Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định là vấn đề vướng mắc của khá nhiều doanh nghiệp. Nếu như trước đây, khâu lưu trữ hóa đơn được thực hiện khá thủ công và tồn tại nhiều bất cập thì hóa đơn điện tử là giải pháp để tối ưu hóa vấn đề này. Doanh nghiệp hãy theo dõi ngay những thông tin dưới đây để nắm được cách lưu file hóa đơn điện tử.
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định của pháp luật?
1. Tại sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử?
Theo quy định của Cơ quan Thuế, doanh nghiệp xuất hóa đơn xong cần phải lưu trữ một thời hạn nhất định tuân theo Luật Kế toán, thông thường thời gian là 10 năm. Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy gây nhiều điều bất cập khi lưu trữ: nguy cơ mất, hỏng, cháy hóa đơn. Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các vấn đề này được giải quyết triệt để.
Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử, một số trường hợp vẫn có thể xảy ra rủi ro dữ liệu bị xóa, virus xâm nhập, vấn đề liên quan đến ổ cứng,... Vì vậy, việc chuẩn bị phương án lưu trữ dữ liệu dự phòng là rất cần thiết để có thể đảm bảo khôi phục lại những dữ liệu quan trọng khi không may bị mất thông tin.
2. Căn cứ pháp lý để lưu trữ hóa đơn điện tử
Văn bản pháp luật nào doanh nghiệp cần nắm vững khi áp dụng lưu trữ hóa đơn điện tử? Căn cứ pháp lý để doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Cụ thể hơn, tại Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định về việc cả bên bán và bên mua sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định và thời hạn của Luật Kế toán.
Thông tư 32/2011/TT-BTC có hướng dẫn về việc lưu trữ hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo do một đơn vị trung gian đứng giữa cung cấp dịch vụ thì đơn vị trung gian này cũng cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn đã nêu ở trên.
Bên bán, bên mua là đơn vị kế toán và các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần sao lưu dữ liệu ra các vật mang tin để tiến hành lưu trữ. Các công cụ mang tin có thể là đĩa CD, đĩa flash USB, DVD,...
3. Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử chi tiết
Để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp cần phân loại hóa đơn đầu vào và đầu ra để áp dụng phù hợp.
3.1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào chi tiết
Người mua sẽ tiến hành lưu trữ hóa đơn đầu vào như sau:
- Sử dụng một email riêng để lưu trữ hóa đơn, thông báo email này với bên bán.
- Email này cần được có sự quản lý của Giám đốc hoặc quản lý, cụ thể là doanh nghiệp nên cấu hình cài đặt mail chuyển tiếp về mail của giám đốc hoặc quản lý để theo dõi.
- Tạo lập thư mục lưu trữ trên Google Drive cho email này.
- Sau khi nhận được email, người mua tải xuống và lưu trữ lại trên máy tính theo các tiêu chí: mã số thuế, tên bên bán, số hóa đơn để thuận tiện tra cứu. Đồng thời, với các hóa đơn này, người mua nên tạo lập một danh sách bằng file Excel để quản lý tình trạng hóa đơn, chèn link trên file danh sách trỏ tới từng hóa đơn để xem chi tiết khi cần.
- Sau đó, doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu trên máy tính với Google Drive.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên mua.
3.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra
Người bán áp dụng cách lưu hóa đơn điện tử đầu ra như sau:
- Trước khi ký trên hóa đơn điện tử, bên bán nên bật chế độ xem trước để kiểm tra lại toàn bộ thông tin quan trọng để tránh sai sót khi gửi cho khách hàng.
- Bên bán thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập theo một thư mục trên máy tính.
- Khi thực hiện gửi cho khách hàng qua email, bên bán nên gửi luôn hóa đơn vào 1 email riêng của công ty và sao lưu dữ liệu lên một email đã tạo trước đó.
- Danh sách và thông tin các hóa đơn phát sinh của bên bán cần được cập nhật bằng một file Excel để tiện theo dõi và quản lý và tra cứu, trỏ link đến từng hóa đơn chi tiết.
- Định kỳ một thời gian nhất định, doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu hóa đơn lên Google Drive hoặc sao chép ra các vật mang tin.
4. E-invoice - Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật
Sử dụng công nghệ Blockchain, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do THAISONSOFT cung cấp đảm bảo doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, bảo mật.
Sử dụng E-invoice để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật.
Theo đó, E-invoice giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ bị rò rỉ hoặc bị xâm nhập, đánh cắp dữ liệu. Doanh nghiệp có thể yên tâm khi đưa dữ liệu lên hệ thống trực tuyến.
Công nghệ Blockchain được ứng dụng sẽ đảm bảo sự an toàn, tính minh bạch và độ chính xác của dữ liệu hóa đơn. Các trạng thái của hành động đều được ghi lại, các thao tác nhằm thay đổi dữ liệu cần phải được các bên kiểm tra và xác thực thì mới được thực hiện.
Trên đây là hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng khi triển khai hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc hoặc cần tư vấn giải pháp lưu trữ an toàn, bảo mật tối đa, vui lòng liên hệ theo số hotline sau: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.
Làm sao để biết hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp?
Để kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định mới [Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC] hợp pháp, hợp lệ, doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
Hóa đơn giấy lưu trữ bao lâu?
Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
In hóa đơn điện tử ở đâu?
- Bộ cài Plugin Hóa đơn điện tử được cung cấp tại Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ: //hoadondientu.gdt.gov.vn.
Tra cứu hóa đơn có ma của cơ quan thuế như thế nào?
Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: //hoadondientu.gdt.gov.vn/. Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”. Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.