Tại sao chỉ có phân phối sản phẩm vật chất

Phân phối hàng hóa vật chất phải đảm bảo cung cấp lợi ích và đáp ứng nhu cầu khách hàng với mức phí dịch vụ và chi phí thích hợp.  Chi phí phân phối hàng hóa vật   chất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phân phối và tổng doanh số của doanh nghiệp. Những chi phí phân phối hàng hóa là chi phí vận tải, lưu kho, bảo quản hàng dự trữ, bốc xếp, giao nhận, đóng gói hàng hóa, những chi phí hành chính và chi phí xử lý đơn đặt  hàng. Phân phối hàng hóa vật chất là công cụ tiềm năng để tạo ra nhu cầu. Nhờ hệ thống phân phối hàng hóa vật chất tốt có thể giảm chi phí và qua đó giảm giá bán để thu hút  them được khách hàng. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ mất khách hàng nếu không đảm bảo cung ứng đúng thời hạn. các doanh nghiệp cần khai thác hết tiềm lực và phối hợp các  quyết định về mức lưu kho, các cách vận tải, địa điểm của nhà máy, kho bãi và cửa hàng  để giảm chi phí phân phối hàng hóa về mặt vật chất.

2. Mục tiêu của phân phối hàng hóa vật chất

Mục tiêu phân phối hàng hóa vật chất của các doanh nghiệp thường là cung cấp đúng mặt hàng, đúng số lượng và chất lượng vào đúng nơi, đúng lúc với chi phí tối thiểu. Tuy nhiên, không thể đồng thời đạt được tất cả các mục tiêu này. Bởi vì không một hệ thống phân phối hàng hóa vật chất nào có thể đồng thời tăng mức độ phục vụ khách hàng lên tối đa và giảm tối thiểu chi phí phân phối. Phục vụ nhu cầu và mong muốn của khách hàng tối đa nghĩa là lưu kho lớn hơn, vận chuyển nhanh, nhiều kho bãi… tất cả những   điều đó sẽ làm tăng chi phí. Còn với mức chi phí tối thiểu nghĩa là vận tải rẻ tiền, tồn kho  ít và ít kho bãi sẽ không có mức dịch vụ khách hàng tốt.

Như vậy, giữa mức độ dịch vụ khách hàng và chi phí phân phối hàng hóa vật chất có quan hệ tỉ lệ nghịch với nhau. Thông thường mức độ dịch vụ được xác định dựa trên nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và mức cung cấp dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh. Khách hàng thường yêu cầu cung ứng hàng hóa kịp thời, khi họ có yêu cầu đột xuất đều được đáp ứng, đảm bảo chất lượng hàng trong vận chuyển, dễ dàng đổi lại hàng không đúng yêu cầu, sẵn sang duy trì khối  lượng hàng dự trữ cho khách hàng. Hơn nữa, khi   soạn thảo các tiêu chuẩn phục vụ khách hàng của mình, doanh nghiệp phải tham khảo các tiêu chuẩn của đối thủ cạnh tranh. Như vậy các mục tiêu phân phối thay đổi rất lớn giữa các doanh nghiệp, các sản phẩm, hoàn cảnh thị trường cụ thể. Các mục tiêu này đươc các doanh nghiệp lượng hóa ở những mức độ nhất định.

3. Các quyết định phân phối hàng hóa vật chất

a]   Xử lý đơn đặt hàng

Việc phân phối sản phẩm vật chất bắt đầu từ đơn đặt hàng của khách hàng. Ngày nay các doanh nghiệp đang cố gắng rút ngắn chu kỳ đặt hàng-chuyển tiền, tức là khoảng thời gian từ khi đưa đơn đặt hàng đến khi thanh toán. Chu kỳ này bao gồm nhiều bước, nhân viên bán hàng chuyển đơn hàng, đăng ký đơn đặt hàng và đối chiếu công nợ của khách hàng, lên kế hoạch dự trữ và tiến độ sản xuất, gửi hàng và hóa đơn tính tiền, nhận tiền thanh toán. Chu kỳ này càng kéo dài thì mức độ hài lòng của khách hàng và lợi  nhuận của doanh nghiệp càng thấp.

