Hướng dẫn sử dụng mail merge trong google sheet

Mail merge là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets, được dùng để trộn thư. Nó cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của một thư và gửi cho nhiều người cùng một lúc. Bạn chỉ cần có một mẫu template với các trường thông tin cần điền (Tên, giới tính, yêu cầu ...), sau đó Mail merge sẽ tự động ghép thông tin dựa trên một danh sách đã có. Tiện ích này rất hữu ích nếu bạn liên tực phải gửi thư giống nhau cho nhiều người, chỉ khác nhau ở một số trường thông tin nhất định ( thông tin người nhận, thời gian, địa điểm, ...). Ví dụ: Email marketing, Email mời phỏng vấn hay Email gửi tới khách hàng trong các sự kiện.

Cách cài đặt và sử dụng Mail merge

Thêm tiện ích Mail merge vào ứng dụng

Để thêm Mail merge các bạn truy cậphttps://support.yet-another-mail-merge.com/hc/en-us, Kéo xuống cuối trang chọn "Pricing"

Ngay lập tức hệ thống sẽ chuyển đến trang, tại đây bạn click vào "Go to the Webstore" tương ứng với cột Free, sau đó click "Cài đặt" và nhập vào email của mình và click "Đồng ý"

Sau khi thêm thành công Mail merge, các bạn mở trang tính trên trình duyệt và nhập vào một danh sách tên và email của người nhận.

Khi đã có danh sách mail người nhận, các bạn truy cập mail của mình và soạn một thư, sau đó lưu thư dưới dạng thư nháp. Quay lại trang tính > click "Tiện ích bổ xung" > Yet Another Mail Merge > Khởi động nhập thư.

Ngay lập tức hệ thống sẽ chuyển đến form khỏi động nhập thư, tại đây bạn click Continue. Nhập tên người gửi vào và chọn thư vừa soạn ở mục nháp. Sau đó bạn có thể gửi thư ngay hoặc hẹn giờ gửi theo ý muốn.

Dưới đây là video hướng dẫn gửi mail merge một cách chi tiết và đơn giản nhất.

Video hướng dẫn gửi thư nhiều người bằng Mail merge

cách gửi email hàng loạt là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google về chủ đề cách gửi email hàng loạt. Trong bài viết này, odoovietnam.com.vn sẽ viết bài Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt mới nhất 2020

3

Xem thêm : Tổng hợp các phần mềm quản lý khách hàng bằng access mới nhất 2020

Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt mới nhất 2020

emailmerge là gì?

mailmerge là mộttiện lợimởrộng dành cho Google Sheets, đượcsử dụngđể trộn thư. Nó cho phép bạntạo ranhiều bản sao của một thư vàgửicho nhiều người cùng một lúc. Bạn chỉnên cómột mẫu template với các trường thông tin cần điền (Tên, giới tính, yêu cầu,), sau đóemailmerge sẽtự độngghép thông tin dựa trên mộtdanh mụcđangcó.

tiện lợinày sẽ rấthữu íchnếu bạnliên tụcphảigửimailgiống nhau cho nhiều người, chỉkhông giốngnhau ở một số trường thông tin nhất định (thông tin người nhận, thời gian, địa điểm,). Ví dụ:mailmkt,emailmời phỏng vấn hayemailsendtớikhách hàngtrong cácsự kiện.

cáchsetupvàsử dụngmailmerge

Bước 1: Thêmtiện íchemailmerge vàoáp dụngGoogle Sheets.

• phương pháp1:tảinhập bằngtài khoảnGmail của bạn vàclickvàolinknàyđểmởtiện lợimailmerge trong Chrome store.kế tiếp,nhấnvào biểu tượngfreeđể thêmtiện lợinày vàotài khoản.

