Dù bạn đã thiết lập trang thương mại điện tử của riêng mình hay là người mới bắt đầu trong lĩnh vực này thì việc hiểu được vai trò của dữ liệu thông tin sản phẩm chính là chìa khóa giúp bạn thành công trong lĩnh vực số.
Tuy nhiên trong nhiều hệ thống thương mại điện tử, việc hiểu được cách các hệ thống khác nhau có thể tích hợp vào cùng một chiến lược chung là cả một thách thức đối với các doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về những thuật ngữ cũng như khám phá sự khác biệt giữa những công cụ và hệ thống liên quan đến thông tin sản phẩm của bạn, bao gồm các công cụ và hệ thống sau:
- PDM [Product Data Management] – Quản lý dữ liệu sản phẩm.
- ERP [Enterprise Resource Planning] – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
- DAM [Digital Asset Management] – Quản lý tài khoản kỹ thuật số.
- PIM [Product Information Management] – Quản lý thông tin sản phẩm.
Quản lý dữ liệu sản phẩm [PDM] là gì?
PDM là hệ thống kinh doanh [một phần của Quản lý Vòng đời sản phẩm] có nhiệm vụ quản lý và xuất tất cả những dữ liệu liên quan đến sản phẩm cũng như những quy trình liên quan.
PDM thường được sử dụng chủ yếu bởi các kỹ thuật viên nhằm mục đích truy vấn dữ liệu liên quan đến thông số kỹ thuật của sản phẩm như: hướng dẫn sử dụng, mã số sản phẩm, tệp tin CAD hay quy trình sản xuất.
Hệ thống PDM lưu trữ và sắp xếp những dữ liệu này để các bên liên quan [nhà thiết kế, kỹ thuật viên, đội ngũ sản xuất] đều có thể cùng làm việc vào một thời điểm mà không lo ngại về những rủi ro về lỗi.
Do vậy, giá trị của PDM nằm ở hiệu quả cao hơn mà nó đem lại trong quá trình phát triển sản phẩm của bạn.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp [ERP] là gì?
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng để quản lý nhiều lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp của bạn như quản lý đơn hàng, hàng tồn kho, logistics, kế toán, nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng [CRM].
ERP cho phép bạn kiểm soát và quản lý hiệu quả các quy trình liên quan đến sản phẩm của mình thông qua việc cho phép các nhóm và các bên liên quan khác nhau đạt được sự nhất quán về mặt thông tin.
Phần mềm ERP tích hợp các chức năng kinh doanh quan trọng của bạn vào một hệ thống hoàn chỉnh, hợp lý hóa các quy trình và thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: một chức năng của ERP giúp thông tin bán hàng có thể tự động chuyển đến hệ thống tài chính của bạn mà không cần phải nhập lại dữ liệu một cách thủ công [và dễ bị lỗi]. Nhờ đó, nó cải thiện sự chính xác, gắn kết và tăng năng suất giữa các bộ phận.
>> Xem thêm: 4 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp khi tích hợp vào hệ thống
Quản lý tài khoản kỹ thuật số là gì?
Hiểu một cách đơn giản, hệ thống DAM đóng vai trò quản lý tài sản, sản phẩm của bạn. Sản phẩm đó có thể là video, tài liệu, logo, slides thuyết trình, hình ảnh, âm thanh và thông tin có liên quan đến sản phẩm của bạn.
Lợi ích của việc quản lý tài sản kỹ thuật số [DAM] là cho phép nhân viên và nhóm của bạn dễ dàng truy cập, truy xuất và sử dụng các tệp kỹ thuật số này – loại bỏ sự lãng phí thời gian và tài nguyên trong các quy trình.
Với hệ thống DAM, bạn sở hữu một vị trí tập trung và an toàn dành cho nội dung số – những thứ có thể được chia sẻ nội bộ cũng như với bên ngoài một cách cập nhật và đồng bộ.
Quản lý thông tin sản phẩm là gì?
Quản lý thông tin sản phẩm hoạt động như một trung tâm quản lý trung gian giúp củng cố, quản lý và đảm bảo thông tin sản phẩm của bạn.
Trung tâm quản lý này hoạt động bằng cách thu thập dữ liệu kỹ thuật và marketing từ tất cả các nguồn của bạn, làm phong phú nó và sau đó tự động xuất bản lên các kênh của bạn – những nơi cần thiết nhất, tiêu biểu như là kênh bán hàng, marketing hay kênh kỹ thuật số. Khi làm như vậy, nó cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một nguồn thông tin sản phẩm duy nhất.
Với thông tin sản phẩm đều ở một nơi thông qua PIM, doanh nghiệp và nhân viên của bạn được hưởng lợi thông qua việc tiết kiệm thời gian, tăng cường sự hợp tác cũng như trở nên tự chủ hơn. Và đối với khách hàng của bạn, điều này có nghĩa là thông tin phù hợp, chính xác trong suốt hành trình mua hàng, bất kể thông qua các kênh hay nơi mua bán nào.
Vậy sự khác biệt là gì?
Sau khi đã điểm qua các đặc điểm của cả bốn, bạn vẫn có thể hơi bối rối về việc những thứ này thực sự khác nhau như thế nào. Nhưng đừng lo lắng – các từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn một chút!
Hãy bắt đầu với từng loại một, bắt đầu từ PIM để hiểu sự khác biệt:
PIM vs DAM – chúng tôi biết rằng DAM cho phép bạn quản lý tài sản kỹ thuật số. Nhưng PIM cho phép bạn lưu trữ, quản lý và phân phối các tài sản này cùng với thông tin sản phẩm khác.
PIM vs PDM – chúng có thể trông giống nhau nhưng có một sự khác biệt lớn giữa hai thứ này. Như đã nêu, PDM xoay quanh việc tối ưu hóa giai đoạn phát triển sản phẩm thông qua sự sẵn có của dữ liệu kỹ thuật. Nhưng PIM lấy những dữ liệu này và vận hành cùng với nó – cung cấp bán hàng, marketing và các bộ phận khác với thông tin sản phẩm tập trung, có liên quan [không chỉ là dữ liệu] nhằm phục vụ việc cung cấp cho khách hàng.
PIM vs ERP – chúng ta đã thấy một ERP có vai trò quan trọng như thế nào trong việc tổ chức các chức năng kinh doanh chính của bạn. Mặc dù có thể bao gồm thông tin quan trọng về các hoạt động, nhưng ERP không cung cấp các thông tin chi tiết về chính sản phẩm của bạn. Đó là lý do chúng ta cần tới PIM. Nó sử dụng dữ liệu từ ERP của bạn và kết hợp những dữ liệu này với các mô tả sản phẩm phong phú để khách hàng của bạn được tiếp cận với những câu chuyện sản phẩm hấp dẫn và nhất quán, bất kể thông qua kênh hay thiết bị nào.
DAM có nghĩa là gì? DAM là viết tắt của Quản lý tài sản kỹ thuật số. Nếu bạn đang truy cập phiên bản không phải tiếng Anh của chúng tôi và muốn xem phiên bản tiếng Anh của Quản lý tài sản kỹ thuật số, vui lòng cuộn xuống dưới cùng và bạn sẽ thấy ý nghĩa của Quản lý tài sản kỹ thuật số trong ngôn ngữ tiếng Anh. Hãy nhớ rằng chữ viết tắt của DAM được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như ngân hàng, máy tính, giáo dục, tài chính, cơ quan và sức khỏe. Ngoài DAM, Quản lý tài sản kỹ thuật số có thể ngắn cho các từ viết tắt khác.
Tìm kiếm định nghĩa chung của DAM? DAM có nghĩa là Quản lý tài sản kỹ thuật số. Chúng tôi tự hào để liệt kê các từ viết tắt của DAM trong cơ sở dữ liệu lớn nhất của chữ viết tắt và tắt từ. Hình ảnh sau đây Hiển thị một trong các định nghĩa của DAM bằng tiếng Anh: Quản lý tài sản kỹ thuật số. Bạn có thể tải về các tập tin hình ảnh để in hoặc gửi cho bạn bè của bạn qua email, Facebook, Twitter, hoặc TikTok.Ý nghĩa của DAM bằng tiếng Anh
Như đã đề cập ở trên, DAM được sử dụng như một từ viết tắt trong tin nhắn văn bản để đại diện cho Quản lý tài sản kỹ thuật số. Trang này là tất cả về từ viết tắt của DAM và ý nghĩa của nó là Quản lý tài sản kỹ thuật số. Xin lưu ý rằng Quản lý tài sản kỹ thuật số không phải là ý nghĩa duy chỉ của DAM. Có thể có nhiều hơn một định nghĩa của DAM, vì vậy hãy kiểm tra nó trên từ điển của chúng tôi cho tất cả các ý nghĩa của DAM từng cái một.
