1. William Ouchi
William G. “Bill” Ouchi [sinh năm 1943] là một giáo sư người Mỹ và tác giả trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Ông là Giáo sư danh dự của các Tổ chức Quản lý và Tổ chức, Sanford và Chủ tịch Betty Sigoloff trong việc Đổi mới Công ty tại Trường Quản lý UCLA Anderson.
Ông sinh ra và lớn lên ở Honolulu, Hawaii. Ông lấy bằng cử nhân từ trường Williams College năm 1965, và bằng Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh của Đại học Stanford và bằng Tiến sĩ trong Quản trị Kinh doanh của Đại học Chicago. Ông đã từng là giáo sư trường Kinh doanh Stanford trong 8 năm và từng là giảng viên của Trường Quản lý Anderson tại Đại học California, Los Angeles trong nhiều năm.
2. Tư tưởng và nghiên cứu chính của William Ouchi
William Ouchi lần đầu tiên nổi lên vì những nghiên cứu của mình về sự khác nhau giữa các công ty Nhật Bản và Mỹ và các phong cách quản lý.
Cuốn sách đầu tiên của ông vào năm 1981 đã tóm tắt các quan sát của ông. Lý thuyết Z: Cách quản lý của Mỹ có thể đáp ứng được Thách thức của Nhật Bản [Theory Z: How American Management Can Meet the Japanese Challenge] và là cuốn sách bán chạy nhất của New York Times trong hơn năm tháng.
Cuốn sách thứ hai của ông, The M Form Society: Cách làm việc theo nhóm của người Mỹ có thể lấy lại cạnh tranh [The M Form Society: How American Teamwork Can Recapture the Competitive Edge], đã kiểm tra các kỹ thuật khác nhau thực hiện cách tiếp cận đó.
Ouchi cũng đưa ra ba cách tiếp cận để kiểm soát trong quản lý của một tổ chức: Kiểm soát thị trường; Kiểm soát quan liêu; Kiểm soát Clan
3. Phong cách quản lý Đông – Tây kết hợp của William Ouchi
Những năm 70 và 80, các doanh nghiệp Nhật Bản thường đứng đầu về năng suất và hiệu quả làm việc toàn thế giới. Và họ đã có tác động đáng kể đến thị trường Bắc Mỹ và Châu Âu.
Từ năm 1973, Ouchi cũng bắt đầu nghiên cứu phương thức quản lý xí nghiệp của Nhật. Ông đã lựa chọn một số xí nghiệp điển hình ở nước Nhật hoặc nước Mỹ để làm đối tượng nghiên cứu. Các xí nghiệp đó đều không có chi nhánh ở nước họ hoặc nước đối phương và sử dụng những phương thức quản lý khác nhau.
Bí mật cho sự thành công của họ không dừng lại ở sản phẩm họ cung cấp. Mà hơn thế, nó nằm ở cách họ quản lý con người của mình. Người Nhật Bản luôn làm việc hết mình với hiệu suất cống hiến mà khó có quốc gia nào sánh bằng.
Ông Ouchi lập luận rằng các doanh nghiệp phương tây có thể học hỏi từ tấm gương Nhật Bản. Ông đã tạo ra Thuyết Z – một mô hình kết hợp các phong cách quản lý tốt nhất giữa phương Đông và phương Tây vào thực tế.
4. Lý thuyết Z là gì?
Lần đầu tiên Ouchi viết về Thuyết Z trong cuốn sách của ông ấy năm 1981, “Theosy Z: How American Management Can Meet the Japanese Challenge.” Ông tạo ra thuyết này dựa sau khi nghiên cứu cách các doanh nghiệp Mỹ cạnh tranh với các doanh nghiệp Nhật Bản. Nó là sự kết hợp giữa hai phong cách quản lý Mỹ – Nhật.
Lý thuyết Z của William Ouchi là một học thuyết khá hiện đại mang đậm nét đặc trưng vủa văn hóa phương Đông, là sự kế thừa và khắc phục những mặt yếu kém của học thuyết X và học thuyết Y.
