Từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nên hiện tại là thời điểm gấp rút nhiều doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn, hóa đơn điện tử cũ. Để hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK, doanh nghiệp cần lập thông báo gửi đến Tổng Cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử qua mạng.
Cách nộp thông báo hủy hóa đơn qua mạng
1. Quy định hủy hóa đơn cũ mới nhất
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ: “Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng [nếu có]. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.” Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngay sau khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được Cơ quan thuế chấp thuận thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định cũ trước đây và hủy hóa đơn giấy còn tồn.
2. Cách lập thông báo hủy hóa đơn trên HTKK
Để hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế, lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn. Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trên phần mềm HTKK
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Tại màn hình đăng nhập, bạn điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập hệ thống:
.png]
Đăng nhập hệ thống HTKK.
Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB/AC].
Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC.
Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn
Khi điền Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn lưu ý như sau:
- Điền đầy đủ các thông tin: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số…đến số…
- Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
- Đối với hóa đơn giấy: Ghi “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”. Thông thường, khi hủy hóa đơn giấy, các doanh nghiệp sẽ ghi “cắt góc” [cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị] vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc.
- Đối với hóa đơn điện tử: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với phía nhà cung cấp để được hướng dẫn và giải đáp.
Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử
Để nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC qua mạng, bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử: //thuedientu.gdt.gov.vn/.
Đăng nhập trang thuế điện tử để nộp mẫu TB03/AC.
Trên của trang Thuế điện tử, bạn chọn Doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi đăng nhập vào hệ thống của Doanh nghiệp, bạn chọn Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp Tờ khai.
Nộp tờ khai dưới dạng XML.
Để nộp tờ khai, bạn upload Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã lập ở các bước trên lên hệ thống, thực hiện ký điện tử sau đó ấn Nộp tờ khai. Như vậy, tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho Cơ quan Thuế.
3. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn
Theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày. Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày. Lưu ý:
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi hủy hóa đơn giấy chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lưu ý lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũ [mẫu BC26/AC], lưu ý:
- Nộp ngay mẫu BC26/AC cùng thời điểm hủy hóa đơn.
- Hoặc nộp mẫu mẫu BC26/AC chậm nhất là ngày 30/7/2022.
- Chọn ngày hiện tại khi lập mẫu BC26/AC cùng thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn mới.
- Không chọn kỳ báo cáo cuối cùng.
Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Đối với số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất [nếu có] và còn tồn đến thời điểm thực hiện hủy hóa đơn, bạn lưu ý kê khai như sau:
Hóa đơn điện tử được hủy trong vòng bao nhiêu ngày?
- Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Khi nào hết hạn sử dụng hóa đơn giấy?
Vậy, thời hạn sử dụng hóa đơn giấy đến khi nào? Chính xác ngày cuối cùng sử dụng hóa đơn giấy là ngày 30/06/2022.
Hủy hóa đơn có ảnh hưởng gì không?
+ Không hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật; + Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót. Bên cạnh đó, việc hủy hóa đơn không đúng trình tự thủ tục theo quy định pháp luật cũng sẽ bị phạt tiền với mức là 4 triệu đến 8 triệu đồng.
Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi nào?
4. Thời hạn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp thông báo 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót. Ví dụ: Ngày 1/7, công ty X phát hành 1 hóa đơn và đã được cơ quan thuế cấp mã.