• hướng dẫn2:mởmột fileGoogle Sheets>Add ons>getadd ons> Trong ôsearch, nhậpkeywordemailmerge:

• Bạn sẽ thấy rất nhiềuứng dụngemailmerge đượcgợi ý,postnày sẽsử dụngtiện lợiemailmerge with attachmentlàmgợi ý. Nhấp vào ô +free đểbắt đầucài đặt.
• emailmerge sẽ cần sự cho phép của bạn đểđủ sứchoạt động.

Xem thêm : Tổng hợp các phần mềm gửi tin nhắn hàng loạt trên máy tính mới nhất 2020

• clickAllow để cho phépmailmerge hoạt động.

***Lưu ý:Cácvận dụngnày thường sẽ hiển thị các yêu cầu truy cập dữ liệu của bạn. Bạn cần đọc kĩ những điều khoản này trước khibấmnútchấp nhận, vì đây đều là nhữngáp dụngđượctăng trưởngbởi các bên thứ ba (third-party extension).

Bước 2: Tạo mẫu (template)emailmerge.

• Đểbắt đầuchức năngtrộn thư,trước hếtbạncần cómộtmục lụcchứa các trường thông tin của người nhận. Bạn vàoAdd-ons>mailMerge with Attachments>Create Merge Template:

• Một file chứa các trường thông tin mẫu sẽ đượctạo ra, chứa các cột bắt buộcnhưFirst Name, Last Name vàemailAddress, File Attachments,v.v. Tại đây, bạn cần điền thông tin của người nhận vào các cột tương ứng.

• Hoặc nếu bạnvừa mớicó sẵnnhómngườigửinhất định, bạnđủ sứcdùngImport Google Contact.trước đây, bạn cần tạonhómtrong Google Contacts.chọnnhómchứa các địa chỉmailmà bạnmong muốndùngtrongmục lụcthả xuống vàclickvàoImport Contacts. Sau đó nhấp vào dấu X ở góc trên bên phải để đóng hộp thoại.

Bước 3: Thêm tập tin đính kèm

• Một trong những mục bạnmong muốntùy chỉnh trong mỗiemaillà file đính kèm. Bạnđủ sứcđính kèm một filekhácnhau vào mỗimailbằngcáchchènlinkGoogle Drive.
  • Đểsử dụngđược điều đó, bạnmởmột tab mới vàđăngnhập vàoGoogle Drive.
  • Upload file bạnmong muốnđính vàoemail. Bạn có thẻdẫnfile vào cửa sổ trình duyệt đểtảichúng lên.
  • nhấnchuột phải vào file vừa được upload vàlựa chọnquétshareableliên kết. (Vìcài đặtmặc định của các file trên Drive là chỉ mình bạnnhìn thấyđược. Nếumuốnsharechongười xung quanh, bạn cần phải bật chế độsharelên).
  • Trong hộp thoại pop-up, bạn hãy đảm bảo rằng thanh trượtliên kếttruyền tảionvừa mớibật. Nếuchia sẻlinkvừa mớiđược bật sẵn thì URL đượctự độngsao chépkhi bạnlựa chọnlấyshareableliên kết.

• Quay trở lại trang tínhmailMerge vàsao chéplinkvào cộtFile Attactmentscho người bạnmuốngửifile này. Bạnđủ sứcsendkèm các filekhông giốngnhau đến mỗi liên lạc trongmục lụccủa mình. Đểgửinhiều file đính kèm trong mộtmail, bạn chỉ cầncopycác URL đó vào trong ô và chia tách bởi dấu phẩy ,.

Bước 4: Lênkế hoạchgửiemail

• CộtScheduled Datacho phép bạn chỉ định một ngày và thời gian đểsendemail,đủ nội lựckhácnhau cho mỗi người nhận. Đểlên lịchgửicho mộtmail, bạn nhập ngày và thời gianmuốn,sử dụngđịnh hướngmm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút) trong cộtScheduled Datecho mỗi địa chỉ.chức năngnày rấthữu dụngkhi bạnmuốnsendmailmarketingvàtargetđến khoảng thời gian màmức độtestemailcủaKHcao hơn bình thường (Ví dụnhưcuối tuần thay vì thứ hai)
• Đểsendnhiềuemailngay lập tức sau khi chúng đượcxây dựng, bạn để trống cột đó.

