So sánh các tài liệu với nhau là một tính năng ít được biết đến của Microsoft Word 2010 nhưng lại thực sự tiện dụng cho tất cả mọi người, nhất là với những người làm việc với nhiều tài liệu. Thỉnh thoảng bạn vô tình lưu tài liệu dưới nhiều tên gọi và biến thể khác nhau, lúc quay trở lại để mở tài liệu cũ bạn lại tìm thấy một số phiên bản của nó trong khi bạn chỉ cần một tài liệu đầy đủ nhất thể so sánh chúng để có được một tài liệu duy nhất. Hoặc đôi khi nhiều người cùng chỉnh sửa trên một tài liệu và muốn tổng hợp lại thành một tài liệu hoàn chỉnh nhất. Đó chính là lúc tính năng so sánh phát huy tác dụng.
Tính năng so sánh tài liệu khá dễ sử dụng, để bắt đầu, bạn nhấn vào thẻ Review trên thanh ribbon chính, sau đó nhấn vào biểu tượng Compare:
Bạn sẽ nhận được một menu xổ xuống như sau:
Chọn Compare… một cửa sổ sẽ bung ra:
Bấm vào mũi tên ở phần Original document để chọn tài liệu gốc, làm tương tự cho tài liệu sửa đổi ở phần Revised document. Khi chọn xong tên của hai tài liệu sẽ hiện ra trong hộp. Nút mũi tên hai chiều dùng để đổi vai trò của tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi. Bạn có thể tick hoặc bỏ tick để thiết lập các tuỳ chọn so sánh nhưng tốt hơn nên để mặc định. Nhấn OK để được kết quả:
Kết quả được trình bày trong toàn màn hình Word ở 4 cửa sổ nhỏ, ta sẽ tìm hiểu chức năng của từng cửa sổ. Bên trái là cửa sổ Summary tóm tắt những thay đổi giữa hai tài liệu. Tiếp theo, cửa sổ ở chính giữa màn hình hiển thị tài liệu chứa cả những thông tin gốc lẫn chỉnh sửa. Cuối cùng, bên phải là 2 cửa sổ hiển thị bản sao của tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Bạn có thể nhìn rõ hơn các cửa sổ ở giữa và bên phải:
Trong đây bạn có thể thấy những chữ màu đỏ là những sửa đổi mới, trong khi những chữ gạch ngang biểu thị cho cho việc đã bị sửa chữa.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến tính năng Tracking trong thẻ Review đã được bật lên khi bạn sử dụng chế độ Compare:
Điều này có nghĩa rằng bạn có thể sử dụng tùy chọn này khi so sánh tài liệu. Ví dụ, nếu bạn nhấn chuột vào Track Changes, rồi Change Tracking Options, bạn sẽ có được cửa sổ pop-up sau:
Mục đích của các tùy chọn này là cho phép bạn định nghĩa thuộc tính của những thay đổi được Word ghi nhận lại khi so sánh hai tài liệu.
Bạn cũng có thể điều chỉnh cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu, ví dụ bạn muốn chúng được hiển thị dưới dạng “bong bóng“, nhấn Show Markup, trỏ đến Balloons và sau đó là Show Revisions in Balloons:
Đây là kết quả có được:
Ngoài ra, dưới mục Change:
Bạn có thể click vào nút Previous hoặc Next để di chuyển qua lại những thay đổi trong tài liệu sau đó nhấn Accept để chấp nhận hoặc Reject để từ chối thay đổi ở mỗi bước mỗi khi di chuyển. Khi đã chỉnh sửa ưng ý, bạn chỉ cần lưu tài liệu theo cách thông thường để xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh nhất.
