Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước thì một khâu không thể thiếu trong hoạt động quản lý đó khâu kiểm tra hành chính. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được các quy định hay hiểu đúng về bản chất của kiểm tra hành chính.
Điều đó dẫn đến rất nhiều thắc mắc về Kiểm tra hành chính là gì? Khi tham gia giao thông cảnh sát có quyền kiểm tra hành chính không? Hiểu rõ những vướng mắc của người dân, Luật Hoàng Phi mang đến nội dung bài viết dưới đây.
Kiểm tra hành chính là một trong những chức năng cần thiết của hoạt động quản lý nhà nước, thông qua hoạt động kiểm tra thì đây chính là biện pháp để đảm bảo pháp chế và kỷ luật trong công tác quản lý hành chính nhà nước nhằm bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Thực tế chưa có một văn bản nào có định nghĩa, giải thích về kiểm tra hành chính là gì? Vì thế cũng có một số ý kiến khác cho rằng kiểm tra hành chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện hoạt động kiểm tra, xem xét, đánh giá các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân có phù hợp với quy định của pháp luật hay không.
Kiểm tra hành chính giao thông là gì?
Kiểm tra hành chính giao thông là hình thức cảnh sát giao thông dừng phương tiên đang lưu thông [đang tham gia giao thông] để tiến hành kiểm tra việc tuân thủ quy định của pháp luật khi giam gia giao thông.
Tuy nhiên, việc dừng phương tiên khi đang tham gia giao thông chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
– Trực tiếp phát hiện hoặc thông qua phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ phát hiện, ghi thu được các hành vi vi phạm pháp luật về giao thông đường bộ và các hành vi vi phạm pháp luật khác;
– Thực hiện mệnh lệnh, kế hoạch tổng kiểm soát phương tiện giao thông đường bộ, kế hoạch tuần tra, kiểm soát, xử lý vi phạm theo chuyên đề đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
– Có văn bản đề nghị của Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ quan điều tra; văn bản đề nghị của cơ quan chức năng liên quan về dừng phương tiện giao thông để kiểm soát phục vụ công tác bảo đảm an ninh, trật tự, đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác. Văn bản đề nghị phải ghi cụ thể thời gian, tuyến đường, phương tiện giao thông dừng để kiểm soát, xử lý, lực lượng tham gia phối hợp;
– Tin báo, phản ánh, kiến nghị, tố cáo của tổ chức, cá nhân về hành vi vi phạm pháp luật của người và phương tiện tham gia giao thông đường bộ.
Ví dụ về kiểm tra hành chính
Ví dụ: Công an khu vực tiến hành kiểm tra hành chính việc chấp hành đăng ký tạm trú tạm vắng tại khu trọ hoặc lực lượn 141 có quyền dừng phương tiên để kiểm tra hành chính người tham gia giao thông.
Đặc điểm của kiểm tra hành chính?
Kiểm tra hành chính có những đặc điểm sau đây:
– Đối tượng chịu sự kiểm tra hành chính rất rộng, vừa là các cơ quan hành chính nhà nước, vừa là đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, các tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng quản lý của hệ thống hành chính mà vừa là nhân dân.
– Kiểm tra hành chính là hoạt đông thường xuyên diễn ra của cơ quan hành chính Nhà nước.
– Chủ thể tiến hành kiểm tra là Chính phủ, Bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân và những người đứng đầu các cơ quan đó.
– Hoạt động kiểm tra hành chính luôn mang tính quyền lực nhà nước, buộc các đối tượng phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
– Hoạt động kiểm tra hành chính đươc tiến hành dưới nhiều hình và có thể tiến hành kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất.
Cảnh sát giao thông có được yêu cầu người tham gia giao thông dừng xe để kiểm tra hành chính hay không?
Theo quy định tại Thông tư 01/2016/TT-BCA thì cán bộ thực hiện nhiệm vụ tuần tra, kiểm soát được dừng phương tiện để kiểm soát khi thông qua phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ phát hiện hoặc trực tiếp phát hiện, ghi nhận được các hành vi vi phạm pháp luật về giao thông đường bộ.
Như vậy trường hợp cảnh sát giao thông phát hiện người tham gia giao thông có hành vi vi phạm quy định giao thông đường bộ thì được quyền yêu cầu người tham gia giao thông dừng xe để tiến hành kiểm tra hành chính.
