Hiện nay, quy định căn lề chuẩn trong word hay trong văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ.
Câu hỏi: Cho em hỏi hiện nay, căn lề trong văn bản hành chính thế nào là chuẩn? Muốn cài mặc định các thông số căn lề cho tất cả các văn bản có được không hay phải thao tác mỗi lần?
Chào bạn, việc căn lề chuẩn trong Word có tác dụng làm cho văn bản được định dạng chuẩn theo khuôn khổ nhất định, làm cho bố cục văn bản trực quan và đẹp hơn, khi in văn bản và đóng bìa không bị mất chữ.
Quy định căn lề chuẩn trong word ra sao?
Theo Nghị định 30, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Nếu nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Bên cạnh đó, định lề trang văn bản [còn gọi là căn lề chuẩn] được thực hiện theo quy định sau:
Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm]
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm]
Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm [3cm – 3.5cm]
Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5cm – 2cm]
Quy định căn lề chuẩn trong Word 2003, 2007, 2010
Đầu tiên, mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của trang word và chọn “Page Setup” để mở bảng tùy chọn định dạng trang in.
Giao diện bảng Page Setup hiện ra như sau:
Trong thẻ Margins, canh chỉnh lần lượt cho Lề trên [Top], Lề dưới [Bottom], Lề trái [Left], Lề phải [Right]. Bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp các thông số theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30.
Ví dụ: Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:
Sau khi chỉnh xong các lề cần sửa, nếu muốn chọn kích thước căn lề này làm lề chuẩn mặc định những tài liệu tiếp theo thì bấm “Set As Default”. Chọn “Yes “để lưu lại và bấm OK.
Quy định căn lề chuẩn trong Word 2013, 2019
Để căn lề chuẩn trong Word 2013, 2019 cần mở bảng Page Setup lên. Sau đó, vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page Layout cạnh chữ Page Setup.
Vì giao diện Word 2013 đến Word 2019 khác với giao diện của Word 2007, nên thao tác chỉnh lề trong trang Word cũng sẽ khác ở một số mục.
Trước hết cần điều chỉnh lại đơn vị kích thước đo lề trong Word từ đơn vị inch sang cm.
Tại giao diện Word 2013, 2019 nhấn vào mục File rồi chọn Options.
Trong giao diện thiết lập Word, nhấn vào mục Advanced tìm phần Display phía bên phải. Lúc này sẽ thấy mục Show measurements in units of rồi chuyển sang đơn vị cm.
Quay lại giao diện trên Word, chúng ta nhấn vào mục Layout trên thanh công cụ. Sau đó nhấn tiếp vào biểu tượng Margins như hình dưới đây.
Lúc này bảng Page Setup hiện ra, bạn cũng tùy chọn các thông số canh lề tương tự như Word 2003: chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Set As Default/OK để hoàn tất.
Hiển thị giao diện mới, bạn nhấn tiếp vào Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.
Lưu ý: Với những tài liệu Word sau này, nếu muốn chuyển về kích thước lề mặc định thì nhấn vào mục Margins rồi chọn Last Custom Settings với biểu tượng ngôi sao. Ngay sau đó tài liệu tự động đổi về kích thước căn lề mặc định mà bạn đã chọn.
Trên đây là thông tin về quy định căn lề chuẩn trong word. Nếu còn băn khoăn, bạn đọc thể liên hệ với chúng tôi qua hotline
>> Thể thức văn bản và những quy định mới nhất thế nào?
Việc căn lề chuẩn là một trong những bước để tạo ra một văn bản hoàn chỉnh. Thao tác này không quá xa lạ với những người làm văn phòng nhưng với một số người mới làm quen với Word thì không phải đơn giản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện để có được văn bản hoàn thiện đúng quy định.
Căn chỉnh lề được quy định như thế nào?
Việc căn chỉnh lề trong một văn bản đã được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Theo đó, quy định về lề trang văn bản như sau:
- Lề trên: Cách mép trên cùng của giấy từ 20 – 25mm [tương đương 2cm – 2.5cm].
- Lề dưới: Cách mép dưới cùng của giấy từ 20 – 25mm [tương đương 2cm – 2.5cm].
- Lề trái: Cách mép trái của giấy từ 30 – 35 mm [tương đương 3cm – 3.5cm].
- Lề phải: Cách mép phải của giấy từ 15 – 20 mm [tương đương 1.5cm – 2cm].
Thông thường, khi căn lề chuẩn trong Word nói chung, căn lề trong Word 2010 nói riêng, người ta hay sử dụng đơn vị đo là centimet [cm]. Chính vì vậy, để có thể căn chỉnh kích thước lề văn bản một cách chính xác, bạn cần đổi đơn vị đo từ inch sang cm.
Hướng dẫn cách căn lề chuẩn trong Word
Về cơ bản, thao tác căn lề trong Word chính là việc điều chỉnh thông số của thẻ Margins tại hộp thoại Page Setup trong giao chính của Word. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách căn lề chuẩn trong Word 2010 cho bạn.
Bước 1: Tại giao diện chính của Word, bạn chọn tab Page Layout. Tiếp đó, bạn click chuột vào biểu tượng mũi tên để mở hộp thoại Page Setup rồi chọn thẻ Margins.
Bước 2: Tại thẻ Margins, bạn điền các thông số đúng theo quy định trong Thông tư của Bộ Nội vụ đã được đề cập tới trong phần trên của bài viết. Trong đó có 4 thông số gồm: Top, Bottom, Left, Right với ý nghĩa lần lượt như sau:
- Top: Là lề trên của văn bản, được tính từ dòng đầu tiên của văn bản với mép trên cùng của khổ giấy.
- Bottom: Là lề dưới của văn bản, được tính từ dòng cuối cùng đến mép dưới của khổ giấy.
- Left: Là lề trái của văn bản, được tính từ ký tự đầu tiên bên trái với mép trái của khổ giấy.
- Right: Là lề phải của văn bản, được tính từ ký tự cuối cùng bên phải với mép phải của khổ giấy.
Sau khi hoàn thành việc điền thông số căn lề trong Word 2010 theo đúng quy định, bạn nhấn OK để lưu lại thao tác đã thực hiện.
Hướng dẫn cách thiết lập căn lề mặc định trong Word
Để không bị mất quá nhiều thời gian cho việc điều chỉnh thông số mỗi lần soạn thảo văn bản, bạn có thể thiết lập căn lề chuẩn mặc định. Dưới đây là các bước thực hiện thao tác thiết lập căn lề mặc định trong Word.
- Bước 1: Nhấn vào tab Page Layout trên giao diện chính của Word rồi nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở hộp thoại Page Setup.
- Bước 2: Tại hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Margins và điều chỉnh các thông số tiêu chuẩn tại các mục: Top, Bottom, Left, Right.
- Bước 3: Sau khi hoàn tất việc thiết lập thông số căn lề chuẩn, bạn nhấn vào Save As Default và Yes để hoàn thành việc thiết lập các chỉ số căn lề mặc định.
Trên đây là cách căn lề chuẩn trong Word nói chung và Word 2010 nói riêng mà chúng tôi muốn chia sẻ cùng các bạn. Hy vọng rằng, với những chia sẻ này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình thiết lập và hoàn thiện văn bản theo đúng quy định chuẩn.
Hướng dẫn cách căn chỉnh lề trong Word 2007 2010 2013 2016 2019 nhanh nhất !
Cách căn chỉnh lề trong Word 2007 không hề khó. Dưới đây là bài hướng dẫn cực kỳ chi tiết mà News.timviec.com.vn dành cho bạn. Hãy đọc ngay nhé!
Hướng dẫn chi tiết cách căn chỉnh lề trong Word
Cách hiện đường viền, khung căn lề
Trước khi học cách căn lề trong word , chúng ta cần nắm được 2 thao tác đó là hiện khung/đường viền và chuyển đơn vị căn lề trước đã.
Khung hoặc đường viền khi căn lề có tác dụng giúp người dùng xác định rõ giới hạn của văn bản, để họ có thể ước lượng và căn chỉnh sao cho hợp lý và khoa học nhất. Bạn hãy làm theo các bước sau đây:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn mục “File” => “Options” => “Word Options“.
- Bước 2:Trong tab “Word Options“, chọn “Advanced” => “Show text boundaries“. Khi đó khung căn lề sẽ hiện ra.
Xem thêm >>>Cách căn lề trong Word trong mọi phiên bản cực dễ dàng
Chuyển đơn vị căn lề
Trước khi căn lề cho văn bản, bạn cần thực hiện thao tác chuyển đơn vị căn lề về đơn vị đo tiêu chuẩn. Theo đúng như quy định, các văn bản hành chính ở Việt Nam đều sử dụng thang đo Centimeters.
