Quản lý email vào thư mục gmail
Hiện nay, việc sử dụng Gmail trong công việc đã trở nên hết sức phổ biến. Vậy nhưng, nhiều người vẫn chưa tận dụng tối đa tài nguyên của Gmail và biết cách quản lý Gmail hiệu quả, tối ưu nhất. Hãy cùng với FASTDO tìm hiểu ngay 11 cách quản lý Gmail hiệu quả sau để đạt được những thành công mới trong công việc! Show
>>> ĐỌC NGAY:
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. Những lưu ý để quản lý Gmail hiệu quảTrước khi bước vào những cách quản lý Gmail hiệu quả, có một số điều mà người dùng Gmail cần phải lưu ý như sau: Người dùng Gmail cần lưu ý một số điều trong quá trình sử dụng để quản lý Gmail hiệu quả hơn.1.1. Sử dụng Gmail trong những trường hợp cụ thểĐể thực hiện những cách quản lý Gmail hiệu quả, trước hết hãy đặt ra những giới hạn cho việc sử dụng Gmail. Bạn cần phải biết rằng Gmail không nhất thiết là phương pháp liên lạc trong mọi trường hợp. Bạn có thể đặt ra những trường hợp nhất định cần phải sử dụng Gmail như sau:
>>> TÌM HIỂU NGAY: Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý dự án 1.2. Cài đặt giao diện Gmail chuyên nghiệpĐể chuẩn bị cho các cách quản lý Gmail hiệu quả, hãy thử cài đặt giao diện Gmail thật chuyên nghiệp với việc thực hành và ghi nhớ những nguyên tắc như sau:
Một lưu ý nhỏ cho các bạn khi cài đặt tên email, đặc biệt nếu bạn sử dụng email cho mục đích công việc, bạn cần lựa chọn tên Gmail nghiêm túc (tên, chức vụ, ngành nghề hoạt động…). Bạn không sử dụng những tên Gmail như nickname như cobedangyeu, barbiegirl, anhchangcodon… trong việc trao đổi thông tin về công việc. Đối tác của bạn có thể đánh giá không tốt về bạn và có thể quyết định không hợp tác với bạn. >>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso 1.3. Tối ưu hóa thời gian sử dụng GmailĐể áp dụng những cách quản lý Gmail hiệu quả hơn, bạn cũng nên tối ưu hóa lượng thời gian sử dụng Gmail. Điều này đồng nghĩa với việc bạn nên có những khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra Gmail của bạn. Một gợi ý cho điều này là các mốc thời gian 10 giờ sáng, 1 giờ chiều và 4 giờ chiều. Trong mỗi lần kiểm tra Gmail, bạn cần tập trung tối đa cho công việc này để có thể giải quyết công việc nhanh nhất có thể (trong vòng 15 – 30 phút). Bạn cũng có thể dành 30 phút mỗi buổi sáng để kiểm tra email để dành thời gian trong ngày cho những công việc quan trọng khác. Đây cũng là một cách quản lý Gmail hiệu quả mà bạn nên áp dụng. >>> TÌM HIỂU NGAY: Phương pháp Pomodoro giúp tập trung, làm việc hiệu quả cao 1.4 Tuân thủ những nguyên tắc khi viết GmailCó những nguyên tắc riêng bạn cần tuân thủ khi viết email. Nội dung email cần phải rõ ràng, tách bạch từ tiêu đề cho đến nội dung được truyền tải trong email sao cho người nhận email có thể hiểu rõ vấn đề, tránh việc đưa thông tin sai lệch, thiếu sót dẫn đến phải trao đổi qua lại nhiều lần, tiêu tốn một khoảng thời gian. Một số nguyên tắc bạn cần phải ghi nhớ khi soạn thảo email như sau:
2. Cách quản lý Gmail hiệu quả11 cách quản lý Gmail hiệu quả sau chắc hẳn sẽ giúp bạn sử dụng Gmail một cách khoa học hơn rất nhiều, mang đến kết quả tối ưu trong công việc. 2.1 Dành một khoảng thời gian nhỏ trong ngày để xử lý hộp thư của bạnMột khoảng thời gian nhỏ trong ngày của bạn (từ 30 phút) dành riêng cho việc kiểm tra và xử lý email sẽ giúp bạn nắm bắt mọi việc nhanh chóng, là một cách quản lý gmail hiệu quả. Việc xử lý hộp thư đến của Gmail cực kỳ quan trọng. ĐIều này sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại email quan trọng cần lưu giữ và email rác phải xóa bỏ. Từ đó, bất kỳ khi nào muốn bạn đều có thể tìm thấy được email mình cần đã được phân loại trước đó. >>> BỎ TÚI NGAY: 5 nguyên tắc cần lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức và chủ đề Year End Party 2.2 Áp dụng nguyên tắc Pareto vào việc phân loại Gmail của bạnNguyên tắc Pareto còn được gọi là nguyên tắc 80/20. Áp dụng nguyên tắc này vào việc phân loại Gmail, bạn có thể phân chia email trong hộp thư của mình theo mức độ quan trọng. Từ đó, bạn có thể tập trung vào những