Định nghĩa bằng tiếng Anh: Digital Asset Management
Bên cạnh Quản lý tài sản kỹ thuật số, DAM có ý nghĩa khác. Chúng được liệt kê ở bên trái bên dưới. Xin vui lòng di chuyển xuống và nhấp chuột để xem mỗi người trong số họ. Đối với tất cả ý nghĩa của DAM, vui lòng nhấp vào "thêm ". Nếu bạn đang truy cập phiên bản tiếng Anh của chúng tôi, và muốn xem định nghĩa của Quản lý tài sản kỹ thuật số bằng các ngôn ngữ khác, vui lòng nhấp vào trình đơn ngôn ngữ ở phía dưới bên phải. Bạn sẽ thấy ý nghĩa của Quản lý tài sản kỹ thuật số bằng nhiều ngôn ngữ khác như tiếng ả Rập, Đan Mạch, Hà Lan, Hindi, Nhật bản, Hàn Quốc, Hy Lạp, ý, Việt Nam, v.v.Digital asset management [DAM] is a system of software designed to centrally store and manage digital content. Most importantly, DAM provides a way to increase campaign productivity and ensure brand consistency.
Is your company having a hard time keeping up with your digital assets?
Ultimately, the best DAM platforms organize your assets in the way that maximizes their value for your brand. Its features help you do things like automate workflows, set expiration dates for asset licensing, and set varying levels of user access for files, folders, projects and entire campaigns. With in-app analytics, DAM software can also show you how creative assets are performing.
When files are stored across multiple devices and platforms, the unfortunate truth is they often go to waste. A cloud-based DAM platform centrally stores all a brand’s assets, giving users the ability to securely collaborate on content from wherever they’re located. As workflows take place within the platform, feedback is attached directly to in-progress projects, meaning communication is never lost in translation or buried in email.
In this post we'll go into depth about DAM software and how it helps teams get organized and stay on schedule.
Know how much asset distribution disrupts your team? Find out in The DAM Maturity Guide and see where your brand has the most room to grow.
A digital asset is an image, audio file, presentation, video, and any other branded content or media that often have usage rights or licensing requirements. These files may be in several formats, such as PNGs or JPGs for images; WAVs and BWFs for audio files; PSDs and TIFFs for design files; PDFs and Word docs; and more. In any case, these files increase exponentially over time, so a DAM platform should be able to support a wide range of media file types [although not all of them do].
Digital asset management software will keep internal and external teams organized within a single source of truth. It allows for quick access to relevant files, automated workflows, and the ability to manage permissions for individual pieces or entire asset collections.
The list of benefits that brands find as a result is wide ranging for organizations inside and out, but there are a number of common themes.
- Find digital assets fast with little to no training
- Customize asset organization
- Keep all asset-related collaboration within a single platform
- Prevent duplication of digital content
- Ensure digital assets are never unused
- Access and share files with anyone, anytime, anywhere, and on any device
- Create and collaborate on digital assets in one place
- Easily distribute company content across digital channels - CMS, social media and more
- Maintain brand consistency
- Set expiration dates for licensed assets
- Identify opportunities for repurposing digital assets
- Analyze how assets are performing, where they’re being used, and who is using them
How does Duo Security save their creative team more than 10 hours per week with Brandfolder? Click here to watch the video.
There are two types of DAM users: Internal and external. Below are a few example use cases:
Internal Users
Creatives
In-house creatives such as graphic designers and photographers can use a DAM system to access branded assets and upload new creative files for review and distribution. These users will appreciate the built-in integrations for tools they regularly use such as Adobe Creative Suite and project management software.
Sales & Marketing
DAM software can help sales and marketing teams collaborate on branded collateral for use in sales pitches and presentations as part of streamlining entire campaigns.
IT & Legal
IT professionals can benefit from DAM by easing the burden on resources needed for managing permissions and system maintenance. It also has the ability to streamline metadata management and the creation of custom configurations through API connection and seamless integrations.
