Để quản lý cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả, đa phần các doanh nghiệp hiện nay sẽ sử dụng phần mềm Access của Microsoft 365. Để tìm hiểu về các chức năng chính của Access đối với người dùng, hãy cùng chúng tôi tham khảo nội dung bài viết này.
Nội dung bài viết
Tại sao nên sử dụng phần mềm Access?
Trước khi tìm hiểu về các chức năng chính của Access, người dùng cần nắm rõ được những lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm này:
- Cung cấp hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu thông minh: Phù hợp với nhu cầu quản lý dữ liệu của mọi ngành nghề, lĩnh vực và bất cứ người dùng nào cũng có thể sử dụng được. Công cụ này được ứng dụng phù hợp trong hoạt động thống kê và quản trị.
- Tạo cơ sở dữ liệu không yêu cầu cao về chuyên môn: Người dùng có thể chủ động thiết kế giao diện, bố cục, đồ họa dễ dàng ngay cả khi không am hiểu về IT. Với người dùng mới bắt đầu có thể quản trị cơ sở dữ liệu, kiến trúc và ngôn ngữ SQL nhanh chóng.
- Sử dụng kết hợp cùng công cụ khác: Phần mềm có sẵn trong bộ ứng dụng làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365. Do đó, người dùng có thể sử dụng bất cứ lúc nào, kết hợp cùng với các công cụ khác như Office, Teams,Outlook, SharePoint…
- Tự động lưu trữ trên nền tảng trực tuyến: Dữ liệu được tự động cập nhật và đồng nhất mà không cần thao tác lưu trữ thủ công vừa tốn kém thời gian lại không hiệu quả.
- Tốc độ xử lý nhanh gọn: Người dùng truy cập quản lý cơ sở dữ liệu dễ dàng, mỗi giây thao tác đều được xử lý với tốc độ nhanh chóng chưa đầy 1s.
Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu được vì sao doanh nghiệp lại sử dụng công cụ quản lý dữ liệu Access nhiều đến vậy. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về các chức năng chính của Access để ứng dụng thực tế vào những công việc cụ thể.
05+ chức năng chính của Access
Khi sử dụng phần mềm này, người dùng sẽ được trải nghiệm đầy đủ các chức năng chính của Access để đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất. Do đó, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng những chức năng này thông qua nội dung bên dưới.
Xây dựng dữ liệu
Chức năng chính của Access đầu tiên mà người dùng không nên bỏ qua chính là khả năng xây dựng dữ liệu trực quan. Lúc này, các công cụ báo cáo tích hợp sẽ được vận dụng trong phần mềm này và hỗ trợ tạo ra một bản báo cáo chuyên nghiệp từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Khi đó, người dùng có thể theo dõi dữ liệu thông qua biểu đồ, đồ thị và tóm tắt thông tin một cách nhanh chóng.
Tạo liên kết bảng
Tiếp đến, khi sử dụng công cụ quản lý dữ liệu Access người dùng còn có thể chủ động tạo liên kết bảng thông qua hình thức truy vấn cực kỳ mạnh mẽ. Đây là một trong những chức năng chính của Access giúp người dùng trích xuất dữ liệu cụ thể từ nhiều bảng dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí khác nhau. Chức năng này sẽ hoạt động dựa trên sàng lọc, sắp xếp và tổng hợp thông tin nhanh chóng.
Xuất nhiều định dạng dữ liệu
Với các dữ liệu đã được tổng hợp, phân tích và thống kê trong Access, người dùng có thể xuất ra nhiều định dạng khác nhau như Excel, CSV, Access hoặc PDF. Với chức năng chính của Access này, người dùng có thể sử dụng dữ liệu một cách linh hoạt, xuất một hoặc nhiều đối tượng dữ liệu trong bảng tùy chỉnh mà không yêu cầu bất cứ định dạng bổ sung nào.
Tự động hóa quy trình
Một chức năng chính của Access mà người dùng không nên bỏ qua nữa chính là khả năng tự động hóa quy trình và thiết kế thông qua ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications. Khi đó, người dùng có thể chủ động tự động hóa bất cứ quy trình nào mà không cần thao tác thủ công như trước. Tính năng này sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và gia tăng hiệu quả công việc đáng kể.
Chia sẻ dữ liệu dễ dàng
Cuối cùng là chức năng chính của Access mang tên chia sẻ dữ liệu. Khi đó, người dùng có thể chia sẻ những dữ liệu được xây dựng trên nền tảng này đến một hoặc nhiều thành viên khác nhau. Lúc này, người dùng được chia sẻ cũng có quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu tương tự với chủ sở hữu. Lưu ý, người dùng nên gán riêng các quyền dành cho từng thành viên để đảm bảo sử dụng dữ liệu an toàn nhất.
Với 05 chức năng chính của Access trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được khả năng ứng dụng của công cụ này vào hoạt động của doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về hướng dẫn các bước sử dụng phần mềm này cơ bản nhất.
