Sự linh hoạt trong việc chuyển đổi thông tin khiến cho máy scan trở thành vật dụng được đặt trong nhiều công ty, doanh nghiệp, văn phòng, công sở hiện nay. Ngoài ra, một số ứng dụng còn được sáng tạo để đáp ứng tác vụ scan tài liệu cho người dùng.
Scan là thao tác chuyển đổi dữ liệu in ấn vật lý trên giấy thành hình ảnh định dạng mềm, file lưu trữ để có thể cất giữ trên máy tính, smartphone. Để làm được điều này, chúng ta cần có các dòng máy photocopy, máy in hoặc máy scan có hỗ trợ tính năng scan. Dù vậy, một số ứng dụng smartphone hiện nay cũng đã hỗ trợ tác vụ này.
Để thực hiện được tác vụ scan, cỗ máy chuyên dụng sẽ tiến hành ghi lại hình ảnh điện tử của trang giấy thông qua nguyên lý biến cường độ sáng phản xạ từ đó thành thông tin dạng số, sau đó lưu giữ trên các thiết bị điện tử dưới dạng file. Về cơ bản, cơ chế vận hành của scan ngược lại với máy in.
Xem thêm:
Những lợi ích của scan trong công việc
1. Bảo tồn tài liệu dễ dàng hơn
Cùng với sự phát triển của công nghệ, ngày nay việc lưu trữ tài liệu theo dạng bản cứng trên giấy tờ đã cho thấy nhiều sự bất tiện hơn về cách thức lưu trữ, bảo quản và tìm kiếm khi cần. Việc scan lại những tài liệu quan trọng để hệ thống và lưu giữ lại bên trong máy tính sẽ giúp quá trình bảo tồn tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Sự hỗ trợ của các dòng máy scan sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình lưu giữ và hệ thống các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp và cá nhân. Ngoài ra, lưu trữ tài liệu scan bản mềm còn giúp tiết kiệm nhiều chi phí cho việc in ấn và mua giấy.
2. Khả năng bảo mật cao của bản scan
Sau khi scan một tài liệu và chuyển toàn bộ thông tin sang định dạng số, bạn chỉ cần cài đặt mật khẩu truy cập là sẽ dễ dàng bảo mật được thông tin trước những ánh mắt nhòm ngó của người khác. Hiện rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng phương thức này để lưu trữ các dữ liệu quan trọng nhất theo dạng PDF bảo mật.
3. Hệ thống dữ liệu để tìm kiếm nhanh chóng
Lưu trữ thông tin số theo dạng tệp file bên trong máy chủ hoặc những thiết bị chuyên phục vụ cho công việc sẽ giúp bạn quản lý tài nguyên cực kỳ thuận tiện và dễ dàng, chỉ với vài lượt click hoặc tìm kiếm, bạn dễ dàng thấy được file lưu trữ mình cần, đây là điều không thể thực hiện nếu lưu thông tin trên giấy.
Hiện một số dòng máy scan hiện đại đã được nâng cấp và cải tiến tính năng để có thể gửi file vừa scan qua email hoặc chia sẻ trực tiếp lên các kho đám mây. Smartphone cũng có thể làm được tác vụ này qua các ứng dụng đặc biệt như Microsoft Office Lens. Như vậy, việc truy cập vào nguồn tài liệu chung trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn ở bất cứ đâu.
Xem thêm: EXP là gì? Tìm hiểu ý nghĩa của thuật ngữ EXP trong game và thực tế
Các ứng dụng scan tài liệu tốt nhất hiện nay
Để giúp các bạn có thể scan tài liệu mà không cần đầu tư nhiều chi phí cho máy móc, dưới đây FPT Shop sẽ giới thiệu một vài ứng dụng scan có thể hỗ trợ quét tài liệu và quét ảnh rất tốt hiện nay.
1. Microsoft Office Lens
Với Microsoft Office Lens, người dùng dễ dàng chuyển đổi ảnh thực thành file scan để lưu trữ trên smartphone hoặc laptop, PC. Đây sẽ là giải pháp hết sức tuyệt vời để bạn scan tài liệu mà không cần đến sự hỗ trợ của máy scan. Thậm chí, ứng dụng còn có thể chuyển file scan sang các dạng như PDF hoặc Word, Excel khi cần.
Một số tính năng hấp dẫn khác của Microsoft Office Lens có thể kể đến như nhận diện tài liệu tự động, xóa viền, xoay ảnh và tài liệu, chèn text ở mọi vị trí trong ảnh hoặc trong văn bản sau khi tiến hành scan…
2. CamScanner
Thêm một ứng dụng hiệu quả trong việc biến smartphone thành máy scan cầm tay di động. CamScanner nổi danh với chức năng lồng chữ ký vào tài liệu – rất tiện cho những ai thường xuyên phải thao tác với tài liệu hoặc công tác, di chuyển liên tục.
Ngoài việc hỗ trợ gửi tài liệu qua email, ứng dụng còn giúp liên kết với mạng xã hội để chia sẻ nhanh chóng. CamScanner hỗ trợ 16 loại ngôn ngữ và có thể đồng bộ hóa tài liệu rất nhanh giữa các thiết bị mà bạn sở hữu như laptop, smartphone…
3. Fast Scanner
Với những ai cần chuyển đổi file tài liệu trên giấy thành nhiều định dạng khác nhau như JPEG hay PDF thì Fast Scanner sẽ là cánh tay phải hỗ trợ cực kỳ đắc lực. Sau khi lưu lại tài liệu được scan bởi Fast Scanner, bạn sẽ thoải mái sử dụng các ứng dụng như iBook hay PDF Reader để đọc và mở tệp.
Ưu điểm của ứng dụng Fast Scanner là nó cung cấp nhiều tính năng chỉnh sửa tài liệu sau khi được scan, có thể chia sẻ file lưu trữ qua email hoặc truyền tải không dây qua bluetooth hoặc những phương thức khác.
4. Clear Scan
Clear Scan sẽ giúp bạn quét tài liệu rất nhanh chóng, đồng thời đem đến nhiều công nghệ hỗ trợ chỉnh sửa file scan dễ dàng như tách chữ trong ảnh để lưu trữ dưới dạng văn bản, xuất file với định dạng PDF chất lượng cao. Ứng dụng được thiết kế để quét mọi loại giấy tờ tài liệu trong môi trường làm việc văn phòng.
Sau khi nhận diện phần tài liệu cần scan, Clear Scan sẽ chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng và loại bỏ những chi tiết thừa tình cờ xuất hiện trong khung hình. Các tài liệu mà bạn tách được khỏi ảnh sau quá trình quét của Clear Scan có thể sao chép, gửi và lưu trữ trực tuyến nhanh chóng.