Học thuyết Z có sự hòa hợp của cả ba yếu tố: năng suất lao động, sự tin cậy, sự khôn khéo trong quan hệ giữa người với người. Thuyết Z chú trọng vào việc gia tăng sự trung thành của người lao động với công ty bằng cách tạo sự an tâm, mãn nguyện, tôn trọng người lao động cả trong và ngoài công việc.
5. Các đặc điểm nổi bật của lý thuyết Z
- Sự tin tưởng lẫn nhau và cởi mở: Theo Ouchi, cần có sự tin tưởng lẫn nhau giữa các nhân viên, giám sát viên, nhóm làm việc, đoàn thể và quản lý. Trong thực tế, sự tin tưởng và cởi mở có liên quan chặt chẽ. Khi niềm tin và sự cởi mở tồn tại trong một tổ chức; cơ hội xung đột được giảm đến mức tối thiểu. Do đó, sự tin tưởng và cởi mở là đặc điểm nổi bật của một tổ chức hiệu quả.
- Liên kết chặt chẽ giữa tổ chức và nhân viên: Để làm cho nhân viên trung thành và cam kết với tổ chức, phải tồn tại một sự ràng buộc mạnh mẽ [kết nối mạnh mẽ] giữa tổ chức và nhân viên.
- Ra quyết định tập thể: Để khơi gợi sự cam kết của nhân viên, mong muốn rằng các nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định. Trong loại hình tổ chức Z, các quyết định được đưa ra bởi các nhà quản lý và nhân viên; đặc biệt về các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chỉ có thể đưa ra các đề xuất từ nhân viên và tự mình đưa ra quyết định. Theo hệ thống ra quyết định tập thể, các quyết định có thể chậm nhưng việc thực hiện chúng nhanh.
- Cơ cấu tổ chức hình thức tự do: Lý thuyết Z cho rằng không có cấu trúc chính thức cho tổ chức. Cấu trúc nên dựa trên công việc nhóm và hợp tác với việc chia sẻ thông tin, tài nguyên và kế hoạch. Ouchi đã đưa ra ví dụ về một đội bóng rổ chơi tốt với nhau và giải quyết mọi vấn đề không có mối quan hệ báo cáo chính thức và tối thiểu hóa chuyên môn về vị trí và nhiệm vụ.
- Vai trò của người hỗ trợ và điều phối viên cho quản lý và lãnh đạo: Người quản lý phải đóng vai trò là người điều phối và điều phối các hành động của mọi người, bao gồm trong các nhóm làm việc của họ. Họ phải đóng vai trò là người lãnh đạo và tạo ra một môi trường kiểu gia đình trong tình huống làm việc.
- Văn hóa chung: Để thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau, quan hệ con người tuyệt vời và hợp tác trong một tổ chức, lý thuyết Z nhấn mạnh vào văn hóa chung, ví dụ như đồng phục cho nhân viên không phân biệt; căng tin chung cho tất cả mọi người,...
- Kiểm soát không chính thức: Các nhà quản lý nên giảm sự phụ thuộc vào các kiểm soát chính thức. Kiểm soát nên được chính thức và linh hoạt. Cần có luồng thông tin tự do trong tổ chức; để hành động khắc phục có thể được thực hiện nhanh chóng, bất cứ khi nào cần thiết.
- Phát triển nguồn nhân lực: Lý thuyết Z đặt trọng tâm lớn hơn vào phát triển nguồn nhân lực.
Thuyết Z hướng tới mục tiêu tạo ra một “nền văn hóa kiểu Z”, chỉ đạo lối ứng xử dựa trên sự gắn bó, lòng trung thành và tin cậy, được cụ thể hóa qua những biểu tượng [logo], nghi lễ, quy tắc, những giai thoại trong doanh nghiệp để truyền đến mọi thành viên các giá trị và niềm tin, từ đó định hướng cho hành động, chú trọng vào việc gia tăng sự trung thành của người lao động với công ty bằng cách tạo sự an tâm, mãn nguyện người lao động cả trong và ngoài công việc.
Theo Ouchi, lợi ích của việc áp dụng Thuyết Z bao gồm: Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc; Tăng cam kết; Cải thiện niềm tin và sự hài lòng trong công việc; Tăng năng suất vượt bậc.
