Google Drive là gì ứng dụng

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí cho phép người dùng lưu trữ và truy xuất file trực tuyến. Google Drive có chức năng đồng bộ lưu trữ tài liệu, hình ảnh trên nhiều thiết bị của người dùng, bao gồm cả thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính.

Google Drive tích hợp với các dịch vụ và các hệ thống khác của hệ sinh thái trong Google như: Google Docs, Gmail, Android, Chrome, YouTube, Google Analytics và Google+. Google Drive cạnh tranh với dịch vụ lưu trữ Microsoft Onedrive, Apple iCloud, Box, Dropbox và SugarSync.

Các dịch vụ đám mây mang lại nhiều lợi thế hơn so với lưu trữ truyền thống. Khi các tệp ở trên đám mây, bạn có thể truy cập chúng từ mọi lúc mọi nơi bằng bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ chúng với những người khác, điều này mở ra con đường mới cho sự cộng tác trực tuyến. Nếu bạn có tài khoản Google, bạn cũng đã có Google Drive. Chỉ cần đăng ký tài khoản bạn sẽ nhận được 15GB dung lượng miễn phí, điều này khiến gói miễn phí gần đầu danh sách lưu trữ đám mây miễn phí tốt nhất.

Google Drive hoạt động như thế nào?

Để bắt đầu sử dụng Google Drive, người dùng phải tạo và đăng nhập vào tài khoản Google. Sau đó, người dùng vào địa chỉ //www.google.com/drive/ vào trình duyệt. “My Drive” sẽ tự động xuất hiện, người dùng có thể chứa được tập tin và thư mục đã được tải lên hoặc được đồng bộ hóa, cũng như Google Sheets, Slides và Documents. Sau đó, người sử dụng có thể upload file từ máy tính hoặc tạo các tập tin trong Google Drive.

Ngoài ra, người dùng có thể tải về ứng dụng Google Drive trên một hoặc nhiều thiết bị. Một thư mục Google Drive sẽ xuất hiện cùng với các thư mục khác trong hệ thống tập tin của từng thiết bị. Các tập tin mà người dùng thêm vào một thư mục sẽ có sẵn thông qua ứng dụng web Google Drive hoặc thư mục Google Drive ứng mỗi thiết bị.

Khi người dùng tạo ra một tập tin hoặc thư mục, người đó sẽ trở thành chủ nhân của tệp theo mặc định. Sau đó, chủ sở hữu có thể kiểm soát mức độ của sự xuất hiện của tập tin hay thư mục đó [công khai hay riêng tư khi được chia sẻ với các tài khoản Google khác] và chuyển quyền sở hữu cho người dùng khác khi sử dụng địa chỉ Gmail. Các chủ sở hữu cũng có thể điều chỉnh quyền truy cập cho cả thư mục và các tập tin, sử dụng các cấp độ truy cập như “có thể chỉnh sửa”, “có thể bình luận” và “có thể xem”.

Các tệp hỗ trợ trên Google Drive

Google Drive không chỉ lưu trữ các tệp và cũng cho phép bạn tạo, chia sẻ và quản lý tài liệu bằng các ứng dụng năng suất. Dưới đây là các loại tệp bạn có thể tạo và chia sẻ trên Google Drive:

Documents: Để soạn thư, tờ rơi, bài tiểu luận và các tệp dựa trên văn bản khác [tương tự như tài liệu Microsoft Word]
Spreadsheets: Để lưu trữ và sắp xếp bảng tính [tương tự như sổ làm việc Microsoft Excel]
Presentations: Để tạo trình chiếu [tương tự như bản trình bày Microsoft PowerPoint]
Forms: Để thu thập và sắp xếp dữ liệu
Drawings: Để tạo đồ họa hoặc sơ đồ vector đơn giản

Ứng dụng Google Drive

Hầu hết người dùng truy cập vào Google Drive thông qua ứng dụng web. Người dùng không cần truy cập Wi-Fi vẫn có thể xem và chỉnh sửa các file thông qua một phần mở rộng của Chrome. Trước đây, Google Drive có các ứng dụng trên máy tính để bàn dành cho Windows và MacOS, nhưng sự hỗ trợ đó kết thúc vào tháng năm 2018. Hiện nay, một ứng dụng máy tính để bàn được gọi là Backup và Sync cho phép người dùng đồng bộ hóa các bản sao của các file lưu trữ cục bộ vào ‘cloud’.  Người dùng doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Drive File Stream để lưu trữ các file trực tuyến, ngăn không cho người dùng lưu trữ dữ liệu hợp tác nhạy cảm trên ổ đĩa cứng.

Ứng dụng di động của Google Drive cho iOS và Android cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và xem các tệp. Để tạo và chỉnh sửa tập tin, tuy nhiên, người dùng phải sử dụng Google Docs, Sheets và Slides riêng biệt.

Tính năng Google Drive

Google Drive tích hợp với nhiều ứng dụng web người dùng có thể thêm từ Cửa hàng Google Chrome trực tuyến. Người dùng có thể đăng tài liệu, làm sơ đồ, lưu trữ các file nhạc và hoàn thành các việc khác khi sử dụng các ứng dụng này.

