Câu hỏi của bạn:
Cho mình hỏi nhiệm vụ quyền hạn của văn thư lưu trữ trong trường học là như thế nào ạ? mình đang công tác tại 1 trường học, mình thấy cô văn thư trường mình hơi quá đà tức là văn thư ngoài làm việc chuyên môn của mình còn chỉ đạo cả giáo viên và nhân viên trong trường, thậm chí còn chửi cả giáo viên khi phụ huynh tham gia đóng các khoản huy động thấp, vừa ỷ là đảng viên nữa nên chửi giáo viên trong trường không ra gì?
Câu trả lời của luật sư:
Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về nhiệm vụ quyền hạn của văn thư lưu trữ về cho chúng tôi, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về nhiệm vụ và quyền hạn của văn thư lưu trữ như sau:
Căn cứ pháp lý:
1. Công tác văn thư lưu trữ trường học gì là?
Người làm công tác văn thư là người làm tất cả các công việc liên quan đến các loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho đến khi tiếp nhận. Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoàn thiện quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ.
2. Chức năng của văn thư lưu trữ trong trường học
Điều 2 Thông tư 06/2015/TT-BNV chức năng nhiệm vụ quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ quy định chức năng của văn thư lưu trữ là:
1. Tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ là Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ.
2. Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.”
Theo quy định pháp luật, văn thư lưu trữ giúp Chánh văn phòng bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương đương, các đơn vi sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Như vậy, cán bộ văn thư lưu trữ trong trường của bạn có chức năng tham mưu cho thủ trưởng cơ quan của mình và làm công tác quản lý, lưu trữ các đơn thư, giấy tờ… tại cơ quan mình.
3. Nhiệm vụ quyền hạn của văn thư lưu trữ trong trường học
Điều 3 Thông tư 06/2015/TT-BNV chức năng nhiệm vụ quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ quy định nhiệm vụ, quyền hạn của văn thư lưu trữ là:
Thứ nhất: Nhiệm vụ của phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện:
- Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của Bộ;
- Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ hai: Thực hiện công tác văn thư của Bộ
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản;
- Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và các loại con dấu khác được giao;
- Hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.
Thứ ba: Thực hiện công tác lưu trữ của Bộ
- Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Như vậy, cán bộ làm công tác văn thư ở trường của bạn có chức năng nhiệm vụ nêu trên. Cán bộ văn thư có thể thực hiện việc chỉ đạo các giáo viên trong Nhà trường nếu được Hiểu trưởng giao cho đảm nhiệm công tác này. Còn về việc cán bộ văn thư quát mắng giáo viên, nhân viên thì vi phạm đạo đức của Đảng viên và không có chức vụ nào có quyền quát máng người khác.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo:
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng về nhiệm vụ và quyền hạn của văn thư lưu trữ:
Tư vấn qua Tổng đài 19006500: Đây là hình thức tư vấn được nhiều khách hàng sử dụng nhất, vì bạn có thể đặt thêm các câu hỏi về nhiệm vụ và quyền hạn của văn thư lưu trữ như: trách nhiệm của văn thư lưu trữ, văn thư lưu trữ có vai trò gì… mà bạn còn chưa rõ. Chỉ sau một vài câu hỏi của Luật Sư, vấn đề của bạn sẽ được giải quyết; bạn có thể gọi cho Luật Toàn Quốc vào bất cứ thời gian nào chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.
Tư vấn qua Email: Bạn có thể gửi Email câu hỏi về địa chỉ: chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.
Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.
Đánh giá công tác Văn thư - Lưu trữ hồ sơ trong nhà trường năm học 2017-2018
Thực hiện kế ho¹ch số 41/KH-THCSPT ngày 20/9/2017 của trêng THCS Phúc Trìu về KH thuc hien nhiệm vụ năm học 2017-2018.
Trường THCS Phúc Trìu đã tiến hành tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình và cụ thể như sau:
I. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ HỒ SƠ NĂM HỌC 2017-2018
- Công tác tổ chức và cán bộ
Trường THCS Phúc Trìu có 01 cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Trình độ chuyên môn: Trung cấp.
2. Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ năm học 2017-2018
a] Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ:
Căn cứ Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn xây dựng công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức; Thông tư số 09 /2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nhà trường đã ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ như: Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Quyết định ban hành Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ trường; Quyết định ban hành Danh mục các cá nhân, bộ phận chuyên môn có thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu; đã ban hành được Quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và Nội quy văn thư, lưu trữ.
b] Xử lý tài liệu tồn tại:
Nhà trường không có tài liệu tồn đọng, tích đống phải xử lý theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
c] Việc tổ chức nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Hàng năm, nhà trường đều lập hồ sơ công việc để đưa vào lưu trữ theo quy định.
Các bộ phận, cán bộ, giáo viên và nhân viên trong nhà trường đã thực hiện nghiêm túc chế độ nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường.
Tài liệu, hồ sơ công việc năm 2017-2018 của các bộ phận trong nhà trường đã thực hiện và đưa vào lưu trữ.
d] Cơ sở vật chất phục vụ lưu trữ:
Nhà trường có đầy đủ tủ và phòng kho đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
đ] Công tác lập hồ sơ công việc:
- Trong năm 2017-2018, nhà trường đã xây dựng danh mục hồ sơ công việc nộp lưu, thời hạn bảo quản hồ sơ của các bộ phận, cán bộ, viên chức.
