I] Define name là gì ?
– Define-name là một chức năng đặt tên cho ô, một nhóm các ô [vùng dữ liệu] hay 1 mảng dữ liệu, nó hỗ trợ đắc lực và cực kỳ hữu ích khi muốn tham chiếu vào vùng dữ liệu đã đặt tên, mỗi khi muốn tham chiếu vào vùng dữ liệu đó, chỉ cần gọi tên vùng dữ liệu đã được đặt tên trước đó.
II] Chức năng đặt tên [Define-name]
– Giúp dễ nhớ các vùng, bảng dữ liệu – dễ quản lý dữ liệu và áp dụng vào công thức. – Giúp công thức ngắn gọn dễ hiểu, dễ sửa chữa – chỉ cần thay đổi nội dung trong vùng dữ liệu thì kết quả công thức sẽ thay đổi theo mà không phải sửa lại công thức. – Làm đơn giản hóa Excel, gồm các hàm, hoặc các công thức phức tạp.
Vậy cách đặt tên cho ô hay vùng dữ liệu trong excel đó như thế nào?
Phần III dưới đây hướng dẫn bạn thao tác đặt tên trong excel.
III] Thao tác với Define name
1] Đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu
Cách 1: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần đặt tên. Ví dụ mình chọn là A7:A15
Trên thanh thước địa chỉ ô [Formula bar] nhập trực tiếp tên.
Cách 2: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần đặt tên. Ví dụ mình chọn là A7:A21
Đặt tên thông qua tab Formulas. Vào Formula, chọn Define name hay dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+F3.
Trong hộp thoại Define Name xuất hiện các trường đó là:
– Scope: Phạm vi của vùng dữ liệu [Chọn Workbook nếu tên được sử dụng trên toàn Wordbook hoặc chọn 1 trong các sheet thì để áp dụng riêng cho 1 Sheet nào đó].
– Comment: Là thông tin ghi chú thêm cho tên bạn đặt, cái này có thể bỏ qua
– Refers to: Đây là vùng dữ liệu nguồn\ vùng tham chiếu cho tên. Bạn nhấp chuột vào mũi tên màu đỏ để chọn vùng dữ liệu nguồn. ở đây tôi chọn Source là Sheet1!$A$7:$A$21.
– Nếu đặt tên cho một hằng hay một công thức thì hộp thoại Refers to bạn sẽ gõ hằng hay công thức vào đây [Nếu bạn đã chọn vùng mà muốn đặt tên trước thì vùng đó sẽ xuất hiện sẵn trong Refers to].
– Nhấp Ok để đồng ý thiết lập.
2] Đặt tên dữ liệu cho các cột trong bảng.
Thực hiện:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu cần đặt tên [đặt chuột vào trong bảng] –> nhấn Ctrl+A
Ví dụ: chọn vùng là E6:I21
Bước 2: Vào hộp Name box [thanh thước địa chỉ ô] ở bên trái ngoài cùng của thanh công thức rồi gõ nhập tên muốn đặt. Nhấn Enter. Tên bảng cần viết liền, không dấu.
Bước 3: Bạn lựa chọn tiếp Formular — > trong nhóm Defind names, bạn chọn Create from selection Hộp Create names from Selection xuất hiện, bạn chọn như hình bên dưới.
Row top: Đặt tên theo dòng tiêu đề trên
Left column: Đặt tên theo cột tiêu đề trái
Bottom row: Đặt tên theo dòng tiêu đề dưới
Right column: Đặt tên theo cột tiêu đề phải
Tùy vào cấu trúc và mục đích bạn nên lựa chọn cách đặt tên tương ứng –> OK. Thế là xong.
IV/ Xem và xóa các dãy tên đã đặt
1/ Để xem lại các dãy tên đã đặt thì bạn hãy vào phần Use in Formula hoặc Name Manager trong tab Formulas.
+ Vào tab Fromulas.
