Trong trường hợp làm mất bằng tốt nghiệp THCS và THPT thì học sinh có thể xin cấp lại ở đâu? Và thủ tục hành chính như thế nào? Trường giữ hộ bằng trong bao lâu? Đây là câu hỏi được nhiều bạn đọc quan tâm. Phóng viên Báo Phụ nữ Việt Nam đã có buổi phỏng vấn ông Nguyễn Thành Trung, Phó Chánh văn phòng, Sở Giáo dục và Đào tạo [GD&ĐT] TP.HCM để giúp phụ huynh và học sinh hiểu rõ hơn về vấn đền này.
Ông Nguyễn Thành Trung – Phó Chánh văn phòng, Sở GD&ĐT TP.HCM
– Xin ông cho biết nếu mất bằng tốt nghiệp thì có được cấp lại không?
– Về pháp luật chung thì bản chính chỉ cấp 1 lần. Khi có nhu yếu hoặc làm mất bằng, người thay mặt đứng tên trong văn bằng hoàn toàn có thể làm thủ tục đề xuất cấp lại bản sao. Trong đó, thủ tục cấp bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông do Sở GD&ĐT triển khai và bằng tốt nghiệp trung học cơ sở do Phòng GD&ĐT Q., huyện thực thi .
– Thủ tục để được cấp lại bản chính hoặc bản sao bằng tốt nghiệp THCS và THPT như nào?
– Khi học viên có nhu yếu làm bản sao thì lên Phòng hoặc Sở GD&ĐT để xin cấp lại. Theo lao lý, thời hạn cấp bản sao chỉ trong vòng 1 ngày [ nếu nộp buổi sáng thì chiều nhận tác dụng, nếu gửi buổi chiều thì sáng hôm sau sẽ nhận tác dụng ] .
Bản sao được triển khai trên phôi do Bộ GD&ĐT phân phối. Thông tin của thí sinh là tra từ sổ gốc của cơ quan quản lí nhà nước. Vì vậy, về pháp luật, bản sao có giá trị sử dụng như bản chính .
Để được cấp bản sao, người đứng tên trong bằng tốt nghiệp THCS, THPT phải trực tiếp đến đề nghị hoặc có thể gửi đề nghị đến sở GD&ĐT qua đường bưu điện kèm theo lệ phí qui định và cước phí bưu điện. Người xin cấp lại phải điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định. Hiện nay, tại TP.HCM, trên trang web của Sở GD&Đ đã có mục cấp bản sao trực tuyến, người xin cấp lại kê khai thông tin đầy đủ sau đó lên Sở nhận bản sao rất nhanh và đơn giản. Mức phí cho một bản sao chỉ 8.000 đồng. Người có văn bằng cũng có thể ủy quyền người khác đến xin cấp bản sao và xuất trình giấy tờ hợp lệ.
Xem thêm: Mua lá hương thảo [Rosemary] tươi và khô ở đâu ở TP.HCM? – CIC32
Từ năm 2000 đến nay, nhiều địa phương vận dụng công nghệ thông tin nên việc tàng trữ được số hóa, việc tìm kiếm thông tin để xin lại bản sao khá nhanh. Như trường hợp những em ở trường Đinh Thiện Lý thì việc xin cấp lại bản sao khá đơn thuần vì thông tin tàng trữ đã được số hóa .
– Bản sao bằng tốt nghiệp có được sao y lại không, thưa ông?
Xem thêm: Kinh nghiệm du lịch Tam Đảo từ A-Z cho người mới
– Theo pháp luật, bản sao không hề mang đi sao y. Trên thực tiễn, nhiều đơn vị chức năng hay trường ĐH, đơn vị chức năng tuyển dụng nhu yếu phải nộp bản sao nên trong đời sống sẽ phát sinh nhu yếu bản sao. Tuy nhiên, thủ tục cấp bản sao khá đơn thuần, thời hạn xử lý nhanh và ngân sách thấp nên học viên hoàn toàn có thể đề xuất làm sẵn nhiều bản sao để sử dụng. [ Sao y hay còn được gọi là sao y bản chính có nghĩa là sao chép tài liệu gốc ra thành nhiều bản khác nhau, những bản sao này cần được cơ quan có thẩm quyền chứng thực là chúng đúng mực và giống hệt với bản gốc – PV ] .
