[LSVN] - Hóa đơn điện tử có nhất thiết phải có chữ ký số của người bán không và cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử thế nào?
Ảnh minh họa.
Theo Thạc sĩ, Luật sư Nguyễn Đức Hùng, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội cho biết, trong một số trường hợp nhất định hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của người bán theo khoản 14, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức còn người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân/người được ủy quyền.
Cụ thể, một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán quy định tại khoản 14, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua;
- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng;
- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán [trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã], tiêu thức người mua [tên, địa chỉ, mã số thuế], tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng;
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
Theo đó, nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên, hóa đơn/chứng từ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
Cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Theo Luật sư, có thể kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo các cách sau:
Cách 1: Kiểm tra chữ ký số trên website Trung tâm Chứng thực điển tử quốc gia
Bước 1: Truy cập website của Trung tâm Chứng thực điển tử quốc gia:
//neac.gov.vn/vi;
Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến -> chọn Kiểm tra văn bản ký số;
Bước 3: Chọn “Click vào box này” hoặc “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký cần kiểm tra lên hệ thống [có thể tải lên văn bản ở nhiều định dạng];
Bước 4: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng;
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra;
- Trường hợp chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau:
Tên chữ ký: Tên chữ ký + Đơn vị ký;
Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra;
Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi;
Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số;
- Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”.
Cách 2: Kiểm tra chữ ký số trên phần mềm ký số NEAC Signer
Phần mềm ký số NEAC Signer do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan tới chữ ký số như:
- Ký số một hoặc nhiều tệp tài liệu;
- Kiểm tra chữ ký số với tệp tin;
- Có thể kiểm tra và ký số với nhiều định dạng khác nhau như: PDF, XML, EXCEL,...;
Bước 1: Tìm kiếm phần mềm NEAC Signer trên App store [đối với hệ điều hành ios] hoặc Google play [đối với hệ điều hành android] truy cập website //neac.gov.vn/vi;
Bước 2: Cài đặt phần mềm;
Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống -> chọn Mở tệp;
Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký;
Bước 5: Xem kết quả kiểm tra.
Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra tương tự như đã nêu ở Cách 1.
Hiện nay, có rất nhiều mẫu hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp áp dụng. Vậy, làm cách nào để nhận biết mẫu hóa đơn đang sử dụng là hợp lệ?
Bài viết sau đây, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST sẽ tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật. Đồng thời cung cấp các thông tin về hình thức hóa đơn sử dụng, ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Mời quý khách cùng theo dõi để được giải đáp cụ thể!
Các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay
Mẫu hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?
Hóa đơn điện tử là một trong 3 mẫu mà quý khách cần phải nộp cho Cơ quan Thuế [CQT] khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Nội dung của mẫu hóa đơn được quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
STT
Nội dung
1
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
2
Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3
Số hóa đơn.
4
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
5
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
6
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
7
Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
8
Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
9
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
10
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
11
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại [nếu có] theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan [nếu có].
12
Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
13
Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn được ghi ở phía trên bên phải của hóa đơn. Hoặc cũng có thể thay đổi vị trí để dễ dàng nhận biết. Căn cứ theo Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định về cách ký hiệu như sau.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Để phản ánh loại hóa đơn điện tử cần sử dụng các số tự nhiên từ 1 đến 6 để làm ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể:
- Số 1: Dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử như tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123.
- Số 6: Dùng để phản ánh các loại chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Khác với ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn sẽ là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, dùng để phản ánh những thông tin về hóa đơn có mã Cơ quan Thuế hoặc không, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn. Cụ thể, 6 ký tự đó được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái C hoặc K. Trong đó, chữ C phản ánh hóa đơn điện tử có mã CQT, còn chữ K phản ánh hóa đơn không có mã CQT.
- Ký tự thứ hai và ba là 2 chữ số Ả Rập, dùng để phản ánh năm lập hóa đơn điện tử. Hai ký tự này sẽ được xác định theo 2 số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, năm lập hóa đơn là 2023 thì ghi là 23.
- Ký tự thứ tư là 1 chữ cái [bao gồm T, D, L, M, N, B, G, H], dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:
- Chữ T: Dùng cho loại hóa đơn mà doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với CQT.
- Chữ D: Dùng cho loại hóa đơn điện tử bán tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù không yêu cầu phải có các tiêu thức do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- Chữ L: Dùng cho các loại hóa đơn điện tử được cấp bởi CQT theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: Dùng cho hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Chữ N: Dùng cho các loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Chữ B: Dùng cho các loại phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Chữ G: Dùng cho các loại tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
- Chữ H: Dùng cho các loại tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Ký tự thứ năm và sáu là chữ viết do người bán tự xác định dựa trên nhu cầu quản lý. Người bán có thể sử dụng 2 ký tự này để phân biệt các mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại để dễ dàng quản lý khi sử dụng nhiều mẫu. Nếu không thì có thể ghi là YY.