- Bộ phận văn thư, lưu trữ đã phổ biến, hướng dẫn các bộ phận và cán bộ, viên chức nhà trường về quy trình lập hồ sơ công việc.
Đến nay, mức độ hoàn thành việc lập hồ sơ công việc năm 2017-2018 đạt trên 98%.
2. Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên
- Hoạt động nghiệp vụ văn thư:
Đối với việc quản lý văn bản đến, đi: Trường THCS Phúc Trìu đã thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đến, đi. Văn bản khi được gửi đến đơn vị, cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản và trình lãnh đạo để chuyển đến các cá nhân, bộ phận tham mưu và xử lý. Đồng thời thực hiện tốt việc đăng kí văn bản đi, đến.
Các văn bản ban hành đúng với thẩm quyền, thể thức trình bày, không có văn bản trái với văn bản của cấp trên.
Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu do cán bộ văn thư phụ trách, bảo quản con dấu đúng quy định; không đóng dấu sai, dấu khống trên văn bản.
- Việc quản lý văn bản đi và đến:
+ Cập nhật vào sổ; sắp xếp, lưu đầy đủ các văn bản đến.
+ Cập nhật vào sổ và gửi văn bản đi bảo đảm đúng thời gian theo yêu cầu.
+ Sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo đảm đúng theo quy định.
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp luật.
- Trường THCS Phúc Trìu Nhà trường đã xây dựng, ban hành Quy chế hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn bảo quản.
- Thu thập, phân loại tài liệu có giá trị lưu trữ và tiến hành khâu chỉnh lý tài liệu. Thông tin trên hồ sơ đã phản ánh được nội dung của văn bản bên trong. Biên mục đầy đủ nội dung của từng văn bản trong hồ sơ.
- Do điều kiện cơ sở vật chất của nhà trường chưa được nâng cấp nên chưa bố trí được kho chuyên dụng, các giá tài liệu để phụ vụ cho công tác lưu trữ. Hiện tại các tài liệu vẫn được lưu giữ ở từng bộ phận chuyên trách.
- Soạn thảo và ban hành văn bản bảo đảm đúng theo hướng dẫn quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Chất lượng các văn bản áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV đúng theo quy định.
- Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của nhà trường: cán bộ, viên chức thường tập trung khai thác và sử dụng các tài liệu như: Sổ chủ nhiệm, sổ kế hoạch, sổ kiểm tra, nghị quyết, lịch báo giảng của tổ, hồ sơ giáo viên dạy giỏi, hồ sơ tự đánh giá chất lượng giáo dục trường trung học…
- Có bố trí tủ đựng tài liệu sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và có các trang thiết bị máy tính, máy photocopy, bình chữa cháy phục vụ tốt cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Nhà trường không có tài liệu hết giá trị phải tiêu hủy.
- Ứng dụng công nghệ thông tin:
- Để phục vụ cho hoạt động văn thư lưu trữ trường THCS Phúc Trìu trang bị 01 máy tính và hệ thống thư điện tử để sử dụng cho công văn đi, đến của đơn vị.
- Đã ứng dụng được công nghệ thông tin và công tác soạn thảo văn bản, mục lục văn kiện trong khâu chỉnh lý.
- Nhà trường có hộp thư điện tử để chỉ đạo, cập nhật, xử lý thông tin,.. và báo cáo với các cấp bảo đảm được kịp thời, có hiệu quả.
- Khai thác thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật trên mạng internet.
Công tác thông tin báo cáo thống kê được duy trì thường xuyên, đúng thời hạn theo quy định.
- Thực hiện đúng quy định chế độ báo cáo tổng kết, thống kê công tác văn
thư, lưu trữ theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.
II. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2018-2019
Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của ngành, nhà trường thực hiện tốt các nhiệm vụ trọng tâm sau:
- Tiếp tục quán triệt trong đội ngũ CBGVCNV về Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản…;
- Lập danh mục hồ sơ công việc; xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu;
- Quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường chặt chẽ theo đúng quy định của pháp luật.
III. KẾT LUẬN
Cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử sụng con dấu.
Việc xây dựng và ban hành văn bản thực hiện đúng theo các quy trình, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quản lý văn bản đi và đến của cơ quan thực hiện đúng theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc đăng kí văn bản đến nhanh chóng, kịp thời, chính xác đảm bảo tính bí mật và an toàn theo quy định của nhà nước.
Công tác lưu trữ đã thực hiện được các khâu nghiệp vụ: Thu thập tài liệu lưu trữ đầy đủ và đúng thời gian. Tổ chức phân loại tài liệu tiến hành chỉnh lý, thống kê sắp xếp hồ sơ tài liệu gọn gàng ngăn nắp, khoa học nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế như sau:
Chưa bố trí được kho chuyên trách để phụ vụ cho công tác lưu trữ tài liệu.
Đề nghị cấp trên hỗ trợ kinh phí để nâng cấp cơ sở vật chất như cung cấp máy photo, kho chuyên dụng để phục vụ lưu trữ tài liệu tốt hơn./.