– Hiện nay, có một số trường hợp học sinh sau khi tốt nghiệp THCS, THPT nhưng không đến trường nhận bằng theo thời gian quy định, những tấm bằng đó được nhà trường giữ lại. Vậy thời gian trường giữ hộ là bao lâu?
– Theo Thông tư 19/2015 / TT-BGDĐT về phát hành quy định quản trị bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ thông, văn bằng giáo dục ĐH và chứng từ của mạng lưới hệ thống giáo dục quốc dân, pháp luật : Sau thời hạn 1 năm, trường phát chưa hết bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thì nộp về cho Sở GD&ĐT để lưu giữ lại, khi nào học viên có nhu yếu thì đến lấy. Các bằng này sẽ được lưu vĩnh viễn cho đến khi những em đến nhận lại.
Trong đó quy định, Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT [cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ] có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản, lưu giữ phôi văn bằng, chứng chỉ; văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ; phôi bản sao từ sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp và hồ sơ cấp phát, quản lý bản sao từ sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp.
Việc quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm chặt chẽ theo quy định tại Điều 11 của Thông tư 21.
Tại cơ quan Sở GD&ĐT, việc quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ được giao cho Phòng Nghiệp vụ Dạy học chịu trách nhiệm. Phòng Nghiệp vụ Dạy học phân công cụ thể bộ phận và cá nhân người quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ.
Đối với nhà trường, quy chế của Sở GD&ĐT quy định rõ, có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản, lưu giữ văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ.
Về lưu giữ văn bằng tốt nghiệp, chứng chỉ chưa phát cho người học, thời hạn lưu giữ là vĩnh viễn.
Phân chia giai đoạn và cách thức lưu giữ như sau:
Sau 40 năm [kể từ năm được cấp văn bằng, chứng chỉ]: đóng gói, niêm phong riêng theo từng năm và có dán nhãn với các thông tin: số lượng văn bằng, chứng chỉ chưa phát; họ tên và ngày tháng năm sinh của người chưa nhận văn bằng, chứng chỉ;
Từ 40 năm trở về trước [kể từ năm được cấp văn bằng tốt nghiệp, chứng chỉ]: lưu giữ bình thường để nhanh chóng khi phát văn bằng, chứng chỉ cho người học.
Việc quản lý, bảo quản, lưu giữ, cấp phát văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm chặt chẽ, không để xảy ra thất thoát và thực hiện đúng theo quy định tại Điều 13 của Thông tư 21.
Đối với phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi hoặc bị mất: thực hiện đứng theo hướng dẫn tại Điều 11 của Thông tư 21,
Phôi văn bằng, chứng chỉ được sử dụng để cấp phát cho người học sau khi được công nhận tốt nghiệp phải đúng phôi văn bằng, chứng chỉ do Bộ GD&ĐT phát hành…
[Dân sinh] - Số lượng bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của các thế hệ học sinh lưu giữ tại văn phòng nhà trường ngày càng nhiều mà vẫn chưa thấy có chủ nhân đến nhận.
Trường Trung học phổ thông Huỳnh Thúc Kháng [thành phố Quảng Ngãi] mỗi năm có từ 500 đến 700 học sinh tốt nghiệp trung học phổ thông.
Gần một năm sau khi thi tốt nghiệp trung học phổ thông, các em đỗ tốt nghiệp có thể tự đến lấy bằng hoặc ủy quyền cho người thân [có giấy tờ hợp lệ] đến trường mình học để nhận hộ bằng tốt nghiệp [bản chính và các bản sao].
Nhưng có một thực tế là, số lượng bằng tốt nghiệp trung học phổ thông của các thế hệ học sinh được trường lưu giữ tại văn phòng nhà trường ngày càng nhiều mà vẫn chưa thấy có người thân hoặc chủ nhân của nó đến nhận.