+ Chọn Name Manager, trong hộp thoại Name Manager hiện ra tên bạn vừa đặt, ta có thể: New: Tạo dãy tên mới Edit: Sửa
Delete: Xóa
Hộp thoại Name Manager: nơi quản lý các tên mà đa phần người dùng đặt trong workbook đó, do đó nếu tên bị lỗi, hay muốn sửa lại dữ liệu nguồn [Data source] thì nhấp chuột vào tên bạn muốn chỉnh sửa rồi xuống ô Refers To để chọn lại.
Lời kết
Như vậy là việc đặt tên, chỉnh sửa, xoá cho các ô, bảng dữ liệu đã được hoàn thành.
Chúc các bạn thực hiện thành công !!!
Chi tiết liên hệ:
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC TRÍ TUỆ VIỆT
Hồ Chí Minh:
CS1: 276 Phan Đình Phùng, Phường 1 – Quận Phú Nhuận – TP.HCM
CS2: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – TP.HCM
CS3: 451 Điện Biên Phủ, Phường 25 – Quận Bình Thạnh
ĐT: 028.62.695.695 / Hotline: 0902.936.936
Bằng cách dùng tên trong công thức Microsoft Excel, bạn có thể tạo công thức dễ hiểu và dễ nhớ hơn. Bạn có thể xác định tên cho một phạm vi ô, hàm, hằng số hay bảng. Khi đã quen dùng tên trong workbook, bạn dễ dàng cập nhật, kiểm tra và quản lý chúng.
Xem thêm
Microsoft Excel Microsoft Excel cho Android Microsoft Excel cho iOS Microsoft Excel Online
Học Excel - Bài 20: Xác định và dùng tên trong công thức
1. Chọn ô.
2. Trong box Name, gõ tên.
3. Nhấn Enter.
Xác định tên từ phạm vi lựa chọn
- Chọn phạm vi bạn muốn đặt tên, bao gồm các nhãn cột hoặc hàng.
- Chọn Formulas > Create from Selection.
- Trong box Create Names from Selection, chỉ định vị trí chứa các nhãn bằng cách chọn ô tích hàng trên cùng, cột bên trái, hàng bên dưới hoặc cột bên phải.
- Chọn OK.
Excel đặt tên ô dựa trên các nhãn trong phạm vi bạn chọn.
Dùng tên trong công thức
- Chọn ô và nhập công thức.
- Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn dùng trong công thức đó.
- Gõ chữ cái đầu tiên trong tên, chọn tên từ danh sách hiện ra. Hoặc chọn Formulas > Use in Formula, rồi chọn tên bạn muốn sử dụng.
- Nhấn Enter.
Quản lý tên trong workbook bằng Name Manager
Trên Ribbon, tới Formulas > Defined Names > Name Manager. Sau đó, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, xóa và tìm toàn bộ tên được dùng trong workbook.
Xác định và dùng tên trong công thức trên Excel Online
Trong Excel cho web, bạn có thể dùng các phạm vi được đặt tên đã chọn trong Excel cho Windows hoặc Mac. Chọn một tên từ Name Box để tới vị trí của phạm vi đó hoặc dùng Named Range trong công thức.
Hiện tại, Excel Online chưa có tính năng tạo phạm vi được đặt tên mới.
Cập nhật: 21/01/2021
Các công thức trong Excel thường áp dụng dữ liệu và trị giá từ các ô khác bằng phương thức thức áp dụng tham chiếu tới những ô đó. Nếu khách hàng có rất nhiều công thức, các tham chiếu ô có khả năng gây nhầm lẫn, làm cho công thức của bạn khó hiểu.
Tác dụng Defined Names trong Excel làm cho công thức, giống như các dữ liệu khác bớt rối và dễ nắm bắt hơn. Thay thế vì tham chiếu một ô chứa trị giá hoặc công thức, hay khoanh vùng ô theo tiêu đề hàng và cột [A1, B2, v.v…], bạn cũng luôn có thể áp dụng một tên đc định vị để gán cho ô hoặc khoanh vùng ô đó.
Hiện tại, Quantrimang.com sẽ trình làng phương thức thức thao tác với các khoanh vùng ô đc đặt tên [named range], bao gồm tạo tên, quy cách và khoanh vùng cho tên, giống như phương thức thức đổi thay, xóa, xem và áp dụng các tên này.
