Câu chuyện Cộng bắt đầu vào năm 2007, với cửa hàng đầu tiên là một tiệm giải khát nhỏ trên con phố cà phê lâu đời tại Hà Nội – phố Triệu Việt Vương. Lấy cảm hứng từ những chữ cái đầu tiên trong câu Quốc hiệu “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam”. Cộng là một thương hiệu không chỉ phục vụ khách hàng bởi những ly cà phê ngon mà còn là những trải nghiệm về không gian, dịch vụ và quy trình quản lý bán hàng. Điều gì đã tạo nên thành công của Cộng ngày hôm nay?
Nếu bạn đang muốn tìm một không gian yên tĩnh, hoài cổ để sống chậm lại giữa nhịp sống xô bồ, vội vã thì Cộng Cà phê chính là sự lựa chọn hoàn hảo. Khoác lên tấm áo của một xã hội Việt Nam thời bao cấp, nơi đây đem đến cho thực khách những giây phút sâu lắng, thư giãn khó quên bên tách cà phê cùng những câu chuyện thú vị đằng sau những món đồ trang trí.
Hơn 13 năm hoạt động, Cộng Cà phê không chỉ mở rộng chi nhánh ở khắp các tỉnh thành trong nước mà còn đưa cà phê Việt đến với bạn bè quốc tế. Tháng 8/2018, Cộng Cà phê đã đưa cà phê Việt “xuất ngoại”, lần đầu tiên khai trương tại Hàn Quốc và nhận được sự đón nhận của rất nhiều bạn bè tại xứ sở kim chi. Đến năm 2019, Cộng Cà phê đã chính thức đặt chân đến Malaysia như một góc đậm chất Việt trên nước bạn.
Trong bối cảnh chung của ngành F&B, song song với việc phát triển, mở rộng thị trường, Cộng Cà phê cũng cực kỳ quan tâm đến việc hiện đại hóa quy trình quản lý bán hàng với mong muốn củng cố vững chắc và quản lý tốt hơn chuỗi cửa hàng của mình. Việc ứng dụng công nghệ thay thế cho phương pháp quản lý truyền thống là chiến lược được hướng đến.
Năm 2018, Cộng bắt đầu nhượng quyền thương hiệu và để tìm lời giải cho bài toán hiện đại hóa quy trình quản lý bán hàng trong thời điểm này, Cộng Cà phê bắt đầu nghiên cứu giải pháp POS [Point Of Sales] – Giải pháp quản lý bán hàng. Một nhà cung cấp có thương hiệu rất lớn trên thị trường được Cộng Cà phê lựa chọn với quyết tâm thay đổi quy trình làm việc truyền thống. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng một loạt các vấn đề phát sinh khiến cho việc triển khai không được như kỳ vọng và vô tình lại gây thêm khó khăn trong hoạt động quản lý bán hàng của Cộng Cà phê.
- Hệ thống thiếu sự ổn định gây khó khăn trong quá trình bán hàng.
- Hệ thống thiếu tính quản trị, khiến chủ đầu tư không thể theo dõi báo cáo, số lượng hóa đơn bán hàng, bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng, tình hình bán hàng trực tiếp ở từng cửa hàng,… Chủ đầu tư gặp khó khăn trong việc đánh giá và đưa ra lời giải cho bài toán tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh trong hệ thống chuỗi.
- Khó khăn trong việc quản lý và đồng bộ thực đơn trong toàn bộ hệ thống chuỗi cửa hàng.
- Khó khăn trong việc kiểm soát phân quyền trên hệ thống quản lý.
- Thiếu công cụ hỗ trợ vận hành, đo lường, kết nối với các đối tác và phân tích hiệu quả của các kế hoạch marketing.
- Hỗ trợ sau bán chưa tốt, lỗi phần mềm, lỗi thao tác không được hỗ trợ giải quyết.