Trường hợp cảnh sát giao thông không ghi nhận được việc vi phạm luật giao thông thì chỉ được phép dừng xe kiểm tra nếu thuộc 01 trong các trường dưới đây:
– Có tin báo, tố giác về hành vi vi phạm của người và phương tiện tham gia giao thông.
– Thực hiện theo mệnh lệnh, kế hoạch tuần tra, kiểm soát của Cục trưởng Cục Cảnh sát giao thông hoặc Giám đốc Công an cấp tỉnh trở lên;
– Có văn bản đề nghị của Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ quan điều tra hoặc văn bản đề nghị của cơ quan chức năng liên quan về dừng phương tiện để kiểm soát phục vụ công tác bảo đảm an ninh, trật tự cũng như thực hiện việc phòng, đấu tranh chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác;
– Thực hiện theo kế hoạch tổ chức tuần tra, kiểm soát và xử lý vi phạm, bảo đảm trật tự, an toàn giao thông của Trưởng phòng Tuần tra, kiểm soát giao thông đường bộ cao tốc thuộc Cục Cảnh sát giao thông, Trưởng phòng Cảnh sát giao thông hoặc Trưởng Công an cấp huyện trở lên;
Với những chia sẻ về Kiểm tra hành chính là gì? cùng những vấn đề liên quan, chúng tôi hi vọng với những chia sẻ vừa rồi, Khách hàng sẽ có cái nhìn rõ nhất về kiểm tra hành chính. Khách hàng tham khảo nội dung bài viết, chưa hiểu vấn đề rõ, vui lòng liên hệ Tổng đài 1900.6557 để được tư vấn kỹ hơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA QUẢN LÝ KINH DOANH----------BÀI THUYẾT TRÌNHMÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGĐề tài: Kiểm tra công việc hành chính văn phòngSinh viên thực hiện: Nhóm 3Lớp: ĐH QTKD 5 – K8Giáo viên hướng dẫn: ThS. Bùi Thị Kim CúcHÀ NỘI – 2015MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCTRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA QUẢN LÝ KINH DOANH----------BÀI THUYẾT TRÌNHMÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGĐề tài: Kiểm tra công việc hành chính văn phòngSinh viên thực hiện: Trần Thị Kiều DiễmĐặng Thị Thúy HằngĐỗ Thị ThuĐào Thị Thùy LinhĐỗ Thị HạnhNguyễn Thị MaiTrần Thị ThươngMai Thị Thu HườngLớp: ĐH QTKD 5 – K8Giáo viên hướng dẫn: ThS. Trần Thị Kim CúcHÀ NỘI – 2015Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 2MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCMục lụcLỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................NỘI DUNG BÀI LÀM:I.Khái niệm kiểm tra..........................................................................................II.Vai trò của kiểm tra.......................................................................................III.Mức độ kiểm tra............................................................................................1.Kiểm tra chiến lược[Strategic control]............................................2.Kiểm tra chiến thuật[Tactical control]............................................3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp[Operational control]........................IV.Các lĩnh vực kiểm tra....................................................................................V.Nguyên tắc kiểm tra.......................................................................................VI.Phương pháp kiểm tra................................................................................VII.Tiến trình kiểm tra......................................................................................1.Tiến trình kiểm tra tổng quát..............................................................2.Tiến trình kiểm tra hành chính...........................................................a.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành chính...............................b.Các công cụ kiểm soát của các cấp quản trị..............................c.Các phương tiện kiểm soát của cấp quản trị.............................KẾT LUẬN...............................................................................................................Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 3MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCLỜI MỞ ĐẦUCho dù là cơ quan quản lý nhà nước ,doanh ngiệp nhà nước,doanh nghiệp tư nhân hay các loại hình công ty...cũng không thểthiếu được bộ phận văn phòng,bộ phận này đóng vai trò rất quantrọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp.Cónhiều việc khác nhau trong văn phòng nhưng công việc chủ yếu làthu nhập,xử lý,lưu giữ thông tin,tổ chức văn phòng,tổ chức các buổihội họp,chiêu đãi,công tác lễ tân...để công tác quản lý thu được kếtquả cao trong công việc.Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trịcó nội dung phong phú và phức tạp ,QTVP là việc tổ chức ,quảnlý,điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hànhchính.Quản trị văn phòng có 4 chức năng cơ bản:hoạch định,tổchức,lãnh đạo và kiểm soát hoạt động văn phòng.Mỗi chức năngđều có những vai trò và tầm ảnh hưởng riêng đối với hoạt độngQTVP.Nhưng thiết nghĩ,hoạt động kiểm soát giữ vai trò quan trọnghơn cả,đóng góp lớn cho quá trình quản trị,để nó hoàn thiện và đạthiệu quả cao.Vì vậy,trong quá trình học tập,nhóm chúng em đãchọn đề tài “Kiểm tra công việc hành chính văn phòng” để làm bàithuyết trình.Những nội dung chính được đề cập đến trong bài gồm:I.Khái niệm kiểm traIV.Các lĩnh vực kiểm traII.Vai trò của kiểm traV.Nguyên tắc kiểm traIII.Mức độ kiểm traVI.Phương pháp kiểm traVII.Tiến trình kiểm traNhóm 3_QTKD 5_K8Page 4MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCMặc dù được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn – Th.SBùi Thị Kim Cúc cùng với sự nỗ lực cố gắng của các thành viên trongnhóm song thời gian nghiên cứu có hạn và trình độ của bản thânchúng em còn hạn chế. Vì vậy, bài thuyế trình rất khó tránh khỏinhững thiếu sót, rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến củaCô giáo để bài viết của nhóm em được hoàn thiện hơn.Chúng em xin chân thành cảm ơn!Hà Nội, Ngày 1, Tháng 12, Năm 2015Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 5MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCI.Khái niệm••Kiểm tra:là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chứcsao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêuchuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.Mục đích : Khuyến khích các hoạt động ,hành vi phù hợp Ngăn chặn ,phát hiện,chấn chỉnh và xủ lý kịp thời nhữnghoạt động ,hành vi không phù hợp.Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 6MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCII.Vai trò của kiểm traKiểm tra có các vai trò chính như sau:Đối phó với bất trắcKhám phá ra những cái bất thườngXác định các cơ hộiXử lý những tình huống phức tạpPhân quyền có hiệu quả hơnGiúp cho công việc hành chính văn phòng diễn ra được thuậnlợi, đạt hiệu quả cao và hoàn thành đúng tiến độ.III. Mức độ kiểm traCó 3 mức độ kiểm tra sau: Kiểm tra chiến lược[Strategic control] Kiểm tra chiến thuật[Tactical control] Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp[Operational control]Cụ thể từng mức độ kiểm tra như sau:1.Kiểm tra chiến lược [Strategic control]:Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởngđến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược,đánh giá kết quả cáchoạt động chiến lược trong toàn cơ quan và bảo đảm rằng các kếhoạch chiến lược được thực hiện như đã ấn định.Kiểm tra ở mức độnày thuộc phạm vi của cấp quản trị cao cấp.Thời gian thực hiện:hàngquý,6 tháng,hàng năm.Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính: Môi trường vĩ mô:yếu tố chính trị,kinh tế,văn hóa,sự pháttriển của KHKT,yếutố tự nhiên…Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩmô. Môi trường vi mô:khách hàng,đối thủ cạnh tranh,nhà cungcấp,nhà môigiới…Nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đemlại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức.2.Kiểm tra chiến thuật[Tactical control]Tập trung vào việc đánh giá việc thực hiện các cấp độ bộ phậnchuyên môn,giám sát các kết quả theo định kỳ và tiến hành sửa chữaNhóm 3_QTKD 5_K8Page 7MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCsai lầm khi cần thiết.Kiểm tra ở mức độ này chủ yếu do các nhà quảntrị trung cấp đảm nhiệm liên quan đến các mục tiêu,các chương trìnhvà ngân sách của bộ phận chuyên môn .Do nhà quản trị trung gianthực hiện hàng tuần và hàng tháng.3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp[Operational control]Bao gồm việc giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ,tácnghiệp,giám sát kết quả hàng ngày.tiến hành các hoạt động sửa chữatheo yêu cầu.Kiểm soát ở mức độ này thuộc về trách nhiệm của cácnhà quản trị cấp cơ sở,là người quan tâm đến các lịch trình thời biểucông tác,ngân sách,luật lệ quy định và năng suất đầu ra gắn liền vớitừng cá nhân.Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện.CẤP CAOPhạm vi toàn cơ quanCẤPTRUDài hạnHoạch định chiếnlượcKiểm tra chiếnlượcHoạch địnhKiểm trachiến thuậtchiến thuậtHoạch định tác vụKiểm tra tác vụCẤP THẤPNhóm 3_QTKD 5_K8Phạmvi 8đơn vị nhỏPageNgắn hạnMÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCTrong thực tế đang còn tồn tại hai quan điểm trái ngược nhau vềkiểm tra.Có quan điểm cho rằng nên kiểm tra,họ thích được kiểm tra vìthông qua kiểm tra nhà quản trị có thể đánh giá được chính xác côngtrạng và những nỗ lực cố gắng của những người thực hiện côngviệc.Thông thường,những người thích được kiểm tra là những ngườilàm tốt và có nhiều cố gắng nên đạt được nhiều thành tích trong côngtác.Bên cạnh quan điểm trên còn có quan điểm sợ kiểm tra nên họthường né tránh và có những biểu hiện thiếu hợp tác đối với các cánbộ kiểm tra.Thông thường,đây là những người thiếu năng lực côngtác,thiếu ý thức tổ chức kỷ luật và hay phạm phải khuyết điểm trongkhi làm việcBên cạnh cản trở này ,việc kiểm tra thái quá còn có thể gây ra sựchống đối,mất ổn định trong tổ chức,dễ gây ra sự căng thẳng,mấtđoàn kết,ảnh hưởng đến các hoạt động trong doanh nghiệp.Chính vì vậy,cần phải xác định mức độ và phạm vi kiểm tra mộtcách khoa học để tránh hai khuynh hướng kiểm tra thái quá hoặcbuông lỏng kiểm ta.Nói cách khác,khi thiết lập hệ thống kiểm tra cầnphải đảm bảo sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do cá nhân:giữa chi phí dành cho kiểm tra và lợi ích mà kiểm tra mang lại.Mặtkhác ,các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình kiểm tra luôn có sự that đổinên quá trình kiểm tra ,phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyênđổi mới cho phù hợp với hoàn cảnh và môi trường.IV. Các lĩnh vực kiểm tra1.2.Kiểm tra hành chính [ administrative control]: là kiểm traqua công văn giấy tờ .Nhà quản trị hành chính phải tạo mọisự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ quanKiểm tra tác nghiệp [ operative control ]: là kiểm tra cácnghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ ,lưu trữ ,thông tinliên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xemcó đúng tiêu chuẩn và thủ tục không.Hai lĩnh vực kiểm tra sẽ được triển khai cụ thể bởi những phươngthức như sau:Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 9MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCKiểm tra dự phòng [pre check] là hệ thống tiên liệu trước saisót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc đề ra cácbiện pháp kiểm soát phòng ngừa .Kiểm tra dự phòng đượcthực hiện bằng cách giám sát các yếu tố đầu vào của quá trìnhđể chắc chắn rằng những các yếu tố đầu vào đáp ứng đượcyêu cầu của dự kiến ,có khả năng làm cho quá trình đi đến kếtquả mong đợi, nếu không sẽ có sự thay đổi và điều chỉnh kịpthời.Kiểm tra trong khi thực hiện [check in ] là quá trình kiểm tratrực tiếp công việc hoặc hành vi đang thực hiện .Kiểm tratrong khi theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảorằng cho các hoạt động đều theo hướng có mục tiêu.Kiểm tra sau khi thực hiện là kiểm tra sau khi quá trình đãhoàn thành .Kết quả của quá trình sẽ được đối chiếu với mụctiêu và tiêu chuẩn .Kiểm tra sau được thực hiện thông qua hệthống báo cáo nội bộ và hệ thống hồ sơ của bộ phậnV.Nguyên tắc kiểm tra•Hệ thống kiểm tra cần phải được thiết kế theo kế hoạchThông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị nắm đượcdiễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch.•Kiểm tra phải mang tính đồng bộTrong quá trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượnghoạt động của toàn hệ thống .Cần quan tâm đến chất lượngcủa các quá trình hoạt động chứ không phải kết quả cuối cùng.