Thủ tục đăng ký hóa đơn tự in mới nhất năm 2024

Những doanh nghiệp mới thành lập thường gặp rất nhiều những khó khăn về các thủ tục hoàn thiện doanh nghiệp nói chung và cả những thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập nói riêng. Vậy cần những thủ tục gì để đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế?

- Đầy đủ thông tin doanh nghiệp

- Đủ điều kiện đăng ký kê khai thuế GTGT và đã được cơ thuế chấp nhận.

- Đáp ứng đủ 6 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Về thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập

* Những thông tin doanh nghiệp cần có:

- Mã số thuế: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Tên đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Địa chỉ đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Số điện thoại: Tùy mẫu hóa đơn - Fax: Tùy mẫu hóa đơn - Email: Tùy mẫu hóa đơn - Số tài khoản: Tùy mẫu hóa đơn - Tên ngân hàng: Tùy mẫu hóa đơn - Cung cấp số số serial - Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung: Loại hóa đơn [GTGT, KPTQ, HDBH…]; Mẫu số; Ký hiệu và bao gồm cả Logo.

* Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Thủ tục hồ sơ đăng ký sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện 3 bước như sau: Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử [theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32] Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử [theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32] Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu Về cách thức nộp hồ sơ: gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế.

Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi CQT 1 lần. [tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế doanh nghiệp có thể nộp bản cứng và bản mềm hoặc một bản cứng hoặc một bản mềm] Khi doanh nghiệp đã gửi hồ sơ từ 2 đến 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Chính vì vậy, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử ngay khi hoàn thiện tất cả thủ tục cho doanh nghiệp mới thành lập.

MY-INVOICE SẼ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TẤT CẢ CÁC HỒ SƠ, THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN LÊN CHI CỤC THUẾ CHO DOANH NGHIỆP MIỄN PHÍ. Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 02GTTT – Hoá đơn bán hàng.

• Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 01GTKT – Hoá đơn giá trị gia tăng.
• Mẫu số hoá đơn: chương trình tự động hiển thị và không cho phép sửa [ví dụ: 01GTKT3/001]. Việc hiển thị thông tin mẫu hoá đơn được thực hiện theo nguyên tắc sau:
• 6 kí tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn [01GTKT].
• 1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn [3].
• 1 kí tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa Số liên với Số thứ tự mẫu hoá đơn
• 3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn.

Lưu ý: Riêng với loại hoá đơn 01/ hoặc 02/ – Tem, vé, thẻ, có thể tự nhập thông tin Mẫu số hoá đơn, tuy nhiên không được vượt quá 11 kí tự.

• Ký hiệu hoá đơn: phải nhập đúng theo quy định [6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành]. Cụ thể:
  • Với hóa đơn tự in và điện tử, ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, trong đó:
    • 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn \=> ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
    • Ký tự thứ 3 là dấu “/”.
    • 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn:
      • Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành.
      • Hình thức hoá đơn sử dụng một trong ba ký hiệu sau: E – Hoá đơn điện tử; T – Hoá đơn tự in; P – Hoá đơn đặt in.
  • Với hóa đơn đặt in:
    • Đối với hóa đơn do doanh nghiệp phát hành, quy tắc nhập giống như nhập Hóa đơn tự in/điện tử
    • Đối với hóa đơn do cục thuế phát hành gồm 8 ký tự:
      • 2 ký tự đầu thể hiện mã hóa đơn do cục thuế các tỉnh thành phố phát hành: 2 ký tự này là ký tự số nằm trong khoảng 01 đến 64 [không có số 05]
      • 2 ký tự tiếp theo giống 2 ký tự đầu của hóa đơn tự in để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: theo quy định ở trên [VD: AA, AB..]
      • Ký tự thứ 5 là “/” 2 ký tự tiếp theo thể hiện 2 số cuối của năm tạo hóa đơn
      • Ký tự cuối cùng thể hiện hình thức đặt in là “P”
• Dựa trên mẫu: cho phép tạo mẫu hoá đơn dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp. => Danh sách mẫu sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào loại hoá đơn và hình thức hoá đơn đã chọn ở trên.
• Sử dụng mẫu đặc thù của DN: tích chọn nếu muốn sử dụng theo mẫu hoá đơn của đơn vị, sau đó nhấn Chọn mẫu để chọn mẫu hoá đơn:
  • Nhấn chọn biểu tượng folder tại thông tin Tệp mẫu để chọn mẫu đặc thù của doanh nghiệp [chỉ được phép chọn file có định dạng .mrt]. Khi đó các thông tin hiển thị trên hoá đơn GTGT sẽ được lấy theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp. Nếu tích chọn thông tin Đính kèm script lấy dữ liệu và chọn file lấy dữ liệu có định dạng .msq, khi đó các thông tin hiển thị trên mẫu hoá đơn GTGT sẽ được lấy theo file script đã chọn.

• Hoá đơn do cục thuế phát hành [chỉ tích được nếu chọn hình thức hoá đơn là Hoá đơn đặt in]: nếu tích chọn, khi thông báo phát hành hóa đơn, chương trình cho phép thông báo số hóa đơn không liên tục trên nhiều thông báo. Đồng thời các hoá đơn này sẽ không được lấy lên mục Kèm bảng kê hóa đơn chưa sử dụng chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn trên Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn. Nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo. [Để phóng to, thu nhỏ mẫu hóa đơn đang xem, xem hướng dẫn tại đây].