File theo dõi công nợ theo tuổi nợ

Công nợ luôn là vấn đề “khó nhằn” khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Quản lý công nợ không tốt, doanh nghiệp đối mặt với tình trạng nợ xấu tràn lan, chiếm dụng vốn và thất thoát tài chính nặng nề,…Bởi vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu file theo dõi công nợ hiệu quả nhất giúp CEO theo sát các khoản nợ phải thu, nắm chắc các khoản nợ phải trả, đảm bảo tình hình tài chính luôn được bảo toàn và ổn định.

Xem thêm : Công nợ là gì ? Doanh nghiệp làm thế nào để quản trị công nợ hiệu suất cao

1. Các tài liệu cần chăm sóc trên bảng excel theo dõi công nợ

Để đảm bảo quản lý công nợ hiệu quả nhất, CEO cần đặc biệt quan tâm đến các dữ liệu sau đây trong file theo dõi công nợ bằng excel:

1.1 Data người mua

Các dữ liệu về khách hàng đóng vai trò quan trọng trong file excel theo dõi công nợ, giúp CEO dễ dàng nắm bắt, tìm kiếm và quản lý công nợ của từng người một cách hiệu quả. Thông thường, data khách hàng sẽ bao gồm các thông tin như: số thứ tự, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại,…

Đặc biệt, thông tin người mua càng nhiều, thì việc quản trị sẽ càng chi tiết cụ thể và thuận tiện hơn .

1.2 Công nợ cụ thể

Để bảo vệ quản trị hiệu suất cao những khoản công nợ phải thu và phải trả, doanh nghiệp / tổ chức triển khai cần lập bảng công nợ chi tiết cụ thể với những thông tin về :

• Mã người mua, tên người mua, địa chỉ ( được update tự động hóa theo mã người mua đã nhập liệu ở phần data người mua ) .
• Ngày / tháng / năm ghi nhận công nợ .
• Số tiền phải thu, số tiền đã giao dịch thanh toán ( tổng thể hoặc một phần ), ngày giao dịch thanh toán .
• Công nợ hiện tại, …

Khi đó, chỉ cần nhìn vào bảng theo dõi công nợ bằng excel, CEO có thể dễ dàng nắm bắt, theo dõi sát sao từng khoản công nợ của khách hàng/đối tác; ghi nhận chi tiết ngày/ tháng lấy hàng và thanh toán của từng người; đã thu bao nhiêu tiền và còn nợ bao nhiêu,…một cách đầy đủ và rõ ràng. 

1.3 Kỳ hạn nợ, tuổi nợ, kỳ hạn giao dịch thanh toán

File quản lý công nợ bằng excel cũng cần cập nhật đầy đủ các dữ liệu về kỳ hạn nợ, tuổi nợ, kỳ hạn thanh toán..Giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình trạng, thời gian của từng khoản nợ mà doanh nghiệp cần thu hoặc cần trả. Từ đó, nhanh chóng đưa ra kế hoạch, biện pháp thu hồi, chi trả hợp lý.

1.4 Các thông tin về hóa đơn, hợp đồng

Hóa đơn, hợp đồng là chứng từ quan trọng, được lập nên để ghi nhận những thông tin về hoạt động giải trí bán hàng, phân phối và phân phối mẫu sản phẩm, dịch vụ. Mỗi hóa đơn, hợp đồng đều gồm có : ngày / tháng / năm lập hóa đơn ; tên tổ chức triển khai, mã số thuế, địa chỉ ( của cả nhà bán hàng và người mua ) ; tên sản phẩm & hàng hóa, mã sản phẩm & hàng hóa ; số lượng, đơn giá, thành tiền. Do đó, cần dựa vào hóa đơn, hợp đồng để nhập liệu những thông tin về số tiền, tuổi nợ, kỳ hạn giao dịch thanh toán, … trong bảng theo dõi công nợ một cách đúng chuẩn nhất .
Chú ý :

• Hóa đơn, hợp đồng cần có khá đầy đủ chữ ký của cả bên mua và bên bán .
• Cần tàng trữ lại hóa đơn, hợp đồng để có cơ sở so sánh và tránh xảy ra thực trạng tranh chấp sau này .

