Bạn là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn [TNHH] bạn phải tham gia các cuộc họp hội đồng thành viên và muốn nắm chi tiết nội dung cuộc họp đó bằng văn bản.
Khi bạn thực hiện một số thủ tục pháp lý về doanh nghiệp yêu cầu phải nộp biên bản họp hội đồng thành viên nhưng bạn vẫn chưa hiểu rõ về văn bản này.
Bài viết dưới đây, Luật Quang Huy sẽ hướng dẫn bạn lập Biên bản họp hội đồng thành viên.
1. Biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH là gì?
Theo quy định tại Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020:
Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.
Theo đó, biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH là biên bản ghi lại cuộc họp để thông qua một công việc của Công ty TNHH. Bởi đối với bất kỳ một quyết định nào cũng đều phải được sự thống nhất của các thành viên trong Công ty.
Hiểu đơn giản, biên bản họp là văn bản ghi lại vắn tắt thời điểm, địa điểm diễn ra cuộc họp cùng nội dung chính, những vấn đề đã thống nhất tại cuộc họp hội đồng thành viên công ty TNHH.
Ngoài ra, các cuộc họp của Hội đồng thành viên có thể được ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác và phải làm xong, thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp.
Khi tiến hành họp hội đồng thành viên, doanh nghiệp của bạn phải lập biên bản ghi lại để lưu trữ tại công ty, ngoài ra biên bản này còn được yêu cầu trong một số hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước. Dưới đây là mẫu biên bản họp hội đồng thành viên để bạn có thể tham khảo:
TẢI MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
3. Hướng dẫn cách điền thông tin biên bản họp hội đồng thành viên
Tên công ty: Ghi rõ là công ty TNHH 1 thành viên hay công ty TNHH 2 thành viên
Phần A. Thông tin công ty: ghi theo giấy phép kinh doanh. Thường sẽ có số đăng ký, ngày tháng đăng ký, nếu có đăng ký thay đổi thì ghi số lần thay đổi và ngày tháng năm thay đổi.
Phần B. Mục đích tổ chức cuộc họp: Nêu rõ lý do để tổ chức cuộc họp này
Phần C. Thành phần tham dự: Ghi đầy đủ họ tên của cổ đông tham gia phiên họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị, mỗi tên người một dòng kèm theo chức danh [nếu có]. Các thành viên có mặt, vắng mặt: ghi bằng số
Phần D. Nội dung cuộc họp: Những nội dung đã thống nhất, chẳng hạn:
- Ủy quyền cho ai đứng ra ký kết các giấy tờ?
- Có đồng ý với nội dung cuộc họp không?
- Có ý kiến đóng góp gì không?
4. Lưu ý về biên bản họp hội đồng thành viên công ty TNHH
4.1 Điều kiện để họp hội đồng thành viên
Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thực hiện khi số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại công ty, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty phải được ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp tán thành
4.2 Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản họp hội đồng thành viên
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;
- Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;
- Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;
- Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;
- Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
- Họ, tên, chữ ký và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp [nếu có];
- Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp, trừ trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng thành viên tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung nêu trên.
4.3 Hình thức của biên bản họp hội đồng thành viên
Biên bản họp Hội đồng thành viên và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Biên bản họp hội đồng thành viên phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.
Như vậy, biên bản họp hội đồng thành viên phải được lập thành văn bản và được lưu trữ tại trụ sở công ty. Quy định hình thức này nhằm đảm bảo hồ sơ cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục khác liên quan đến thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
5. Cơ sở pháp lý
- Luật Doanh nghiệp năm 2020
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề Biên bản họp hội đồng thành viên.
Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp qua HOTLINE 19006588 Tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến của Luật Quang Huy để được hỗ trợ trực tiếp.