Nguồn: //quantrimang.com
2.2 Fix lỗi, sửa lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word
Fix lỗi, sửa lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word
Word, Excel, PowerPoint » Word
Tình trạng chữ nhảy cách trong quá trình soạn thảo trên Microsoft Word là không hề hiếm gặp và gây khó chịu cho nhiều người dùng khi không thể hoàn thành công việc của mình. Do đó để khắc phục hiện tượng này, bạn chỉ cần tùy chỉnh trực tiếp trên phần mềm Microsoft Word và cụ thể là trong bài viết dưới đây của Taimienphi.vn
Bài viết liên quan
- Sửa lỗi cách chữ trong Word 2016 như thế nào?
- Sửa lỗi nhảy chữ trong Word 2010, lỗi chữ không liền nhau
- Sửa lỗi font chữ trong Word, Excel bằng Unikey
- Lỗi nhảy cách chữ khi gõ Tiếng Việt, nguyên nhân và cách khắc phục?
- Sửa lỗi Unikey không gõ được tiếng Việt có dấu trên máy tính, laptop
Máy tính của bạn sử dụng một trong 2 công cụ là Unikey hoặc Vietkey để gõ Tiếng Việt mỗi khi thao tác hoặc soạn thảo văn bản trên Word. Tuy nhiên, một sự cố xảy ra trong quá trình soạn thảo văn bản với Word bằng ngôn ngữ có dấu là lỗi cách chữ có dấu, ví dụ như “t ai mi en p hi”. Đây là sự cố thường gặp mỗi khi bạn copy, paste một đoạn văn bản hoặc do “tự nhiên” mà có. Tuy nhiên khắc phục lỗi nhảy các chữ, hay lỗi giãn chữ khá dễ dàng chỉ bằng cách tắt chế độ gây ra lỗi trong phần cài đặt của phần mềm và cụ thể là hướng dẫn sửa lỗi chữ nhảy cách trong Microsoft Word ngay sau đây.
FIX LỖI CHỮ NHẢY CÁCH TRONG WORD, KHẮC PHỤC LỖI NHẢY CÁCH CHỮ
Đối với Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016
Với lỗi cách chữ trong Word 2007, 2010, 2013 hay 2016, bạn sẽ phải thay đổi trong phần Word Options của phần mềm. Về cơ bản lỗi giãn chữ, lỗi cách chữ trong Word xảy ra do phần mềm mặc định bật chế độ tự động căn chỉnh khoảng cách giữa từ và câu. Do đó để sửa lỗi nhảy chữ trong Word, bạn sẽ phải tắt chế độ này đi.
Bước 1: Click biểu tượng Office góc trên bên trái màn hình >chọn Word Options
Bước 2: Cửa sổ Word Options mở ra > chọn Tab Advanced, trong mục Cut, copy, paste chọn Settings
Cửa sổ Settings hiện ra, bỏ chọn trong mục Adjust sentence and word spacing automatically > OK
Như vậy, bạn đã có thể sửa cách chữ khi viết và gõ tiếng việt có dấu trên Word 2007, 2010, 2013 hay 2016.
Đối với Microsoft Word 2003
Để sửa lỗi cách chữ trong Word 2003, bạn sẽ thực hiện theo hướng dẫn hơi khác so với các phiên bản trên. Đó là bạn cần chỉnh sửa trong mục Edit của Options.
Bước 1: Trên giao diện click Tools > Options
Cửa sổ Options mở ra> chọn Tab Edit > Settings để truy cập vào cài đặt thuộc mục chỉnh sửa của Microsoft Word
Bước 2: Bỏ dấu chọn trong ô Adjust sentence and word spacing automatically > OK.
Như đã nói ở trên đây là mục mặc định được bật trên Word để căn chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn và từ sao cho hợp lý. Tuy nhiên có thể do lỗi phát sinh không mong muốn, tính năng này vô tình gây nên tình trạng lỗi giãn chữ khiến văn bản trông rất xấu. Do vậy, nếu muốn sửa lỗi cách chữ trong Word 2003, bạn sẽ cần tick vào hộp chức năng này để xác nhận tắt chế độ tự động điều chỉnh khoảng cách.
