Theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp phải tuân theo quy định sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử trong suốt quá trình kinh doanh.
Kể từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử bắt buộc theo quy định mới nhất của nhà nước. Đây là sự thay đổi lớn, đánh dấu cho công cuộc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào quản lý. Để làm được điều đó, kế toán viên và bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải nắm chắc kiến thức liên quan đến hoá đơn điện tử. Một trong số đó phải kể đến là biên bản huỷ hoá đơn điện tử. Cùng NewCA tìm hiểu trong bài viết hôm nay.
Biên bản huỷ hoá đơn điện tử được hiểu như thế nào?
Đầu tiên, biên bản huỷ hoá đơn điện tử là một loại mẫu văn bản được nhà nước quy định. Nội dung trong đó ghi nhận toàn bộ sự việc đã diễn ra khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử. Hơn nữa, biên bản huỷ hoá đơn điện tử còn được áp dụng để thuật lại những sai sót trong quá trình tạo lập hoặc trong trường hợp không còn sử dụng được hoá đơn điện tử. Theo quy định, người thực hiện lập biên bản là người có trách nhiệm nắm giữ, sử dụng hoá đơn.
\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Các trường hợp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử trong những trường hợp nào là vấn đề mà không ít kế toán viên mới vào nghề gặp phải. Theo đó, dựa trên quy định tại điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC của nhà nước về việc thực hiện lập biên bản huỷ có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, nắm bắt rõ để không vi phạm pháp luật:
Doanh nghiệp không áp dụng hoá đơn điện tử trong kinh doanh
Trường hợp này được đánh giá là ít khi xảy ra nhất, song, đây vẫn nằm trong những gì mà quy định nhà nước bắt buộc. Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã phát hành hoá đơn điện tử nhưng không còn áp dụng trong thời điểm hiện tại và tương lai thì phải thực hiện công tác huỷ hoá đơn điện tử. Thời gian cho công đoạn này kéo dài lâu nhất là 30 ngày kể từ lúc không còn sử dụng hoá đơn điện tử nữa.
Doanh nghiệp không còn hoạt động, chuyển đổi cơ quan thuế, thay đổi thông tin
Trong trường hợp doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh thế thông tin hay chuyển cơ quan thuế thì bắt buộc phải thực hiện huỷ hoá đơn điện tử cũ và phát hành loại hoá đơn với thông tin chính xác. Mặt khác, khi doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh thì cần phải tuân thủ làm huỷ hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được lập có sai sót
Một trường hợp khá phổ biến cho việc phải lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử chính là có sai sót trong việc lập, Cụ thể, các lỗi lầm có thể đến từ những lý do sau:
- Hoá đơn điện tử phát hiện gặp phải lỗi không gửi được cho người mua
- Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá/dịch vụ của doanh nghiệp
- Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng các khoản thuế chưa được kê khai
- Hoá đơn in sai thông tin hoặc một số nội dung bị trùng lặp, thừa nên cần phải thực hiện huỷ bỏ
Hóa đơn hết thời gian lưu trữ theo quy định của Luật kế toán
Đương nhiên, theo quy định thì mỗi loại hoá đơn điện tử sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau, tối đa là 10 năm. Chính vì thế mà khi đến thời hạn cho phép mà không có quyết định nào khác của cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp cần thực hiện huỷ số lượng hoá đơn điện tử đang hiện hành. Tuy nhiên, một điều cầu lưu ý là khi huỷ cần đảm bảo tính toàn vẹn của hoá đơn chưa huỷ và dữ liệu thông tin vẫn hoạt động tốt.
Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu mới nhất
Như đã chia sẻ, việc lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào đang có xu hướng chuyển mình sang hoạt động kinh doanh có ứng dụng công nghệ cũng cần phải nắm bắt. Các bước thực hiện được chia làm 2 giai đoạn chính như sau:
Chuẩn bị giấy tờ cho huỷ hoá đơn điện tử
Một số yêu cầu không vi phạm quy định pháp luật về bộ hồ sơ cần thiết để thực hiện huỷ hoá đơn điện tử là:
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp phải nhiều tình huống mà không biết xử lý hóa đơn như thế nào? Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử? Các thủ tục tiến hành hủy hóa đơn ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết nhất những vướng mắc trên
Khi nào lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
1. Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn hay không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.
Truy nhiên, cần lưu ý rằng, biên bản hủy hóa đơn hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần phải phân biệt các loại biên bản này để tránh nhầm lẫn. Cụ thể:
Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản được lập để thục hiện thu hồi các hóa đơn bị sai khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần lập hóa đơn và phát hiện sai sót phải phải hủy bỏ.
2. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là câu hỏi không ít kế toán đang vướng mắc.Có nhiều trương hợp cần thực hiện lập biên bản hủy hóa dơn điện tử. Ccas bạn có thể tham khảo các trường hợp dưới đây:
Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
2.1 Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng Hóa đơn điện tử đã phát hành
Đối với trường hợp này, nếu như các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử nữa thì sẽ phải thực hiện việc hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn dựa theo quy định pháp luật hiện hành: chậm nhất trong 30 ngày, tính từ thời điểm không còn sử dụng.
2.2 Trường hợp Doanh nghiệp thay đổi thông tin, chuyển cơ quan thuế, đơn vị ngừng hoạt động…
Trường hợp Doanh nghiệp đã thay đổi thông tin đơn vị, chuyển cơ quan thuế và không muốn sử dụng tiếp tục dải số hóa đơn từ cơ quan thuế cũ, hoặc đơn vị ngừng hoạt động thì thực hiện hủy số Hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.
2.3 Trường hợp có sai sót trên hóa đơn điện tử
- Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua thì:
+ Người bán lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thông báo việc hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để hủy hóa đơn đã viết sai.
+ Người bán ập hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã hủy, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã.
- Trường hợp Hóa đơn điện tử được lập có phát hiện sai sót, đã giao cho người mua nhưng bên bán chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
+ Người bán thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử có ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên [người bán và người mua] và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.
+ Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để thực hiện hủy hóa đơn viết sai.
+ Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã hủy theo đúng quy định rồi gửi cho cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử được hủy doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.4 Trường hợp Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán.
Theo Luật Kế toán quy định, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trong một thời hạn nhất định là 10 năm
Khi hết thời hạn lưu trữ, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép hủy hóa đơn.
Lưu ý:
- Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử vẫn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy
- Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo các hệ thống thông tin hoạt động bình thường
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn giấy theo nội dung quy định tại Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính
Ngoài ra, đối với các hóa đơn điện tử đã lập ra nhưng vi phạm quy định của pháp luật thì cũng phải thực hiện hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán
3. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành quy định về biên bản hủy hóa đơn thì mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được áp dụng theo mẫu dưới đây:
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
\>> Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn: Tại đây
Như vậy, trong bài viết này, EFY Việt Nam đã giải đáp cho các bạn nội dung khi nào lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mình. Còn điều gì vướng mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫ, giải đáp chi tiết nhất.