Chuyển đổi hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà mọi doanh nghiệp phải nắm rõ. Vậy tại sao lại phải chuyển đổi hóa đơn và đâu là thủ tục chuyển đổi đúng? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử
Bước 1: Xác định DN mình áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế không
1. Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
- DN vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền
- DN thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
- DN rủi ro cao về thuế [Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email]
- Hộ, cá nhân kinh doanh
2. Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
- DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và cơ quan thuế
- DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.
Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT.
Chờ đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký.
Bước 3: Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới rồi phát hành hóa đơn theo mẫu mới để sử dụng.
Bước 4: Sau khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng như hình minh họa.
Chọn Phụ lục 3.12 và điền các thông tin Quyết toán hóa đơn không còn sử dụng và thực hiện theo Luật định.
Bước 5: Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, DN phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, hồ sơ hủy bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số…đến số…hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Biên bản hủy hóa đơn;
2. Những lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78
Các đơn vị/ doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm chuyển đổi HĐĐT theo Nghị định 123, thông tư 78 và nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ cơ quan thuế địa phương thì mới thực hiện chuyển đổi [bắt đầu từ sau ngày 21/11/2021].
Các doanh nghiệp khác không thuộc đối tượng triển khai HĐĐT giai đoạn 1 [không thuộc 6 tỉnh thành phố thí điểm] hoặc chưa nhận được thông báo chuyển đổi từ Cơ quan thuế vẫn sử dụng hóa đơn cũ.
Cùng với đó, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi cũng như cập nhật các thông báo/ công văn từ chi cục thuế địa phương để bám sát lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, DN phải thực hiện hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ [ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng].
Trên đây là những điều mà chủ kinh doanh cần lưu ý về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng như thủ tục, quy trình chuyển đổi chính xác nhất.
Xem thêm: Điều kiện và thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Xem thêm: Cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào? Hướng dẫn cài đặt hóa đơn điện tử Misa trên Sapo chi tiết
Bởi: Einvoice.vn - 09/12/2021 Lượt xem: 85100 Cỡ chữ
Là một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định từ 2011, mới đây ThaisonSoft lọt vào danh sách Top 3 các tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế công bố. Đồng thời, trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, ThaisonSoft đã kịp thời cập nhật tính năng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm chỉ bằng vài thao tác đơn giản dưới đây.
Dễ dàng chuyển đổi HĐĐT đáp ứng Thông tư 78 trên phần mềm E-invoice.
1. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78, Quý doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế
Ngay trên menu chính của E-invoice, doanh nghiệp truy cập Phát hành => Phát hành hóa đơn theo TT78. Tại mục “3.1 Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT”, doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin tờ khai, lưu ý một số mục như sau:
- [1] Địa chỉ thư điện tử: Điền email liên hệ dùng để xác nhận thông báo về kết quả đăng ký tờ khai được Cơ quan thuế trả về.
- [2] Hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức hóa đơn phát hành [hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế].
- [3] Phương thức chuyển dữ liệu: Lựa chọn chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- [4] Loại hóa đơn sử dụng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều loại hóa đơn khác nhau: + Hóa đơn GTGT. + Hóa đơn bán hàng. + Hóa đơn bán tài sản công. + Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia. + Các loại hóa đơn khác.
+ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
- [5] Danh sách chứng thư số sử dụng: Kê khai danh sách thiết bị chữ ký số doanh nghiệp sẽ sử dụng để ký số trên hóa đơn điện tử, ghi rõ nhà cung cấp, thời hạn sử dụng của chữ ký số.
Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT dùng để đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp tiến hành ký số và gửi Tờ khai lên Cơ quan thuế bằng cách nhấn vào nút Ký tờ khai và Gửi tờ khai.
Bước 2: Nhận kết quả từ Cơ quan thuế
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan thuế sẽ phản hồi doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Thông báo sẽ được gửi về địa chỉ email của doanh nghiệp, thông báo chấp nhận sẽ có nội dung như sau:
Thông báo chấp nhận Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Lập, xuất hóa đơn điện tử trên E-invoice
Sau khi Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn mà không cần đăng ký thêm bất cứ thủ tục nào với Cơ quan thuế. Các bước khởi tạo, phát hành mẫu hóa đơn được thực hiện hoàn toàn tự động trong nội bộ doanh nghiệp.
Để tạo mẫu hóa đơn, doanh nghiệp vào menu Phát hành => Mẫu hóa đơn => Lựa chọn mẫu hóa đơn theo chuẩn dữ liệu quy định tại Thông tư 78:
Như vậy, tại mục phát hành mẫu hóa đơn, không còn mục thể hiện số lượng hóa đơn như trước đây. Để lập và xuất hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần nhập vào ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn:
Sau khi ký số hóa đơn, thông tin hóa đơn sẽ được hệ thống tự động gửi cho người mua trong trường hợp hóa đơn không có mã, gửi lên Cơ quan thuế để thực hiện cấp mã đối với hóa đơn có mã.
Lưu ý: Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được gửi cho cơ quan thuế chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, người bán có thể gửi thông qua email hoặc SMS.
2. ThaisonSoft hỗ trợ chuyển đổi miễn phí hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sang hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC
Kể từ ngày kích hoạt hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể căn cứ vào từng trường hợp để chuẩn bị triển khai hóa đơn điện tử, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78, Nghị định 123:
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, chưa phát hành hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn và ký hợp đồng với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn giấy còn tồn và xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC nhưng chưa sử dụng:
Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
ThaisonSoft hỗ trợ chuyển đổi miễn phí hóa đơn điện tử đáp ứng TT78.
Đồng hành cùng doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hỗ trợ chuyển đổi miễn phí cho doanh nghiệp có số lượng hóa đơn điện tử chưa dùng hết đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sang hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft đảm bảo tuân thủ chặt chẽ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC,…sẵn sàng đáp ứng chuẩn hóa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC,... Là giải pháp nổi bật trong hệ sinh thái phần mềm công nghệ do ThaisonSoft cung cấp, E-invoice là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp tên tuổi tại Việt Nam như Coca Cola, Go! [Big C], Aeon Mall, Golden Gate, CGV, Lazada,... Để được hỗ trợ chuyển đổi MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử đáp ứng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn theo các thông tin sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Các tin tức liên quan:
23/11/2021-58125 lượt xem
26/11/2021-56362 lượt xem