Ví dụ về ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử
1C23TAA
Hóa đơn điện tử GTGT có mã CQT được lập năm 2023, là loại hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đăng ký với CQT.
2C23TBB
Hóa đơn bán hàng có mã CQT được lập năm 2023, là loại hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đăng ký với CQT.
1C23LBB
Hóa đơn giá trị gia tăng có mã CQT được lập năm 2023, là loại hóa đơn điện tử được cấp bởi CQT theo từng lần phát sinh.
1K23DAA
Hóa đơn điện tử GTGT không có mã CQT được lập năm 2023, là hóa đơn điện tử đặc thù không yêu cầu phải có các tiêu thức do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
6K23NAM
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã CQT, được lập năm 2023, là loại hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký với CQT.
6C23BAB
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại có mã CQT, được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với CQT.
Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Tại phụ lục số 1 của Thông tư 68/2019/TT-BTC có đính kèm 5 mẫu hóa đơn điện tử tham khảo. Quý khách có thể dựa vào các mẫu hóa đơn này để thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Được sử dụng để khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ cho các doanh nghiệp, cá nhân.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể sử dụng mẫu hóa đơn này để khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử được dùng để ghi chép các thông tin liên quan như nội dung xuất kho, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển,...
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù
Với các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đặc thù cho người tiêu dùng thì cần lập mẫu hóa đơn điện tử này.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ Với các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng đặc thù thu bằng ngoại tệ thì lập hóa đơn theo mẫu dưới đây.
Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ
Các mẫu hóa đơn điện tử đẹp và hợp lệ trên phần mềm Fast e-Invoice
Các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý nội dung của hóa đơn phải đáp ứng đúng theo quy định của Nhà nước. Hiểu được nhu cầu này, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST đã xây dựng hệ thống các mẫu hóa đơn điện tử có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Các mẫu hóa đơn vừa đáp ứng nhu cầu thẩm mỹ của hóa đơn, vừa đảm bảo tuân theo quy định mới nhất của Bộ tài chính.
Mẫu hóa đơn điện tử có sẵn trên Fast e-Invoice theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
\=> Tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN [Tải mẫu]
2. Hóa đơn bán hàng tiếng Việt và song ngữ
\=> Tải mẫu hóa đơn bán hàng tiếng Việt [Tải mẫu] \=> Tải mẫu hóa đơn bán hàng song ngữ [Tải mẫu]
3. Hóa đơn giá trị gia tăng tiếng Việt và song ngữ
\=> Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng tiếng Việt [Tải mẫu] \=> Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ [Tải mẫu]
4. Hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất
\=> Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất tiếng Việt [Tải mẫu]
\=> Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng nhiều thuế suất song ngữ [Tải mẫu]
5. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
\=> Tải mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý tiếng Việt [Tải mẫu]
\=> Tải mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý song ngữ [Tải mẫu]
6. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
\=> Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tiếng Việt [Tải mẫu]
\=> Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ song ngữ [Tải mẫu]
7. Hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan
\=> Tải mẫu hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan tiếng Việt [Tải mẫu]
\=> Tải mẫu hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan song ngữ [Tải mẫu]
Fast e-Invoice - Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay
Fast e-Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được ưa chuộng hiện nay. Phần mềm hỗ trợ đắc lực cho người dùng trong việc lập hóa đơn, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm Fast e-Invoice do CÔNG TY PHẦN MỀM FAST phát hành:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ, bảo quản hóa đơn.
- Không phải lo lắng về vấn đề hư hỏng hay mất hóa đơn.
- Xuất hóa đơn trực tiếp một cách nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
- Có cả bản sử dụng Online và bản cài đặt trực tiếp cho người dùng.
- Hỗ trợ dịch vụ chữ ký số bằng Token hoặc HSM.
- Cho phép truy cập không giới hạn người dùng khi tra cứu hóa đơn.
Ngoài ra, Fast e-Invoice còn có tính năng khấu trừ thuế TNCN và quản lý hóa đơn đầu vào. Từ đó đáp ứng mọi nghiệp vụ hóa đơn điện tử của quý khách mà không cần tích hợp thêm bất kỳ phần mềm nào khác.
Trên đây, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST vừa chia sẻ đến quý khách những thông tin liên quan đến mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Hy vọng với những chia sẻ này, quý khách đã có thể tiến hành quá trình sử dụng hóa đơn điện từ hiệu quả và thuận lợi nhất. Mọi thắc mắc khác về hóa đơn chuyển đổi, hủy hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn, xuất hóa đơn.... quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp tận tình!