Khi đã hoàn tất, bạn thử kiểm tra xem xem việc gõ Tiếng Việt có bị lỗi nhảy cách chữ nữa hay không? Nếu như trong quá trình gặp lỗi trước đây, khi bạn còn chưa biết cách xử lý và đã trót xóa các phần mềm như Unikey hay Vietkey, bạn có thể tìm lại và download các phần mềm gõ tiếng việt trên Taimienphi.vn nhé.
Nguồn: Taimienphi.vn
2.2.1 Hiển thị thước đo trong MS Word 2010
Hiển thị thước đo trong MS Word 2010
Để hiển thị thước đo trong soạn thảo văn bản, ta vào thẻ View, đánh dấu check vào Ruler trong nhóm Show.
Chuyển đổi đơn vị thước đo.
B1. Vào thẻ File/ Chọn Options.
B2. Chọn Advanced/ Trong phần Display/ Mục Show measurements in units of, nhấp vào combobox và chọn đơn vị đo của thước.
2.2 Hướng dẫn sử dụng công cụ Unikey 3_5 bằng file pdf
Hướng dẫn sử dụng công cụ Unikey 3_5 bằng file pdf.
Nhấp vào link để xem hoặc download về máy: 2-2-unikey-3-5-manual-1-1
2.2 Hướng dẫn tạo chức năng View Outline trong MS Word 2010
Hướng dẫn tạo chức năng View Outline
Giới thiệu
Trong soạn thảo văn bản với MS Word 2010, chức năng View Outline cho phép dễ quản lý phần nội dung cũng như việc di chuyển qua lại giữa các phần nội dung một cách nhan chóng. Chức năng này sẽ hiễn thị danh sách các tiêu đề trong nội dung văn bản theo cấu trúc hình cây. Ngoài ra chức năng View Outline còn là một bước trong cách thức tạo mục lục tự động trong MS Word.
Mở chức năng Outline
Vào thẻ View/ Document Views/ Chọn Outline
Cách thiết lập outline cho văn bản
Chúng ta có 9 cấp độ cho văn bản:
Để thiết lập cấp độ cho tiêu đề, chọn đoạn văn bản, sau đó thiết lập cấp độ cho đoạn văn bản vừa chọn được mô tả như hình bên dưới.
Tiếp tục lập lại các thao tác trên để làm cho các tiêu đề khác.
Ví dụ, chúng ta có dạng cây phân cấp như sau:
Kích hoạt chức năng Nagigation Pane
Để có thể di chuyển qua lại giữa các tiêu đề khi xem nội dung văn bản, chúng ta vào thẻ View/ Show/ Đánh dấu check vào Navigation Pane.
Bây giờ, chúng ta có thể nhấp vào các tiêu trong khung Navigation để di chuyển nhanh qua lại giữa các đề mục.
2.2 Tạo mục lục tự động trong Microsoft Word
Bài viết sẽ hướng dẫn cho các bạn cách làm mục lục tự động một cách đơn giản nhất cho văn bản soạn thảo bằng phần mềm Microsoft Word. Cách tạo mục lục tự động là một thủ thuật cần thiết với người dùng khi cần tạo cho bài viết một mục lục mang tính khoa học, dễ dàng cập nhật hoặc thay đổi nội dung cũng như số trang nếu như nội dung trong văn bản được thay đổi.
Đối với người dùng Word để soạn thảo luận văn hay tiểu luận, việc tạo mục lục thường được thực hiện sau cùng bằng phương pháp thủ công khi văn bản được hoàn thiện. Việc này thường gây bất tiện nếu như sau đó người dùng chỉnh sửa lại văn bản nhưng lại quên cập nhật lại mục lục, và càng khó khăn hơn trong việc tra cứu nội dung. Để đơn giản hoá các rắc rối, chúng ta có thể tạo mục lục bằng chức năng Table of Contents [Bài hướng dẫn được thực hiện bằng phần mềm Microsoft Word 2013 – Microsoft Office 2013]
Văn bản ví dụ
Để tạo mục lục bằng Table of Contents, sau khi hoàn thành văn bản với đầy đủ các tiêu đề và nội dung.
