Tư vấn kế toán thuế Lawkey nhận được câu hỏi của bạn đọc về việc trong trường hợp hóa đơn đã kê khai sai số tiền bằng chữ thì xử lý như thế nào? Sau khi tìm hiểu các quy định của pháp luật về kế toán thuế Lawkey xin trả lời như sau:
Quy định về số tiền ghi trên hóa đơn
Khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định như sau:
Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn [ ] hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.], nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn
Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước [trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra].
Như vậy, việc nếu bạn ghi sai số tiền bằng chữ có thể dẫn đến cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn, và việc này cần phải được xử lý theo quy định của pháp luật.
Cách xử lý khi ghi sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Cách xử lý khi ghi sai sô tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng được quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Như vậy, trường hợp ghi sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn gây cách hiểu sai lệch về nội dung thì bạn và khách hàng phải cùng lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ về sai sót ghi sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn, đồng thời bạn lập hóa đơn điều chỉnh sai sót; ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số tiền,.. tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số … Căn cứ vào đơn điều chỉnh này, bạn và khách hàng kê khai điều chỉnh doanh số, thuế giá trị gia tăng.
Mặc dù hạn chế được nhiều sai sót hơn sử dụng hóa đơn giấy nhưng đôi khi doanh nghiệp vẫn xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mới nhất.
Cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai số lượng
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn Xử lý hóa đơn điện tử lập sai, cụ thể như sau:
Trường hợp có sai: Mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử
+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn [2 bên ký nhận sai sót]
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
- Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: Điều chỉnh tăng [ Ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [Ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh.
Ví dụ:
Người bán:
- Kê khai âm [-] vào Chỉ tiêu “Thuế GTGT” ghi: -100.000.
- Cột Doanh thu ghi bằng 0.
Người mua:
- Ghi âm [-] vào Chỉ tiêu thuế GTGT ghi: -100.000.
- Cột giá trị mua vào ghi bằng 0.
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cho hóa đơn điện tử sai sót
- Trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và sau đó gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử VIN-HOADON
Là đơn vị hóa đơn điện tử đáp ứng được yêu cầu của Tổng Cục Thuế, VIN-HOADON sở hữu đa dạng các tính năng vượt trội, giúp tối ưu hóa công sức và thời gian khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến một số tính năng nổi bật như:
- Tích hợp hệ thống SAP, ERP, phần mềm kế toán,...
- Xuất hóa đơn trực tiếp trên phần mềm.
- Tự động nhập dữ liệu.
- Dễ dàng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Lưu trữ an toàn, bảo mật.
- Nhận, truyền dữ liệu với Tổng Cục Thuế.
- Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử Và 04 Lưu Ý Khi Lập
- Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Hướng dẫn cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai số lượng mới nhất. Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: