ERP có nghĩa là Enterprise Resource Planning, đây là thuật ngữ trong tiếng Anh để mô tả về hệ thống quản lý hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP quản lý các nguồn lực trong doanh nghiệp như là: con người, tài chính kế toán, hàng hóa, dữ liệu thông tin,... của doanh nghiệp.
ERP là một hệ thống phân phối và sử dụng các nguồn lực có hiệu quả nhằm dễ dàng chia sẻ mọi dữ liệu thông tin và tạo sự liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nó được coi là phương pháp quản lý tổng thể và tối ưu trong các doanh nghiệp. Hiện nay, ERP trở thành yếu tố quan trọng và khó có thể thiếu trong chiến lược của các doanh nghiệp.
1.2ồn gốc của ERP
Vào đầu những năm 1900, các doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm những giải pháp để quản lý một khối lượng lớn thông tin trong doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đã gặp
Các chức năng quản lý trong thệ thống ERP
không ít những rắc rối liên quan đến việc kết nối hệ thống và kiểm soát thông tin hoạt động giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Các rắc rối này đến từ việc mỗi bộ phận trong doanh nghiệp, sử dụng những phần mềm khác nhau và không liên kết được do sự khác biệt về thiết kế hệ thống. Vấn đề này gây cản trở các doanh nghiệp, khiến họ khó nắm rõ các thông tin dữ liệu hoạt động trong tổ chức.
Lúc này, các doanh nghiệp đã đưa ra những cách thức và mô hình nhằm quản lý hóa dữ liệu nhằm tạo sự liên kết, dễ dàng chia sẻ các thông tin hoạt động của tổ chức giữa những bộ phận với nhau trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP đã bắt đầu xuất hiện nhằm giải quyết các vấn đề quản lý mà rất nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ đang mắc phải. ERP đã được phát triển và cải thiện dần qua các giai đoạn để tạo ra những phiên bản phù hợp và tốt nhất đối với từng doanh nghiệp khác nhau.
Từ năm 1990 đến nay, nó đã trở thành một hệ thống mà rất nhiều doanh nghiệp đã đưa vào sử dụng để thuận tiện trong việc quản lý và vận hành tổ chức. Sự ra đời và phát triển của hệ thống ERP đã giúp cho nhiều doanh nghiệp giải quyết được các khó khăn trong việc quản lý và liên kết chặt chẽ với dòng thông tin doanh nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
1.Đă ̣c trưng của ERP
Hệ thống ERP được đánh giá cao và sử dụng nhiều bởi vì nó mang những tính năng tối ưu nhằm giải quyết nhanh gọn các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Những đặc trưng của hệ thống ERP:
1.3 Tổng hợp thông tin
ERP có chức năng quản lý và tổng hợp khối lượng lớn các dữ liệu thông tin trong tổ chức. Nhờ đặc trưng này mà các doanh nghiệp đều có thể sử dụng, khai thác những thông tin nội bộ một cách nhanh chóng và dễ dàng.
1.3 Liên kết thông tin liền mạch
Hệ thống ERP ngoài việc tổng hợp và quản lý tất cả các loại thông tin do doanh nghiệp nắm giữ thì nó còn hợp lý hóa việc trao đổi thông tin bằng cách liên kết với từng hệ thống quản lý. Để việc trao đổi thông tin các hoạt động diễn ra nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao thì cần phải có một hệ thống liên kết thông tin một cách liền mạch. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi kiểm soát mọi thông tin và các hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhịp nhàng hơn.
1 Chức năng cơ bản của ERP
những chiến lược đào tạo phù hợp với năng lực của từng người, nhằm nâng cao được tính cạnh tranh, phát triển trong tổ chức. Việc đào tạo nhân lực có chiến lược, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ các nguồn lực vào đúng vị trí phù hợp với năng lực của mỗi cá nhân ở mỗi bộ phận trong tổ chức. Ngoài ra, chức năng này cũng quản lý tất cả các quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Đưa ra các đề mục quan trọng cần doanh nghiệp phải giải quyết, phân loại, sắp xếp trình tự công việc, rà soát và cập nhập tiến trình ở mỗi chiến lược hạng mục mà doanh nghiệp đang thực hiện.