Lượng hàng đặt thêm tối ưu có thể xác định được bằng cách xem xét tổng chi phí  xử lý đơn đặt hàng và thực hiện lưu kho ở mỗi mức đặt hàng khác nhau.

b]   Quyết định về kho bãi dự trữ

• Quyết định những địa điểm đặt kho bãi và số lượng kho bãi. Khi có nhiều kho bãi có nghĩa là có thể đưa hàng nhanh hơn tới khách hàng.
• Quyết định nên xây kho bãi riêng hay đi thuê. Doanh nghiệp có thể vừa sử dụng các kho bảo quản lâu dài, vừa sử dụng các kho bãi trung chuyển.

c]   Quyết định về số lượng hàng hoá dự trữ trong kho

Mức dự trữ hàng là một quyết định quan trọng về phân phối vật chất và nó có ảnh hưởng tới việc  thỏa mãn  khách hàng. Các nhân viên bán hàng muốn doanh nghiệp của  họ luôn tồn trữ đủ hàng để đáp ứng được ngay các đơn đặt hàng của khách hàng. Tuy nhiên về mặt chi phí sẽ kếm hiệu quả nếu doanh nghiệp dự trữ hàng quá nhiều. Chi phí  dự trữ hàng tăng lên với tốc độ nhanh dần khi mức độ phục vụ khách hàng tiến gần đến 100%.

Việc thông qua quyết định dự trữ hàng đòi hỏi phải biết khi nào thì cần đặt thêm hàng và đặt thêm bao nhiêu. Khi mức dự trữ cạn dần, ban lãnh đạo cần phải biết nó giảm tới mức nào thì phải đặt thêm hàng mới. Mức tồn kho đó gọi là điểm đặt hàng hay [tái đặt hàng]. Điểm đặt hàng là 50 có nghĩa là phải tái  đặt hàng khi lượng tồn kho còn 50  đơn vị sản phẩm. Điểm đặt hàng phải càng cao nếu thời gian chờ thực hiện đơn hàng  càng dài, tốc độ sử dụng càng lớn và tiêu chuẩn dịch vụ càng cao. Nếu thời gian chờ đợi thực hiện đơn hàng và tốc độ tiêu hao của khách hàng thay đổi, thì phải xác định điểm   đặt hàng cao hơn để đảm bảo lượng tồn kho an toàn. Điểm đặt hàng cuối cùng phải đảm bảo cân đối rủi ro cạn nguồn hàng dự trữ với chi phí dự trữ quá mức.

Một quyết định tồn kho khác nữa là đặt thêm bao nhiêu hàng. Mỗi lần đặt hàng khối lượng càng lớn thì số lần đặt hàng càng ít. Doanh nghiệp cần cân đối chi phí xử lý đơn đặt hàng và chi phí dự trữ hàng. Chi phí xử lý đơn đặt hàng gồm chi phí chuẩn bị và chi phí quản lý của mặt hàng đó. Nếu chi phí chuẩn bị thấp, thì nhà sản xuất có thể sản xuất mặt hàng đó thường xuyên và chi phí cho mặt hàng đó hoàn toàn ổn định và bằng  chi phí quản lý. Nếu chi phí chuẩn bị cao, thì người sản xuất có thể giảm bớt chi  phí  trung bình tính trên đơn vị sản phẩm bằng cách sản xuất và duy trì lượng hàng dự trữ dài ngày hơn.

d]   Quyết định về vận tải

Người quản trị kênh phân phối phải làm các quyết định tổ chức thực hiện việc vận tải như thế nào? Việc lựa chọn phương tiện vận tải nào sẽ ảnh hưởng đến chi phí và giá  bán sản phẩm và đến việc đảm bảo giao hàng có đúng hạn không và tình trạng của hàng hóa khi đến nơi cuối cùng đến sự thỏa mãn của khách hàng.

• Vận tải đường sắt: Thường có chi phí thấp, thích hợp với các loại hàng có trọng lượng lớn, khối lượng vận chuyển lớn và cự li vận chuyển dài.
• Vận tải đường thủy: Cũng có chi phí thấp, thích hợp với khách cồng kềnh, lâu hỏng, giá trị thấp như các vật liệu xây dựng… Tuy nhiên vận tải bằng đường thủy có tốc độ chậm và chịu ảnh hưởng của thời tiết.
• Vận tải đường bộ: Có tính cơ động cao, thích hợp với hàng hóa đắt tiền, cự li vận chuyển ngắn.
• Vận tải đường hàng không: Có tốc độ nhanh nhất, nhưng chi phí cao. Thích hợp với hàng hóa nhỏ nhẹ và cần gấp
• Vận tải đường ống: áp dụng với các loại sản phẩm là chất lỏng, khí hóa lỏng.
• Các hình thức truyền tải hiện đại khác…

Khi lựa chọn phương tiện vận chuyển hàng cụ thể, doanh nghiệp phải tính đến các yếu tố như: tốc độ vận chuyển, tần suất giao hàng, độ tin cậy, khả năng vận chuyển các  loại hàng hóa khác nhau, khả năng vận chuyển đến địa điểm yêu cầu và chi phí vận chuyển.