Xin chào các bạn, chào mừng bạn đã đến với kênh thông tin tổng hợp Totvadep.com.
Thư điện tử là gì? Trong những năm trở lại đây, khi công nghệ ngày càng phát triển, khái niệm thư điện tử đã trở nên quen thuộc hơn đối với mọi người. Nhưng có vẻ như chúng ta thường sử dụng trực tiếp từ Email hơn là Thư điện tử. Có thể nói, email ngày nay đã trở nên tiện ích hơn rất nhiều trong việc truyền đạt và chia sẻ thông tin.
Trong bài viết này, chúng ta tìm hiểu rõ hơn về khái niệm Thư điện tử là gì? Lợi ích của Email so với thư truyền thống? Nội dung trọng điểm, Totvadep.com sẽ cung cấp một số bí quyết bạn cần biết để viết một Email chuyên nghiệp cùng như gửi gắm một thông điệp tích cực đến bạn. Hãy đọc đến cuối cùng để xem bí mật đó là gì bạn nhé.
1. Thư điện tử là gì?
Thư điện tử thực ra là nghĩa tiếng Việt của từ Electronic Mail, còn viết tắt là Email [ hay E-Mail]. Email là một bức thư điện tử được soạn thảo và gửi đi bằng các thiết bị công nghệ như điện thoại thông minh, máy tính để bàn hay laptop mà không dùng giấy viết nữa.
Hình ảnh minh họa [Nguồn: Internet]
Thông thường, một địa chỉ email gồm hai thành phần là tên người dùng kèm một dãy số nhỏ và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email, được ngăn cách nhau bởi dấu @. Ví dụ: .
Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email. Hiện nay, Thư điện tử [email hay e-mail] đã trở thành một phương thức trao đổi tin nhắn phổ biến giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử. Thư điện tử hoạt động qua các mạng máy tính mà hiện nay chủ yếu là Internet.
2. Những chức năng chính của thư điện tử?
Hai chức năng cơ bản nhất của Email là: Soạn thảo thư và nhận thư.
Bên cạnh đó, Email còn tích hợp những chức năng khác như sau:
- Xem các thư mới nhận được.
- Lưu trữ thông tin hộp thư gửi đã gửi, hộp thư đến.
- Danh bạ: ghi nhớ danh sách khách hàng, địa chỉ cần thiết cho công việc.
- Sổ tay: ghi chép dữ liệu quan trọng.
- Lịch biểu: Chúng còn giúp thay thế lịch, ghi nhớ sự kiện quan trọng, thông báo cho người dùng.
- Công cụ tìm kiếm: giúp dễ dàng kiểm tra lại những thông tin đã nhận trước đó.
3. Tính ưu việt của Thư điện tử là gì?
Sự ra đời của Email quả thực đã mang đến nhiều tiện ích cho người dùng, nó ngày càng phổ biến bởi những ưu điểm nổi bật.
3.1 Xét về Tốc độ gửi thư
Tốc độ gửi nhanh là một ưu điểm nổi bật phải kể đến đầu tiên của Email. Sự ra đời của thư điện tử đã giúp cho khoảng thời gian một bức thư từ người gửi đến tay người nhận rút ngắn lại “khủng khiếp” chỉ còn tầm vài giây đến vài phút là cùng. Trong khi thư truyền thống phải mất thời gian gửi lâu hơn rất nhiều, vài ngày đến hàng tuần là chuyện bình thường.
3.2 Tính thuận tiện của thư điện tử
- Bạn có thể gửi email bất kỳ lúc nào, kể cả cuối tuần, 24/7 mà không phải mang thư ra bưu điện. Bạn chỉ cần có các thiết bị thông minh như điện thoại hoặc máy tính là được.
- Bên cạnh đó, Email có một tính năng rất nhiều người sử dụng và đánh giá cao đó là Người dùng được phép đính kèm Tệp tin. Khi gửi Thư điện tử, chúng ta thường cần gửi kèm thêm một file hình ảnh, văn bản như Word, Excel hay PDF, drive tài liệu hoặc Video chẳng hạn. Email hiểu điều đó và nó giúp bạn làm rất tốt điều này nhờ tính năng đính kèm tệp.
- Một ưu điểm khác của Email là nó không giới hạn số ký tự trong một mail. Chẳng những thế, bạn có thể viết hết mọi điều mình muốn trong một email và dành bao nhiêu thời gian tùy thích để viết email hoặc xem đi xem lại nhiều lần trước khi gửi.
3.3 Thư điện tử hoàn toàn miễn phí
Một điểm cộng nữa của Email là nó hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần tạo cho riêng mình một tài khoản email, với điều kiện các thiết bị điện tử có kết nối ổn định mạng Internet là đủ. Các dịch vụ viễn thông khác như gọi điện hoặc nhắn tin đều phải trả phí dịch vụ hoặc gửi một bức thư tay bạn cũng cần phải thanh toán phí trong khi email thì không.
Hình ảnh minh họa [Nguồn: Internet]
3.4 Thư điện tử lưu trữ tốt thông tin
Một tài khoản email không chỉ chứa các tin nhắn mà còn có các tệp và thông tin quan trọng khác. Việc sử dụng các ứng dụng email sẽ giúp bạn dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm các thông tin này.
Khi sử dụng email, bạn sẽ được tạo sẵn các bản ghi cuộc hội thoại. Thao tác này sẽ không thể thực hiện được với một cuộc hội thoại trực tiếp qua điện thoại. Những bản ghi này có thể in ra dễ dàng hoặc lưu trữ để tìm lại khi cần thiết.
