Hệ thống quản lý văn bản điều hành lào cai

Trong tháng 10/2021, Công ty Điện lực Lào Cai đã chủ động liên hệ, phối hợp với đơn vị chuyên môn của Tỉnh triển khai kết nối với hệ thống văn bản của Tỉnh. Do khối lượng nhu cầu trao đổi văn bản giữa Công ty Điện lực Lào Cai với UBND tỉnh Lào Cai và các Sở ban ngành của Tỉnh là rất lớn. Chính vì vậy nhiệm vụ này sẽ rút ngắn thời gian việc phải thực hiện qua đường bưu điện, fax mất nhiều thời gian và tốn kém.

Việc gửi nhận văn bản giấy còn nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh do tiếp xúc, trao đổi, gửi, nhận. Vì vậy, việc kết nối, liên thông văn bản giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước không những góp phần giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản, tiết kiệm thời gian giúp nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động đồng thời còn góp phần phòng chống nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh Covid19.

Theo đó, Công ty Điện lực Lào Cai đã chủ động liên hệ, phối hợp với đơn vị chuyên môn của Tỉnh triển khai kết nối với hệ thống văn bản của Tỉnh; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, góp phần chuyển dần phương thức làm việc truyền thống sang làm việc trên môi trường số, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Công ty Điện lực Lào Cai cũng thực hiện việc soạn thảo văn bản, ký số; quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư đúng quy định đều được tác nghiệp trên môi trường mạng và đảm bảo an toàn thông tin. Văn bản soạn thảo thực hiện đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, ký ban hành văn bản hành chính đúng thẩm quyền, lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định; sử dụng hộp thư điện tử, ứng dụng mạng xã hội trong trao đổi công việc. Sử dụng chữ ký số trong phát hành văn bản điện tử (trừ các văn bản có quy định phải ký giấy). Thực hiện bí mật nhà nước trong công tác văn thư; đảm bảo an toàn thông tin trong môi trường mạng, tuân thủ chế độ báo cáo thống kê, công tác tự kiểm tra chấm điểm theo quy định.

Ông Nguyễn Kiều Hưng, Chánh Văn phòng Công ty cho biết: Công ty Điện lực Lào Cai đang tăng cường công tác chuyển đổi số trong công tác văn phòng, đã và đang ứng dụng có hiệu quả các phần mềm dùng chung hiện có; việc kết nối với hệ thống văn bản của Tỉnh là một trong những nội dung trong công tác đó. Từ đầu năm đến nay, Công ty đã thực hiện ký số được 4.647 văn bản, đạt 100% văn bản điện tử, lập hồ sơ công việc được 5.526 văn bản, cũng đạt 100% số văn bản chủ trì cần lập.

Về phía Tỉnh Lào Cai, được biết, UBND Tỉnh cũng đã yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc (trừ hệ mật) trên môi trường mạng. Tuân thủ các quy định về thời gian gửi, nhận văn bản, cập nhật đầy đủ nội dung thông tin, bảo đảm đúng thể thức văn bản phát hành, gửi văn bản điện tử đúng thẩm quyền, văn bản phải có chữ ký số và đầy đủ thông tin xác thực chữ ký số và nội dung đính kèm, không gửi trùng lặp văn bản. Theo thống kê của cơ quan chức năng, kết quả triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử trong quý III/2021 trên địa bàn toàn tỉnh: Tỷ lệ văn bản đi được tạo lập hồ sơ công việc là 87,02%; Tỷ lệ văn bản đi được ký số hoàn toàn đạt 86.67%.

Thực hiện Công văn số 2290-CV/VPTU, ngày 16 tháng 9 năm 2019 của Văn phòng Tỉnh ủy Lào Cai về việc triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-ioffice giai đoạn 2, sáng ngày 02 tháng 10 năm 2019 tại hội trường Liên đoàn Lao động tỉnh Lào Cai, Viễn thông Lào Cai (VNPT Lào Cai) phối hợp với Liên đoàn Lao động (LĐLĐ) tỉnh Lào Cai tổ chức tập huấn triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-ioffice.

Tham dự hội nghị tập huấn có 27 đồng chí, gồm các đồng chí Thường trực, trưởng, phó, chuyên viên các ban Liên đoàn Lao động tỉnh; tại buổi tập huấn các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên cơ quan LĐLĐ tỉnh đã được kỹ sư Bùi Anh Tuấn và Nguyễn Huy Hoàng kỹ sư Trung tâm CNTT-VNPT Lào Cai hướng dẫn, thực hành các tính năng triển khai phần mềm quản lý văn bản VNPT-ioffice, gồm: xử lý văn bản đến, văn bản đi, thông tin điều hành, hồ sơ công việc, quản trị hệ thống, hướng dẫn lãnh đạo cơ quan LĐLĐ tỉnh thực hiện ký số CA ban cơ yếu.