•Phải công khai,chính xác và khách quanViệc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vàonhững thông tin phản hồi chính xác ,đầy đủ ,kịp thời và hệthống tiêu chuẩn rõ ràng ,thích hợp.Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 10MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG•GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCCần phù hợp với tổ chức và con ngườiHệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của hệthống.Phản ánh cơ cấu tổ chức ,đảm bảo có người chịu tráchnhiệm trước một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điềuchỉnh khi có sai lệch xảy ra.Phù hợp với trình độ vị trí công táccủa cán bộ quản trị.•Kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lýPhải có một hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đolường,đánh giá,điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệuquả.Trong quá trinh kiểm tra cần phối hợp nhiều hình thức vàthủ thuật kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượngkiểm tra.•Cần có hiệu quảYêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứngvới chi phí cho nó.Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn cáclĩnh vực quan trọng ,thiết yếu để tiến hành kiểm tra.•Phải có trọng điểmCần tập trung kiểm tra vào các hoạt động thiết yếu vàquan trọng.•Phải có địa điểm kiểm traYêu cầu cần có địa điểm cụ thể khi tiến hành hoạt độngkiểm tra.Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 11MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCVI.Phương pháp kiểm traNhóm 3_QTKD 5_K8Page 12MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCThanh tra :xem xét ,nghiên cứu và đánh giá tình hìnhKiểm tra ngân sách :một công cụ tốt nhất cho việc kiểmtraKiểm tra tập trung :vào một vấn đề cụ thể .Kiểm tra biểu mẫuKiểm tra bằng máy mócKiểm tra chính sáchKiểm tra các thủ tụcKiểm tra hồ sơ văn bảnKiểm tra các bản tường trình ,báo cáoKiểm tra bằng các tiêu chuẩnKiểm tra bằng lịch công tácCụ thể từng phương pháp như sau:Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 13MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCThanh tra: xem xét, nghiên cứu và đánh giá tình hình:Cấp trên phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sang kiến củamình và chỉ thanh tra thường xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mớihoặc có tình thế thay đổi nhanh chóng bất ngờ. [Kết thúc đợt kiểmtra, cơ quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính có trách nhiệmtheo dõi, đôn đốc và báo cáo cơ quan, người có thẩm quyền kiểmtra về tình hình thực hiện các biện pháp khắc phục những hạn chế,tồn tại, xử lý hành vi vi phạm trong việc thực hiện kiểm soát thủ tụchành chính của tổ chức, cá nhân được kiểm tra.] Kiểm tra ngân sách:Là công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra, nó tác động thực sự đếncơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động đến sốlượng và chất lương công việc. Kiểm tra ngân sách bao gồm cả việcxác định tỷ lệ phần trăm, nó là công cụ được sử dụng trong kiểm trangân sách văn phòng mà còn cho các bộ phận chuyên môn.Những loại ngân sách thường gặp nhất trong kinh doanh:••••••Ngân sách bán hàng: là sự dự báo về doanh thu kì vọng,thường được phát biểu theo kì vọng sản phẩm trên cơ sở hàngtháng và sau đó điều chỉnh theo hàng năm. Loại ngân sách này làmột biện pháp kiểm soát vì nó là một tiêu chuẩn cho sự đánh giánhững hoạt động buôn bán và tiếp thị.Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọngmua, thường được công bố theo từng loại cụ thể, có thể khác biệtgiữa các tháng vì ảnh hưởng của tính thời vụ và mức tồn kho.Ngân sách lao động: Thường được biểu diễn bởi số lượngnhân viên và giá trị bằng tiền của mỗi công việc.Ngân sách vốn: là các khoản đầu tư cho tài sản hữu hình nhưnhà cửa, thiết bị…thường thời gian yêu cầu hơn một năm.Ngân sách nghiên cứu và phát triển: các khoản chi cho pháttriển hoặc cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu và tiến trình.Ngân sách tiền mặt: Dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phảicó trong tay dùng để chi tiêu, thường