Đàm phán, thương thảo là quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất.
Đàm phán nhằm mục đích giải quyết những xung đột về mặt lợi ích. Tất cả các bên tham gia đàm phán không chỉ quan tâm đến lợi ích của mình, mà còn phải quan tâm đến lợi ích của đối phương.
Đàm phán gồm có các giai đoạn: chuẩn bị, tiếp xúc và thương thảo. Như vậy, có thể hiểu thương thảo là nội dung quan trọng nhất, là giai đoạn cuối cùng của quá trình đàm phán mà kết thúc của nó hoặc là thống nhất được ý kiến [đàm phán thành công] hoặc là đàm phán đổ vỡ, không thống nhất được quan điểm.
2.1.2. Phân loại đàm phán, thương thảo
Có thể phân loại đàm phán, thương thảo theo hai tiêu chí cơ bản sau:
- Theo số tượng các bên tham gia
Đàm phán, thương thảo thường là song phương, nhưng cũng có thể là đa phương. Càng nhiều bên tham gia thì đàm phán, thương thảo càng phức tạp, khó khăn, nghĩa là khó đi đến thống nhất vì có nhiều lợi ích, và từ đó là nhiều tiêu chí cùng phải thỏa mãn.
- Theo nội dung, tính chất của vấn đề thương thảo
Theo nội dung, tính chất của vấn đề được đưa ra, đàm phán, thương thảo có thể có các loại về ngoại giao, chính trị, quân sự, kinh tế…Các đàm phán, thương thảo xảy ra trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng là các đàm phán, thương thảo về kinh tế.
2.1.3. Một số đặc tính cơ bản của thương thảo hợp đồng kinh tế
- Thương thảo là quá trình điều chỉnh nhu cầu của các bên
Thương thảo không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu, lợi ích của riêng một bên mà là quá trình các bên, thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu lợi ích của mình, xích lại gần nhau và cuối cùng đạt tới một thỏa thuận thống nhất. Có thể hiểu, thương thảo là quá trình đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ và cuối cùng đạt tới nhất trí.
- Thương thảo là sự thống nhất giữa hợp tác và xung đột
Mặt hợp tác của thương thảo thể hiện ở việc thông qua thương thảo các bên tiến tới một thỏa thuận chung. Mặt xung đột thể hiện ở việc trong quá trình thương thảo các bên đều luôn cố gắng giành được hay đạt được lợi ích tối đa cho mình.
Hợp tác và xung đột là hai mặt mâu thuẫn cần phải được thống nhất hài hòa trong quá trình đàm phán, thương thảo.
- Thương thảo chỉ thỏa mãn lợi ích một cách tương đối
Các bên đàm phán luôn luôn cố gắng tối đa hóa lợi ích của mình, nhưng đồng thời không thể không nhìn nhận lợi ích của các bên còn lại, không thể kéo hết lợi ích về phía mình. Nếu một bên nào đó không được thỏa mãn lợi ích ở một mức tối thiểu chấp nhận được thì chắc chắn bên đó sẽ rút khỏi bàn đàm phán và cuộc đàm phán đổ vỡ. Nghĩa là muốn đàm phán thành công thì các bên phải biết chừng mực, giới hạn nhất định trong quá trình tối đa hóa lợi ích bản thân, biết điều chỉnh lợi ích đó. Hay nói khác đi, lợi ích của từng bên không bao giờ có thể là tuyệt đối mà chỉ là tương đối trong so sánh với lợi ích của các bên còn lại.
2.1.4. Vai trò của đàm phán đối với Giám đốc HTX nông nghiệp
- Việc đàm phán sẽ giúp HTX đạt được mục tiêu cụ thể và tạo sự khác biệt trong chiến thắng – đó là chiến thắng trong đàm phán.
- Đàm phán giúp ký kết được hợp đồng, mua bán với giá phù hợp
- Đàm phán giúp giải quyết các mâu thuẫn trong cung ứng dịch vụ đầu vào, đầu ra với đối tác
- Đàm phán giúp kết nối HTX với đối tác, doanh nghiệp và người dùng, hiểu rõ bản chất vấn đề
2.1.5. Nguyên tắc khi đàm phán
- Đàm phán được thực hiện một cách hoàn toàn tự nguyện;
- Đàm phán chỉ nên thực hiện khi các bên cùng hiểu rằng những quyết định được hình thành trên cơ sở thỏa thuận chung chứ không phải là quyết định đơn phương của một bên nào;
- Phải xác định mục tiêu cần đạt được khi đàm phán và phải chủ động bám sát lấy mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán kinh doanh;
- Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong muốn trong phạm vi nào đó;
- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và bản lĩnh của những người tham gia đàm phán có ảnh hưởng khá lớn đến tiến trình và kết quả của cuộc đàm phán: vấn đề quan trọng đặt ra cho người đàm phán là thái độ xem trọng đối tác và điều này được thể hiện qua giọng điệu, cử chỉ, lời nói và cách nói; cần thể hiện cho được sự chân thành, tôn trọng và nghiêm túc từ người đàm phán.