Để thêm một ứng dụng của bên thứ ba, người dùng có thể nhấp vào “Drive của tôi”, “more”, và “connect more apps”. Các ứng dụng của bên thứ ba đều miễn phí, nhưng họ tính phí người dùng để chỉ sử dụng các tính năng nhất định. 

Tính năng tìm kiếm Google Drive có thể sắp xếp kết quả theo tên, loại tập tin, ngày sửa đổi, vị trí, quyền sở hữu và nhiều hơn nữa.

Giao diện Google Drive

Google Drive có thể trống, nhưng khi bạn bắt đầu tải lên và tạo tệp, bạn sẽ cần biết cách xem, quản lý và sắp xếp chúng trong giao diện .

Nhấp vào các nút trong tương tác bên dưới để làm quen với giao diện Google Drive.

Google Drive dành cho máy tính để bàn

Nếu muốn làm việc trên máy tính để bàn, bạn có thể tải ứng dụng Google Drive dành cho máy tính để bàn xuống máy tính. Có sẵn cho Windows và OS X, ứng dụng này giúp tải lên các tệp hiện có và làm việc ngoại tuyến dễ dàng hơn một chút. Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy một thư mục Drive mới trên máy tính. Mọi tệp bạn chuyển vào thư mục này sẽ tự động được tải lên Google Drive.

Google Drive dành cho thiết bị di động

Có sẵn cho cả iOS và Android, ứng dụng Google Drive dành cho thiết bị di động cho phép bạn xem và tải tệp lên Drive bằng thiết bị di động. Google cũng có các ứng dụng di động riêng biệt để tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày.

Giá cả Google Drive

Google cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí và với dung lượng lớn hơn nhưng tốc độ thấp – 100 GB cho $ 1,99 mỗi tháng, 1 TB với giá $ 9,99 mỗi tháng, 2 TB với giá $ 19.99 mỗi tháng, 10 TB với $ 99.99 mỗi tháng, 20 TB với $ 199,99 mỗi tháng và 30 TB với $ 299,99 mỗi tháng. Những người dùng trả tiền hàng năm có thể được giảm giá khi sử dụng 100 GB và 1 TB. 

Google tự động đổi mới việc mua hàng vào cuối mỗi tháng, và mang lại cho một thời gian gia hạn bảy ngày cho người dùng cập nhật thông tin thanh toán nếu tính năng tự động gia hạn có trục trặc. Nếu người dùng hủy gói sử dụng trước đó hết hạn, họ sẽ quay trở lại tầng lưu trữ 15 GB miễn phí.

Google Drive dành cho Doanh Nghiệp

Google Drive for Work, phiên bản doanh nghiệp của Google Drive, được phát hành vào tháng 6 năm 2014 như một phần của G Suite cung cấp tính năng lưu trữ không giới hạn, sự quản lý kiểm soát chặt hơn cho các quản trị viên CNTT, các API kết nối với các ứng dụng kinh doanh hiện tại của một tổ chức, và hỗ trợ kỹ thuật bổ sung từ Google. 

Google Drive for Work tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh theo tiêu chuẩn ISO / IEC 27018: 2014. Điều này có nghĩa rằng Google không sử dụng các dữ liệu trong tài khoản doanh nghiệp cho quảng cáo và ngăn chặn các ứng dụng chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng của bên thứ ba.

Bảo mật Google Drive

Dữ liệu Google Drive được mã hóa với các tiêu chuẩn Bảo mật tầng giao vận [Transport Layer Security] [TLS] trước khi rời khỏi thiết bị của người dùng và được tải lên ‘đám mây’ của Google. Các dữ liệu không được mã hóa và được tái mã hóa với 128-bit tiêu chuẩn mã hóa tiên tiến [Advanced Encryption Standard] [AES] khi nó tới Google. Những phím mã hóa AES được mã hóa, thêm một lớp bảo mật. Google Drive hỗ trợ xác thực hai yếu tố, nhưng không phải tuân theo Luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế [Health Insurance Portability and Accountability Act]  [HIPAA].

Cách sử dụng Google Drive

Để bắt đầu với Google Drive, bạn cần tạo tài khoản Google nếu chưa có.

Tạo tài khoản Google là miễn phí và cung cấp cho bạn quyền truy cập vào Google Drive, cũng như các Dịch vụ khác của Google, chẳng hạn như Gmail, Google Calendar và Google Photos .

Khi bạn đã đăng ký tài khoản [hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện có], bạn có thể truy cập Google Drive trong trình duyệt bằng cách truy cập drive.google.com . Thao tác này sẽ đưa bạn đến giao diện web Drive, khá trực quan và dễ điều hướng.

Khi bạn bắt đầu tự làm quen với tất cả những điều bạn có thể làm với Google Drive, rất có thể trước tiên bạn sẽ muốn tìm hiểu cách tải lên, tạo, quản lý và chia sẻ tệp.

Cách tải tệp và up tệp trên Google Drive

Để truy cập các tệp trên Google Drive, bạn cần tải tệp lên. Có hai cách để bạn có thể tải tệp lên từ ứng dụng và website và cả hai cách đều đơn giản.