được xây dựng cho ít nhấtmột năm và cho mỗi tháng của năm.Kiểm tra tập trung:Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 14MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCKiểm tra thường được sử dụng bằng một hay nhiều kiểm soát,việc kiểm tra được tiến hành tại các địa điểm, còn gọi là kiểm tratheo địa bàn [physical centralization]. Loại kiểm tra khác được gọilà kiểm tra theo chức năng [functional centralization], nghĩa là mộtbộ phận nào đó vẫn đặt tại bộ phận văn phòng chuyên môn nhưngdưới sự kiểm soát của một người hay một số người. Kiểm tra biểu mẫu:Thiết kế một biểu mẫu điều tra sẽ đảm bảo số liệu hay côngviệc, do đó việc thiết kế biểu mẫu phải hết sức kỹ lưỡng và cẩn thậnđể đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượngkiểm tra. Kiểm tra bằng máy móc:Máy móc hoạt động bởi các bản thiết kế và công suất, do đó đôikhi phải xây dựng các thủ tục đối với máy móc. Việc sử dụng máymóc trong kiểm tra để xác định tốc độ của sản xuất, hình thức củasản phẩm, và chất lượng của sản phẩm. Do đó nó cũng chính làcông cụ kiểm tra. Kiểm tra chính sách:Chính sách là nguyên tắc cơ bản để suy tư và hành động. Chínhsách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách tác độngtrực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi cá nhân, mọi hành động vì chínhsách hướng dẫn họ trong các công việc. Do đó nhà quản trị phảixem các bộ phận có theo đúng chính sách của cơ quan hay không. Kiểm tra các thủ tục:Thủ tục còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự hoạch địnhcụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem là kiểu mẫu để theo đuổi. Làgạch nối giữa hành động các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tụcthường diễn tả chính sách thành một thứ ngôn ngữ hành chính chitiết. Nó mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân theo. Do đó nhàquản trị phải xem các bộ phận có làm theo đúng thủ tục hay không?[Là việc xem xét, đánh giá, theo dõi bảo đảm tính khả thi của quyđịnh về thủ tục hành chính..Đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạchtrong tổ chức thực hiện thủ tục hành chính. Nâng cao chất lượngNhóm 3_QTKD 5_K8Page 15MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCcác quy định hành chính và bảo đảm tính nghiêm minh trong việcthực hiện thủ tục hành chính.]Kiểm tra hồ sơ văn bản:Hồ sơ văn thư là một minh chứng của một tình huống [các vănthư hành chính thường phản ảnh một tình huống dưới dạng vănbản viết tay hay sao chụp]. Hồ sơ ấn định quyền hạn, chỉ lối vàhướng tới kết quả. Do đó chúng là một phần không thể tách rờikhỏi kế hoạch kiểm tra. Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo:Một phương thức kiểm tra vừa kể không thể đạt được kết quảdù đã được truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong trường hợp nàycác bản tường trình báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậynhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều dọc của tổ chức. Cácbảng tường trình loại này là hình thức kiểm tra hữu hiệu nhất. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn:Tiêu chuẩn là chỉ tiêu đo lường. Tiêu chuẩn được xem như làmột phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiểu chuẩn có thể là chủquan [trên cơ sở suy luận từ thực tế] hoặc khách quan [dựa trên sựkiện] nhưng vẫn được coi như là một công cụ kiểm tra. Kiểm tra bằng lịch công tác:Công việc văn phòng có thể được xem như là một lịch công tác.Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn côngsuất máy, khả năng của nhân viên và công việc cần phải thực hiệnthành một thủ tục hoặc một thành động. Nó cũng cấp chỉ tiêu cụ thểvề thời gian và số lượng. Lịch công tác có hiệu quả sẽ kiểm tra đượcđầu ra. Nó phân phối công việc nhằm đạt được mức bình quân giữacác yếu tố khác nhau của ảnh hướng đến đầu ra.Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 16MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCVII.Tiến trình kiểm tra:1.Tiến trình kiểm tra tổng quát:[sơ đồ 1]2.Tiến trình kiểm tra hành chính:[sơ đồ 2]1.Xác định phạm vi kiểm tra2.Thiết lập tiêu chuẩn3.