Microsoft Excel phiên bản web, hay còn gọi là Microsoft Excel Online, sở hữu một tính năng cho phép người dùng có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa của một file tài liệu cụ thể. Đối với mỗi lần thay đổi, chỉnh sửa mà bạn thực hiện trên một file tài liệu cụ thể nào đó, Excel Online sẽ lưu nó dưới dạng một phiên bản riêng biệt. Do đó, bạn hoàn toàn có thể xem, khôi phục, hoặc download file Excel của mình tại một thời điểm nhất định dưới dạng một phiên bản cụ thể dễ dàng.
Điều này rất hữu ích cho dù bạn là người duy nhất làm việc trên file dữ liệu này, hay đang cộng tác với nhiều người khác. Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng hoàn tác file Excel của mình về một phiên bản chỉnh sửa nào đó trong quá khứ khi file hiện tại đang gặp lỗi nghiêm trọng.
Xem lại lịch sử phiên bản của một file tài liệu trên Microsoft Excel Online
Bạn có thể xem lại các phiên bản trước đó, cũng như những phiên bản đã lưu của một file tài liệu cụ thể trên Microsoft Excel Online một cách dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào File > Info và chọn “Previous Versions”.
Bây giờ, bạn sẽ thấy danh sách liệt kê các phiên bản cũ hơn của file xuất hiện ở phía bên trái màn hình, cùng với ngày và giờ khi từng phiên bản được lưu. Đồng thời, phiên bản hiện tại mà bạn đang làm việc sẽ được đặt ở trên cùng. Bạn cũng sẽ thấy tên của người thực hiện chỉnh sửa và lưu tương ứng của mỗi phiên bản. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang cộng tác nhóm và muốn biết ai đã thực hiện những tinh chỉnh nào.
Chọn một phiên bản mà bạn muốn mở từ danh sách, Excel Online sẽ lập tức hiển thị phiên bản đó trên màn hình.
Đối với tài khoản Microsoft cá nhân, bạn sẽ thấy danh sách 25 phiên bản mới nhất. Đối với tài khoản doanh nghiệp hoặc tài khoản giáo dục, con số này phụ thuộc vào cách thư viện của bạn được định cấu hình.
Khôi phục một phiên bản
Nếu bạn muốn “lấy lại” một phiên bản cũ của file Excel mà mình đang mở, chỉ cần nhấp vào nút “Restore” bên dưới tên phiên bản đó trong danh sách.
Toàn bộ trang web sẽ làm mới và bạn sẽ thấy trên màn hình là phiên bản mà mình vừa chọn. Bây giờ, bạn có thể tiếp tục làm việc trên trang tính như bình thường.
Download một phiên bản
Một tính năng hữu ích khác mà bạn có thể cần đến đó là tải xuống một phiên bản cụ thể của file mà mình đang mở. Bằng cách này, bạn có thể “quay ngược thời gian” trên một file tài liệu Firefox và thậm chí lưu bản sao cục bộ.
Nhấp vào “Download” bên dưới phiên bản mà bạn muốn lưu trong danh sách.
Tùy thuộc vào hệ điều hành mà bạn đang sử dụng, hệ thống sẽ yêu cầu lưu hoặc mở tệp trong Microsoft Excel.
Đóng lịch sử phiên bản
Khi xem lại lịch sử phiên bản của tệp, bạn sẽ ở trong chế độ Viewing hoặc View-Only. Vì vậy, bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tệp. Chế độ xem này chỉ để xem các phiên bản trước mà thôi.
Để đóng lịch sử phiên bản mà không cần khôi phục hoặc download phiên bản trước, bạn chỉ cần đóng tab hoặc sử dụng App Launcher ở trên cùng bên trái để quay về màn hình Excel Online và mở lại sổ làm việc.
Tại thời điểm viết bài, không có tùy chọn nào để bạn chỉ đóng danh sách lịch sử phiên bản file.
Khi làm việc trên Google Docs thì tất cả các phiên bản chỉnh sửa đều được lưu lại thành lịch sử, giúp người dùng kiểm tra lại và có thể khôi phục lại phiên bản nào mình muốn. Tuy nhiên khi bạn làm việc với nhóm người thì làm sao để ẩn phiên bản đã chỉnh sửa trên Google Docs? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách ẩn và xóa lịch sử phiên bản trên Google Docs
1. Cách ẩn lịch sử chỉnh sửa Docs khi làm nhóm
Khi làm việc nhóm trên Docs thì chúng ta không có cách nào để ẩn lịch sử chỉnh sửa, nhưng bạn có thể hạn chế quyền xem phiên bản chỉnh tài liệu. Khi đó người trong nhóm được phép xem tài liệu hiện tại, nhưng không thể xem lịch sử phiên bản, hoặc khôi phục phiên bản nào.
Bước 1:
Bạn mở tài liệu Docs cần thay đổi lại rồi nhấn vào nút Chia sẻ ở góc phải màn hình. Tiếp đến hiển thị giao diện để bạn nhập người muốn chia sẻ tài liệu.