Hướng dẫn sử dụng Access cơ bản nhất
Tương ứng với các chức năng chính của Access, người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này để quản trị cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết mà người dùng có thể tham khảo:
Tạo cơ sở dữ liệu
Để tạo cơ sở dữ liệu là chức năng chính của Access, do đó trước tiên người dùng cần phải thực hiện bước này trước khi triển khai bất cứ tính năng nào khác.
Bước 1: Mở ứng dụng Access trên thiết bị của người dùng và click chọn File > sau đó click chọn vào New.Tại đây, người dùng có thể lựa chọn một bảng dữ liệu tùy chỉnh.
Bước 2: Tiến hành đặt trên file tương ứng với dữ liệu mà người dùng cập nhật. Để thay đổi tên file, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào file sau đó click chọn Rename.
Nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu vào trong phần mềm Access người dùng cần tham khảo các bước thao tác như sau:
Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu có các dạng kiểu mẫu, truy vấn, báo cáo hoặc bảng.
Bước 2: Tạo bảng dưới hình thức nhập nội dung theo từng dạng riêng biệt.
Bước 3: Sử dụng chức năng chính của Access để nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách click chọn tab External Data > tiếp đến chọn Tập tin muốn nhập > sau đó chọn Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu > và chọn Xác định vị trí lưu mới.
Bước 4: Tiến hành chèn thêm cột và hình ảnh trên thanh công cụ của phần mềm.
Tạo mối quan hệ giữa các bảng
Để tạo mối quan hệ giữa các bảng giúp sử dụng chức năng chính của Access người dùng chỉ cần thao tác thực hiện với 03 bước như sau:
Bước 1: Xác định từ khóa cần dùng, khi đó mỗi bảng sẽ có một mục riêng, trong phần mềm sẽ bổ sung ID để tăng số lượng cho mỗi mục.
Bước 2: Click chọn tab, tiếp đến chọn Database Tools > và chọn Relationship.
Bước 3: Di chuyển chuột từ bảng này sang bảng khác để tạo mối quan hệ giữa các bảng và click chọn Enforce Referential Integrity để tạo sự liên hệ.
Truy vấn tiêu chuẩn
Nếu người dùng muốn sử dụng chức năng chính của Access để truy vấn tiêu chuẩn có thể tham khảo ngay các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tiến hành mở công cụ Query Design > tiếp đến chọn Create sau đó chọn vào Tiếp tục thiết kế truy vấn.
Bước 2: Click chọn The Show Table > di chuyển chuột đến bảng cần thực hiện truy vấn > tiếp đến click chọn Close.
Bước 3: Tiến hành thêm trường được tạo ra và click chọn vào cột truy vấn sau đó chọn vào Design.
Bước 4: Bổ sung thêm các tiêu chuẩn cần thiết, khi đó người dùng cũng có thể bổ sung thêm các tiêu chuẩn khác.
Bước 5: Chọn Design > tiếp đến chọn Run > Ctrl + S để lưu truy vấn.
Tạo và dùng biểu mẫu
Nếu người dùng muốn sử dụng biểu mẫu một trong những chức năng chính của Access thì hãy tham khảo các bước như sau:
Bước 1: Tiến hành chọn bảng mà người dùng muốn làm biểu mẫu, tiếp đến click chọn một dạng biểu mẫu phù hợp.
Bước 2: Click chọn vào nút Form ở mục tab mới, lúc này một biểu mẫu mới sẽ được tạo tự động.
Bước 3: Tiến hành di chuyển các hồ sơ để điều hướng biểu mẫu mới.
Tạo báo cáo
Ngoài những chức năng chính của Access bên trên, khi sử dụng công cụ này người dùng cũng có thể trực tiếp tạo báo cáo trực quan với các bước như sau:
Access là gì Access có những khả năng gì?
Câu hỏi 1: Access là gì và có khả năng gì? Trả lời: Microsoft Access là một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc lưu trữ, quản lý và tìm kiếm thông tin. Các khả năng chính của Access bao gồm: Tạo cơ sở dữ liệu: Access cho phép bạn tạo và quản lý cơ sở dữ liệu với các bảng, truy vấn, biểu đồ, mẫu và báo cáo.
Biểu tượng của Access là gì?
Biểu tượng của chương trình Access là một chiếc chìa khóa [2007], đến bản 2016 thì biểu tượng thành hình chữ A. Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ chính Access.
Microsoft Access là phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp với ai?
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ [Relational Database Management System – RDBMS] dành cho người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Nó có giao diện đồ họa và cho phép người dùng tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Bao gồm bảng dữ liệu, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.
Access là phần mềm chuyên dụng để làm gì?
Microsoft Access mang đến khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất dữ liệu với các tính năng tương tác giữa các bảng dữ liệu. Trong đó, người dùng có thể: Thiết lập bảng dữ liệu. Nhập dữ liệu từ các nguồn như Excel, Database, Web Content.