- Sự gặp gỡ ban đầu luôn tạo những cảm giác và tri giác nhất định. Tuy nhiên, chúng ta cần bình tĩnh để kết hợp nhận thức cảm tính ban đầu này với nhận thức lý tính sau một thời gian tiếp xúc, tránh thói quen tưởng tượng về đối tác không có lợi cho giao tiếp;
- Người tham gia cuộc đàm phán cần luôn trau dồi vốn ngôn ngữ để diễn tả chính xác những gì muốn nói, cần nói;
- Ngoài việc chú ý lắng nghe những trình bày của đối tác còn phải chú ý đến cả những dấu hiệu phi ngôn ngữ: ngôn ngữ không chỉ là phương tiện biểu lộ thực những nhận thức, tình cảm mà còn là phương tiện để che dấu hoặc đánh lạc hướng người đối diện.
- Phải luôn biết chú ý lắng nghe đối tác, nhớ tên đối tác;
- Luôn có thái độ ôn tồn, từ tốn, đúng mực.
2.1.6. Quá trình và nội dung đàm phán, thương thảo
Bước 1. Chuẩn bị
Thực hiện việc chuẩn bị trước khi thảo luận những bất đồng sẽ giúp tránh những căng thẳng gia tăng và lãng phí thời gian không cần thiết trong suốt cuộc họp.
Các nội dung cần chuẩn bị bao gồm: thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, các vấn đề cần thảo luận, số lượng người tham dự.
Bước 2. Thảo luận
Trong giai đoạn này, cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm. Kỹ năng quan trọng trong quá trình là đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ. Đôi lúc cần thiết, có thể ghi chép lại tất cả các điểm được đưa ra trong từng tình huống khi có nhu cầu làm rõ ràng hơn. Mỗi bên tham gia nên có cơ hội trình bày ngang nhau.
Bước 3. Làm rõ mục tiêu
Từ các cuộc thảo luận, mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần được làm rõ. Có thể lập danh sách thứ tự ưu tiên. Thông qua mục tiêu rõ ràng, có thể xác định và thiết lập mục tiêu chung.
Bước 4. Thương thảo hướng tới kết quả win-win
Giai đoạn này tập trung vào kết quả win-win mà cả hai bên cảm thấy hài lòng về cuộc đàm phán và cảm thấy quan điểm của cả hai đều được xem xét. Một kết quả win-win thường là kết quả tốt nhất, tuy nó không phải luôn luôn như vậy, nhưng thông qua đàm phán, nó là mục tiêu cuối cùng.
Đề xuất các chiến lược và thỏa hiệp thay thế cần được cân nhắc ở thời điểm này. Thỏa hiệp thường là phương pháp thay thế tích cực có thể thu được lợi ích lớn hơn.
Bước 5. Thỏa thuận
Thỏa thuận có thể đạt được một khi quan điểm và lợi ích của cả hai bên đều được xem xét. Cần thiết để giữ một suy nghĩ cởi mở trong việc có được giải pháp. Bất cứ thỏa thuận nào cũng phải được làm một cách hoàn hảo, rõ ràng để cả hai bên nắm bắt những gì được quyết định.
Bước 6. Thực hiện quá trình hành động
Từ thỏa thuận, một hành động sẽ được thực hiện, tiến hành thông qua quyết định.
Nếu không đồng ý:Nếu quá trình đàm phán thất bại và thỏa thuận không thể đạt được, cần lên kế hoạch lại cho một cuộc họp tiếp theo.
Tại cuộc họp tiếp theo, các giai đoạn đàm phán nên được lặp lại. Bất kì ý tưởng hoặc lợi ích mới nên được đưa ra thảo luận và xem xét lại lần nữa. Ở giai đoạn này, việc tìm kiếm những giải pháp thay thế khác hoặc có người trung gian có thể có hữu ích.
2.1.7. Một số tình huống thường gặp trong quá trình đàm phán tại HTX
- Chưa thống nhất được về giá mua, giá bán
- Chưa thống nhất được về các chỉ tiêu xác định chất lượng của hàng hóa mua bán [độ ẩm, tỷ lệ hạt khác màu, dung trọng, kích cỡ hạt, ...]
- Chưa thống nhất được các điều kiện về bao bì, đóng gói
- Chưa thống nhất được các điều kiện giao và nhận hàng như: thời gian giao nhận hàng, địa điểm giao nhận hàng
- Chưa thống nhất được về điều kiện thanh toán như: thời gian thanh toán địa điểm thanh toán, phương tiện thanh toán Chưa thống nhất được về các điều kiện miễn trách như: khi nào thì người bán - người mua được phép không thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng, các trách nhiệm phải thực hiện của người gặp trường hợp miễn trách;