Việc phân chia và chèn thêm Section vào văn bản Word sẽ là 1 giải pháp vô cùng hữu ích nếu bạn phải thực hiện một số công việc như sau: – Làm việc với văn bản lớn, có nhiều trang và định dạng khác nhau – Hiển thị các phần header và footer khác nhau trong từng phần của trang văn bản – Chia cột [Column] mỗi đoạn trong văn bản theo những cách khác nhau thì có thể tạo các Section riêng biệt trước khi chia cột để MS Word xử lý đúng ý – Khi xây dựng một văn bản, có nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ: thiết lập nhiều loại lề trong cùng một trang văn bản; hướng giấy khi in ấn,…
– Tùy biến những định dạng khác nhau với các Section như: canh lề, khổ giấy, hướng giấy [ngang, dọc], chọn máy in riêng, viền trang, tạo Header & Footer, đánh số trang, số dòng, tạo ghi chú Footnote & Endnote…
1. Khái niệm về section break
– Ngắt đoạn trong word [Section break] là cách để phân chia văn bản thành nhiều đoạn khác nhau – section[vùng chọn]. Giúp bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bố cục cho từng đoạn mà không ảnh hưởng tới đoạn khác.
– Là để ngắt những định dạng của một trang ở phần trên, để tạo một định dạng khác với các định dang khác. Bởi vì khi word tự nhảy sang 1 trang mới thì mang theo luôn những định dang về trang và một số định dạng khác xuống trang mới tạo.
2. Cách thực hiện
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào đầu hoặc cuối vị trí đoạn muốn ngắt. Có thể ngắt ở giữa 1 trang chứ không nhất thiết phải cuối hoặc đầu trang.
Bước 2:Vào tab Page Layout –> Page Setup > break –> Bảng điều khiển như hình sẽ hiển thị. Chọn 1 trong các chức năng trong Section Breaks Next page: Ngắt đoạn để chuyển sang trang mới kế tiếp. Tức là nếu vị trí ngắt ở giữa đoạn văn thì nó sẽ xuống 1 trang mới. Continuous: Ngắt ở giữa trang tại vị trí đó không xuống dòng, chèn 1 Section mới kể từ vị trí của con trỏ. Chia đoạn trong cùng 1 trang Even Page: Ngắt trang chẵn [Tạo section mới bắt đầu tại trang chẵn tiếp theo] Odd Page: Ngắt trang lẻ [Tạo section mới bắt đầu tại trang lẻ tiếp theo].
Even và Odd: tính năng này sẽ tự động chèn thêm những đoạn section break tương ứng, sau đó lại bắt đầu section mới trên trang văn bản được đánh số tiếp theo [Even là trang được đánh số chẵn, còn Odd là trang lẻ].
Bước 3: Kết quả như hình sau:
3. Kiểm tra và xoá tất cả các section trong văn bản
Để giải quyết bạn cần xóa tất cả những ngắt đoạn, trang để thống nhất nội dung trong tài liệu Word . Mở tài liệu Word bạn muốn xóa tất cả ngắt trang .
Cách 1:
Bước 1: Vào thẻ View ở thanh Ribbon, trong phần Document Views, ta chọn Draft để kiểm tra những vị trí Section Breaks đã tạo trong văn bản. Khi xem văn bản dạng Draft, các vị trí Section Breaks sẽ hiện ra giữa các đoạn. Bước 2: Xuất hiện các đường kẻ chấm cũng như các kiểu định dạng của section break hiện tại. Và để xóa Section Break, nhấn vào đường kẻ chấm đó và nhấn phím Delete. Lưu ý: những định dạng khác nhau giữa hai đoạn có thể thay đổi theo đoạn ngay sau Section Break vừa xóa. Vì vậy, bạn cần cân nhắc thật kỹ trước khi xóa.
Lưu ý rằng chúng ta không thể thấy được hành động này trong chế độ view Print Layout mặc định. Vì vậy, chuyển sang chế độ Draft.
