a. Nội dung thông báo thường là những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể. Người thông báo có trách nhiệm truyền đạt những thông tin này cho những người được thông báo biết và thực hiện.
b. Mục đích thông báo: cho mọi người biết thông tin.
3. Văn bản thông báo và văn bản tường trình có sự giống và khác nhau
- Giống nhau:
+Đều là những văn bản hành chính.
+Đều có nơi gửi [hoặc người gửi] và nơi nhận [hoặc người nhận]
- Khác nhau:
+Văn bản thông báo: nhằm truyền đạt thông tin cụ thể của cơ quan, đoàn thể, người tổ chức báo cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể, hoặc những ai quan tâm đến nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia.
+Văn bản tường trình: nhằm trình bày thiệt hại hay mức độ trách nhiệm của người tường trình trong các sự việc xảy ra gây hậu quả cần phải xem xét. Người viết tường trình là người có liên quan đến sự việc. Người nhận tường trình là cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết.
II. Hướng dẫn luyện tập
1. Lựa chọn loại văn bản thích hợp
a. Văn bản thông báo
b. Văn bản báo cáo
c. Văn bản thông báo.
2. Chỗ sai trong văn bản thông báo [sgk-150]
- Nội dung của văn bản: chưa phù hợp với tên của văn bản
+Tên thông báo: kế hoạch kiểm tra
+Nội dung thông báo: chưa rõ ràng
- Thiếu nơi nhận ghi ở góc trái cuối văn bản
3. Một số tình huống cần viết thông báo
- Thông báo mời họp
- Thông báo ngày giờ thi
- Thông báo về việc phun thuốc chống muỗi ở tổ dân phố.
- …
4. Ví dụ thông báo mời họp
PHÒNG GD VÀ ĐT NINH BÌNH
TRƯỜNG THPT LƯƠNG VĂN TỤY
Số 25/NB
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ninh Bình ngày 06 tháng 10 năm 2017
THÔNG BÁO MỜI HỌP
Kính gửi: các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp trong toàn trường
Để phục vụ cho kế hoạch tổ chức đại hội thể dục thể thao toàn tỉnh mà trường chúng ta sẽ đăng cai vào tháng tới, nhà trường muốn tổ chức một cuộc họp để thông báo chuẩn bị, hình thức, thời gian tham gia.
Vậy đúng 15 giờ, ngày 10 tháng 10 năm 2017, mời các giáo viên chủ nhiệm và các lớp trưởng có mặt tại hội trường B2 để họp.
Tường trình và báo cáo giống nhau ở thể thức trình bày, nội dung trình bày có thời gian, địa điểm, diễn biến sự việc.
Ở văn bản tường trình chỉ nói tới những sự việc để lại hậu quả và xác định mức độ trách nhiệm của người tường trình.
Văn bản thông báo chỉ trình bày một vấn đề được tổng kết có ưu điểm, khuyết điểm có phương hướng sắp tới.
Câu 3 [SGK, trang 136, Ngữ Văn 8, tập 2]
Nêu bố cục phổ biến của văn bản tường trình. Những mục nào không thể thiếu trong kiểu văn bản này? Phần nội dung tường trình cần như thế nào?
Trả lời:
Văn bản tường trình phải tuân thủ thể thức và phải trình bày đầy đủ chính xác thời gian, địa điểm, sự việc, họ tên những người có liên quan cùng đề nghị của người viết.
Văn bản tường trình phải có đầy đủ họ tên người gửi, người nhận, địa điểm.
Phần II: LUYỆN TẬP
Câu 1 [SGK, trang 137, Ngữ Văn 8, tập 2]
Chỉ ra những chỗ sai trong việc sử dụng văn bản ở các tình huống sau:
a] Một bạn học sinh thường đi học muộn. Cô giáo chủ nhiệm muốn bạn ấy nhận rõ khuyết điểm và thành khẩn sửa chữa. Bạn ấy đã làm bản tường trình nộp cho cô giáo.
b] Để chuẩn bị Đại hội chi đội TNTP Hồ Chí Minh, chi đội trưởng đã viết bản tường trình.
c] Cô Tổng phụ trách Đội cần biết những công việc tạp thể chi đội đã thực hiện và những kết quả đã đạt được trong đợt thi đua vừa qua, bạn Hoa thay mặt Ban chỉ huy chi đội viết bản tường trình nộp cho cô Tổng phụ trách.
Trả lời:
a] Ở đây phải viết TƯỜNG TRÌNH dưới hình thức bản tự kiểm điểm. Việc đi học muộn là một khuyết điểm phải tường trình để cô giáo chủ nhiệm xem xét, cân nhắc.
b] Ở đây cần có nội dung tổng kết và dự thảo kế hoạch phương hướng. Cho nên BÁO CÁO là phù hợp nhất
c] Những gì đã thực hiện, đã đạt được thì nên viết văn bản BÁO CÁO để nói về những thành tích, những ưu điểm và thấy những điểm cần khắc phục.
Câu 2 [SGK, trang 137, Ngữ Văn 8, tập 2]
Hãy nêu hai tình huống thường gặp trong cuộc sống mà em cho là phải làm văn bản tường trình [không lặp lại tình huống đã có trong sách giáo khoa].
Trả lời:
Có thể nêu ra hai tình huống sau đây:
[1] Bạn Mai ở trong lớp rất hay nghịch ngợm vô ý thức. Nhân giờ ra chơi bạn đã lấy cuốn sách Ngữ văn 8 của Minh Nhật bỏ vào trong cặp của Hạo Nhiên. Vào giờ học, Hạo Nhiên “tỉnh bơ” lấy sách ra mà tưởng là của mình. Bị phát hiện, mọi người vu cho Hạo Nhiên ăn cắp sách. Bị oan, cho nên Hạo Nhiên viết bản tường trình gửi cô chủ nhiệm giải quyết.
[2] Hôm nay giờ thể dục. Thầy giáo đã dặn trước các bạn tuần trước là sẽ tập hợp lại ở hồ bơi cách trường 3km. Hạo Nhiên bị đau chân do trượt té khi lau nhà bị bong gân không thể nhắn ai được, cho nên bạn không tới hồ bơi cùng các bạn. Thầy giáo ghi vào sổ đầu bài về việc vắng mặt vô kỉ luật của Hạo Nhiên và cho lớp giờ học loại C.
Theo đề nghị của lớp và cô chủ nhiệm, Hạo Nhiên viết tờ tường trình để mong thầy thông cảm và “xóa án” giờ C cho lớp.
Câu 3 [SGK, trang 137, Ngữ Văn 8, tập 2]
Từ một tình huống cụ thể, hãy viết một văn bản tường trình.
Trả lời:
Có thể viết văn bản tình huống [2] như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BẢN TƯỜNG TRÌNH
[Về việc không học giờ thể dục tập bơi]
Kính gửi: Thầy Đặng Quang Thanh, giáo viên phụ trách bộ môn thể dục lớp 8A.
Em là Thái Bảo Hạo Nhiên, học sinh lớp 8A trường THCS Đặng Trần Côn, xin phép được tường trình với thầy một sự việc như sau:
Vừa qua, ngày thứ hai [4/10/2018] đầu tuần, thầy đã dặn trước chúng em tập hợp ở hồ Hòa Bình đế học tập bơi. Không may, chủ nhật ngày 3/10/2018, em giúp mẹ lau nhà và trượt ngã, bị bong gân. Do không có điều kiện để thông báo điều này tới thầy cho nên hôm ấy em có đến lớp học các môn khác nhưng không ra được hồ bơi ở tiết đầu. Vì chủ quan là được ba chở đến trường sớm sẽ gặp một bạn nào đó nhờ cầm giấy xin phép gửi tới thầy, nhưng do kẹt xe nên không gặp ai.
Em xin cam đoan sự việc trên là có thực và xin thầy thông cảm xóa đánh giá giờ c ở trong “Số đầu bài” của lớp.