Để có được các lợi ích trên, trước tiên các doanh nghiệp phải có:
- Triết lý và Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: Điều này được thể hiện bởi tất cả nhân viên, và nhân viên cần tin vào những gì họ đang làm.
- Phát triển nhân sự và việc làm dài hạn: Doanh nghiệp cần có các chương trình đào tạo nhân viên phù hợp. Cũng như tạo thuận lợi trong công việc và thăng tiến. Điều này khiến nhân viên trung thành hơn với doanh nghiệp.
- Đồng thuận trong các quyết định: Nhân viên cần được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.
- Nhân viên là chuyên gia: Bởi nhân viên có trách nhiệm lớn hơn trong quá trình ra quyết định, và thấu hiểu tất cả các khía cạnh trong tổ chức, họ cần trở thành “các chuyên gia.” Tuy nhiên, nhân viên vẫn muốn một trách nhiệm nghề nghiệp cụ thể.
- Quan tâm đúng mực tới hạnh phúc của nhân viên: Doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm tới sức khỏe, hạnh phúc của nhân viên cũng như gia đình của họ thì nhân viên đó sẽ đạt được thành quả vượt trội.
- Kiểm soát không chính thức và chính thức: Nhân viên làm việc tốt hơn khi theo cách họ thấy phù hợp. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần theo sát để đảm bảo chất lượng và hiệu suất.
- Trách nhiệm cá nhân: Doanh nghiệp công nhận sự cống hiến của từng cá nhân, nhưng luôn đặt trong bối cảnh chung của cả đội nhóm.
Áp dụng Thuyết Z vào doanh nghiệp
Thực tế, áp dụng tất cả các quy tắc của Thuyết Z có vẻ bất khả thi và thậm chí không cần thiết trong một số trường hợp. Tuy nhiên, dưới đây có một vài khía cạnh hữu dụng có thể thử.
- Văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp theo Thuyết Z có một nền văn hóa doanh nghiệp vững chãi, điều khiến nhân viên trung thành và thể hiện hết mình.
Hãy đảm bảo rằng từng con người trong doanh nghiệp thực sự thấu hiểu văn hóa. Hãy dành thời gian thảo luận với các thành viên trong đội nhóm của mình. Nếu văn hóa doanh nghiệp đó không phải những gì đội nhóm hướng đến, hãy thay đổi nó.
- Chương trình phát triển việc làm dài hạn cho nhân sự: Thật là vô lý khi mong đợi tất cả nhân viên ở lại với doanh nghiệp mãi mãi. Tuy nhiên, nhà quản lý cần thiết kế các chương trình giúp đội nhóm của mình phát triển hết khả năng. Biến họ thành chuyên gia, để họ có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp.
- Quan tâm tới hạnh phúc của nhân viên: Nhân viên có hạnh phúc, họ mới có thể phát huy hết tài năng thực sự của họ. Nhà quản lý cần đảm bảo rằng nhân viên của mình mạnh khỏe và hạnh phúc.
Nhà quản lý có thể sử dụng Thuyết Động lực của Herzberg và McClelland để khám phá động lực của nhân viên, từ đó giao việc một cách hiệu quả.
- Kiểm soát và đồng thuận khi đưa ra quyết định: Không phải lúc nào chúng ta cũng có thể chia sẻ việc ra quyết định với người khác. Tuy nhiên, bạn có thể khuyến khích nhân viên tự giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định của riêng họ. Bạn chỉ cần trở thành một người hướng dẫn nếu họ cần giúp đỡ.
Lưu ý: Nhà quản lý cần tránh việc quản lý vi mô càng sớm càng tốt, và hãy trở nên cởi mở với mọi thành viên trong tổ chức.
- Trách nhiệm cá nhân: Nếu muốn nhân viên của mình chịu trách nhiệm trong hành động và lời nói, hãy bắt đầu từ người quản lý. Hãy trở thành một tấm gương; nhận trách nhiệm về những gì mình làm, đặc biệt khi mắc sai lầm.
Tạo một môi trường cởi mở và khuyến khích mọi người đứng lên chịu trách nhiệm về hành động, sai lầm và thành công của họ.
Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật Minh Khuê [Sưu tầm và Biên soạn].