Cách 2:
Bước 1: Bấm tổ hợp phím CTRL+F , hoặc bấm tab Home, vào Replace
Bước 2: Chọn tab Replace , chọn More [More: hiển thị đầy đủ các tính năng replace]
Bước 3: Chọn Special, chọn Section Break
Bước 4: Sau khi chọn xong, section hiển thị trong Find what: giá trị ^b, tương ứng section cần xoá. Bấm nút Replace All [ để xoá tất cả các section], rồi bấm OK
Vậy là OK rồi nhé.
Chúc các bạn thành công!!!
Tham khảo thêm các khóa học tại TTV: //tinhocvanphong.edu.vn/khoa-hoc-vba-macro/
Các khóa học khác: //tinhocvanphong.edu.vn/lich-khai-giang/
CHI TIẾT LIÊN HỆ:
Hồ Chí Minh:
CS1: 84T/8 đường Trần Đình Xu, Phường Cô Giang – Quận 1 – Hồ Chí Minh
CS2: 213 đường 3/2, Phường 9 – Quận 10 – Hồ Chí Minh
CS3: 451 Điện Biên Phủ, Phường 25 – Quận Bình Thạnh – Hồ Chí Minh
Hotline: 0902.936.936 – 0977 781 414
Khi bạn chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word , bạn có thể cần thay đổi bố cục trang[page layout] cho một số trang của mình, khởi động lại việc đánh số tự động hoặc thay đổi số cột. Trong tất cả các trường hợp này, bạn cần giới thiệu các phần trong tài liệu Word[Word document] của mình . Đọc hướng dẫn này và tìm cách thêm, xóa và quản lý các phần trong tất cả các tài liệu Word[Word document] của bạn :
LƯU Ý[NOTE] : Hướng dẫn này áp dụng cho các phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn , có trong Microsoft Office và Office 365 . Nó không áp dụng cho các phiên bản di động của Word , như những phiên bản được tìm thấy miễn phí, trên máy tính bảng Windows 10 hoặc trên các thiết bị chạy Android và iOS[Android and iOS] .
Dấu ngắt phần trong tài liệu Word là gì và tại sao chúng lại hữu ích?
Dấu ngắt phần chia tài liệu Word[Word document] của bạn thành các phần riêng biệt cho phép bạn coi các phần này là tài liệu riêng biệt, có các thuộc tính khác nhau. Ngắt phần có thể hoạt động như một ngắt trang[page break] và buộc trang mới trong Word hoặc chúng có thể liên tục[continuous] và nội dung xuất hiện sau khi ngắt phần này tiếp tục trên cùng một trang.
Sáu tính năng trong Microsoft Word yêu cầu [Microsoft Word require] ngắt phần[section break] . Bốn trong số chúng yêu cầu ngắt phần[section break] đóng vai trò ngắt trang[page break] :
- Thay đổi lề trang
- Sử dụng các đầu trang và chân trang khác nhau
- Thay đổi kích thước hoặc hướng giấy[paper size or orientation]
- Thay đổi cách đánh số trang
Hai tính năng khác yêu cầu ngắt phần tiếp tục trên cùng một trang:
- Thay đổi hoặc khởi động lại sơ đồ đánh số
- Thay đổi số lượng cột
Nếu bạn giới thiệu ngắt phần[section break] liên tục và sau đó áp dụng cho phần tiếp theo một[section one] trong bốn thay đổi yêu cầu ngắt trang[page break] , Word sẽ tự động sửa đổi kiểu ngắt phần[section break type] của bạn , từ liên tục sang trang tiếp theo.
Microsoft Word chỉ áp dụng bất kỳ thay đổi nào trong số này cho phần hiện tại [phần đặt con trỏ của bạn]. Nếu bạn muốn áp dụng kiểu định dạng này cho toàn bộ tài liệu, hãy đảm bảo chọn toàn bộ tài liệu trước khi kích hoạt thay đổi.
Cách xem ngắt phần hiện có trong Microsoft Word
Theo mặc định, phần ngắt sẽ ẩn khi bạn chỉnh sửa tài liệu Word. Cũng[Just] giống như cuối dòng hoặc ngắt trang[line or page breaks] , ngắt phần bị ẩn vì chúng phục vụ để tổ chức nội dung của bạn và không có nghĩa là để hiển thị hoặc in trong kết quả cuối cùng. Trong khi chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có thể cần xem chúng.
