Cũng giống như hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ có thể xảy những sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh đúng quy định
- Căn cứ hướng dẫn:
- Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: hướng dẫn Xử lý hóa đơn có sai sót
- Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn Xử lý
hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp II. Cách xử lý hóa đơn có sai sót trong từng trường hợp cụ thể:
Đối với hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC thì chúng ta có 2 hình thức hóa đơn, đó là: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Thì với mỗi hình thức hóa đơn này sẽ có cách xử lý hóa đơn khi có sai sót như sau:
1. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có sai sót:
1.1. Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:
thì người bán thực hiện:
+ Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
\=> Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
1.2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua sau đó người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót:
thì xử lý được thực hiện tùy vào lỗi sai trên hóa đơn như sau:
* Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
thì người bán thực hiện như sau:
+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
* Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý như sau:
+ Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng [ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh.
+ Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót [trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót - Thì thực hiện làm theo cách 1] thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
\=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót [hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính] để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã] hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].