1.1. Quản lý sản xuất [Manufacture Control]
Thông thường, các doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực hoạt động sản xuất hàng hóa sẽ tích hợp chức năng quản lý sản xuất vào hệ thống ERP. Chức năng này có nhiệm vụ thực hiện và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến quá trình sản xuất như là: lập kế hoạch sản xuất hàng hóa, thu mua các nguyên vật liệu thô, phân bổ nguồn lực và quản lý từng giai đoạn trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chức năng này cũng liên tục đưa ra các số liệu báo cáo bằng hình ảnh, biểu đồ về thực trạng sản xuất giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các chiến lược và phương án kịp thời trong mọi tình huống. Hơn nữa chức năng này còn phân tích rõ chi phí sản xuất một sản phẩm nhằm giúp doanh nghiệp cân nhắc kỹ càng việc sản xuất dài hạn có phù hợp hay không. Ngoài ra nó còn giúp cho doanh nghiệp nắm rõ tình trạng và số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi giai đoạn nhất định.
1.1. Quản lý mua hàng [Purchase Control]
Hệ thống ERP có thể được xây dựng thêm chức năng quản lý mua hàng nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh đặt mua những sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp. Chức năng quản lý mua hàng được tự động hóa các quy trình để thực hiện các nhiệm vụ như sau: theo dõi các hợp đồng, lập đơn mua hàng, tạo các mục chi phí thanh toán cho các nhà cung cấp sản phẩm, tạo bảng chi phí thuế cho các lô hàng, theo dõi lộ trình đơn hàng, phân tích các cách thức mua hàng,... Ngoài ra chức năng này còn cho phép truy cập các chứng từ hóa đơn liên quan đến việc thu mua các mặt hàng một
cách tiện lợi và nhanh chóng. Đáp ứng được các nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp về việc thu mua các sản phẩm và nguyên liệu đầu vào.
1.1. Quản lý bán hàng [Sales Control]
Chức năng quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có những báo cáo tổng quát về tình hình bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Hệ thống có thể xử lý một loạt quy trình liên quan đến bán hàng, bao gồm việc quản lý các chiến lược kinh doanh, báo giá sản phẩm và dịch vụ, quản lý đơn hàng, xác nhận hàng tồn kho, đăng ký thông tin vận chuyển và xuất hóa đơn. Ngoài ra, chức năng này còn tạo ra các báo cáo đa dạng liên quan đến quá trình bán hàng như là phân tích so sánh hiệu suất bán hàng, doanh thu bán hàng, tình hình bán hàng mỗi tháng theo từng chi nhánh. Tùy vào từng mô hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ tích hợp chức năng quản lý bán hàng khác nhau.
1.1. Quản lý tồn kho [Stock Control]
Chức năng quản lý tồn kho thực hiện việc lưu trữ số lượng lớn thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, vật liệu có trong kho thuộc quản lý của doanh nghiệp. Khi mua bán hoặc lưu trữ hàng hóa, chức năng này phản ánh rõ số liệu sản phẩm được xuất – nhập trong hệ thống quản lý. Nhờ cập nhật nhanh chóng số liệu sản phẩm trong kho lưu trữ, phân loại hàng hóa theo các nhóm, quy định rõ về vị trí, khiến cho việc quản lý, kiểm kê số lượng các mặt hàng trở nên thuận tiện và không tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, thông qua các báo cáo thông tin số lượng về sản phẩm, chức năng này cũng cho phép doanh nghiệp đưa ra những thay đổi trong chiến lược bán hàng để giảm số lượng tồn kho và luôn ở tình trạng ổn định. Đây cũng là một trong số những chức năng quan trọng trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó chức năng quản lý tồn kho cũng
Đây là ưu điểm lớn nhất của ERP vì nó cho phép tích hợp nhiều chức năng quản lý khác nhau trong cùng một hệ thống nhằm đáp ứng nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Nhờ ưu điểm này mà các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết chặt chẽ với nhau tạo hành một thể thống nhất. Việc tích hợp nhiều chức năng quản lý và đồng bộ các dữ liệu thành một khối tổng hợp có thể giúp doanh nghiệp thu thập tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp vào một vị trí nhất định.
Ví dụ: Các tài liệu, hợp đồng, biểu mẫu,...được đưa vào hệ thống quản lý thông tin các biểu mẫu chung của doanh nghiệp.
Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có được một cái nhìn toàn diện cho từng bộ phận, chức năng quản lý và các nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện khác.
2 Quản lý dựa trên thời gian thực
Nhờ việc tích hợp các chức năng quản lý vào cùng một hệ thống, doanh nghiệp có thể truy xuất, kiểm tra, tìm kiếm các thông tin trong nội bộ giữa các bên mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh hiện tại theo thời gian thực.
Ví dụ: Cập nhật mọi thông tin nhân sự, chi phí vận hành, chi phí sản xuất, doanh thu, lợi nhuận, giờ công nhân viên, tình trạng mua bán hàng hóa, hàng tồn kho,...
Đây là một điểm mạnh vì hệ thống liên tục cập nhật các số liệu mới theo thời gian thực tế giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về từng chức năng bộ phận, từ đó đưa ra những quyết định - chiến lược mới trong kinh doanh. Tránh được những rủi ro gây nhầm lẫn về số lượng hàng hóa sản phẩm do hệ thống không cập nhập liên tục và kịp thờiêm vào đó, doanh nghiệp có thể triển khai các phương án sử dụng nguồn lực trong tổ chức một các hiệu quả hơn. Đồng thời các nhân viên cũng có thể tìm hiểu, tham khảo thông tin, tình trạng thực tế của doanh nghiệp để có định hướng phát triển bản thân riêng.
2 Hiệu quả trong kiểm soát nội bộ
Bất cứ mô hình doanh nghiệp nào cũng đòi hỏi cần phải có sự minh bạch giữa các bên và phòng tránh rủi ro từ những yếu tố bên ngoài. Do đó, hệ thống ERP cũng mang lại nhiều lợi ích cho việc vận hành và kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Hệ thống tự động phát hiện ra các sai sót trong quy trình hoạt động và các rủi ro khác từ đó gửi những cảnh báo khắc phục ngay lập tức. Hạn chế sự gian lận trong tổ chức bởi các kẽ hở của hệ thống bằng cách cải thiện quy trình làm việc. Ngoài ra ERP còn giúp doanh nghiệp kiểm soát được mọi thông tin, nắm rõ mọi hoạt động của từng bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Các nhà quản lý có thể nắm rõ hiệu suất bán hàng trong ngày, trạng thái hàng tồn kho và tiến độ sản xuất thông qua các bản bảo cáo chi tiết.
2 Phân tích và đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng
Trong một số trường hợp khẩn cấp, hệ thống ERP có khả năng phân tích tức thì khối lượng dữ liệu khổng lồ và nhanh chóng đưa ra các phương án hay quyết định để kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh. Với ưu điểm này doanh nghiệp không phải tốn nhiều thời gian để phân tính và giải quyết các vấn đề không quá phức tạp. Chức năng này sẽ hữu dụng trong những tình huống cần ra quyết định nhanh chóng và ngay lập tức.
2 Tạo ra mạng lưới nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống ERP có thể tạo ra được mạng lưới nội bộ trong doanh nghiệp, nhờ việc liên kết và chia sẻ nhanh chóng các dữ liệu thông tin với nhau. Hệ thống cũng có thể tích hợp thêm chức năng khác như liên lạc, cập nhật và hiển thị hoạt động của cá nhân hay bộ phận. Điều này giúp các bộ phận chức năng biết được trạng thái gần nhất để dễ dàng liên lạc, trao đổi công việc với nhau hơn.
2 Bảo mật dữ liệu thông tin
Hầu hết các doanh nghiệp đều biết vấn đề bảo mật dữ liệu thông tin trong tổ chức là cực kỳ quan trọng. Các dữ liệu thông tin như mã số cá nhân, số thẻ tín dụng, thông tin cá nhân của khách hàng, lịch sử giao dịch của công ty với các đối tác,... cần phải được lưu trữ và bảo mật cẩn thận. Do đó vấn đề bảo mật thông tin nội bộ cũng được các doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng và đặt lên hàng đầu. Vấn đề rò rỉ dữ liệu thông tin của doanh nghiệp là vô cùng nguy hiểm. Bởi vì nó gây ra những hậu quả mà một doanh nghiệp không thể kiểm soát được nếu không có các biện pháp ngăn chặn. Khi bảo mật của doanh nghiệp thấp sẽ đem lại những rắc rối hay thậm chí là những thiệt hại rất lớn đối với tổ chức đó. Ngoài ra thông tin cá nhân khách hàng bị lộ sẽ để lại hình ảnh xấu cho doanh nghiệp. Dữ liệu thông tin trong tổ chức rất đa dạng vì vậy mức độ quan trọng và tính bảo mật của nó cũng khác nhau. Hệ thống ERP được thiết lập để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong nội bộ tổ chức và tăng cường khả năng bảo mật đối với các vấn đề quan trọng. ERP có thể ngăn chặn việc rò rỉ thông tin từ bên trong bằng cách đưa ra hạn chế về quyền truy cập với một số dữ liệu không thuộc quyền hạn của cá nhân hay bộ phận được phép.