Để làm điều đó, trước tiên, hãy đảm bảo rằng tab Trang chủ đang hoạt động trong ruy-băng. [Home]Tìm phần Đoạn văn[Paragraph] và ở góc trên cùng bên phải, nhấn nút Show/Hide để có các dấu định dạng [phần này có dấu Pilcrow[Pilcrow sign] - ¶ - trên đó].
Dấu ngắt phần[section break] tiếp theo, trang lẻ hoặc trang chẵn sẽ xuất hiện ở cuối các trang trong tài liệu của bạn.
Các dấu ngắt phần liên tục có thể hiển thị ở bất kỳ đâu trong tài liệu của bạn, như được đánh dấu trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Cách chèn ngắt phần trong tài liệu Microsoft Word
Các dấu ngắt phần có thể được chèn từ tab Bố cục . [Layout]Trước tiên[First] , hãy đảm bảo rằng bạn định vị con trỏ trong tài liệu, ở vị trí mà bạn muốn bắt đầu một phần mới.
Bấm hoặc gõ nhẹ vào tab Bố cục trên ruy-băng. [Layout]Trong phần Thiết lập Trang[Page Setup] , tìm nút Ngắt [Breaks] và nhấp[button and click] hoặc nhấn vào nút đó. Một menu thả xuống sẽ mở ra và các tùy chọn ngắt phần[section breaks] nằm ở dưới cùng.
Có bốn kiểu ngắt phần:
- Trang[Page] tiếp theo - Phần mới sau khi ngắt bắt đầu trên một trang mới.
- Liên tục - Phần mới tiếp tục trên cùng một trang.
- Trang chẵn / Trang lẻ - Chúng tương tự như ngắt Trang tiếp theo[Next Page] , ngoại trừ việc nó có thể chèn một trang trống để buộc trang tiếp theo phải là trang chẵn hoặc lẻ, tùy thuộc vào những gì bạn chọn.
Nếu bạn muốn kiểm tra những gì Word đã thực hiện, hãy nhấn nút Pilcrow [¶] trong tab Home [làm theo hướng dẫn từ phần trước]. Bây giờ bạn đã sẵn sàng áp dụng định dạng trang, cột hoặc đánh số riêng biệt cho từng phần.
Cách xóa ngắt phần trong Microsoft Word
Vì các dấu ngắt phần bị ẩn theo mặc định trong Word , bạn cần hiển thị các dấu định dạng để xem chúng. Nhấn nút Pilcrow [¶] trong phần Paragraph từ tab Home .
Dấu ngắt phần[section break] hiển thị trong tài liệu để bạn có thể xác định và loại bỏ chúng. Sau khi xác định ngắt phần[section break] bạn muốn loại bỏ, bạn có thể coi nó như bất kỳ ký tự nào khác trong tài liệu. Bạn có thể chọn và xóa nó bằng các phím Delete[Delete] hoặc Backspace trên bàn phím của mình.
Microsoft Word lưu trữ định dạng cụ thể[formatting specific] cho một phần trong dấu ngắt phần[section break] nằm ở cuối phần đó. Nếu bạn xóa ngắt phần[section break] , nội dung của phần sẽ áp dụng định dạng của phần tiếp theo ngay lập tức. Hãy nhớ rằng mọi tài liệu Word[Word document] đều bắt đầu bằng một phần mặc định[default section] và phần cuối của tài liệu, đóng vai trò như ngắt phần[section break] cho phần đó. Bạn không thể xóa phần cuối của tài liệu trong Microsoft Word . Do đó, bạn không thể xóa ngay định dạng dành riêng[formatting specific] cho phần cuối cùng.
Nó không phải là quá phức tạp, phải không?
Lý thuyết đằng sau các phần ngắt quãng có vẻ phức tạp, nhưng bạn sẽ dễ dàng quản lý chúng khi bạn bắt đầu thực hành. Theo nguyên tắc chung, không bao giờ tạo nhiều phần hơn mức cần thiết vì việc thực hiện các thay đổi sau này trong tài liệu Word[Word document] của bạn sẽ trở nên tẻ nhạt. Hãy nhớ rằng các tính năng Header/Footer cho phép, ví dụ: đầu trang hoặc chân trang[header or footer] khác nhau cho trang đầu tiên hoặc cho các trang chẵn và lẻ. Bạn có thể áp dụng định dạng như vậy mà không cần chèn bất kỳ phần mới nào.
