Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều liên quan đến chi phí và doanh thu. Chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để trang trải cho các hoạt động sản xuất, tài chính… và doanh thu từ những hoạt động trên được gọi chung là ngân sách.
Ngân sách không phải là con số thống kê từ thực tế. Ngân sách là con số được tổng hợp, tính toán và dự toán trước khi các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra. Ví dụ. ngân sách dành cho hoạt động quảng cáo tiếp thị sản phẩm mới sẽ được tính toán và ước lượng trước khi chiến dịch quảng cáo và tiếp thị cho sản phẩm mới được triển khai.
Khi ước lượng ngân sách, người ta sẽ ước lượng số tiền phải bỏ ra để trang trải cho từng khâu nhỏ trong một chiến dịch hoặc một hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người ta cũng phải xem xét đến khả năng xảy ra rủi ro, những công việc có thể phát sinh thêm, và dự toán thêm cả chi phí cho những điều trên. Xét trên góc độ này, ngân sách có thể được ví như một bản kế hoạch chi tiêu được lập một cách chi tiết.
Thông qua ngân sách, người ta có thể đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời các chuyên gia cũng có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và xu hướng trong tương lai của doanh nghiệp đó.
Ngân sách tổng thể là ngân sách có quy mô lớn nhất trong doanh nghiệp, bao quát nhiều ngân sách nhỏ hơn. Các loại báo cáo tài chính được lập ngân sách, các kế hoạch tài trợ hoặc thiện nguyện, và dự báo tiền mặt cũng thuộc vào phạm vi của ngân sách tổng thể.
Ngân sách tổng thể có thể được ước tính cho mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm. Thông thường một văn bản giải thích sẽ được đính kèm trong kế hoạch ngân sách. Kế hoạch này giải thích định hướng hoạt động của doanh nghiệp trong tháng, quý hoặc năm tiếp theo. Định hướng hoạt động cũng bao gồm cả những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và kế hoạch chi tiêu ngân sách nhằm đạt được những mục tiêu chiến lược ấy.
Ngân sách tổng thể có thể được xây dựng dựa trên ngân sách cấp nhỏ hơn từ các bộ phận trong doanh nghiệp.
Sau đó, nếu trong kỳ hoặc năm tài chính tiếp theo doanh nghiệp vẫn dự kiến triển khai các kế hoạch tương tự như kỳ hoặc năm trước thì những người quản lý doanh nghiệp có thể sẽ giữ nguyên con số từ kỳ trước để áp đặt cho kỳ mới. Lúc này, nhiệm vụ của nhân viên cấp dưới đó là tìm mọi cách cải tiến các khâu trong sản xuất và tiếp thị sao cho chi phí cần thiết không vượt quá con số trong ngân sách tổng thể.
Các ngân sách có cấp độ nhỏ hơn được tổng hợp vào trong ngân sách tổng thể bao gồm:
- Chi phí lao động trực tiếp.
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Ngân sách thành phẩm.
- Dự toán chi phí sản xuất chung.
- Ngân sách sản xuất.
- Ngân sách bán hàng.
- Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Trong đó, ngân sách chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có thể được chia nhỏ hơn thành ngân sách cho từng bộ phận riêng lẻ.
Sau khi việc quyết toán ngân sách tổng thể được hoàn tất, ngân sách sẽ được nhập vào trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài chính kế toán giúp quản lý tốt các loại ngân sách trong doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 cung cấp giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp toàn diện, hỗ trợ hạch toán kế toán tự động, tiết kiệm thời gian hơn so với hạch toán thủ công.
Ngân sách hoạt động bao gồm dự toán về chi phí và doanh thu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một hoặc nhiều kỳ. Ngân sách hoạt động thường được lập kế hoạch vào đầu năm, trong đó cơ dự toán chi phí và doanh thu của cả năm.
Ngân sách hoạt động có thể được giải thích cụ thể hơn bằng các ngân sách hay dự toán nhỏ hơn, chẳng hạn như ngân sách dành cho việc trả lương nhân viên, ngân sách cho hàng tồn kho… Ngân sách hoạt động thường là tiêu chuẩn để các bộ phận xây dựng hoặc điều chỉnh kế hoạch hoạt động.
1.2.3. Ngân sách dự báo dòng tiền
Ngân sách dự báo dòng tiền cũng được áp dụng cho một thời gian cụ thể, thường thấy nhất là một kỳ hoặc một quý. Nếu áp dụng cho khoảng thời gian dài hơn thì sẽ xuất hiện những sai lệch nhất định.
Ngân sách dự báo dòng tiền cho biết liệu doanh nghiệp có đủ khả năng về tiền mặt để duy trì hoạt động ổn định trong một khoảng thời gian nhất định hay không.