Đo lường kết quả hoàn thành4.So sánh KQ hoàn thành với tiêu chuẩn5’.Không đạt tiêu chuẩn5.Đạt hoặc vượt tiêu chuẩn6’.Sửa chữa khi cần thiết6.Công nhận KQ hoàn thành7.Điều chỉnh tiêu chuẩn và đơn vị đo lường [khi cần ]Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 17MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGNhóm 3_QTKD 5_K8GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCPage 18MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCa.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành chính:Đo lường công việc là việc cần thiết để đánh giá hiệu quả làmviệc của nhân viên một cách khách quan.Muốn đo lường phải dựavào tiêu chuẩn[trong sơ đồ sau]:Kích thướchay đặc tínhChất lượngTiêu chuẩnđo lườngSố lượng :+Chủ quan+Tính toán qua các biểu mẫu+Năng suất trung bìnhb.Các công cụ kiểm soát của các cấp quản trị:Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 19Thời gianhoàn thànhMÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCb1.Bảng chia thời gian biểu, lịch công tác:KẾ HOẠCH...Hoạt động Kỳ hạnPhân côngNgàyNgày Thời gianbắt đầu hoàn tất trôi quaA...B...b2.Bảng treo tường:Hoạt độngKế hoạch1 2 3 4567891011121314A...B...c.Các phương tiện kiểm soát của cấp quản trị:c1.Bản báo cáo tường trìnhCác bản tường trình trên giấy là cơ sở để kiểm tra theo dõi hoặckiểm tra định kỳ.Các loại báo cáo tường trình:Báo cáo tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ.Báo cáo tường trình phân tích chi tiết những công việc hànhchính.Báo cáo tường trình hàng năm của từng bộ phận.Báo cáo về tình trạng các chương trình tập huấn ,bồi dưỡng ,cung cấp văn phòng phẩm ,đánh giá công tác quản trị ,lươngbổng.Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 20MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCc2.Cẩm nang:Là một tập hồ sơ dưới dạng tờ rơi được đóng lại bằng cáchđục lỗ .Cẩm nang rất phổ biến tại các nước công nghiệp phất triển.Cẩm nang kinh doanh-Cẩm nang về chính sáchCẩm nang hành chính-Giới thiệu lịch sử công ty-Cẩm nang về cơ cấu tổ chức-Sơ đồ tổ chức công ty-Cẩm nang về quản trị-Liệt kê mục tiêu mỗi đơn vị-Cẩm nang về lịch sử công ty và cácsản phẩm-Cẩm nang thực hành về tiêu chuẩnhóa hoặc thủ tục lưu trữ ,soạn thảo...-Cẩm nang về quỹ phúc lợi-Các chính sách tổng quát củacông ty và các quỹ phúc lợi-Lề lối làm việc và thái độ mànhân viên cần có-Cẩm nang về hội nhập môi trườnglàm việc-Cẩm nang chỉ dẫn công việc-Cẩm nang của từng bộ phận:hànhchính,kế toán,sản xuấtNhóm 3_QTKD 5_K8Page 21MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCKẾT LUẬNQua tìm hiểu thực tế cũng như trong quá trình làm bài thuyếttrình,chúng ta có thể thấy rằng công việc kiểm tra hành chính vănphòng đóng vai trò hết sức quan trọng.Đó là một trong 4 chức năngquan trọng của quá trình quản trị văn phòng,dù không là chứcnăng quan trọng nhất nhưng cũng không thể thiếu và nó hòa cùng3 chức năng còn lại để công việc quản trị hành chính văn phòng đạthiệu quả cao nhất.Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 22MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCPhần trò chơi:A.Hệ thống các câu hỏi:1.2.3.4.5.6.7.Khi làm một việc gì đó ,chúng ta phải làm đầu tiên là gì ?Mục tiêu kinh doanh của các doanh nghiệp là tối đa hóa cáigì?Nhật Bản là một nước có nền kinh tế thế nào?Đây là kiểu môi trường mà nhà quản trị không thể thay đổiđược?Đây là một nguyên tắc của kiểm tra cần tập trung vào cáchoạt động thiết yếu và quan trọng?Đây là phương pháp một trong 11 phương pháp kiểm tra?Một trong các công cụ kiểm soát của nhà quản trị?B.Phần đáp ánKPTẾLHẬCHỢÁPẨOITVTMẠNTCHHURIĨ M ÔT R Ọ NRUNNANC.KeywordKIỂM TRANhóm 3_QTKD 5_K8Page 23ẬỂGNNĐGGIỂMMÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCPhần đánh giá thành viên:STT12345678HỌ VÀ TÊNTrần Thị Kiều DiễmĐặng Thị Thúy HằngMai Thị Thu HườngĐào Thị Thùy LinhNguyễn Thị MaiĐỗ Thị HạnhĐỗ Thị ThuTrần Thị ThươngNhóm 3_QTKD 5_K8NỘI DUNG CVPhần IIIGộp bài và làm slidePhần IPhần VIPhần VPhần IVPhần VIIPhần VIIPage 24ĐÁNHGIÁAAB+B+B+B+B+B+MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚCNHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Nhóm 3_QTKD 5_K8Page 25