Biểu đồ luồng xử lý chức năng tròn vuông
2. Xác định và minh họa bằng đồ họa luồng luân chuyển thông tin trong hệ2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)2.2.1 Mục đích Show
BLD nhằm diễn tả tập hợp các chức năng và luồng thông tin trong hệ thống. Nó xác định các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu là công cụ hoá giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống (cái bản chất), làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý. Biểu đồ này dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm 3 kỹ thuật phân tích chính: Sơ đồ luồng dữ liệ:u mô tả quan hệ giữa quá trình xử lý và các dòng dữ liệu. Từ điển định nghĩa dữ liệu: mô tả các phần tử dòng dữ liệu, kho dữ liệu. Đặc tả quá trình xử lý: mô tả quá trình xử lý một cách chi tiết. Mối quan hệ giữa ba thành phần là bức tranh sinh động của hệ thống được thể hiện qua sơ đồ sau: BLD là công cụ chính của quá trình phân tích, nhằm mục đích trao đổi phân tích thiết kế và tạo lập dữ liệu. Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ các nét đặc trưng của hệ thống trong các bước phân tích, thiết kế. BLD hỗ trợ bốn hoạt động chính: Kế toán Nhân lực Vật tư Khách hàng Sản xuất Thị trường Hồ sơ Lương Kế toán thu Ng Vật liệu Tiêu thụ Công nợ Q.cáo Đại lý Hạch toán Kế toán chi Qlý kho Đặt hàng Kế hoạch Tiến độ QUẢN LÝ XÍ NGHIỆP Dự báo Hình 3.5 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý xí nghiệp. TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU DỮ LIỆU XỬ LÝ Quảnlý Phân tích: BLD dùng để xác định các yêu cầu của người sử dụng Thiết kế: BLD dùng để ánh xạ kế hoạch và minh hoạ các giải pháp cho người phân tích và người sử dụng trong khi thiết kế hệ thống mới. Truyền thông: Một thế mạnh của BLD là đơn giản và dễ hiểu với người phân tích và người sử dụng Siêu dữ liệu: BLD dùng để cung cấp sự mô tả đặc biệt các yêu cầu và thiết kế hệ thống. Nó cung cấp sự miêu tả khái quát của các thành phần chức năng chính của hệ thống nhưng nó không cung cấp các thành phần cụ thể vì vậy chúng ta phải sử dụng các công cụ khác như từ điển dữ liệu, sơ đồ khối, ngôn ngữ đặc tả v.v... để làm mịn các thành phần của nó. 2.2.2 Các mức diễn tả của biểu đồ luồng dữ liệu BLD có thể được mô tả như sau: Hệ thống cần thực hiện các chức năng nào ? Sự liên quan giữa các chức năng ? Hệ thống cần truyền đi cái gì ? Các đầu vào nào cần
truyền tới đầu ra nào ? Hệ thống cần thực hiện dạng công việc nào ? Hệ thống lấy thông tin ở đâu để làm việc ? Và nó gửi kết quả công việc tới đâu? Không phụ thuộc vào cách thức mô tả, BLD cần có các yêu cầu sau: Không cần từ giải thích biểu đồ mà vẫn diễn tả được các chức năng hệ thống và tiến trình của luồng thông tin. Hơn nữa nó cần đơn giản để người sử dụng và người phân tích có thể hiểu nhau được. Biểu đồ phải được trình bày cân đối trên cùng một trang biểu đồ (cho hệ thống nhỏ) và trên một vài trang biểu diễn chức năng ở cùng một mức (đối với hệ thống lớn hơn). Tốt nhất là biểu đồ được trình bày với sự hỗ trợ của công cụ máy tính, bởi vì theo cách này biểu đồ sẽ nhất quán và tiêu chuẩn hoá. Hơn thế nữa, quá trình điều khiển sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Như đã trình bầy ở chương 1, biểu đồ BLD là mô hình hoá được thể hiện ở 2 mức vật lý và logic. Trong đó Mức vật lí: Mô tả hệ thống làm như thế nào ? Mức này thường được sử dụng để nghiên cứu hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống mới sau này Mức khái niệm (logic ): Mô tả hệ thống làm gì ? và ở đây không đề cập đến biện pháp công cụ xử lý. Mức khái niệm được sử dụng trong khi phân tích các yêu cầu của hệ thống. Các hình thức biểu diễn biểu đồ : Trong một số tài liệu khác nhau với các phương pháp tiếp cận khác nhau người ta có thể dùng các kí hiệu không hoàn toàn giống nhau. Tuy nhiên các thành phần cơ bản không thay đổi và nó được sử dụng nhất quán trong các quá trình phân tích và thiết kế . 