Bước 1: Phân bậc các đề mục. Vì mục lục tự động của Word cần nhận biết thứ bậc của đề mục trong văn bản nên bước này bạn cần xác định một cách thủ công
Bôi đen đề mục -> Refences -> Add text -> Level 1 đối với tiêu đề lớn nhất trong văn bản
Level 2 đối với tiêu đề cấp độ tiếp theo …. [các bước làm tương tự như Level 1]
Level 3 đối với tiêu đề cấp độ tiếp theo …. [các bước làm tương tự như Level 1]
Bước 2: Sau khi hoàn thành việc phân cấp độ tiêu đề, chúng ta thiết lập Table of Contents
Đặt con trỏ chuột vào đầu văn bản, nơi chúng ta muốn thiết lập mục lục -> Table of Contents [Trong tab References] -> Có thể chọn các mẫu Mục lục có sẵn, mở rộng hoặc tự thiết kế.
Đây là một dạng Table of Contents cơ bản được mặc định trong Word.
Lưu ý: Microsoft Word mặc định giới hạn cấp độ để mục trong 3 cấp độ. Nếu văn bản của bạn có nhiều hơn 3 cấp độ bạn có thể tuỳ chỉnh như sau.
References -> Table of Contents -> Custom Table of Contents.
Trong cửa sổ Table of Contents, bạn có thể tuỳ chỉnh giới hạn cấp độ của đề mục ở mục Show levels [hiện đang mặc định là 3]. Và một số tuỳ chỉnh khác cũng nằm trong cửa sổ Table of Contents như Tab [các kí hiệu giữa đề mục và số trang],Formats [Kiểu mục lục],….
Nếu sau khi làm mục lục, chúng ta có thay đổi nội dung văn bản ảnh hưởng đến số trang và nội dung tiêu đề, mục lục cũng có thể được cập nhật bằng một vài thao tác đơn giản.
Sau khi hoàn tất chỉnh sửa -> References -> Update Table [Bên cạnh Table of Contents].
Trong cửa sổ Update Table of Contents, chúng ta có thể chọn:
Update page numbers only: Chỉ thay đổi số trang đã được chỉnh sửa.
Update entire table: Thay đổi toàn bộ nội dung tiêu đề và số trang đã được chỉnh sửa.
Vậy là các bạn đã nắm được các bước cơ bản và cần thiết trong việc thiết lập và quản lý mục lục tự động trong Microsoft Word. Chúc các bạn thành công!
2.2 Phục hồi tập tin Word bị lỗi
Có rất nhiều lỗi dễ gặp đối với tập tin Word, nhưng lỗi khiến nhiều người đau đầu nhất là mở tập tin Word chỉ toàn những ký tự lung tung, khó hiểu. Nếu gặp phải trường hợp này, bạn cũng đừng quá lo lắng vì bản thân MS Word đã có một tính năng giúp lấy lại text thô trong văn bản. Tuy nhiên, mọi định dạng và hình ảnh, cũng như những đối tượng khác được chèn vào trong văn bản [nếu có] đều sẽ bị mất.
Trong trường hợp này, bạn đừng kích hoạt trực tiếp tập tin Word, mã hãy mở MS Word lên, rồi vào FILE > Open > My Computer > chỉ đường dẫn đến tập tin bị lỗi > chọn thêm Recover Text from Any File ở ô ngay sau ô File Name, trước khi nhấn Open để mở tập tin.
Tùy chọn lấy lại text thô trong văn bản.
Tùy chọn lấy lại text thô trong văn bản.
Trên cửa sổ hiện ra sau đó, nhấn Close. Thủ thuật này có thể áp dụng cho MS Word 2013 và cả những phiên bản cũ hơn.
Lưu ý, một số trường hợp tập tin không chỉ bị lỗi mà còn bị khóa lại. Khi đó, bạn nhấn chuột phải lên tập tin > chọn Properties > thẻ General > Unlock > OK.