Lượng hóa các tiêu chuẩn là gì

Mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực có thể được ứng dụng cho nhiều nghiệp vụ trong Quản lý nhân sự để đảm bảo doanh nghiệp duy trì nguồn nhân lực có chất lượng tốt, số lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu kinh doanh:

Tuyển dụng

Đánh giá năng lực CBNV thường là tập hợp nhiều tiêu chí. Trong đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá nhờ tiếp xúc, cảm nhận và theo dõi Có những tiêu chí có thể được đánh giá sớm như kiến thức, thái độ. Tuy nhiên, một số tiêu chí cần được đánh giá sau một quá trình quan sát thực tế. Vì vậy, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một số tiêu chí đánh giá trong danh mục tiêu chí đầy đủ để đánh giá ứng viên tại các vị trí tương ứng.

Khi đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng thường quan tâm đến một số yếu tố như Kiến thức, kỹ năng, thái độ/tính cách hay các yếu tố liên quan đến đặc thù công việc. Đánh giá thường tập trung vào khả năng hay tiềm năng của ứng viên. Nếu ứng viên có thể đáp ứng kiến thức và một số kỹ năng cơ bản thì ứng viên đó sẽ có thể thực hiện tốt công việc trong tương lai.

Xác định mức độ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng thường được đánh giá qua các hoạt động như phỏng vấn, làm bài kiểm tra đầu vào [kiểm tra lý thuyết, bài tập tình huống trên giấy], qua quan sát thực tế thực hiện một công việc, hoạt động nào đó.

Một hội đồng đánh giá được thành lập và kết quả đánh giá của từng thành viên trong hội đồng được tổng hợp để xem xét, lựa chọn. Yếu tố năng lực thường được coi là quan trọng nhất để quyết định lựa chọn ứng viên. Mức độ chuẩn NL của ứng viên và một số các tiêu chí khác liên quan như bằng cấp, tính cách là căn cứ để lựa chọn ứng viên qua các vòng tuyển dụng cũng như ký kết hợp đồng lao động.

Mặt khác, thông qua đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng xác định được kiến thức, kỹ năng nào có thế đào tạo. Kiến thức, kỹ năng nào có thể đáp ứng ngay sau tuyển dụng và năng lực nào khó phát triển.

Quy hoạch, bổ nhiệm và thuyên chuyển

Việc xem xét, bổ nhiệm cán bộ thực tế là so sánh giữa năng lực hiện tại và khả năng phù hợp của nhân sự đối với vị trí mới. Bằng việc đánh giá nhân sự đối với các tiêu chí của vị trí dự kiến bổ nhiệm, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ đáp ứng tiềm năng của nhân sự đối với vị trí tương ứng. Từ đó, nhân sự nào đáp ứng được yêu cầu năng lực cho vị trí được bổ nhiệm [thường là đáp ứng mức tối thiểu], doanh nghiệp cần cân nhắc vấn đề đào tạo hay hướng tới quá trình quy hoạch, bổ nhiệm.

Đánh giá năng lực cũng hỗ trợ rất tốt cho việc xem xét tính phù hợp của nhân sự cụ thể với một vị trí khác trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể bố trí, sắp xếp, thuyên chuyển nhân sự đó sang vị trí mới phù hợp với sở trường, khả năng và phát huy được tốt hơn những thế mạnh cá nhân.

Xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược phát triển nhân sự

Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động đào tạo nhân sự, tiền đề cho xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

Dựa trên kết quả đánh giá năng lực của toàn bộ cá nhân trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự có thể xác định bằng tính toán và thống kê, tổng hợp kết quả:

• Cá nhân nào chưa đáp ứng/đáp ứng được yêu cầu năng lực
• Các năng lực nào có đa số cá nhân chưa đáp ứng/đáp ứng chuẩn NL
• Các vị trí nào có nhiều cá nhân đáp ứng/ chưa đáp ứng được chuẩn NL
• Mức độ đáp ứng chuẩn NL của các nhóm vị trí [quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên]
• Các cá nhân có năng lực tốt và có khả năng đào tạo người khác/trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ

Từ các thông tin trên, doanh nghiệp có thể xác định:

• Cần đào tạo năng lực gì theo thứ tự ưu tiên?
• Cần đào tạo các nhân sự/nhóm nhân sự nào theo thứ tự ưu tiên?
• Ưu tiên đào tạo cho nhóm quản lý hay nhân viên?
• Nội dung đào tạo [dựa theo nội dung năng lực được đánh giá]
• Nếu số lượng nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu ít và phân tán; hoặc số nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu tập trung nhiều ở một số năng lực dựa vào số lượng cá nhân đáp ứng chuẩn NL mà doanh nghiệp có thể xác định cử nhân viên đi đào tạo bên ngoài theo các lớp public hoặc mời giảng viên về đào tạo tập trung
• Những cá nhân nào có thể trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ thay vì thuê giảng viên bên ngoài
• Xác định kinh phí đào tạo dựa trên hình thức và quy mô đào tạo

Suy cho cùng, dựa trên mức độ đáp ứng chuẩn NL, bằng cách so sánh với cả chuẩn NL kỳ vọng đối với từng vị trí, doanh nghiệp có thể xây dựng được cụ thể kế hoạch đào tạo [đào tạo ai, nội dung gì, đào tạo cấp độ nào, hình thức tổ chức, kinh phí đào tạo, thời lượng đào tạo, thời gian đào tạo theo thứ tự ưu tiên, giảng viên]

Quản lý thành tích

Thông qua việc so sánh giữa mức độ đáp ứng chuẩn NL [tiềm năng] với kết quả thực hiện công việc [kết quả], doanh nghiệp có biện pháp để điều chỉnh các chính sách nhân sự, phong cách quản lý, phương pháp quản lý một cách hiệu quả.