Phương pháp đầu tiên đơn giản hơn trong hai phương pháp và liên quan đến việc kéo tệp hoặc thư mục từ màn hình và thả tệp vào cửa sổ trình duyệt. Tùy chọn thứ hai là nhấp vào nút “Mới” ở phía trên bên trái màn hình và chọn “Tải lên tệp” hoặc “Tải lên thư mục”.

Bạn cũng có thể sử dụng nút “Mới” để tạo tệp, tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, chỉ cần nhấp vào ứng dụng từ menu thả xuống. Tất cả các tệp mới được lưu tự động và có thể truy cập được từ Google Drive.

Quản lý và sắp xếp các tệp và thư mục Google Drive

Khi bạn có đủ tệp, bạn có thể sắp xếp chúng. Giống như sắp xếp các tệp trên màn hình, cách dễ nhất để quản lý Drive là tạo các thư mục. Để tạo một thư mục mới trên giao diện web, hãy điều hướng đến Drive và nhấp vào “Mới”, sau đó nhấp vào “Thư mục”.

Sau khi đặt tên cho thư mục của mình, bạn sẽ có thể kéo và thả các tệp vào thư mục, có thể được tìm thấy trong “Ổ của tôi” trên ngăn bên trái màn hình.

Nếu bạn không cần tệp nữa và muốn giữ cho Drive của mình gọn gàng, cách dễ nhất để xóa tệp là nhấp chuột phải vào tệp. Thao tác này sẽ hiển thị menu ngữ cảnh. Từ đó, chọn “Xóa”. Ngoài ra, bạn có thể chọn tệp bạn muốn xóa và sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác ở góc trên bên phải của màn hình.

Chia sẻ tệp và thư mục Google Drive

Điểm thu hút lớn nhất của Google Drive là khả năng chia sẻ tệp và thư mục với người khác. Từ việc chia sẻ video đến toàn bộ thư mục Drive, Drive giúp việc chia sẻ trở nên đơn giản. Để chia sẻ tệp hoặc thư mục trên Google Drive, hãy nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục đó để hiển thị menu ngữ cảnh, sau đó nhấp vào “Chia sẻ”.

Từ đó, bạn sẽ có thể thêm cộng tác viên bằng địa chỉ email và quyết định xem mọi người có thể chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ cần xem tệp.

Mọi tệp được tạo trong Drive đều có tùy chọn được nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc, nghĩa là bạn sẽ có thể cộng tác với những người khác trong thời gian thực.

Các thủ thuật trên Google Drive

Google Drive có đầy đủ các tính năng và công cụ trực quan và cần được sử dụng thường xuyên để tìm ra những tính năng và công cụ tốt nhất cho nhu cầu và mong muốn của bạn. Dưới đây là một số mẹo mà người dùng lần đầu và thành thạo nên biết.

Tích hợp Gmail trên Google Drive

Khi soạn thư, bạn có thể đính kèm tệp Google Drive bằng cách nhấp vào biểu tượng Google Drive trên thanh công cụ ở cuối màn hình. Gmail giúp bạn dễ dàng lưu các tệp đính kèm vào Drive. Bằng cách di chuột qua tệp đính kèm, bạn sẽ có tùy chọn tải tệp xuống hoặc lưu vào Drive. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Google Drive và chọn thư mục.

Truy cập tệp ngoại tuyến Google Drive

Một mẹo hữu ích khác là Google Drive cho phép bạn xem và chỉnh sửa tệp ngoại tuyến mà không cần kết nối internet. Mặc dù bạn luôn có thể tải trực tiếp các tệp hoặc thư mục xuống máy tính của mình để truy cập ngoại tuyến, nhưng chế độ ngoại tuyến cho phép bạn xem và chỉnh sửa Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày, với mọi thay đổi sẽ tự động được đồng bộ hóa khi có kết nối trở lại.

Để bật chế độ ngoại tuyến, hãy điều hướng đến Drive và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Khi ở trong cài đặt, bạn sẽ có thể bật tính năng ngoại tuyến bằng cách chọn hộp bên cạnh “Ngoại tuyến”.

Chuyển đổi tệp sang định dạng Google Drive

Google Drive hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau, nhưng nếu bạn định chỉnh sửa tệp trong Google Drive, chúng sẽ cần được chuyển đổi sang định dạng Google Drive. Làm như vậy sẽ cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp với những người khác và mở khóa các công cụ để bạn có thể cộng tác với những người khác cùng 1 lúc.

Các tệp có thể được chuyển đổi sang định dạng Google Drive là:

Tài liệu văn bản [.doc, .docx, .html, .txt, .rtf, .pdf]Bảng tính [.xls, .xlsx, .ods, .csv]Bản trình bày [.ppt, .pps, .pptx]

Để chuyển đổi tệp sang định dạng Google Drive, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp, chọn “Mở bằng” và nhấp vào ứng dụng được đề xuất. Ví dụ: nếu bạn có tài liệu Microsoft Word, bạn sẽ có thể chuyển đổi nó thành tài liệu Google Doc.