Bước 5: Thêmnội dungtùy chỉnh

Bên cạnh các trường thông tin tiêuphù hợpđãcó sẵn trong mẫuemailMerge, bạnđủ nội lựcthêm các trường tùy chỉnhkhông giống.

ví dụnhư: Địa chỉemail, giới tính,hướng dẫnxưng hô,. Bạnđủ nội lựcthêm nhiều cột vào trang tính để lưu giữ những thông tin đó.ví dụdưới đây sẽ thêm cộttít.

Bước 6: Tạomailtrong Gmail

Đây là một trong những bướccần thiếtnhất khisendmailhàng loạt tạo mẫuemailmà bạnmuốnsendđi:

• Bạnxây dựngmột tab mới vàtảinhập vào cùng mộttài khoảnGmail mà bạnsử dụngcho trang tínhemailmerge.
• nhấnnút Compose đểsoạnemail:
  • Nhậpđầu bàivà phần thân củamail.
  • Để thêm các trường thông tin biến thể vàoemailnhưtitlevà Last Name, bạn chènsử dụngkí hiệu
  • Ví dụ:TitleLast Namevàomail, bạn cũngđủ nội lựcthêm các trường biến thểkhácvàotittlemail.
  • Nếu bạnvừa mớithêm URL file đính kèm vào trang tínhemailmerge thì bạnkcần thêm các trường biến thể vàoemail. Chúng sẽ đượctự độngphù hợptrongemail.

Bước 7: CấuảnhemailMerge

Quay lại trang tínhemailMerge,chọnAdd-ons>mailMerge with Attachments>ConfiguremailMerge.

Nhập thông tin chomailgiống nhưtênđa sốcủa ngườigửi, CC, BCC. Nếu địa chỉmailcủa ngườigửikhông giốngvới địa chỉ Gmail bạnđăngnhập thìlựa chọnđịa chỉmailtừdanh mụcthả xuống. Địa chỉmailđangđăngđược cũng đượcdùnggiống nhưlà địa chỉ trả lời (Reply-to Address), nhưng bạnđủ sứccải thiệnđiều đó.kế tiếp, bạnnhấnvàoContinue.

Bước 8:gửimail.

Bạn quay lại trang tínhmailMergevàclickvàoRunmailMergeđểkhởi đầusendcácmail. Nếu bạnđãthêm ngày và giờ trong cộtScheduled Datecho bất kỳ hoặc mọi liên lạc thìmailsẽ đượcsendtheo thời gian đó.mailcho những liên lạckhôngđượclên lịchsẽ đượcgửingay lập tức.ngoài ra, bạncó thểthửgửiemailđểkiểm traxemnóntntrước bằngphương phápbấmvàosendakiểm traemail.

Vậy là bạnvừa mớisử dụngxong các bướcquan trọngđểhoàn thànhmộtplansendemailhàng loạt. Nếu mớisử dụnglần đầu,đủ nội lựcbạn sẽ mất thời giancài đặtvàsử dụngquen. Nhưng nếuđãthành thục,emailmergetất nhiênlà mộttoolkhôngthể thiếu khi bạnmuốnsendmailmột mìnhhóa (personalized email) cho người nhận. Đặc biệt vớiemailmarketing, việc đề cập đến tên haygửicác filephù hợpvới từngđối tượngsẽtăngsố lượngbấmvàbiến độnglên rất nhiều.

Nguồn: https://gcloudvn.com

Tags: cách gửi email hàng loạtcách gửiemailhàng loạtkhông bị spamcách gửi mail hàng loạtbằng google drivecách gửi mail hàng loạt trongoutlookcách gửi mailkhông bị chặncách gửi mailmergetrong gmailcách gửi mailnhanh nhấtgửi mailmerge bằnggmailgửi mailmerge có cc