AccessNhiều người bắt đầu khám phá quyền truy nhập sau khi xây dựng danh sách đầu tiên trong Excel. Excel là nơi tuyệt vời để bắt đầu một danh sách, nhưng khi danh sách phát triển, nó sẽ trở nên khó khăn hơn để sắp xếp và tiếp tục Cập Nhật. Di chuyển danh sách để truy cập thường là bước lô-gic tiếp theo. Một bảng cơ sở dữ liệu tương tự như cấu trúc trong một trang tính, trong dữ liệu đó được lưu trữ trong các hàng và cột. Kết quả là, thường dễ dàng nhập một trang tính vào bảng cơ sở dữ liệu. Sự khác biệt chính giữa việc lưu trữ dữ liệu của bạn trong một trang tính và lưu trữ nó trong một cơ sở dữ liệu nằm ở dạng dữ liệu được tổ chức như thế nào. Chỉ cần nhập toàn bộ trang tính của bạn dưới dạng một bảng mới trong cơ sở dữ liệu sẽ không giải quyết được các vấn đề liên quan đến việc tổ chức và cập nhật dữ liệu của bạn, đặc biệt là nếu trang tính của bạn có chứa dữ liệu dư thừa. Để giải quyết những vấn đề này, bạn phải tách dữ liệu bảng tính vào các bảng riêng biệt, mỗi phần có chứa dữ liệu có liên quan. Để biết thêm thông tin về cách sắp xếp dữ liệu trong bảng của bạn, hãy xem bài viết cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu. Truy nhập các tính năng trình hướng dẫn phân tích bảng, có thể giúp bạn hoàn thành quy trình này. Sau khi nhập dữ liệu của bạn vào bảng, trình hướng dẫn sẽ giúp bạn tách bảng thành các bảng riêng biệt, mỗi phần chứa dữ liệu không trùng lặp trong bất kỳ bảng nào khác. Trình hướng dẫn cũng tạo ra các mối quan hệ cần thiết giữa các bảng. Nhập một trang tính Excel dưới dạng bảng trong cơ sở dữ liệu mới
Truy nhập nhập dữ liệu vào bảng mới, rồi Hiển thị nó bên dưới tất cả các bảng trong ngăn dẫn hướng. Sử dụng trình hướng dẫn phân tích bảng để sắp xếp dữ liệu của bạnSau khi dữ liệu của bạn đã được nhập vào một bảng Access, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn phân tích bảng để nhanh chóng xác định dữ liệu dư thừa. Trình hướng dẫn sau đó cung cấp một cách đơn giản để sắp xếp dữ liệu thành các bảng riêng biệt để nó được lưu trữ theo cách hiệu quả nhất. Access giữ nguyên ban đầu như một bản sao lưu, rồi tạo bảng mới mà bạn có thể dùng làm cơ sở cho ứng dụng cơ sở dữ liệu của mình.
Làm việc với dữ liệu từ các chương trình khácAccess 2010 cung cấp các tính năng để làm việc với dữ liệu được lưu trữ trong các chương trình khác. Tạo cơ sở dữ liệu Access mới nối kết đến dữ liệu trong một định dạng tệp khác Bạn có thể sử dụng Access để mở tệp ở một định dạng tệp khác, chẳng hạn như Text,, hoặc một bảng tính. Access sẽ tự động tạo cơ sở dữ liệu Access và nối kết tệp cho bạn.
Nhập hoặc nối kết dữ liệu với cơ sở dữ liệu Access hiện có Bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác và các chương trình vào bảng Access để dữ liệu được chứa trong tệp Access, hoặc bạn có thể liên kết đến dữ liệu từ Access để dữ liệu vẫn nằm trong tệp gốc (bên ngoài tệp Access).
Sử dụng cơ sở dữ liệu Phiên bản cũ hơn trong một vài phiên bản của AccessNếu cơ sở dữ liệu Access hoặc dự án Access của bạn được tạo trong Access 2000 trở lên, bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu hoặc dự án trong phiên bản Access mà nó đã được tạo ra hoặc trong bất kỳ phiên bản nào sau này — ngay cả khi tệp được bật bảo mật. Ví dụ, truy nhập các tệp 2000 có thể được sử dụng trong Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 và Access 2010. Bạn có thể có một tình huống mà bạn muốn giữ dữ liệu của mình trong phiên bản Access cũ hơn nhưng bạn có người dùng với phiên bản Access sau đó muốn liên kết đến dữ liệu đó nhưng vẫn tận dụng một số tính năng của phiên bản sau. Giải pháp là tạo cơ sở dữ liệu "Front-end" mới trong phiên bản sau này (có chứa biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, Macro nhưng không có bảng) và nối kết nó với các bảng trong tệp phiên bản cũ hơn. Sử dụng một trong các thủ tục sau đây, tùy thuộc vào việc cơ sở dữ liệu của bạn được chứa trong một tệp hay đã được phân tách thành Ứng dụng đầu trước/đầu sau. Sử dụng một tệp cơ sở dữ liệu Access trong một vài phiên bản của AccessNếu tất cả các bảng, biểu mẫu và các đối tượng khác của cơ sở dữ liệu Access phiên bản cũ của bạn được chứa trong một tệp và bạn muốn sử dụng cơ sở dữ liệu trong một vài phiên bản Access, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trước đó mới trong phiên bản sau và nối kết nó với tệp gốc. Người dùng có phiên bản cũ hơn của Access vẫn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu gốc. Người dùng có phiên bản sau này có thể sử dụng cơ sở dữ liệu phía trước mới để nối kết với cùng một dữ liệu. Bạn có thể tạo một số phiên bản kết thúc trước nếu bạn cần chứa nhiều phiên bản Access. Bước 1: tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu hiện có và lưu nó theo định dạng mớiSử dụng quy trình sau đây để chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành bất kỳ ba định dạng gần đây nhất: Access 2000, Access 2002-2003, hoặc Access 2007. Lệnh này bảo lưu cơ sở dữ liệu gốc ở định dạng ban đầu và tạo một bản sao ở định dạng mà bạn chỉ định.
Duyệt đến vị trí của tệp mà bạn muốn chuyển đổi, rồi bấm đúp vào đó để mở. Nếu hộp thoại nâng cao cơ sở dữ liệu xuất hiện, hãy hỏi xem bạn có muốn nâng cao cơ sở dữ liệu hay không, bấm không. |