Nhiều tấm bằng tốt nghiệp trung học phổ thông cấp cách đây đã trên 20 năm, cho những khóa học sinh tốt nghiệp đầu tiên của nhà trường vẫn còn nằm im ỉm trong các ngăn, hộp đựng hồ sơ, văn bằng của nhà trường.
Số lượng bằng tốt nghiệp trung học phổ thông lưu giữ tại văn phòng nhà trường ngày càng nhiều mà không ai đến nhận.
Các năm trước đây, đến mùa mưa, bão, nước lụt đổ về, ngập trường, lớp, cán bộ, thầy cô giáo túc trực bão lụt lo ngay ngáy, phải vất vả tìm mọi cách khuân, chuyển những hồ sơ, văn bằng quan trọng lên tầng lầu hoặc ôm qua nhờ gửi bên trường bạn trong điều kiện bão lụt khắc nghiệp.
Một tình huống khác, ngày 18/3/2019, kẻ trộm đã lẻn vào văn phòng trường lấy cắp gần 200 bằng tốt nghiệp xảy ra tại trường Trung học cơ sở - Trung học phổ thông Đinh Thiện Lý [quận 7, TP.HCM] buộc nhà trường và Sở Giáo dục và Đào taọ thành phố Hồ Chí Minh phải làm tường trình và đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép được cấp lại bằng tốt nghiệp chính thức.
Nhiều trường phổ thông ở các địa phương cũng rất lo lắng trước tình trạng học sinh và phụ huynh sau khi được cấp phát bằng tốt nghiệp song không chịu nhận về nhà cất, giữ, bỏ mặc tại nhà trường hết năm này qua năm khác.
" Đến bây giờ em vẫn chưa xuống trường rút học bạ và nhận bằng tốt nghiệp vì từ khi ra trường tới nay, các công việc của em chẳng liên quan gì đến học bạ, bằng tốt nghiệp cả."
Hưng, ở xã Tịnh Hà, huyện Sơn Tịnh [ Quảng Ngãi] một học sinh tốt nghiệp trung học phổ thông từ năm 2004 cho biết.
Chính sự chậm trễ, không quan tâm hoặc vì một lý do nào khác của các học sinh và phụ huynh đã đẩy nhà trường vào thế khó - nơi chứa hồ sơ, văn bằng tốt nghiệp.
Từ đó dẫn tới nguy cơ cao của việc mất mát, thất lạc hồ sơ, học bạ, bằng tốt nghiệp do các nguyên nhân thường nảy sinh: Lũ lụt, cháy, rơi giấy tờ, di chuyển nơi trường mới, bị trộm cắp….
Theo Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT về ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, trunghọc phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, quy định: Sau thời gian 1 năm, trường phát chưa hết bằng tốt nghiệp trung học phổ thông thì nộp về cho Sở Giáo dục và Đào tạo để lưu giữ lại, khi nào học sinh có nhu cầu thì đến lấy. Các bằng này sẽ được lưu vĩnh viễn cho đến khi các em đến nhận lại.
Quy định là vậy song thực tế, rất ít đơn vị trường nộp văn bằng học sinh chưa nhận về cho Sở Giáo dục và Đào tạo để lưu giữ.
Để giải quyết hồ sơ, văn bằng tồn đọng lâu nay tại các cơ sở giáo dục, các nhà trường phổ thông cần tuyên truyền, nhắc nhở thật kỹ học sinh lớp 9 và lớp 12 sau khi hoàn thành chương trình, thi tốt nghiệp trung học phổ thông, đúng khoảng 1 năm sau phải đến trường nhận học bạ, văn bằng.
Nếu không sử dụng cho mục đích học tập, tuyển dụng lao động tiếp theo thì hồ sơ, học bạ, tấm bằng của các em được lưu giữ tại gia đình vẫn tốt hơn, gợi nhiều kỷ niệm đẹp về quá trình học tập trước đây.
Đỗ Tấn Ngọc