Mặt khác, nếu doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và có thặng dư cuối kỳ, thì số dư đó có thể được phân bổ mở rộng thêm hoạt động kinh doanh hoặc tìm kiếm thêm khách hàng, đối tác.
1.2.4. Ngân sách tài chính
Ngân sách tài chính bao gồm những dự toán về các khoản chi phí dành cho hoạt động và thu nhập của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cố định. Ngân sách tài chính đưa ra các mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được, trên cơ sở đó mọi hoạt động sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp với ngân sách ban đầu đã được đưa ra.
Thông thường, ngân sách tài chính sẽ đi kèm với bảng cân đối chi tiết và ngân sách dự báo dòng tiền. Ngân sách tài chính cho nhà đầu tư và các cổ đông biết được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp qua từng thời kỳ.
1.2.5. Ngân sách cố định
Ngân sách cố định dự toán về doanh thu và chi phí trong một thời kỳ hoạt động của doanh nghiệp. Khác với ngân sách tài chính hay ngân sách dự báo dòng tiền, ngân sách cố định sẽ không thay đổi cho dù các yếu tố liên quan có sự thay đổi. Cũng chính vì vậy mà ngân sách cố định luôn có sự chênh lệch khá lớn so với các con số trong thực tế. Ngân sách cố định là công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian.
2. Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?
Việc lập kế hoạch ngân sách nhằm mục tiêu đưa doanh nghiệp đi đúng hướng. Điều này có nghĩa là mọi hoạt động hoặc chiến lược của doanh nghiệp đều sẽ xoay quanh tiền đề là khoản ngân sách đã được lập kế hoạch từ trước.
Không chỉ vậy, việc lập ngân sách cũng giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả mọi nguồn lực hiện có và áp dụng những cải tiến mới nhằm đáp ứng hoặc rút ngắn ngân sách. Ngoài ra, ngân các loại ngân sách trong doanh nghiệp cũng được coi như là thước đo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn đọc thông tin về các loại ngân sách trong doanh nghiệp và lý do tại sao doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng đều cần lập kế hoạch ngân sách. Hy vọng những kiến thức được tổng hợp trong bài viết sẽ có giá trị tham khảo đối với bạn đọc. Truy cập ngay timviec365.vn để tham khảo thêm nhiều bài viết bổ ích về chủ đề quản lý tài chính kế toán trong doanh nghiệp nhé!
Chính sách kế toán là gì?
Chính sách kế toán là gì? Hình thức của chính sách kế toán gồm những gì? Tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Chính sách kế toán là gì?
Ngân sách là gì? Vì sao phải lập kế hoạch ngân sách? Đó là những câu hỏi luôn có lượng tìm kiếm lớn trên Google. Để giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này, BAC đã dành một bài viết để chia sẻ những vấn đề có liên quan.
Ngân sách là chủ đề được mọi doanh nghiệp đặc biệt quan tâm
1. Ngân sách là gì?Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu, nếu bạn quan tâm chủ đề này hãy tham khảo ngay khóa học dưới đây:
Tham khảo: Khóa học lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp
2. Các loại ngân sáchNgân sách cũng được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:
- Ngân sách tổng thể [master budget]: Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.
- Ngân sách hoạt động [operating budget]: Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
- Ngân sách dự báo dòng tiền [cash flow budget]: Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
- Ngân sách tài chính [financial budget]: Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….
- Ngân sách cố định [static budget]: Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.
Công việc lập kế hoạch ngân sách có một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể:
- Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
- Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
- Dự đoán tương lai: Kế hoạch đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, để doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.
- Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.
Tùy vào công việc, dự án, cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có 2 loại ngân sách để tổng hợp:
4.1 Ngân sách hoạt động
Là ngân sách dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng,….
- Bước 1: Ước lượng doanh thu
Bạn có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.
- Bước 2: Tính toán nguồn vốn
Từ doanh thu dự đoán ở trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….
- Bước 3: Các chi phí dự kiến
Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.
Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.
- Bước 5: Dự đoán tình huống
Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp,….
4.2 Ngân sách tài chính:Gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Trong đó, ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:
Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.
- Bước 2: Trừ các khoản chi
Dựa theo tình hình hoạt động mà ước lượng những khoản tiền phải chi tiêu, thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất,….
Bạn phải tính toán để đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.
- Bước 4: Tính cân đối cuối kỳ
Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước, bằng cách cộng vào khoản dư hoặc thiếu mà bạn sẽ có cân đối vào cuối kỳ.
Từ cân đối cuối kỳ mà nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là một số dương cho biết doanh nghiệp hiện đang đủ vốn, ngược lại, cân đối là một số âm cho thấy doanh nghiệp cần một kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.
Những bước trên đã được giản lược và sử dụng ngôn từ gần gũi để giúp các bạn hình dung một cách cụ thể về việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Mong rằng những kiến thức này sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem những bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.