Nhận biết Defined Names và Table Names trong Excel
Đừng nhầm lẫn Defined Names với Table Names. Excel Table là tập hợp dữ liệu đc tàng trữ giữa những bản ghi [row/hàng] và các trường [column/cột]. Excel gán tên mặc định [Table1, Table2, v.v…] cho mỗi bảng bạn tạo nhưng bạn cũng luôn có thể căn chỉnh nó nếu còn muốn.
Trước đó, Quantrimang.com đã trình làng cho bạn về bảng trong Excel và tán thành 1 phía dẫn kỹ càng hơn về vấn đề đó. Để bài viết liên quan về các bảng trong Excel, hãy xem trang trợ giúp của Microsoft.
support.office.com/en-us/article/create-and-format-tables-e81aa349-b006-4f8a-9806-5af9df0ac664?ui=en-USandamp;rs=en-USandamp;ad=USQuy định cho Defined Names trong Excel
Khi tạo Defined Names trong Excel, bạn cần phải tuân theo một số quy cách không chuyển biến. Ví dụ, các tên này đã không còn gì chứa các khoảng chừng trắng và ký tự đầu tiên phải là 1 trong vần âm, dấu gạch bên dưới [_] hoặc dấu gạch chéo ngược [].
Để biết list không thiếu các quy cách, hãy xem phần “Learn about syntax rules for names” trên trang trợ giúp của Microsoft.
support.office.com/en-us/article/Define-and-use-names-in-formulas-4D0F13AC-53B7-422E-AFD2-ABD7FF379C64#bmsyntax_rules_for_namesKhoanh vùng phạm vi cho Defined Names trong Excel
Khoanh vùng phạm vi của 1 Defined Name trong Excel đề cập đến Vị trí mà tên được trao dạng không cần điều kiện, như tên trang tính hoặc file workbook. Mỗi tên có khả năng có khoanh vùng Lever bảng tính tất cả hoặc Lever workbook.
Để biết thêm thông báo về vấn đề đó, hãy xem phần “The scope of a name” trên trang trợ giúp của Microsoft [liên kết ở bên trên].
Tạo một Named Range trong Excel
Bạn có một số tùy chọn không giống nhau để khởi tạo Named Range trong Excel. Bạn cũng luôn có thể định vị tên bằng hộp Name trên thanh Formula, áp dụng văn bản ô tiêu đề cho một tổ các ô đã chọn hoặc áp dụng hộp thoại New Name.
Tên chưa hẳn tham chiếu tới những ô. Bạn cũng luôn có thể áp dụng tên để gắn nhãn cho một trị giá hoặc công thức bạn áp dụng ở nhiều địa điểm trong workbook.
Khi định vị tên cho một ô hoặc khoanh vùng ô, tham chiếu ô tuyệt vời đc áp dụng theo mặc định.
Cam kết tên bằng hộp Name
Dùng hộp Name là phương thức thức đơn giản nhất để định vị tên cho một tổ ô. Cam kết tên bằng hộp Name chỉ tạo tên với khoanh vùng cấp workbook, có nghĩa là tên có khả năng đc tham chiếu ở bất kỳ chỗ nào trong workbook mà nó đc tạo, không cần thêm bất kể tên trang tính hoặc tên file workbook nào.
Xem Thêm: Tổng hợp tên Instagram hay nhất, cực độc đáo, nhiều ý nghĩa
Nội dung bài viết sẽ đề cập đến một chiêu trò khác, cho phép bạn tạo các tên Lever bảng tính trong phần sau.
Để áp dụng hộp Name định vị tên, hãy làm như sau:
1. Chọn ô hoặc khoanh vùng ô bạn rất thích đặt tên.
2. Nhập tên bạn rất thích vào hộp Name ở bên trái của thanh Formula và nhấn Enter.
Hãy chứng minh và khẳng định rằng bạn làm theo một số quy cách cho tên đc đề cập trước đây.
Đặt tên cho một dãy ô trong Excel bằng phần văn bản trong tiêu đề của ô
Nếu đã thêm các tiêu đề hàng hoặc cột vào dữ liệu của mình, bạn cũng luôn có thể áp dụng các tiêu đề này làm tên.