When you edit Miсrosoft Word documents, you may neеd to change thе page layout for some of your pagеs, rеstart the automatic numbering or change the number of columns. In all these cases you need to introduce sections in yоur Word document. Read this tutorial and find how tо add, remove and manage sections in all your Word dоcuments:
NOTE: This tutorial applies to the desktop versions of Microsoft Word, found in Microsoft Office, and Office 365. It does not apply to the mobile versions of Word, like those found for free, on Windows 10 tablets, or on devices with Android and iOS.
What are section breaks in Word documents and why are they useful?
The section breaks divide your Word document into separate parts that allow you to treat these parts as separate documents, with different properties. The section breaks can act as a page break and force a new page in Word, or they can be continuous, and the content that comes after these section breaks continues on the same page.
Six features in Microsoft Word require section breaks. Four of them require a section break that acts as a page break:
- Changing the page margins
- Using different headers and footers
- Changing the paper size or orientation
- Changing the page numbering
Other two features require section breaks that continue on the same page:
- Changing or restarting numbering schemes
- Changing the number of columns
If you introduce a continuous section break and then apply to the next section one of the four changes that require a page break, Word modifies your section break type automatically, from continuous to next page.
Microsoft Word applies any of these changes only to the current section [the one where your cursor is]. If you want to apply this type of formatting for the entire document, make sure to select the whole document before activating the change.
How to view existing section breaks in Microsoft Word
The section breaks are by default invisible when you edit Word documents. Just like the end of a line or page breaks, the section breaks are hidden because they serve to organize your content and are not meant to be displayed or printed in the final result. While you edit your document, you may need to see them.
To do that, first, make sure that the Home tab is active in the ribbon. Look for the Paragraph section and, in the right-top corner, press the Show/Hide button for formatting marks [it has a Pilcrow sign - ¶ - on it].
The next, odd or even page section break appears at the end of your document's pages.
The continuous section breaks can show up anywhere in your document, as highlighted in the screenshot below.
How to insert section breaks in Microsoft Word documents
The section breaks can be inserted from the Layout tab. First, make sure you position the cursor in the document, in the place where you want to start a new section.
Click or tap the Layout tab on the ribbon. In the Page Setup section, locate the Breaks button and click or tap on it. A drop-down menu opens up, and the section breaks options are at the bottom.
There are four types of section breaks:
- Next Page - The new section after the break starts on a new page.
- Continuous - The new section continues on the same page.
- Even page/Odd page - They are similar to the Next Page break, except that it may insert a blank page to force the next page to be even or odd, depending on what you choose.
If you want to check what Word has done, press the Pilcrow [¶] button in the Home tab [follow the instructions from the previous section]. You are now ready to apply separate page, columns or numbering formatting for each section.
How to remove section breaks in Microsoft Word
Since the section breaks are hidden by default in Word, you need to show the formatting marks to see them. Press the Pilcrow [¶] button in the Paragraph section from the Home tab.
The section breaks show up in the document so that you can identify and remove them. Once you identify the section break you want to eliminate, you can treat it as any other character in the document. You can select it and delete it using the Delete or Backspace keys on your keyboard.
Microsoft Word stores the formatting specific to a section in the section break located at the end of it. If you delete the section break, the content of the section adopts the formatting of the next section immediately. Remember that every Word document starts with one default section and the end of the document, that acts as the section break for it. You cannot delete the end of the document in Microsoft Word. As a result, you cannot delete in one go the formatting specific to the last section.
It is not that complicated, isn't it?
The theory behind section breaks seems complicated, but it is easy to manage them once you start to practice. As a rule of thumb, never create more sections than strictly necessary because making changes later on in your Word document becomes tedious. Keep in mind that the Header/Footer features allow, for example, different header or footer for the first page or for even and odd pages. You can apply such formatting without inserting any new sections.