Qua buổi tập huấn đã giúp các đồng chí lãnh đạo cơ quan LĐLĐ tỉnh thực hành thành thạo xử lý văn bản đến, văn bản đi do cán bộ cấp dưới trình và thực hành thành thạo chữ ký số; các đồng chí cán bộ, chuyên viên trong cơ quan LĐLĐ tỉnh thực hành thành thạo các tính năng thực hiện phần mềm quản lý văn bản, điều hành VNPT-ioffice- theo chức năng, nhiệm vụ của ban chuyên đề và chức trách nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức được giao./.

(ĐCSVN) - Được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đáp ứng xu thế công nghệ 4.0, hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice đã phát huy hiệu quả tại nhiều tỉnh, thành phố, các ban, bộ, ngành và nhiều doanh nghiệp trong xây dựng văn phòng điện tử không giấy, nâng cao hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống quản lý văn bản điều hành, Tập đoàn VNPT đã trang bị các công nghệ tiên tiến nhất và đầy đủ chức năng nghiệp vụ để các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng văn phòng điện tử không giấy như Quản lý văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Quản lý hồ sơ lưu trữ; Theo dõi xử lý văn bản; Quản lý công việc; Gửi tin nhắn; Gửi nhận văn bản; Nhắc việc; Quản lý thông tin điều hành và lịch công tác; Gửi tin nhắn nội bộ và trao đổi công việc; Quản trị hệ thống danh mục…

Nhờ đó, các cơ quan nhà nước có thể xử lý hồ sơ công việc trực tiếp trên môi trường mạng, góp phần đổi mới lề lối, phương thức làm việc, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, phục vụ người dân và doanh nghiệp được tốt hơn. Tại nhiều tỉnh thành phố, 100% các cơ quan, đơn vị sử dụng VNPT iOffice đã thực hiện gửi/nhận văn bản điện tử có ký số (không gửi văn bản giấy) bảo đảm kết nối liên thông văn bản ngang, dọc nhiều cấp giữa các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến địa phương.

VNPT iOffice còn tích hợp nhiều tiện ích như thiết bị scan cho phép chỉnh sửa online văn bản trực tiếp mà không cần tải file (word, excel), xem nhanh các file tài liệu, văn bản trên hệ thống, tìm kiếm thông minh trong file văn bản… giúp cán bộ, công chức, viên chức giải quyết công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong công việc, nâng cao hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành.

Điểm nổi bật của sản phẩm là dựa trên nền tảng chính quyền điện tử nguồn mở (VNPT eGov), chạy online trên nền tảng web/app mobile và tương thích với hầu hết các trình duyệt hiện nay nên người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi trên đa thiết bị như laptop, ipad, điện thoại thông minh… Bên cạnh đó được xây dựng và phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại nên hệ thống rất linh hoạt trong việc mở rộng chức năng, dữ liệu được quản lý tập trung nên dễ dàng tìm kiếm. Đặc biệt, phần mềm được tích hợp sẵn chức năng ký số văn bản, vì vậy toàn bộ các văn bản luân chuyển trên hệ thống phần mềm đều được bảo đảm tính pháp lý.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hảnh VNPT- iOffice đáp ứng đầy đủ các chức năng, tính năng kỹ thuật theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông, bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về an toàn và bảo mật thông tin theo nhiều lớp bảo vệ.

Với ưu thế, tập đoàn CNTT hàng đầu tại Việt Nam sở hữu cơ sở hạ tầng Viễn thông - CNTT đáp ứng các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế cùng đội ngũ kỹ sư CNTT giàu kinh nghiệm trải rộng trên toàn quốc, và làm chủ công nghệ VNPT iOffice cho phép triển khai hệ thống nhanh chóng quy mô lớn từ Trung ương đến địa phương cho khối chính quyền và các tổ chức doanh nghiệp.

Hiện VNPT iOffice đang được nhiều tỉnh thành như Cao Bằng, Lạng Sơn, Nghệ An, Nam Định, Tiền Giang… và các Bộ như Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Xây dựng, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.. lựa chọn và đánh giá cao. Đặc biệt, phần mềm đang được triển khai và mở rộng quy mô lớn tại thị trường nước ngoài, đã triển khai tại: Văn phòng Chính phủ Lào, Bộ Bưu chính Viễn thông Lào; đang triển khai 18 Bộ ngành còn lại của Chính phủ Lào và tiếp cận các thị trường Myanmar, Campuchia…

Nhờ tích hợp đầy đủ tính năng để thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý điều hành truyền thống hướng tới xây dựng văn phòng điện tử không giấy, VNPT iOffice đã và đang phát huy hiệu quả tại khối chính quyền, tổ chức doanh nghiệp trong nâng cao công tác quản lý, điều hành, chỉ đạo công và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi một cách xuyên suốt theo chu trình khép kín, đồng thời còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh./.