email quan trọng nhiều hơn và hạn chế thời gian lãng phí với những email rác, không quan trọng bằng. Đây cũng là cách quản lý Gmail hiệu quả bạn nên áp dụng. Hầu hết các email thực sự quan trọng chỉ chiếm khoảng 20% lượng email đến với bạn. Đó có thể là những email về tuyển dụng, email tìm kiếm nhân sự, các cơ hội làm ăn, kết nối trong kinh doanh, email hẹn lịch phỏng vấn hoặc hội họp, email lịch đào tạo của công ty… 80% email còn lại thường không quan trọng như bạn nghĩ, hoặc có thể là email quảng cáo, email rác… bạn có thể xử lý sau khi đã xem qua các email quan trọng. Chính điều này đã làm cho cách quản lý Gmail hiệu quả này được nhiều người sử dụng. Áp dụng nguyên tắc Pareto vào việc phân loại Gmail.>>> ĐỌC NGAY: Nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) là gì? Cách áp dụng hiệu quả 2.3 Tạo thư mục lưu trữ e-mail theo mức độ ưu tiênMột trong những cách quản lý Gmail hiệu quả chính là việc sử dụng tiện ích của Gmail giúp bạn gắn nhãn cho các email trong hộp thư Gmail (Cài đặt > Nhãn dán). Bạn có thể gắn nhãn cho các email trong hộp thư để tiện việc quản lý email tốt hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo thư mục lưu trữ email với tên gọi “Phản hồi trước ngày xxx”, trong đó xxx là một ngày hiện hữu trong tương lai. Với cách sắp xếp như vậy bạn sẽ không bị áp lực phải trả lời nhiều email trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời có thêm thời gian để xem xét email kỹ càng và trả lời email đầy đủ hơn. Đây cũng là một cách quản lý Gmail hiệu quả mà bạn cần lưu ý. >>> ĐỌC THÊM: Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững 2.4 Sử dụng tối thiểu 2 địa chỉ e-mailSố lượng địa chỉ email tối thiểu 2 địa chỉ email là điều mỗi người nên làm. Một địa chỉ email dành riêng cho công việc, địa chỉ email còn lại để đăng ký các trang mạng xã hội, theo dõi những tạp chí thời trang hay công nghệ, nghệ thuật… mà bạn yêu thích hoặc trao đổi thư từ với bạn bè, người thân trong gia đình. Nếu bạn sử dụng duy nhất 1 địa chỉ email cho tất cả mục đích, hộp thư của bạn sẽ trở nên lộn xộn nhanh chóng với rất nhiều thể loại email từ công việc đến thư thông báo, thư quảng cáo, thư rác… Điều này sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn để xử lý và sắp xếp các thể loại email trong hộp thư của mình mỗi ngày. Vậy nên, sử dụng tối thiểu 2 địa chỉ Gmail sẽ là một cách quản lý Gmail hiệu quả mà bạn muốn thực hiện ngay từ bây giờ. >>> TÌM HIỂU NGAY: Bức tranh tương lai của quy trình chăm sóc khách hàng 2.5 Canned Responses/Email TemplateNếu bạn thường xuyên phải gửi email đến rất nhiều đối tượng với một nội dung rập khuôn, bạn có thể sử dụng một tính năng được trang bị trong Google Tab có tên gọi “Canned Responses” như một cách quản lý Gmail hiệu quả hơn. Tính năng này giúp bạn tạo một mẫu email mà bạn có thể tái sử dụng nhiều lần, giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo email mới hoặc sao chép và dán nội dung mỗi khi phản hồi email. Tương tự tính năng Canned Responses của Google Tab, Microsoft Outlook cũng có tính năng hỗ trợ người dùng với tên gọi Email Template. Đây là một mẹo hay trong các cách quản lý Gmail hiệu quả mà bạn nên bỏ túi. >>> BỎ TÚI NGAY: 5 lưu ý để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng hiệu quả 2.6 Hủy đăng ký từ những địa chỉ bạn không còn quan tâmMột khi bạn sử dụng địa chỉ Gmail của mình đăng ký dịch vụ, mua hàng hóa hay theo dõi một website nào đó, bạn sẽ liên tục nhận được những email quảng cáo dịch vụ, email về các chương trình khuyến mãi hay thông báo sự kiện mới… Điều này sẽ gây khó khăn cho bạn trong việc phân loại email và không phải là cách quản lý Gmail hiệu quả. Để dừng việc nhận những email mà mình không quan tâm, bạn nên lựa chọn Hủy đăng ký (Unsubcribe) các địa chỉ email gửi đến, từ đó bạn sẽ không còn nhận được những email quảng cáo đó và không cần phải bỏ thời gian mỗi ngày để xóa và sắp xếp các email rác nữa, dành thời gian để áp dụng các cách quản lý Gmail hiệu quả hơn. >>> ĐỌC NGAY: Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả 2.7 Sử dụng Tab, Label, FolderMột trong những cách quản lý Gmail hiệu quả cần được đề cập đến chính là phân loại email bằng cách gắn tab, label và folder mail theo từng loại, chủ đề, công việc… Với cách phân loại như vậy, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian mỗi khi tìm kiếm email vì bạn đã thu nhỏ phạm vi tìm kiếm trong từng folder và theo từng tab label, giúp nhanh chóng tìm được email mà bạn cần. >>> XEM NGAY: Cách tính lương Gross từ lương Net, Net từ Gross cực chuẩn 2.8 Sử dụng chế độ lọc thư gửi đếnSử dụng chế độ lọc thư gửi đến cũng là một cách quản lý Gmail hiệu quả nên áp dụng. Với chế độ lọc email, những email được gửi đến hộp thư của bạn sẽ được sắp xếp một cách tự động vào các thư mục mà bạn đã tạo ra từ trước. Chức năng này giúp phân loại email theo người gửi, tiêu đề… cùng những tính chất mà bạn có thể tự thiết lập. Quy trình lọc email được tiến hành như sau:
>>> ĐỌC THÊM: Cách vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty như thế nào? Tổng hợp mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đơn giản 2.9 Gộp các tài khoản gmail cùng mục đíchNếu bạn có nhiều địa chỉ Gmail với một mục đích làm việc duy nhất, bạn có thể hợp nhất các địa chỉ Gmail thành một tài khoản Gmail duy nhất. Đây cũng là cách quản lý Gmail hiệu quả mà những ai đang sở hữu nhiều địa chỉ Gmail cùng mục đích nên tham khảo. Bạn có thể tham khảo cách gộp các tài khoản vào một địa chỉ Gmail như sau:
Vậy là các email được gửi đến địa chỉ Gmail phụ của bạn sẽ tự động được chuyển tiếp đến nhãn (label) riêng trong tài khoản Gmail chính từ bây giờ. Việc gộp các tài khoản Gmail cùng mục đích là một cách quản lý Gmail hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Bạn có thể nhận được tất cả email với chỉ 1 địa chỉ Gmail duy nhất, bạn cũng không cần phải nhớ mật khẩu cho quá nhiều địa chỉ Gmail khác nhau, cũng không tốn thời gian đăng xuất – đăng nhập vào các tài khoản khác nhau để trả lời email. Với cách quản lý email này, bạn có thể theo dõi email đến và làm việc một cách khoa học, hiệu quả hơn rất nhiều. >>> XEM NGAY: 9 bước lên kế hoạch kinh doanh chuẩn, chi tiết A – Z 2.10 Sử dụng tính năng “Scheduled”Một trong những cách quản lý Gmail hiệu quả được nhiều người sử dụng chính là tính năng “Scheduled” – tính năng thiết lập chế độ gửi email tự động. Việc sử dụng tính năng “Scheduled” sẽ giúp bạn giảm bớt việc phải thức khuya, dậy sớm để gửi email cho những đối tác ở xa, có cách biệt về múi giờ. Tính năng gửi email tự động còn giúp bạn gửi email đến nhiều người chỉ với 1 nội dung nhất định trong một khoảng thời gian giống nhau, là một cách quản lý Gmail hiệu quả và tối ưu. Tất cả những gì bạn cần phải làm chỉ là soạn thảo email và cài đặt thời gian gửi email đến các địa chỉ cần thiết. Gmail sẽ thực hiện phân phối email đến các địa chỉ chỉ email vào đúng thời gian mà bạn đã cài đặt từ trước. Tất cả các email bạn soạn thảo sẽ được lưu giữ trong mục “Scheduled”. Với cách quản lý Gmail hiệu quả này, bạn có thể quản lý các email dự định sẽ gửi cho đối tác một cách dễ dàng, đầy đủ mà không sợ mình sót một cá nhân đối tác nào. 2.11 Áp dụng quy tắc 1 phút vào việc phản hồi mail Quy tắc 1 phút ở đây có nghĩa rằng nếu bạn nhận thấy việc trả lời email có thể gói gọn trong vòng 1 phút, bạn có thể trả lời ngay lập tức để dành thời gian sau khi sắp xếp và phân loại email trả lời những email khác quan trọng và cần nhiều thời gian hơn. Đây cũng là một cách quản lý Gmail hiệu quả mà bạn có thể dễ dàng thực hiện. Áp dụng quy tắc 1 phút vào việc phản hồi mail.>>> ĐỌC NGAY: Mailchimp là gì? Cách sử dụng phần mềm Mailchimp A – Z 3. Nguyên nhân khiến Gmail không được dùng để quản lý công việc
Hy vọng với bài viết trên của FASTDO, các bạn đã có thêm nhiều gợi ý về các cách quản lý Gmail hiệu quả cũng như áp dụng các cách quản lý Gmail hiệu quả đó vào công việc của bản thân để công việc qua Gmail thuận lợi và tiến triển nhanh chóng. THÔNG TIN LIÊN HỆ: Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
>>> ĐỪNG BỎ QUA CÁC KIẾN THỨC VỀ DOANH NGHIỆP:
|