- Hạn chế của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp
Không phủ nhận hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn có những mặt hạn chế nhất định trong việc thiết lập và phát triển hệ thống.
3 Tốn nhiều chi phí thực hiện – bảo trì hệ thống
Việc triển khai thiết lập ERP giúp các doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ thông tin nội bộ, tối ưu hóa việc quản lý dòng thông tin dữ liệu giữa các bộ phận. Vì vậy, ERP phù hợp với các doanh nghiệp đang phải những khó khăn như sau:
Doanh nghiệp đang làm việc dưới bộ máy các bộ phận chức năng phức tạp và bị tách rời, thiếu sự liên kết trong nội bộ. Doanh nghiệp đang vận hành một bộ máy lớn nhưng hiệu quả công việc thấp. Doanh nghiệp không thể kiểm soát chi tiết được các vấn đề trong mỗi bộ phận. Doanh nghiệp chưa tự động hóa các quy trình làm việc.
- Quy trình lựa chọn và triển khai hê ̣thống ERP:
5 Lựa chọn hê ̣thống ERP phù hợp với doanh nghiê p̣ .1 Xác định mục tiêu
Để xây dựng một hệ thống ERP đúng theo mong muốn thì điều đầu tiên doanh nghiệp cần phải xác định rõ các định hướng trong tương lai. Mục tiêu xây dựng hệ thống tốt nhất là nên dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp. Chính những khuyết điểm, sai sót trong hệ thống sẽ giúp doanh tìm ra những điểm cần khắc phục trong hệ thống. Tùy thuộc vào tầm nhìn và dự định khác nhau trong mỗi doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu xây dựng hệ thống ERP khác nhau.
Doanh nghiệp nên đưa ra những mục tiêu cụ thể rõ ràng và tốt hơn hết là có chiến lược tầm nhìn dài hạn. Bởi vì, xây dựng một hệ thống lâu dài giúp doanh nghiệp giảm bớt những gánh nặng về chi phí nâng cấp, phát triển hệ thống thường xuyên.
.1 Xác định tình trạng thực tế của hệ thống
Để phát triển hoặc xây dựng hệ thống ERP trong doanh nghiệp thì việc xác định tình trạng thực tế hệ thống đang vận hành có tương thích với các phần mềm, cấu hình bộ máy hay không. Việc xác định thực trạng này thường được các doanh nghiệp dựa theo 4 chức năng sau đây:
Cơ cấu tổ chức: Xác định rõ cấu trúc mô hình tổ chức ở hiện tại và trong tương lai, nhiệm vụ vai trò của các bộ phận, phòng ban, xây dựng các bản mô tả công việc của từng vị trí một cách chi tiết, rõ ràng. Hệ thống: Xác định phần cứng, phần mềm, thiết bị trao đổi dữ liệu thông tin giữa các bộ phận với nhau, hệ thống internet,... Quy trình vận hành: Xác định kĩ các quy trình làm việc ở mỗi bộ phận phòng ban, số lượng nhân viên trong tổ chức. Hệ thống nào có thể đáp ứng càng nhiều các
yêu cầu của doanh nghiệp thì sẽ được đánh giá cao thông qua việc cân nhắc xây dựng. Quy định chính sách: Xác định các chính sách rõ ràng ở từng vị trí, bộ phận chức năng, quy định về hiệu quả công việc,... .1 Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu
Đây là bước được thực hiện bởi các nhóm đánh giá hệ thống ERP. Họ sẽ thảo luận, đánh giá dựa vào mục tiêu và tình trạng thực tế của hệ thống trong doanh nghiệp, từ đó chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu xây dựng hệ thống.
Hồ sơ yêu cầu dự thầu chủ yếu có 2 nội dung sau:
Bảng mô tả, liệt kê các yêu cầu nghiệp vụ. Bảng mô tả, liệt kê các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.
Hồ sơ yêu cầu dự thầu thường được bộ phận IT trong doanh nghiệp thực hiện. Bởi vì, họ hiểu rõ hệ thống và cần phải báo cáo đưa ra các thông số kỹ thuật phù hợp với hệ thống phần mềm của doanh nghiệp. Ngoài ra các quy trình vận hành, quy định chính sách ở mỗi phòng ban được xây dựng cụ thể theo bộ phận phòng ban quản lý có chuyên môn đối với bộ phận mình phụ trách.
.1 Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cũng cần xây dựng một bảng chỉ tiêu đánh giá cụ thể để xác định rõ các mức độ quan trọng khác nhau cho mỗi tiêu chí của việc lựa chọn hệ thống.