Để chuyển đơn vị căn lề, hãy thực hiện các thao tác sau:
- Bước 1: Bạn vào “Office Button” => chọn “Word Options“
- Bước 2: Khi giao diện thanh công cụ hiện ra thì vào tab “Advanced” => chọn “Show meresuement in Units Of“. Tiếp đó, bạn chuyển sang đơn vị đang sử dụng sang Centimeters rồi nhấn “OK” là hoàn tất.
[Hướng dẫn] Cách chia cột trong Word và một số thủ thuật mà bạn không nên bỏ qua
Quy trình căn lề chuẩn cho văn bản Word
Bạn đã nắm được cách hiện khung/viền và chuyển đơn vị căn lề, tiếp theo đây chúng tôi sẽ tập trung hướng dẫn bạn cách căn chỉnh lề trong Word 2007.
- Bước 1: Và mục “Page Layout” => chọn “Page Setup“
- Bước 2: Tiếp theo màn hình máy tính sẽ xuất hiện giao diện căn chỉnh lề văn bản. Bạn hãy vào mục “Margins” và bạn sẽ thấy các thông số, bao gồm căn lề trái [Left], căn lề phải [Right], căn lề trên [Top], căn lề dưới [Bottom]. Hãy thay đổi chúng theo ý muốn của bạn và đừng quên nhấn “OK” để lưu cài đặt.
Căn lề in 2 mặt giấy văn bản
Ngoài chỉ dẫn bạn cách căn chỉnh lề trong Word một cách chung chung, chúng tôi sẽ giới thiệu thêm cho bạn cách căn lề cho văn bản khi in 2 mặt giấy. In 2 mặt giấy được áp dụng khi chúng ta cần đóng văn bản thành tập hoặc quyển dày. Thao tác này giúp bạn tiết kiệm giấy khi in. Dưới đây là cách căn lề để in 2 mặt giấy trong Word 2007:
- Bước 1: Vào mục “Page Layout” => chọn “Page Setup“
- Bước 2: Giao diện trình soạn thảo sẽ hiện ra. Bạn nhìn vào mục “Margins” => “Multiple pages” => chọn “Mirror Margins“. Nhấn “OK” để hoàn tất thao tác. Nhớ kiểm tra kỹ văn bản trước khi in để tránh những sai sót không đáng có.
➡️ Xem thêm: Khám phá cách in 2 mặt trong Excel 2010 và Word nhanh – gọn – lẹ
Hướng dẫn để mặc định căn lề
Sử dụng chế độ căn lề mặc định là một cách hay giúp bạn tiết kiệm thời gian bởi bạn chẳng phải tự tay căn chỉnh các thông số. Ngoài ra, chế độ này còn cực kỳ tiện dụng ở chỗ bạn sẽ chẳng cần mất công căn chỉnh thông số lại từ đầu ở những lần soạn văn bản tiếp theo.
Căn chỉnh lề mặc định trong Word rất đơn giản. Sau khi bạn chọn xong các thông số phù hợp thì hãy vào mục “Default”. Thông báo sẽ hiện ra, bạn chỉ việc chọn “Yes” để lưu cài đặt là xong.
Quy định về khoảng cách căn lề chuẩn trong Word
Bạn hoàn toàn có thể căn lề theo ý thích của bản thân nhưng để văn bản Word trở nên chuyên nghiệp nhất thì bạn cần tìm hiểu về các thông số căn lề chuẩn. Dưới đây là thông tin dành cho bạn:
Khổ giấy in
Khổ giấy thường được sử dụng trong các văn bản ở nước ta là khổ A4. Bạn hãy vào “Page Layout” => “Page Setup“. Trong mục “Page Setup”, bạn vào “Paper” và chọn khổ giấy A4 ở mục “Paper size” là xong.
Khoảng cách căn lề chuẩn theo quy định Nhà nước
Các thông số chuẩn mà bạn nên áp dụng khi căn lề sẽ bao gồm:
- Left: khoảng cách mép trái là 3-3,5 cm
- Right: khoảng cách mép phải là 1,5-2 cm
- Top: khoảng cách mép trên là 2-2,5 cm
- Bottom: khoảng cách mép dưới là 2-2,5 cm
Trên đây là bài viết chi tiết về cách căn chỉnh lề trong Word . Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Word này thì hãy lưu ngay để sử dụng khi cần nhé!
⏩ Xem ngay: Những kỹ năng văn phòng cơ bản cần thiết cho mọi người