Doanh nghiệp thành lập và được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp giữ chức danh là chủ tịch. Giữ chức danh giám đốc là thành viên góp vốn trong doanh nghiệp. Vậy cho doanh nghiệp được hỏi: Các hồ sơ khai thuế và hóa đơn trong doanh nghiệp do giám đốc hay chủ tịch ký? Nếu giám đốc ký thì doanh nghiệp có phải nộp văn bản ủy quyền cho cơ quan thuế hay nộp quyết định bổ nhiệm giám đốc cho cơ quan thuế không?
Căn cứ Khoản 2d Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Căn cứ Khoản 1, 2 Điều 6 Thông tư số 156/2013/TT- BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế: Điều 6. Giao dịch với cơ quan thuế "1. Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế trực tiếp ký hoặc giao cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Việc giao ký thay phải được quy định bằng văn bản và lưu tại doanh nghiệp. 2. Ủy quyền trong giao dịch với cơ quan thuế - Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế có thể ủy quyền cho cấp dưới ký thừa ủy quyền các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế. - Người nộp thuế là cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác [trừ trường hợp đại lý thuế thực hiện theo Khoản 3 Điều này] được thay mặt mình thực hiện giao dịch với cơ quan thuế thì phải có văn bản ủy quyền theo Bộ luật dân sự. - Văn bản ủy quyền phải quy định cụ thể thời hạn, phạm vi ủy quyền. Văn bản ủy quyền phải gửi cơ quan thuế cùng văn bản, hồ sơ giao dịch lần đầu trong khoảng thời gian ủy quyền." Căn cứ quy định nêu trên, người đại diện theo pháp luật của Công ty trực tiếp ký hoặc ủy quyền cho cấp dưới ký thừa ủy quyền các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế [bao gồm cả hồ sơ khai thuế] khi giao dịch với cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Việc giao ký thay phải được quy định bằng văn bản, phải quy định cụ thể thời hạn, phạm vi ủy quyền và gửi cơ quan thuế cùng văn bản, hồ sơ giao dịch lần đầu.
Căn cứ khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; quy định về lập hóa đơn như sau:
“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hoá đơn
- Tiêu thức “người bán hàng [ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên]”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.
Căn cứ quy định trên, trường hợp công ty của bà Lê Hạnh Hoa có 2 bộ phận cùng xuất hóa đơn nhưng địa điểm cách xa nhau cần ủy quyền cho cấp dưới ký thay thủ trưởng đơn vị thì thủ trưởng đơn vị phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức “người bán hàng” trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn được phân thành các loại sau đây:
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Như vậy: Căn cứ quy định được trích dẫn trên đây thì có thể xác định hóa đơn là một trong các loại chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.
Về nguyên tắc, các chứng từ kế toán [trong đó bao gồm hóa đơn] phải do người đứng đầu doanh nghiệp [Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền] ký tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật. Theo đó, Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC thì chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Mặt khác, tại Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
"Điều 16. Lập hóa đơn
2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
- Tiêu thức “người bán hàng [ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên]”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."
Như vậy: Căn cứ quy định được trích dẫn trên đây thì người đứng đầu doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác thực hiện ký và đóng dấu của doanh nghiệp vào hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Do đó: Đối với trường hợp bạn đang là Giám đốc của một công ty cung cấp nguyên liệu tại Thành phố Hồ Chí Minh. Hàng hóa của công ty thuộc diện phải chịu thuế GTGT. Nay bạn phải ra nước ngoài khám bệnh không thể ký hóa đơn GTGT cho khách hàng được thì bạn có thể ủy quyền cho người khác ký và đóng dấu thay theo quy định của pháp luật. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản cụ thể theo quy định của pháp luật.