Legal teams also find DAM systems useful, as expiration dates can be added to assets to minimize the risks of compliance and misuse.
External Users
Agencies
DAM systems allow agencies to easily share assets with external clients, relay client feedback, and take projects from pending to approved.
Contractors & Partners
Companies can easily make assets available to external contractors and partners as part of joint campaigns to sell services or collaborate on products.
DAM software enhances seven essential aspects of a brand’s operational efficiency with digital assets: creation, organization, collaboration, distribution, storage, and performance measurement.
Let’s take a closer look at how DAM improves each of these areas.
Creation
Teams with DAM can scale projects by leveraging integrations with creative tools like Adobe Creative Suite, native video editors, and project management applications such as Smartsheet, so teams can create new assets without toggling between platforms.
Organization
Brands are producing exponentially more assets than ever before. DAM software acts as a central source of truth for organizing and tracking that digital content.
You can use tags, filters, and advanced search capabilities – such as in-document search and image recognition – to quickly retrieve files from asset libraries of any size.
DAM platforms such as Brandfolder also allow users to add metadata tags to any file type, track version history, assign access levels and permissions , set collection expiration dates, and use AI to detect duplicate asset uploads.
Brandfolder’s custom approval rules maintain the integrity of assets.
With custom approval settings, you can reduce the risk of redundancies and ensure that assets are never distributed erroneously.
CASE STUDY: See how the global marketing team at P.F. Chang's is able to bulk-manage their digital assets with Brandfolder and save hours of time each month.
Collaboration
After uploading assets, users can comment, pin annotations, make edits, and in the process, streamline the entire review and approval process.
Team members and clients can comment on files and communicate within the platform.
Collaboration extends to any asset type or media content, from PDF documents to design files and videos. Organizations can access and update files from anywhere, so teams can collaborate with the right people no matter where they’re located.
Distribution
A DAM system enables assets to be published anywhere, from one cloud-based location.
Distribute assets directly from your DAM using public or private links, and for added security, you can set expiration dates for links.
Embed assets directly into your website, so visitors and media outlets can access the most up-to-date logos, bios, and brand imagery. Every time an asset is edited, or a new one added, it’s automatically updated at the point of distribution.
CASE STUDY: See how Spyderco, a global leader in cutlery, streamlined management of brand assets for their worldwide manufacturing and distribution network.
Storage
A DAM gives agencies and brands true digital asset storage for unlimited files, of any size, in one secure, cloud-based location. This is critical when storing larger assets such as high-res imagery, video, and audio files.
File backups, custom user permissions, and rights management features enhance the security of stored assets. While storage is unlimited, users can set asset expiration dates, to reduce unnecessary virtual clutter.
Assets stored in Brandfolder
A DAM gives agencies and brands true digital asset storage for unlimited files, of any size, in one secure location. This is critical when storing larger assets such as high-res imagery, video and audio files.
File backups, user permissions and rights management ensure all assets are stored securely.
Performance & Measurement
On-premise and traditional cloud-based storage systems are limited in what they can tell you about asset usage.
Brandfolder’s asset usage insights.
A digital asset management solution can provide detailed analytics and insights about asset views, placements, and engagements. You’ll be able to see how activity has trended over time and use that information to more accurately assess the ROI of brand assets.
Easy Integration
A DAM system can be integrated with other tools and cloud-based platforms, such as project management software, content management systems, and image editing software.
Now that you have a general knowledge of what digital asset management is and its benefits, let’s take a look at the business case behind DAM software.
Use digital asset management software to maintain brand consistency
Did you know that customers are more likely to purchase from a brand they recognize? Because of this, Fortune 500 companies make a proactive effort to maintain brand consistency in their marketing and advertising campaigns.
87% of buyers prefer brands that provide consistent customer experience across all channels. [Source: Zendesk]
Maintaining a brand identity and standards is easier when you have a DAM platform. You can restrict access to legacy files and ensure that only the most up-to-date assets are accessible, so users can create, manage, share, and collaborate on assets and rich media without deviating from your brand guidelines. Once creatives have finished designing an asset, they can streamline production on simple tasks by saving the layout as a template so that approved users can quickly repurpose the design.