2.2.3 Các thành phần của biểu đồ Mỗi biểu đồ luồng dữ liệu gồm 5 thành phần: Luồng dữ liệu (Data Flows). Kho dữ liệu (Data Store). Tác nhân ngoài (External Entity). Tác nhân trong (Internal Entity). Với mỗi thành phần chúng ta sẽ đưa ra khái niệm của thành phần, cách biểu diễn và tên nhãn ghi trên đó. Chức năng xử lý Khái niệm: chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới ở đầu ra. Biểu diễn: chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng. Việc dùng kí hiệu đường tròn chỉ là qui ước, được kế thừa từ các phương pháp luận dựa trên tiến trình trước đây. Nhiều phương pháp luận đã chấp nhận những ký hiệu khác cho mục đích này chẳng hạn như hình chữ nhật hay hình vuông tròn các góc tiện lợi cho soạn thảo và biên tập. Bởi vậy ta cần lưu ý khi tham khảo cách biểu diễn chức năng trong các tài liệu khác. Nhãn chức năng: Do chức năng là các thao tác nên tên được dùng là một “Động từ “ với “bổ ngữ”... Thí dụ: Chức năng “ghi nhận hoá đơn”, “theo dõi mượn trả”, “Xử lý thi lại” được thể hiện như sau: Luồng dữ liệu Khái niệm: Luồng dữ liệu dùng để mô tả sự chuyển dịch thông tin từ một thành phần của hệ thống tới thành phần khác, thực chất là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý. Luồng dữ liệu tượng trưng cho sự dịch chuyển dữ liệu. Bởi vậy luồng dữ liệu được coi như các giao diệngiữa các thành phần của biểu đồ. Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông tin. Nhãn (tên) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là “danh từ “ với “tính từ” nếu cần thiết. Chú ý rằng trong tiếng Việt động từ và danh từ đôi khi dùng chung một từ , nên cần phải thêm quán từ xác định “sự” nếu muốn nhấn mạnh đó là danh từ. Thí dụ các luồng dữ liệu: “hoá đơn “, “hoá đơn đã kiểm tra”, “điểm thi”, “danh sách thi lại” Theo dõi mượn trả Ghi nhận hoá đơn Xử lý thi lại Các luồng dữ liệu và tên được gán cho chúng là các thông tin “logíc” chứ không phải là các tài liệu vật lý. Thí dụ về chức năng xử lý và luồng dữ liệu tương ứng Hình 3.6: chức năng xử lý và luồng dữ liệu tương ứng Kho dữ liệu Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sẽ sử dụng. Kho dữ liệu được sử dụng như một mẫu chứa các gói dữ liệu không dịch chuyển được. Nó bao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lưu trữ: Dưới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lưu trữ trong văn phòng hoặc các file trên các thiết bị mang tin như băng từ, đĩa từ, v.v... của máy tính; nhưng ở đây ta quan tâm đến thông tin chứa trong đó tức là dạng logíc của nó trong cơ sở dữ liệu. Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu hay cặp đoạn thẳng song song trên đó ghi nhãn của kho. Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thông tin. Thí dụ: Kho “Hồ sơ Cán bộ”, “Vật tư”, “Phòng”, “Độc giả” HÌnh 3.7: Kho “Hồ sơ Cán bộ”, “Vật tư”, “Phòng”, “Độc giả” Tác nhân ngoài Tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác, là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp Hoá đơn xử lý thi lại Điểm thi Hoá đơn đã kiểm tra Danh sách thi lại ghi nhận hoá đơn xúc chính thức, có trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có mặt các nhân tố này trên biểu đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Điều đáng chú ý là hiểu nghĩa “ngoài lĩnh vực nghiên cứu “ không có nghĩa là bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như đối với hệ thống xử lý đơn hàng thì bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và các bộ phận kho tàng vẫn là tác nhân ngoài; đối với hệ thống tuyển sinh đại học thì tác nhân ngoài vẫn có thể là thí sinh, giáo viên chấm thi và hội đồng tuyển sinh. Sau này ta nhận thấy có đối tượng vừa là tác nhân ngoài trong biểu đồ BLD vừa là thực thể trong mô hình thực thể liên kết E-R. Các Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng như chúng nhận các sản phẩm thông tin từ hệ thống. Biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật, trên đó có ghi nhãn. Cách biểu diễn này phổ biến với các loại ký pháp biểu đồ BLD khác nhau. Nhãn: Được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần thiết. Thí dụ: Nhà cung cấp, khách mua hàng là tác nhân ngoài cho HTTT bán hàng. Sinh viên, giáo viên là tác nhân ngoài đối với HTTT quản lý học tập. Tác nhân trong Khái niệm: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ. Thông thường mọi biểu đồ có thể bao gồm một số trang, đặc biệt là trong các hệ thống phức tạp và với khuôn khổ trang giấy có hạn thông tin được truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này. Ý nghĩa của tác nhân trong trong BLD tương tự như nút tiếp nối của sơ đồ thuật toán. Biểu diễn: Tác nhân trong biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và trên có ghi nhãn hay ta có thể nói nó được biểu diễn bằng hình chữ nhật mà một góc được bỏ qua khi các biên khác được vẽ bằng nét đơn. Nhãn tác nhân trong: Được biểu diễn bằng động từ kèm bổ ngữ. Thí dụ trong HTTT về quản lý xí nghiệp có chức năng hạch toán kế toán, tính lương được vẽ riêng trong trang khác mà có một chức năng nào của biểu đồ này có tham chiếu tới chức năng kế toán và tính lương đó. Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhauKHÁCH MUA SINH VIÊN NHÀ CUNG CẤP Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông quachức năng xử lý. Nói chung kho đã có tên nên luồng dữ liệu vào ra kho không cần tên, chỉkhi việc cập nhật, hoặc trích từ kho chỉ một phần thông tin ở kho ngườita mới dùng tên cho luồng dữ liệu. Vì lý do trình bày nên tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu sửdụng nhiều lần có thể vẽ được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng biểu đồ đểcho dễ đọc, dễ hiểu hơn. Mối liên quan giữa chức năng xử lý , kho dữ liệu và luồng dữ liệu :Hình 3.8:Mối liên quan giữa chức năng xử lý , kho dữ liệu và luồng dữ liệu Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất một luồngra. Nếu kho chỉ có luồng vào mà không có luồng ra là kho “vô tích sự”,nếu kho chỉ có luồng ra mà không có luồng vào là kho “rỗng”. Tác nhân ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chứcnăng xử lý.Cập Nhật kho 2.3 Các thể hiện khác của biểu đồ luồng dữ liệu Trên đây ta đã nghiên cứu hai phương pháp biểu diễn công cụ diễn tả chức năng xử lý của hệ thống: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). Các phương pháp này đôi khi chưa sáng tỏ với thực tế vì thực chất các mô hình còn giản lược, chưa diễn tả hết các khía cạnh chi tiết của quá trình. Bởi vậy cần thiết phải đưa ra một số khái niệm và cách biểu diễn để trừu tượng hoá vấn đề, . 2.3.1 Sự đồng bộ hoá Sự đồng bộ hoá thể hiện quá trình diễn ra đồng thời hoặc lựa chọn của các dòng dữ liệu vào hoặc ra từ các chức năng xử lý. Để thực hiện điều này ta bổ sung một số ký hiệu bên cạnh luồng dữ liệu. Thí dụ sau là một phần của biểu đồ BLD với chức năng giải quyết đơn hàng với các kí hiệu sau và thể hiện qua hình 2.6 Kí hiệu : * và (AND) hoặc loại trừ (XOR ) () hoặc không loại trừ (OR) 2.3.2 Phương pháp của MERISE Mô tả chi tiết các chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu BLD chỉ giới hạn mô tả các chức năng trong tiến trình xử lý nhưng chưa diễn tả thời gian và địa điểm thực hiện. Phương pháp Merise cho rằng như vậy không đủ cần xây dựng bảng gồm các công việc và thời gian phân bổ thực hiện, làm mịn hoá tiến trình xử lý (xem hình 2.8). 2.3.3 Sơ đồ công việc theo các thanh Đây là phương pháp để mô tả thô các công việc theo bảng. Với cột chỉ thời gian tivà hàng chỉ các công việc cvk. Các thanh xác định công việc cvk từ thời điểm ti tới tj. Hình 2.7 mô tả mẫu sơ đồ công việc dạng thanh t1 t2 tn-1 tn cv1 . cv2 . cv3 . cvk Bảng - Sơ đồ thanh mô tả phân bổ chức năng theo thời gian Thời gian Khách hàng Phòng thương mại Mã hoá Duyệt sửa Nhập và kiểm tra dữ liệu Máy tính File Khách hàng Khách hàng Giải quyết đơn Làm hoá đơn và phiếu xuất Thu và Thanh toán tiền Giải quyết và phát hàng GIAO HÀNG HOÁ ĐƠN * * * * * Đơn không hợp lệ báo chờ Giấy đợi Lệnh kho Hoá đơn Phiếu giao hàng Trả tiền 48 h Nhập vào cuối tuần 16 h Vào máy thứ 6 hàng tuần * : lưu Hình 3.10 Tiến trình thực hiện chi tiết các công việc 2.3.4 Các kí hiệu vật lý bổ sung vào biểu đồ Sơ đồ khối là một công cụ mạnh nhằm giải thích một cách trực quan, dễ hiểu các hoạt động của bất cứ thủ tục nào. Mọi loại hoạt động tuần tự đều có thể được mô tả thông qua sơ đồ khối. Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin sử dụng sơ đồ khối theo nhiều cách khác nhau, tại những giai đoạn khác nhau nhưng giai đoạn quan trọng nhất là thiết kế chi tiết các thủ tục của người sử dụng. Để làm rõ các các chức năng và phân biệt các giá thông tin đối với các nguồn dữ liệu và kho dữ liệu ta đưa thêm các kí hiệu và các quy ước sử dụng mô tả phụ trợ chức năng xử lý. Đây là các qui định của hãng IBM. Tuy các kí hiệu này tương đối cổ |