Để định vị tên xuất phát điểm từ 1 tiêu đề, hãy làm như sau:
1. Chọn các ô bạn rất thích đặt tên bao gồm nhãn trên hàng hoặc cột.
2. Trên tab Formulas, nhấp vào Create from Selection trong phần Defined Names hoặc nhấn Ctrl+Shift+F3.
Nếu nhãn chứa khoảng chừng trắng hoặc các ký tự không phù hợp lệ khác ví như ký hiệu [&], chúng sẽ tiến hành sửa chữa thay thế bằng dấu gạch bên dưới.
Trên hộp thoại Create Names from Selection mới mở ra người dùng sẽ lại có các tùy chọn:
- Top row: Lấy dòng ở bên trên làm tiêu đề.
- Left Column: Lấy cột bên trái làm tiêu đề.
- Bottom Row: Lấy dòng phía bên dưới làm tiêu đề.
- Right Column: Lấy cột ở ở bên phải làm tiêu đề.
Ví dụ, nhãn tiêu đề trong hình trên trưng bày ở đầu cột đc chọn, tích vào hộp Top row và nhấn OK.
Tên này là 1 trong tên Lever workbook và cần sử dụng cho toàn bộ các ô đc chọn ngoại trừ ô nhãn tiêu đề. Khi chọn các ô đc đề cập bằng tên, không tồn tại ô nhãn tiêu đề, các bạn sẽ cảm nhận tên trong hộp Name.
Cam kết tên bằng hộp thoại New Name
Hộp thoại New Name tán thành nhiều tùy chọn hơn khi tạo tên, như bổ nhiệm khoanh vùng Lever bảng tính hoặc thêm review vào tên. Bên cạnh đó, hộp thoại New Name cho phép bạn định vị tên cho một trị giá hoặc công thức.
Để áp dụng hộp thoại New Name đặt tên cho một ô hoặc khoanh vùng ô, hãy thuở đầu với các mục sau:
1. Nếu khách hàng đang định vị tên cho một ô hoặc khoanh vùng ô, nên lựa chọn các ô muốn đặt tên. Nếu định vị tên cho một trị giá hoặc công thức, bạn cũng luôn có thể chọn bất kể ô nào.
2. Trên tab Formulas, bấm Define Name trong phần Defined Names.
Trên hộp thoại New Name, bổ nhiệm thông báo sau:
- Name: Nhập tên theo quy cách cho tên đc định vị.
- Scope: Theo mặc định, Workbook đc chọn làm khoanh vùng cho tên. Nếu khách hàng muốn đề ra tên khoanh vùng cấp bảng tính, nên lựa chọn bảng tính bạn rất thích từ list drop-down Scope.
- Bình luận: Thêm bất kể ghi chú nào bạn rất thích vào tên.
- Refers lớn: Các ô hiện đc chọn và tên của trang tính [hoặc tab] hiện giờ đang rất được tự động hóa nhập khẩu hộp Refers lớn. Nếu khách hàng định vị tên cho một trị giá hoặc công thức, hãy sửa chữa thay thế các gì trong hộp Refers lớn bằng dấu bằng [=], theo sau là trị giá hoặc công thức.
Nút ở ở ở bên phải của hộp Refers lớn cho phép bạn thu nhỏ dại hộp thoại New Name và chọn các ô trên trang tính để nhập một khoanh vùng ô. Nội dung bài viết sẽ nói nhiều hơn thế nữa về phương thức thức áp dụng nút đó trong phần tiếp sau, “Đổi thay một Named Range”.
Khi chúng ta đã hoàn tất việc nhập thông báo cho tên, nhấp OK để trở lại bảng tính.
Xem Thêm: 9 cách đặt tên công ty hay nhất, ấn tượng, dễ nhớ, hợp xu hướng
Chỉ dẫn đặt tên một dãy ô trên Excel
Bước 1:
Tại bảng dữ liệu bạn đang chạy nhấn chọn vào cột muốn đặt tên rồi chọn tab Formulas trên thanh công cụ, rồi chọn tiếp vào Define Name như hình sau đây.
Bước 2:
Trong hộp thoại mới mở ra tiếp nối sẽ có được các mục cần chọn lựa content.