Sau đó hiển thị ngay giao diện khác, nhấn vào nút Người chỉnh sửa rồi chuyển về chế độ Người xem.
Bước 2:
Chúng ta nhập lời nhắn muốn gửi tới họ rồi nhấn nút Gửi ở phía dưới.
Trong trường hợp không muốn tài liệu có sự hạn chế trong việc người xem thì bạn có thể thay đổi thiết lập tại Nhận đường liên kết. Chúng ta sẽ chọn về chế độ bất kỳ ai có đường liên kết.
Cuối cùng khi đã thiết lập xong chế độ chỉ xem tài liệu thì bạn nhấn Xong để gửi lời mời.
2. Cách xóa lịch sử chỉnh sửa Google Docs
Nếu muốn xóa lịch sử chỉnh sửa thì bạn sẽ cần tạo bản sao cho tài liệu. Khi đó, các phiên bản trước đó đã lưu của file đều bị xóa đi và chỉ để lại phiên bản hiện tại mà thôi. Có nhiều cách để tạo bản sao tài liệu khác nhau.
1. Tạo bản sao từ Tệp
Tại giao diện trên tài liệu, bạn nhấn chọn vào mục Tệp rồi chọn tiếp Tạo bản sao.
Lúc này hiển thị thông báo tạo bản sao như hình, nhấn OK để tạo bản sao.
2. Tạo bản sao Docs từ menu lịch sử chỉnh sửa
Nếu bạn muốn sao chép phiên bản hiện tại của tài liệu và xóa tất cả lịch sử khác, nhấn vào mục Tệp > Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản.
Hiển thị giao diện mới, tại đây chúng ta nhìn thấy Phiên bản hiện tại thì nhấn vào biểu tượng 3 chấm rồi chọn Tạo bản sao.
Lúc này hiển thị giao diện để lưu lại bản sao của phiên bản chỉnh sửa này.
Trong quá trình làm việc trên Google Sheets [hay Google trang tính] có một ưu điểm là chúng ta có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa trên trang tính đó. Dựa trên nội dung này chúng ta có thể yên tâm khi chẳng may bị xóa mất dữ liệu cũng có thể khôi phục lại được. Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính [google sheets] cũng như cách xóa lịch sử google drive
Mở chế độ xem lịch sử chỉnh sửa trang
Trong giao diện của google trang tính, chúng ta chọn thẻ File và chọn Version History. Trong mục này chọn tiếp See Version history [phím tắt là Ctrl + Alt + Shift + H]
Bạn đang xem: Xem lịch sử chỉnh sửa file excel
1- cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính google sheets
Khi chọn xong, google Sheets sẽ chuyển sang giao diện xem lại lịch sử. Phía bên phải màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Version history như hình sau:
Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Xem Ảnh Trên Máy Tính, Top 4 Phần Mềm Xem Ảnh Tốt Nhất Trên Windows 7, 8
2- cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính google sheets
Trong cửa sổ này ghi rõ thời gian sửa, phiên bản, tên người sửa. Khi bấm vào từng mục thời gian thì chúng ta sẽ xem lại được nội dung và giao diện cửa sổ google sheets tại thời điểm đó.
Nếu có sự thay đổi về tên của phiên bản google trang tính thì chúng ta có thể chọn mục Only show named version [chỉ hiện tên phiên bản] và chọn để xem các phiên bản trước khi đổi tên.
Khôi phục lại trang tính tại thời điểm trước đó trong lịch sử
Khi chọn 1 thời điểm trong cửa sổ lịch sử để xem nội dung tại thời điểm đó, chúng ta sẽ thấy tại thanh phía trên bên trái màn hình xuất hiện mục
3- cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính google sheets
Mục này cho phép khi bấm vào ô Restore this version thì có thể quay trờ lại thời điểm đó trong lịch sử. Như vậy khi chúng ta vô tình xóa 1 nội dung nào đó [hoặc 1 tài khoản khác xóa nội dung trong file] thì chúng ta hoàn toàn có thể khôi phục lại thời điểm trước khi xóa với tính năng này.
Những thứ mà Google Trang Tính làm được mà Excel chưa thể làm được
Excel trực tuyến và Google trang tính: Lựa chọn nào phù hợp cho bạn
Nếu bạn đang phân vân chưa biết lựa chọn công cụ gì cho việc sử lý dữ liệu, làm việc theo nhóm, nhiều người cùng làm việc và cùng hoàn thành 1 tài liệu bảng tính thì khoá học này cũng dành cho bạn. Những kiến thức cơ bản nhất từ 1 phần mềm bảng tính được trình bày với phong cách ngắn gọn, xúc tích, lại dễ hiểu bởi giảng viên dày dặn kinh nghiệm Nguyễn Đức Thanh sẽ giúp bạn chinh phục bất kì thử thách nào trong việc sử dụng và ứng dụng Google Sheet vào trong công việc. Chi tiết khóa học xem tại:
//csmoawards.com.online/course/preview/google-trang-tinh-su-bo-sung-tuyet-voi-cho-excel