Hạch toán kép là gì

• Để đơn giản trong việc ghi nhận vào sổ sách kế toán, Bộ tài chính đã mã hóa những đối tượng kế toán phát sinh [gồm tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí] bằng Danh mục hế thống tài khoản [DMHTTK]theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006
• Bảng danh mục này được chia làm 9 loại từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9 [Gồm số hiệu và tên gọi của từng loại tài khoản].
• Vì sao gọi là tài khoản loại 1 và vì sao gọi là tài khoản loại 2. loại 9, các anh chị đọc chi tiết phần viết bên dưới các anh chị sẽ hiểu rõ.

Tài khoản loại 1 là tài khoản bắt đầu bằng số 1:
Ví dụ tài khoản 111: Tiền mặt
Ví dụ tài khoản 156: Hàng hóa
Tài khoản loại 2 là tài khoản bắt đầu bằng số 2:
Ví dụ tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình

=>Từ đây suy ra, vậy tài khoản loại 3 là tài khoản bắt đầu bằng số 3; Tài khoản loại 4 bắt đầu bằng số 4; Tài khoản loại 5 bắt đầu bằng số 5; Tài khoản loại 6 bắt đầu bằng số 6; Tài khoản loại 7 bắt đầu bằng số 7; Tài khoản loại 8 bắt đầu bằng số 8; Tài khoản loại 9 bắt đầu bằng số 9.

Lưu ý:Để hiểu rõ tính chất của từng loại tài khoản như thế nào, các bạn có thể tham khảo bài viết Tính chất của từng loại tài khoản từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9 trong các bài viết tiếp theo.

• Nguyên tắc hạch toán kế toán kép:một khi ghi nợ một tài khoản này thì sẽ phải ghi có một tài khoản khác [Tức không được ghi đơn một tài khoản]. Tổng số tiền ghi bên nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên có.
• Trước khi hạch toán được ghi nợ và ghi có của một tài khoản. Kế toán sẽ phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó chắc chắn rằng nó sẽ ảnh hưởng ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản kế toán [Tức là ảnh hưởng từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9] tài khoản nào ghi nợ và tài khoản nào ghi có

Ví dụ 1:

Ông Nguyễn Văn A góp vốn bằng tiền mặt vào công ty ABC với số tiền là 200 triệu đồng vào ngày 1/1/2014.

Như vậy với nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trên thì kế toán cần làm những công việc để ghi sổ kế toán nghiệp vụ trên như thế nào?

Giải:

Bước 1:Kế toán lập phiếu thu tiền mặt gồm ít nhất là 3 liên, kế toán giữ 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên, và người nhận vốn góp giữ 1 liên. [Vui lòng xem Phiếu thu bên dưới]

Bước 2:Sau đó kế toán căn cứ vào phiếu thu, Kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh xem ảnh hưởng đến những tài khoản kế toán nào?

Tiền mặt tăng -> Tiền mặt là Tài khoản số 111, thuộc Tài khoản loại 1, tăng ghi bên Nợ
Nguồn vốn kinh doanh tăng-> Nguồn vốn kinh doanh là 411, Tài khoản loại 4, tăng ghi bên Có

Bước 3:Sau khi đã xác định được ảnh hưởng tăng giảm tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí, kế toán tiến hành hạch toán ghi vào trong sổ sách kế toán. Tuần tự ghi vào từng loại sổ như sau:

Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung [Vui lòng xem Sổ nhật ký chung bên dưới]

Tiếp theo, ghi vào Sổ cái 111 và Sổ cái 411 [Vui lòng xem Sổ cái bên dưới]

Ví dụ 2:

Công ty ABC là công ty thương mại bán Laptop. Ngày 5/1/2014, công ty có mua của Công ty Phong Vũ 2 chiếc máy laptop chưa trả tiền với hóa đơn số 00032 được viết như sau:

Như vậy với nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên trên thì kế toán cần làm những công việc để ghi sổ kế toán nghiệp vụ trên?

Giải:

Bước 1: Kế toán kho căn cứ trên hóa đơn tài chính và biên bản bàn giao hàng hóa, tiến hành lập tối thiếu 2 liên phiếu nhập kho, và chuyển cho thủ kho 1 liên để thủ kho ghi vào thẻ kho. [Vui lòng xem phiếu nhập kho bên dưới]

Bước 2: Kế toán kho tiến hành phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp,

Hàng tồn kho tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ 156 [Hàng hóa]

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ tăng thuộc tài khoản loại 1=>Tăng Ghi bên Nợ TK 133 [Thuế GTGT]

Phải trả cho người bán tăng do chưa trả tiền thuộc tài khoản loại 3=> Tăng Ghi bên Có TK 331 [Phải trả nhà cung cấp]

Bước 3: Sau khi đã xác định tăng giảm của từng loại tài khoản, kế toán tiến hành tuần tự ghi vào các loại sổ kế toán như sau:

>Đầu tiên ghi sổ nhật ký chung [Vui lòng xem Sổ nhật ký chung bên dưới]

>Tiếp theo ghi Sổ cái của từng tài khoản TK 156; TK 133; TK 331 [Vui lòng xem Sổ cái bên dưới]

>Tiếp theo ghi vào Sổ chi tiết của hàng Tồn kho, [Vui lòng xem Sổ chi tiết của máy dell và Sổ chi tiết của Máy HP bên dưới] vàSổ chi tiết của người bán

Hy vọng bài viết này sẽ giúp cho các bạn thấy được và hiểu được ý nghĩa của Danh mục hệ thống tài khoản và nguyên tắc hạch toán kép trong kế toán. Cũng như hiểu sâu hơn về cách ghi nhận tuần tư vào sổ dựa theo 2 ví dụ trên. Các bạn đón đọc chuyên đề tiếp theo sẽ giúp các bạn hiểu sâu hơn về tính chất của từng tài khoản kế toán.