- Name: Nhập tên của dãy vào. Tên cần viết liền hoặc có dấu gạch bên dưới.
- Scope: Khoanh vùng phạm vi của dãy. Chọn Workbook nếu còn muốn cần sử dụng cho file Excel này hoặc có khả năng chọn để cần sử dụng riêng cho 1 Sheet gì đấy.
Nhấn OK để thiết lập cấu hình.
Lúc ấy các tên đã đặt sẽ trưng bày trong phần Use in Formula trong tab Formulas.
Đổi thay Named Range trong Excel
Sau thời điểm định vị tên, bạn cũng luôn có thể căn chỉnh tên, review và tham chiếu của chính bản thân nó.
Để đổi thay Named Range, nhấn vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.
Nếu chứa một list dài các tên, bạn cũng luôn có thể lọc chúng để tìm tên muốn đổi thay.
Bấm Filter ở góc cạnh trên ở ở bên phải của hộp thoại Name Manager. Tiếp nối, chọn loại tên bạn rất thích hiển thị. Bạn cũng luôn có thể chọn nhiều bộ lọc bằng phương thức thức nhấn vào Filter một đợt nữa và chọn tùy chọn khác.
Để xóa toàn bộ các bộ lọc và hiển thị lại toàn bộ các tên, nhấn vào Filter và chọn Clear Filter.
Để sửa chữa thay thế đổi tên hoặc review, chọn tên bạn rất thích căn chỉnh và nhấn vào Edit.
Biên tập Name, Bình luận hoặc cả 2, và bấm OK.
Bạn đã không còn gì căn chỉnh Scope [Khoanh vùng phạm vi] của 1 tên hiện có. Hãy xóa tên và định vị lại một đợt nữa khoanh vùng đúng chuẩn.
Bạn cũng luôn có thể căn chỉnh các ô trong Refers lớn trên hộp Edit Name. Nhưng bạn cũng luôn có thể làm vấn đề này thẳng trực tiếp trên hộp thoại Name Manager [tìm hiểu và khám phá trong phần tiếp sau]. Cách thức căn chỉnh tham chiếu ô Name Manager giống nhau trên cả 2 hộp thoại.
Để sửa chữa thay thế đổi ô hoặc khoanh vùng ô mà tên này đề cập đến trong hộp thoại Name Manager, đầu tiên nên lựa chọn tên bạn rất thích căn chỉnh tham chiếu ô. Tiếp nối, nhấn vào nút mũi tên lên ở ở ở bên phải của hộp Refers lớn.
Hộp thoại Name Manager thu nhỏ dại xuống chỉ từ hộp Refers lớn. Để sửa chữa thay thế đổi tham chiếu ô, hãy làm như sau:
1. Chọn ô hoặc khoanh vùng ô ở trên bảng tính.
2. Nhấn vào nút ở ở ở bên phải của hộp Refers lớn.
Các bạn sẽ cảm nhận tham chiếu ô mới trong hộp Refers lớn và hộp thoại Name Manager đc Phục hồi không thiếu.
Để đồng ý tham chiếu ô mới, nhấn vào nút tích màu xanh da trời lục. Hoặc để hoàn nguyên căn chỉnh trở về tham chiếu ô ban sơ, nhấn vào nút X black color.
Bấm Close để đóng hộp thoại Name Manager.
Xem toàn bộ Defined Name trong workbook Excel
Hộp thoại Name Manager liệt kê toàn bộ các tên Lever bảng tính và Lever workbook mà bạn đã định vị trong workbook, cho dù bảng tính nào đang chạy. Nhưng trong những lúc hộp thoại mở, bạn đã không còn gì thao tác ở trên bảng tính của mình.
Sẽ có được ích nếu chứa một list các tên thẳng trực tiếp ở trên bảng tính hiện giờ. Bằng phương thức thức đó, bạn cũng luôn có thể hòa bình di chuyển bao quanh và ra quyết định tên nào cần đổi thay hoặc tên nào muốn xóa trong những lúc xem thêm list của mình.
Bạn cũng luôn có thể tạo list thẳng trực tiếp trên một vùng trống của bảng tính. List này bao gồm tên Lever bảng tính và workbook có khoanh vùng trong bảng tính hiện tại đang thao tác.
