File excell so sánh 2 loại chi phí năm 2024

Trong mỗi doanh nghiệp, doanh thu và chi phí luôn là hai mảng quản trị quan trọng và đi song song với nhau. Để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải giải quyết bài toán tối đa doanh thu và tối ưu chi phí. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu cách quản trị chi phí trong doanh nghiệp.

Quản trị chi phí trong doanh nghiệp là việc tối ưu hóa các nguồn lực bỏ ra nhằm thu lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.

Qua đó, chúng ta thấy được bản chất của việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Đó không phải là tiết kiệm và cắt giảm mà là tối ưu hóa chi phí. Tại sao lại như vậy? Vấn đề đặt ra là các chi phí bỏ ra sẽ luôn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Quản trị chi phí là so sánh giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại. Nếu lợi ích mang lại từ việc bỏ ra chi phí lớn hơn thì chấp nhận. Còn nếu chi phí bỏ ra không mang lợi ích lớn hơn thì từ chối sử dụng chi phí đó.

[TẢI VỀ] File quản lý chi phí Excel:

2. Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Kế toán luôn là bộ phận ghi chép mọi thông tin tài chính của doanh nghiệp, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế diễn ra. Do đó, kế toán là người nắm rõ nhất các chi phí trong doanh nghiệp.

Kế toán chi phí sẽ hỗ trợ người quản trị các chi phí trong doanh nghiệp. Để quản trị chi phí hiệu quả, kế toán chi phí phải am hiểu lĩnh vực hoạt động và mục đích sử dụng của các loại chi phí trong doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp quản trị tốt chi phí cần có quy trình quản trị chi phí hiệu quả. Quy trình cần nêu rõ các hồ sơ chứng từ cần thiết để chứng minh các loại chi phí, các cấp phê duyệt chi phí trong công ty.

3. Quy trình quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Bước 1: Phê duyệt đề xuất thực hiện

Khi phát sinh bất cứ nhu cầu nào liên quan đến chi phí, người thực hiện phải làm đề xuất và xin phê duyệt. Ở bước này, cần quy định rõ ai là người có thẩm quyền phê duyệt. Bước này như một bước thể hiện rằng người có thẩm quyền cho phép thực hiện công việc.

Bước 2: Thu thập báo giá, tìm nhà cung cấp phù hợp và tiến hành thực hiện

Tùy theo mỗi doanh nghiệp mà ở bước này sẽ yêu cầu khác nhau về số lượng báo giá, tuy nhiên phải đảm bảo rằng báo giá có thể được kiểm tra lại bất cứ lúc nào để tránh gian lận.

Sau khi tham khảo báo giá, người thực hiện liên hệ nhà cung cấp phù hợp và thực hiện công việc cho doanh nghiệp. Người thực hiện chú ý báo nhà cung cấp làm hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của doanh nghiệp nhằm mục đích thanh toán nhanh và thuận lợi.

Ở bước này, quy trình cần nêu rõ các loại giấy tờ cần thiết mà mỗi nhà cung cấp cần có để làm thanh toán.

Bước 3: Gửi hồ sơ thanh toán cho kế toán và đợi thanh toán

Đây chính là bước quản trị chi phí.

Kế toán sẽ xem xét lại các khoản chi phí này đã có trong kế hoạch hay chưa, đã được phê duyệt hay chưa, hồ sơ chứng từ đã đầy đủ chưa, có thực sự diễn ra nghiệp vụ này không, giá cả đã cạnh tranh hay chưa..

Nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu thì sẽ được chuyển cho các cấp lãnh đạo phê duyệt. Trong quy trình sẽ thể hiện rõ, các cấp phê duyệt hồ sơ sau kế toán.

Hồ sơ được duyệt hết qua các cấp phòng ban theo quy trình thì sẽ được thanh toán.

Mặc dù, kế toán là bộ phận quan trọng trong việc quản trị chi phí, tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng việc quản trị chi phí là công việc mà bất cứ phòng ban nào cũng phải tham gia và có trách nhiệm trong đó.

4. Các biện pháp hỗ trợ quản trị chi phí

4.1. Xây dựng định mức chi phí

Đối với các chi phí như chi phí xăng xe thì việc thiết lập định mức rất quan trọng trong việc quản trị. Nhờ có định mức mà doanh nghiệp sẽ quản lý được tổng hành trình đi đường và số xăng tương ứng. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc xây dựng định mức chi phí cho một sản phẩm còn là một yêu cầu bắt buộc.

Khi có chi phí thực tế, doanh nghiệp cần so sánh với định mức xem mức vượt định mức là bao nhiêu, nguyên nhân nào gây ra việc vượt định mức.

Việc xây dựng định mức cần trải qua thời gian thực hiện để tìm ra định mức phù hợp cho từng loại chi phí và cần có sự phối hợp giữa nhiều phòng ban. Doanh nghiệp phải chấp nhận việc không thể đưa ra một định mức chuẩn ngay từ đầu mà cần áp dụng và thay đổi linh hoạt cho đến khi xác định được định mức tối ưu nhất.

\>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 167.000đ/THÁNG

4.2. Phân loại chi phí

Doanh nghiệp có thể phân loại chi phí theo nhiều cách khác nhau nhằm mục đích quản trị chi phí hiệu quả. Chi phí có thể được phân loại thành: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc bất cứ cách phân loại nào khác do doanh nghiệp tự phân chia mà đảm bảo rằng cách phân loại đó là hợp lý với doanh nghiệp của mình.

Hơn ai hết, doanh nghiệp là người hiểu rõ nhất chính mình. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ tự mình tìm được cách phân loại phù hợp để quản trị chi phí, không nhất thiết phải cứng nhắc theo bất cứ tiêu chuẩn nào.