Chính bởi những lý do này, Cộng Cà phê quyết định phải thay đổi nhà cung cấp. Bởi lẽ:
- Khi mới tiếp cận với ứng dụng công nghệ, đội ngũ nhân viên thường gặp khó khăn ở giai đoạn đầu khi triển khai, nhân viên sẽ mất rất nhiều thời gian để làm việc với ứng dụng và thao tác.
- Khi hệ thống không có sự ổn định mà không được hỗ trợ kịp thời sẽ làm gián đoạn toàn bộ quy trình bán hàng, tạo ra trải nghiệm không tốt cho khách hàng.
- Thiệt hại về tài chính có thể xảy ra nếu như có sự sai sót về dữ liệu và nghiệp vụ kế toán – bán hàng.
- Tạo tâm lý chán nản, khó chịu, “ngại” thay đổi và ứng dụng công nghệ trong quy trình vận hành của đội ngũ nhân viên.
“Trong quá trình tìm hiểu để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, bên cạnh việc chú tâm vào tính năng, chi phí, thì quá trình hỗ trợ sau bán hàng cũng là một trong những tiêu chí hàng đầu để triển khai POS thành công”
Xem thêm: Gong Cha – Hoàn thiện “bức tranh” quản lý bán hàng với “mảnh ghép” iPOS.vn
Rút kinh nghiệm từ lần trước, Ban lãnh đạo Cộng Cà phê dành nhiều thời gian và cẩn trọng hơn trong việc tìm hiểu nhà cung cấp phần mềm POS, trong đó đặt ưu tiên về tính ổn định và quá trình hỗ trợ sau bán lên hàng đầu. Năm 2013, Cộng Cà phê chính thức triển khai phần mềm quản lý bán hàng iPOS trên toàn bộ hệ thống cửa hàng của mình.
Tối ưu quy trình vận hành và quản lý: Các tính năng của iPOS.vn đáp ứng hoàn toàn những yêu cầu về nghiệp vụ của Cộng Cà phê, từ việc tối ưu quy trình vận hành [quá trình order đồ cho khách, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, hệ thống quản lý từ xa phù hợp với hệ thống chuỗi,…] cho tới việc quản lý hàng hóa, định lượng chính xác nguyên vật liệu; hệ thống báo cáo chặt chẽ [báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo bán hàng, bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng,…].
Hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ, trực quan: Nếu như trước đây, nhà quản lý phải trực tiếp tính toán các khoản lợi nhuận, doanh thu hoặc tốn thêm tiền thuê nhân viên kế toán để theo dõi sổ sách, tính toán mới có được lợi nhuận cuối kỳ. Vì phức tạp và mất thời gian nên việc này không được thực hiện theo ngày, mà chỉ thường được thực hiện theo từng tháng một. Thì giờ đây, với phần mềm quản lý bán hàng, khâu báo cáo doanh thu trở nên đơn giản, bởi các thông số đầu vào, đầu ra luôn được cập nhật trên phần mềm. Chỉ cần vài click chuột là đã có một báo cáo chính xác và đầy đủ theo từng khu vực, chủ sở hữu, so sánh giữa các kỳ, phân tích theo thực đơn, mức độ hiệu quả của các chương trình khuyến mại,… mà không cần chờ đến cuối kỳ.
Dễ dàng quản lý, thay đổi thực đơn một cách khoa học: Nếu ai đã trót trở thành “tín đồ” của Cộng Cà phê thì chắc hẳn đã từng trải nghiệm và đắm mình trong không gian nhạc sống tại đây. Giá đồ uống tại thời điểm này có tăng so với thời điểm khác trong ngày. Và điều này cũng không thể làm khó Cộng Cà phê khi đồng hành cùng iPOS.vn. Phần mềm cho phép menu tự động thay đổi giá theo thời điểm, theo từng khu vực được cài đặt từ trước.