Ngoài ra, cần chuẩn bị thêm bảng đánh giá các nhà cung cấp. Trong bảng này sẽ đưa ra một số tiêu chí đánh giá nhà cung cấp như sau:
Năng lực chuyên môn, kinh nghiệm thầu và triển khai hệ thống, nghiệp vụ tổ chức, khả năng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, dịch vụ bảo hành nâng cấp phiên bản mới theo quy định của nhà nước.
Doanh nghiệp buộc phải đề ra bảng đánh giá hệ thống và đánh giá nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về ERP từ đó đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác.
Bước đầu tiên trong quá trình triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ phải khảo sát tình hình thực tế nội bộ. Doanh nghiệp phải làm việc trực tiếp, để nắm rõ thực trạng về các phòng ban, bộ phận, chức năng trong tổ chức. Từ đó làm nền tảng để đưa ra các báo cáo chi tiết cho việc triển khai hệ thống ERP được tốt nhất.
2ân tích – thiết kế hệ thống
Ở bước này, một nhóm chuyên môn sẽ lên kế hoạch phân tích tình trạng hệ thống. Xem xét hệ thống đang vận hành tương thích và đáp ứng được như thế nào. Sau đó sẽ bắt đầu đến công đoạn thiết kế hệ thống sao cho phù hợp với tình trạng hệ thống hiện tại.
- Lập trình
Nhà cung cấp sẽ lập trình hệ thống theo đúng yêu cầu mà doanh nghiệp đã đưa ra, dựa vào các tài liệu phân thích và thiết kế trước đó. Hơn nữa, việc lập trình sẽ tốn một khoản thời gian tùy thuộc vào mức độ phức tạp của từng chức năng bộ phận mà doanh nghiệp yêu cầu.
- Test hệ thống
Sau khi hoàn thành việc lập trình, nhà cung cấp sẽ kiểm tra hệ thống bằng cách thử vận hành. Ở quá trình chạy thử sẽ kiểm tra các chức năng bộ phận sau khi hoàn tất có bị sung đột với các chức năng phầm mềm khác hay không và sẽ thấy được các lỗi của hệ thống. Nhà cung cấp sẽ chỉnh sửa các vấn đề được tìm thấy trong khi chạy thử đến khi nào hệ thống không còn lỗi và vận hành một cách ổn định thì sẽ chuyển giao cho doanh nghiệp.
- Nghiệm thu và đánh giá.
Đến giai đoạn nghiệm thu và đánh giá, nhà cung cấp sẽ chuyển giao hệ thống cho doanh nghiệp, đồng thời họ sẽ hướng dẫn bộ phận IT cách điều phối và sử dụng các chức năng bộ phận. Đây là giai đoạn quan trọng vì sau khi thiết lập vào hệ thống thực tế đòi hỏi quá trình vận hành các hoạt động phải diễn ra thật nhịp nhàng và không để xảy ra các sai sót khiến doanh nghiệp phải chịu những thiệt hại lớn.
- Bảo trì và nâng cấp hệ thống
Dù đã được nhà cung cấp kiểm tra nhiều lần thông qua các quy trình khác nhau, nhưng trong quá trình vận hành thực tế ở doanh nghiệp thì đôi khi vẫn có các sự cố phát sinh đối với hệ thống mới vừa được thiết lập. Vì vậy, các nhà cung cấp vẫn sẽ bảo trì và nâng cấp hệ thống cho doanh nghiệp trong thời gian còn bảo trì theo đúng như hợp đồng đã thỏa thuận. Nếu quá thời gian bảo trì doanh nghiệp sẽ phải trả thêm một khoản chi phí cho nhà cung cấp để thực hiện bước này.
CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO TRONG CHƯƠNG 2
itreview/blog/archives/8911? utm_medium=cpc&utm_campaign=dsa&gclid=CjwKCAiApvebBhAvEiwAe7mHSGvV HH7yh4KKvIfGY51RotzczqMGe3I8UI5lJosfArwtAfcNip2YdhoCmGMQAvD_BwE
obic.co/knowledge/erp_foundation/01.html
dxlog/media/atcl-2215/
it-trend/erp/article/system#:~:text=ERP%E3%81%AE %E5%A4%A7%E3%81%8D%E3%81%AA%E7%89%B9%E5%BE %B4%E3%81%AF,%E3%81%8C%E3%81%A8%E3%82%8C%E3%82%8B %E3%83%A1%E3%83%AA%E3%83%83%E3%83%88%E3%81%8C %E3%81%82%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%