3.5 Thư điện tử có tính bảo mật cao
Thông thường, Thư từ là một vấn đề riêng tư. Câu hỏi đặt ra là việc sử dụng thư điện tử thì thông tin có được bảo mật hay không? Tin tốt là các dịch vụ email được tạo ra với quyền riêng tư và bảo mật cao. Vì vậy, bạn có thể yên tâm rằng email và các thông tin trong email được bảo đảm gửi đúng đến người nhận của bạn.
4. Bí quyết sử dụng Email chuyên nghiệp
Nhờ những chức năng và ưu điểm kể trên mà ngày càng có nhiều người sử dụng email, nhất là để phục vụ công việc. Bên cạnh ưu điểm là tính bảo mật cao, email còn là một hình thức trao đổi, liên lạc và truyền đạt thông tin chuyên nghiệp. Tại Việt Nam, email hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp, công ty và nhân viên vì đây là kênh trao đổi công việc phổ biến và mang tính trang trọng cao hơn tin nhắn và cuộc gọi.
Hình ảnh minh họa [Nguồn: Internet]
Hiểu được điều đó, dưới đây Totvadep.com sẽ cung cấp một số bí quyết giúp bạn sử dụng email chuyên nghiệp
4.1 Viết tiêu đề cho thư điện tử
Một bức thư có chuyên nghiệp hay không thì người ta sẽ thường nhìn vào tiêu đề để đánh giá đầu tiên. Do vậy, bạn không nên bỏ qua phần tiêu đề. Hơn thế, bạn cần viết tiêu đề chính xác, rõ ràng và đúng trọng tâm nội dung của bức thư. Đây là lời khuyên đầu tiên từ chúng tôi giúp email của bạn chuyên nghiệp.
4.2 Viết phong phạm rõ ràng, lịch sự
Để giữ sự chuyên nghiệp cho email, bạn cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, viết đúng chuẩn chính tả, văn phong rõ ràng, có cấu trúc và bố cục bài viết như Đầu thư, Nội dung chính và cuối thư có lời cảm ơn. Bạn cũng cần chú ý rằng nên sử dụng văn viết, tránh từ địa phương, viết email ngắn gọn, xúc tích và đặt sự quan tâm của mình vào nội dung thư.
4.3 Chữ Ký Email giúp tăng tính chuyên nghiệp
Việc cuối thư có lời cảm ơn và chữ ký của bạn sẽ giúp email thật chuyên nghiệp. Việc tạo một chữ ký cuối email còn giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không cần phải gõ lặp lại nội dung. Bên cạnh việc mọi người liên lạc với bạn bằng email, họ cũng muốn liên hệ bạn qua các hình thức khác như số điện thoại, website hoặc địa chỉ trực tiếp của bạn [công ty bạn]. Điều này giúp cho uy tín của bạn tăng lên, người nhận biết rõ người gửi là ai và ngược lại.
Nếu bạn chưa biết cách tạo chữ ký có thể tham khảo thêm hướng dẫn này.
>>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo chữ ký Email chuyên nghiệp
4.4 Xác nhận các email quan trọng
Người gửi sẽ không biết bạn đã nhận được thư của họ hay chưa. Do vậy, việc xác nhận email chẳng những có ý nghĩa với người gửi mà còn giúp tăng tính chuyên nghiệp của bạn.
Khi bạn nhận được một thư điện tử, tài liệu, tệp tin hoặc thông tin quan trọng nào đó, bạn hãy xác nhận lại với người gửi rằng bạn đã nhận được thông tin. Với email xác nhận bạn không cần phải viết dài, ngắn gọn là được.
5. Bạn chọn thư điện tử hay một bức thư tay?
Trong thời đại mà công nghệ ngày càng phát triển, việc sử dụng email là một việc cần thiết. Với những tính năng và ưu điểm nổi bật kể trên, không thể phủ nhận được lợi ích của thư điện tử.
Song, nói đi cũng phải nói lại. Việc sử dụng email không phải lúc nào cũng là hình thức liên lạc tốt nhất. Nếu bạn có một vấn đề thực sự quan trọng hoặc bạn khó chịu với ai đó thì gửi email không còn là sự lựa chọn tốt nhất nữa. Nếu cần thiết hãy liên lạc nói chuyện trực tiếp bằng lời với người đó, thay vì qua email.
Một câu hỏi khác nữa là: Đã bao lâu rồi bạn không viết thư tay?
Hình ảnh minh họa [Nguồn: Internet]
Nếu bạn muốn gửi một bức thư cảm ơn đến những người thân yêu hoặc lời chúc mừng trong dịp đặc biệt của họ. Không có gì đặc biệt bằng bức thư tay thông qua chữ viết của riêng bạn. Font chữ máy tính như Times New Roman tuy ngay hàng thẳng lối cũng không đẹp bằng chữ viết của bạn khi được nắn nót với cả tấm lòng.
Trong những trường hợp thông thường như giao tiếp công việc, bạn có thể dùng email thoải mái. Nhưng trong một số trường hợp đặc biệt, sao bạn không thử gây bất ngờ đến người thân của bạn bằng một bức thư tay.
Lời Kết
Bài viết trên, Totvadep.com đã cùng bạn tìm hiểu Thư điện tử là gì? Những chức năng cũng như tính ưu việt của thư điện tử. Đồng thời, chúng tôi cũng chia sẻ một số bí quyết giúp bạn viết Email chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: Cookies là gì tại đây
Thông qua đây, chúng tôi còn muốn gửi gắm một thông điệp tích cực đến bạn rằng “Thư điện tử tuy tiện lợi nhưng bạn cũng đừng quên giá trị tuyệt vời của một lá thư tay.” Hy vọng bài viết trên hữu ích với bạn. Chúc bạn nhiều sức khỏe và niềm vui.