Việc gắn kết hai yếu tố trên nhằm giúp doanh nghiệp có các biện pháp phù hợp trong sử dụng và quản lý nhân sự, đảm bảo cân đối và tạo tính động lực tốt cho nhân sự, khai thác được thế mạnh để biến tiềm năng thành hiệu quả thực tế.

Đãi ngộ

Năng lực là một trong ba yếu tố của Lương 3Ps:

• P1 [position]: vị trí
• P2 [Person]: năng lực
• P3 [performance]: kết quả thực hiện công việc

Trong đó, năng lực được xét là yếu tố thứ hai [P2]. Trong khi P1 [yếu tố vị trí] chỉ xác định được cá nhân ở vị trí nào thì được gắn vào khung lương tương ứng. P2 [yếu tố năng lực] sẽ giúp quy ra điểm để xếp bậc lương trong khung lương của vị trí đó. P3 [yếu tố kết quả công việc] sẽ giúp xác định mức lương/thưởng hiệu quả của cá nhân theo kỳ. Như vậy, P1 và P2 xác định mức lương cố định lý thuyết của cá nhân đó. Điều đó lý giải vì sao hai nhân sự cùng làm việc tại 1 vị trí tương đương nhau nhưng bậc lương có thể khác nhau. Đó là do yếu tố năng lực của cá nhân đáp ứng các mức độ khác nhau so với yêu cầu chuẩn NL của vị trí.

Bên cạnh đó, những năng lực được cho là hiếm, là những kỹ năng đặc biệt mà không phải ai cũng dễ dàng thực hiện được trong một số công việc đặc thù, thì có thể là căn cứ cho doanh nghiệp bổ sung phụ cấp cho nhân sự. Ví dụ như Kỹ năng thử rượu, Kỹ năng nhận biết hương vị đặc biệt

Các phương pháp đánh giá năng lực

Đánh giá thông qua kiểm tra [Test]

Phương pháp đánh giá năng lực qua kiểm tra được thực hiện dưới hình thức Kiểm tra giấy, Kiểm tra qua thực hành thực tế theo tình huống, Phỏng vấn trực tiếp người được đánh giá. Hoạt động này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Ưu điểm

• Thấy rõ được thực tế năng lực của nhân sự tương đối đầy đủ, chi tiết cả về kiến thức, kỹ năng, thái độ

Nhược điểm

• Tốn thời gian: vì doanh nghiệp cần thiết kế bài kiểm tra chi tiết đến từng vị trí, cá nhân, cũng như tốn nhiều thời gian để tổ chức kiểm tra, đánh giá, chấm điểm, phỏng vấn
• Tốn chi phí: tốn nhiều chi phí của thiết kế, triển khai, thực hiện đánh giá cho toàn bộ doanh nghiệp

Đánh giá theo checklist

Checklist là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân sự đặt ra. Các câu hỏi này sẽ được đặt dưới hình thức có/không, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cô đọng; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, không chính xác.

Phương pháp Khung năng lực

Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở quan sát hành vi thực hiên công việc của nhân viên, dựa trên Từ điển năng lực [TĐNL] hành vi và đánh giá dựa trên KNL. Trong đó, từ điển là tập hợp mô tả năng lực của các nghề nghiệp có trong doanh nghiệp

Người đánh giá sẽ sử dụng tờ kiểm tra hành vi và cho điểm kiểm tra mọi hành động của nhân viên mà mình quan sát được. Để đảm bảo tính chính xác, những hành vi được nêu trong TĐNL cần phải đảm bảo có thể quan sát, theo dõi, chứng minh, ghi nhận được. Người đánh giá cần có thời gian để quan sát đủ lâu để có thể đánh giá hành vi của người được đánh giá. Chính vì vậy, phương pháp này được xem là phương pháp đánh giá quá trình

Ưu điểm:

• Thấy rõ được các hành vi của nhân viên
• Giảm được tối đa sự cảm tính của người đánh giá vì đánh giá theo hành vi quan sát được.

Nhược điểm:

• Xây dựng những thang điểm này thường tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc.
• Đôi khi công việc ghi chép bị bỏ qua.
• Người lao động không thoải mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi chép lại những hành vi yếu kém của mình.

Ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự

Khung năng lực [KNL] là gì?

Khung năng lựclà phương pháp quản lý năng lực theo chức danh. Nghĩa là mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá năng lực theo tiêu chí năng lực, hay KNL theo vị trí đang nắm giữ, thay vì đánh giá năng lực chung chung.

Phương pháp này thường gắn liền với 2 khái niệm:

• KNL bộ tiêu chuẩn NL cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Bao gồm:
  • Chuẩn «tối thiểu»: sử dụng cho bổ nhiệm mới [tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm]
  • Chuẩn «kỳ vọng»: sử dụng cho đào tạo, quản lý kết quả công việc, trả lương
• Từ điển năng lực [TĐNL] tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp.

KNL là công cụ được ứng dụng từ những năm 90 của thế kỷ 20 vào thực tiễn quản trị nhân sự thế giới và khoảng 10 năm gần đây ở Việt Nam.

KNL có thể chia thành các nhóm khác nhau tùy quan điểm của doanh nghiệp, thông thường bao gồm:

• Nhóm năng lực chung/ cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty
• Nhóm năng lực quản lý/ lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực [ngân sách, con người] và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn NL quản lý khác nhau.
• Nhóm năng lực bổ trợ: là những năng lực có thể dùng chung cho nhiều vị trí trong doanh nghiệp, không bắt buộc nhưng có thể hỗ trợ tốt hơn trong thực hiện công việc. Lựa chọn năng lực này tùy vào bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chức
• Nhóm năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần để hoàn thành một công việc, mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.

Quy trình thiết kế từ điển năng lực

Related