2. Mẫu file theo dõi công nợ bằng excel 

Quản lý công nợ bằng excel là một trong những phương pháp theo dõi và kiểm soát công nợ hiệu quả, tối ưu nhất. Giúp thống kê, phân loại, tìm kiếm và lưu trữ các dữ liệu về công nợ nhanh chóng. Từ đó, chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt đầy đủ từng khoản công nợ của từng đối tượng, tránh tối đa tình trạng bỏ sót công nợ, làm tổn thất đến tài chính hoặc uy tín của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống theo dõi công nợ hiệu suất cao, dễ sử dụng lại không phải là điều thuận tiện so với nhiều CEO, đặc biệt quan trọng là những CEO không có nhiều kinh nghiệm tay nghề, kiến thức và kỹ năng về kinh tế tài chính .

Bởi vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp một số mẫu file theo dõi công nợ bằng excel tối ưu, được áp dụng hiệu quả trong nhiều mô hình, lĩnh vực khác nhau. Đó là:

2.1 Mẫu file theo dõi công nợ phải thu

File theo dõi công nợ phải thu thể hiện chi tiết và rõ ràng: Data khách hàng, số nợ, tuổi nợ, tình trạng, thời gian đến hạn thanh toán của từng người..Từ đó, giúp CEO:

Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh thực phẩm đông lạnh không thể bỏ lỡ

• Dễ dàng chớp lấy và quản trị kỳ hạn giao dịch thanh toán của người mua, lên giải pháp tịch thu nợ hiệu suất cao, tránh tối đa thực trạng bị chiếm hữu vốn .
• Tự động tổng hợp công nợ, phân tách rạch ròi giữa những khoản nợ cũ và mới, tránh xảy ra thực trạng chồng chéo, nhầm lẫn .
• Trích xuất tự động hóa bảng tác dụng những đối tượng người tiêu dùng có công nợ cao nhất, cần tịch thu sớm nhất, gỡ bỏ nợ xấu, chiếm hữu vốn ..

2.2 Mẫu file theo dõi công nợ phải trả

File theo dõi công nợ phải trả gồm có thông tin nguồn vào của đối tác chiến lược / nhà cung ứng mà doanh nghiệp mình đang nợ, số nợ, tuổi nợ, thời hạn mà từng đối tác chiến lược / nhà phân phối cho nợ, được nợ bao nhiêu và khi nào chi trả, … Giúp CEO :

• Nắm bắt đúng chuẩn từng khoản nợ theo tuổi nợ, sắp xếp thời hạn trả nợ theo mức độ ưu tiên. Không để nợ quá hạn, phát sinh thêm lãi gây tiêu tốn lãng phí, thất thoát tiền của doanh nghiệp .
• Liên tục update lại mỗi khi có thêm khoản nợ phát sinh hoặc khi chi trả được một khoản công nợ nào đó. Đảm bảo không khoản nợ nào bị bỏ sót, nhầm lẫn .
• Chứng minh năng lực kinh tế tài chính, khẳng định chắc chắn mức độ uy tín với nhà cung ứng và đối tác chiến lược .

Đặc biệt, file quản trị công nợ excel này sẽ tự động hóa đo lường và thống kê và trích xuất thành báo cáo giải trình một cách khoa học, logic với những biểu đồ, bảng biểu được ghi chú, lý giải rõ ràng. Giúp CEO ngay lập tức có cái nhìn tổng quan về tình hình công nợ của doanh nghiệp theo từng tháng, nhanh gọn phát hiện những dịch chuyển thường để kịp thời kiểm soát và điều chỉnh, tránh tối đa rủi ro đáng tiếc không đáng có .

3. Sở hữu ngay mẫu file excel theo dõi công nợ mới nhất, hiệu suất cao nhất trong vòng 5 phút !

👉 Tất tần tật những mẫu file quản trị công nợ đã được tích hợp không thiếu trong Bộ công cụ KIỂM SOÁT DÒNG TIỀN CHẶT CHẼ HIỆU QUẢ. Là thành quả nghiên cứu và điều tra kỹ lưỡng của đội ngũ chuyên viên có hơn 20 năm kinh nghiệm thực chiến. Giúp CEO trấn áp những khoản công nợ một cách thuận tiện, hạn chế tối đa những rủi ro đáng tiếc làm thất thoát kinh tế tài chính doanh nghiệp, với : – Hệ thống bảng biểu tự động, cùng những công thức kiến thiết xây dựng sẵn, tương hỗ trọn vẹn quy trình xác lập đúng mực những nguồn vốn, giám sát đúng chu kỳ luân hồi quay vòng vốn .

– Phương pháp theo dõi những khoản công nợ theo thời hạn để có giải pháp tịch thu và giải phóng dòng tiền dứt điểm. Chấm dứt triệt để thực trạng nợ xấu gây chiếm hữu vốn, tăng ngân sách .