Xem Thêm: Cách tạo và đổi tên người dùng tên facebook nhanh nhất
Để thuở đầu tạo list tên, hãy làm như sau:
1. Cam kết chỗ đứng một vùng trống của bảng tính hiện giờ Vị trí có sẵn hai cột và chọn ô được xem là góc trên bên trái của list.
2. Trong phần Defined Names của tab Formula, bấm Use in Formula và chọn Paste Names hoặc nhấn F3.
Trên hộp thoại Paste Names, bấm Paste Danh sách.
Tên, tham chiếu ô, trị giá và công thức tương xứng của chúng đc ốp vào các ô trên trang tính.
Bây giờ, bạn cũng luôn có thể xem lại list của mình và ra quyết định phải làm những gì với các tên trong những số đó. Bạn cũng luôn có thể xóa list này ở trên bảng tính một lúc không cần nó nữa.
Xóa Name Range trong Excel
Nếu có một số trong những tên không áp dụng nữa, thì rất tốt là xóa chúng đi. Còn nếu như không, list tên sẽ ảnh hưởng lộn xộn và khó chủ tịch.
Để mở Name Manager, nhấp vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.
Trên hộp thoại Name Manager, chọn tên bạn rất thích xóa và nhấn vào Delete. Nhấn OK trên hộp thoại xác thực.
Dùng tên để điều hướng nhanh trong Excel
Nếu tên đề cập đến một khoanh vùng ô, bạn cũng luôn có thể áp dụng tên đó để gấp rút điều hướng đến và chọn khoanh vùng ô.
Để chuyển đến một khoanh vùng đc đặt tên, nhấn vào mũi tên xuống trên hộp Name ở bên trái của thanh Formula và chọn tên bạn rất thích.
Tên Lever bảng tính chỉ hiển thị trong list drop-down của hộp Name, nếu bảng tính đc tạo trong những số đó là bảng tính hiện tại đang thao tác.
Bên cạnh đó, bạn cũng luôn có thể nhập tên cho một khoanh vùng ô muốn chuyển đến trong hộp Name và nhấn Enter. Nhưng hãy chứng minh và khẳng định rằng bạn đã định vị tên. Còn nếu như không, các bạn sẽ cần sử dụng tên đó cho ô hoặc khoanh vùng ô hiện đc chọn.
Dùng tên trong công thức Excel
Dùng Defined Name trong công thức làm cho nó dễ nắm bắt hơn.
Có một số trong những phương thức thức bạn cũng luôn có thể nhập tên vào công thức. Nếu biết đúng chuẩn tên muốn áp dụng, bạn cũng luôn có thể nhập tên thẳng trực tiếp vào công thức.
Bạn cũng luôn có thể áp dụng Formula AutoComplete. Khi nhập công thức, Excel sẽ tự động hóa liệt kê các tên hợp lệ và bạn cũng luôn có thể lựa chọn một tên để nhập chúng vào công thức. Ví dụ, tên Total đc lời khuyên trong bảng tính sau vì khoanh vùng ô đc chọn có tên đó.
Bạn cũng luôn có thể thuở đầu nhập công thức của mình và tiếp nối nhấn vào Use in Formula trong phần Defined Names của tab Formula. Tiếp nối, chọn tên bạn rất thích áp dụng trong công thức từ list drop-down.
Chiêu trò sau cuối để áp dụng tên trong công thức là thuở đầu nhập công thức của bạn và nhấn F3. Tiếp nối, chọn tên bạn rất thích áp dụng trên hộp thoại Paste Name và bấm OK, hoặc nhấn Enter.
Defined Names trong Excel có khả năng cứu giữ cho worksheet của bạn gọn gàng và dễ nắm bắt. Hãy áp dụng tên này cho không chỉ là khoanh vùng ô mà còn cho các trị giá và công thức bạn áp dụng tiếp tục.
Để bài viết liên quan, hãy xem chỉ dẫn dành cho người mới thuở đầu với Microsoft Excel.
Tham khảo:
Chúc tất cả chúng ta triển khai thắng lợi!