Dễ dàng kiểm soát phần quyền hệ thống và chuẩn hóa vai trò của từng bộ phận: Với mỗi vị trí tại cửa hàng đều được phân quyền trên hệ thống tương ứng với những quyền hạn cụ thể trên hệ thống phần mềm. Chẳng hạn như, vị trí thu ngân có quyền bán hàng, mở và chốt ca nhưng không được chỉnh sửa thực đơn, không được bỏ món và không được xem báo cáo. Vị trí kế toán có thể xem báo cáo và dùng tài khoản để kết nối kéo dữ liệu về phần mềm kế toán, vị trí Marketing không được quyền update thông tin cài đặt, chỉ được quyền phát hành các chương trình bán hàng, xem báo cáo,…
Quản lý khách hàng và tăng doanh số hiệu quả thông qua hệ thống quản trị quan hệ khách hàng iPOS CRM: Hệ thống iPOS CRM cho phép thu thập thông tin, chăm sóc và tiếp nhận phản hồi của khách hàng. Dựa theo số điện thoại đăng ký thành viên mà khách hàng cung cấp, người quản lý có thể tương tác với từng khách hoặc đưa tin đến các nhóm đối tượng khác nhau [phân loại theo các chỉ số hành vi]. Nếu khách hàng đăng ký thành viên thông qua các kênh kết nối Zalo và Facebook, hệ thống CRM của iPOS cho phép nhà quản trị tương tác hoặc đưa tin qua các kênh này với chi phí là 0 đồng. Không chỉ vậy, hệ thống còn cho phép doanh nghiệp tạo lệnh tự động gửi mã E-voucher ưu đãi, làm khách hàng cảm thấy thích thú và có khả năng cao là chi tiêu nhiều hơn nữa. Nằm trong hệ sinh thái giải pháp công nghệ cho ngành F&B của iPOS.vn, iPOS CRM được tích hợp và đồng bộ mọi dữ liệu từ hệ thống quản lý bán hàng, từ đó báo cáo toàn cảnh về dữ liệu khách hàng và các hoạt động chăm sóc khách hàng đều được hiển thị một cách trực quan, chi tiết và dễ theo dõi.
iPOS là một giải pháp bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B, vì vậy công ty sở hữu đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật dày dặn kinh nghiệm, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và vấn đề cho khách hàng. Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của iPOS.vn sẽ được cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng, đồng thời sẽ được hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn trực tiếp tại điểm bán. Chính vì vậy, dù ở trong giai đoạn đầu áp dụng, mọi nhân viên, đặc biệt là những người không rành về công nghệ vẫn có thể nhanh chóng làm quen mọi thao tác.
Hình thức hỗ trợ đa dạng, không chỉ hỗ trợ trực tuyến qua Tổng đài, Chatbox Website, Fanpage, Hotline,… mà còn sẵn sàng hỗ trợ trực tiếp nếu vấn đề cần hỗ trợ không thể thực hiện trực tuyến. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng phần mềm nếu có phát sinh vấn đề gì đều có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7.
Cùng với sự phát triển của công nghệ, xu hướng chuyển đổi số đã và đang hiện diện ở mọi ngành nghề kinh doanh, sản xuất. Trong bối cảnh chung của ngành F&B tại Việt Nam chuyển đổi số đã mang đến những sự đổi mới và thay đổi diện mạo ngành. Nắm bắt xu hướng đó, bên cạnh việc đảm bảo chất lượng và phong cách thiết kế từng cửa hàng, Cộng đã đồng bộ trên toàn bộ hệ thống quản lý từ nhân sự đến quy trình vận hành. Giải pháp iPOS.vn đã giúp quá trình quản lý chuỗi cửa hàng Cộng Cà phê trở nên đơn giản, tự động hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân lực, quản lý tổng thể các công việc thay vì phải dùng nhiều giải pháp nhỏ lẻ.
iPOS.vn luôn tự hào đồng hành cùng Cộng Cà phê, giúp chia sẻ gánh gắng trong công cuộc tự động hóa quy trình quản lý, để đạt được những thành công rực rỡ như ngày hôm nay.