Use digital asset management software to gauge asset ROI and insights
A DAM solution makes it easier to gather, manage, and interpret data from multiple sources, giving you valuable insights on how to maximize the use of your digital assets to support your business goals.
Brandfolder offers insights such as views, downloads, and shares — by user, by asset collection, or by organization.
An example of Brandfolder’s analytics dashboard.
Use digital asset management software to keep your content secure
Keeping your assets secure at all times is as important as it can be difficult to manage. Files can be corrupted, servers can crash and fail, and files can become lost due to mismanagement. DAM software eliminates all these risks because it stores and secures all your digital assets in the cloud.
Cloud-based DAM systems come with features like version control, rights management, and data encryption for file transfers and storage. Additional security enhancements include SAML & SSO identity management, and routine application and infrastructure testing to detect any security vulnerabilities that could compromise customer files.
Use digital asset management to improve campaign collaboration
A digital asset management solution creates an environment built for collaboration. When your creative teams use a file sharing platform that serves as a “central source of truth,” it’s easy for everyone to be on the same page, regardless of their location, time zone, or department.
Digital asset management solutions allow you to define role hierarchies and user permissions across all workflows. You can ensure each user has access only to the files or tasks that are most relevant to them, and you can automate alerts that tell your team and external stakeholders when action is required.
Use digital asset management software to accelerate asset access
Finding a specific digital asset can be time-consuming and frustrating when files are stored across multiple platforms and folders.
In fact, employees without access to a DAM system spend five times longer looking for the right assets.
DAM software uses AI to attach relevant metadata tags to assets, based on what it “sees” when you import assets. The platform also reads and stores any existing metadata, and users can edit, add, or delete tags to improve asset search results.
Digital asset management speeds up time-to-market
When scaling your digital presence, time is of the essence. You can’t afford to lose minutes or hours to inefficient processes. Yet, 46% of marketers report wasting time due to downloading and uploading assets using multiple tools, and 51% say they have wasted money on campaign assets that they can’t locate.
As discussed, a DAM platform allows you to store, organize, and retrieve assets quickly. Within the context of any campaign or creative workflow, this helps move steps along while minimizing redundant and costly rework. You can also keep all feedback within the platform to eliminate the delays that typically come with lengthy email-based feedback chains.
The result: faster launch of compliant and on-brand marketing campaigns
Use digital asset management software to mitigate compliance risks
Keeping track of licensing agreements and expiration dates is a challenge when you have a massive database of photos, audio files, videos, and logos. Non-compliance with such agreements can result in fines and tarnish your brand’s reputation.
Digital asset management systems come with a digital rights management [DRM] feature that ensures all copyright information is up-to-date and that all licensing agreements are upheld. With the ability to set access permissions, licensing expiration dates, and automated licensing expiration alerts, you don’t have to track licensing and permissions outside of your DAM system.
See how Duo Security is able to scale their asset creation and usage while saving hours of work each month. Click here to watch the story.
A digital asset management [DAM] system is software that allows businesses to organize, distribute, collaborate on, and securely store digital files that make up a digital asset library. DAM platforms contain features such as permission controls, rights management, and asset performance analytics.
Digital asset examples include any digital files used as part of a business's brand presence. They are often creative and marketing materials, such as images, video, word documents, PDFs, graphics, and design files.
Five things to consider when choosing the right digital asset management solution for your business:
- Look for unlimited internal and external user access.
- Test search intuitiveness and ease of use.
- Review integrations for compatibility with current creative project workflows.
- Address security and rights management concerns with permissions settings.
- Consider platform customization and personalization for brand consistency.
A content management system [CMS] is used to build, display and publish content on your brand's website, whereas a digital asset management [DAM] system is designed to store, manage, manipulate, and monitor all brand assets individually.
Any brand or business with a growing digital asset library should consider investing in digital asset management software [DAM], in order to increase efficiency, improve asset performance, strengthen security, and accelerate production timelines.
A digital asset manager is responsible for the taxonomy, metadata, performance measurement, storage, and secure distribution of an organization's digital assets. Brands often have a digital asset management [DAM] system in place before hiring a digital asset manager.
If you need a better way to manage digital assets, track publishing rights, and maintain brand consistency, it’s time to consider a DAM solution.
Are you ready to take control of your assets? Contact Brandfolder today.